Organizator sadržaja koristi pravila koja sami stvorite da bi odredio način usmjeravanja dokumenta. Pravila se temelje na kombinaciji vrsta sadržaja i metapodataka.
U članku se opisuje stvaranje pravila za organiziranje i usmjeravanje dokumenata ili zapisa. Usmjeravanje dokumenata može se omogućiti na bilo kojem poslovnom web-mjestu sustava SharePoint.
Važno
Najprije morate omogućiti značajku organizator sadržaja i konfigurirati organizatora za usmjeravanje zapisa. Dodatne informacije o konfiguriranju organizatora sadržaja potražite u članku Konfiguriranje organizatora sadržaja za usmjeravanje dokumenata.
Sadržaj članka
- Prije stvaranja pravila: Prvi koraci
- Informacije o usmjeravanju dokumenata
- Stvaranje pravila za usmjeravanje dokumenata
Prije stvaranja pravila: Prvi koraci
Prije nego stvorite pravila za usmjeravanje dokumenata, morate poduzeti nekoliko važnih koraka.
- Aktiviranje značajke organizator sadržaja.
- Stvorite biblioteke i mape u koje želite da se dokumenti usmjeruju. Možda ćete htjeti stvoriti mape za svaku vrstu dokumenta koji usmjeravate. Primjerice, stvorite biblioteku samo za zapise e-pošte ili proračunske tablice programa Excel. Da biste saznali kako stvarati biblioteke, pročitajte članak Stvaranje biblioteke dokumenata u sustavu SharePoint.
- Vrste sadržaja moraju biti povezane s dokumentima koji će se usmjeriti. U njima vrsta sadržaja može biti dio kriterija koji određuje konačno mjesto na kojem je dokument pohranjen.
Informacije o usmjeravanju dokumenata
Dokumente možete usmjeriti u biblioteku ili mapu na web-mjestu centra za zapise ili bilo kojoj drugoj vrsti web-mjesta sustava SharePoint. Biblioteka za predaju, koja se automatski stvara kada aktivirate značajku organizator sadržaja, služi kao zadano mjesto. Postupak usmjeravanja dokumenata sastoji se od nekoliko elemenata:
Ciljne biblioteke i mape Upravitelji sadržaja ili upravitelji zapisa ručno stvaraju biblioteke i mape u koje će se dokumenti usmjeravati i te biblioteke određuju kao ciljne biblioteke.
Vrste sadržaja web-mjesta Svaki dokument mora imati vrstu sadržaja, a korisnici mogu ručno dodati odgovarajuće vrste sadržaja web-mjesta u ciljne biblioteke.
Predaja biblioteke Dokumenti koji ne odgovaraju pravilu ili u kojima nedostaju obavezni metapodaci šalju se u biblioteku za predaju da bi korisnici mogli unijeti obavezne metapodatke. Organizator sadržaja možete konfigurirati i tako da se svi preneseni dokumenti privremeno usmjeravaju u biblioteku za predaju.
Napomena
Biblioteka za predaju namijenjena je sveobuhvatnoj zaštiti za sve stavke koje ne odgovaraju nijednom pravilu. Zamišljen je kao privremeno mjesto, a ne kao stalno mjesto za suradnju.
Popis pravila dokumenta To je zbirka svih pravila usmjeravanja. Upravitelji sadržaja ili upravitelji zapisa posjećuju taj popis da bi stvorili pravila usmjeravanja, upravljali njima i pregledali ih.
Sljedeći dijagram prikazuje usmjeravanje dokumenata i poruka e-pošte na temelju ispunjavanja određenih kriterija te kako se dokumenti u kojima nedostaju podaci vraćaju u biblioteku za predaju.
Stvaranje pravila za usmjeravanje dokumenata
Za svaku vrstu zapisa koju dodate na popis Usmjeravanje zapisa navodite naziv i opis zapisa. Navedite i mjesto na web-mjestu na kojem je zapis pohranjen. Da biste bili sigurni da se svi relevantni zapisi usmjeravaju na odgovarajuće mjesto, možete navesti zamjenske nazive za vrstu zapisa.
Napomena
Da biste stvorili pravila za usmjeravanje dokumenata, morate imati barem dozvole vlasnika web-mjesta.
Otiđite na web-mjesto za koje želite stvoriti pravila organizatora sadržaja.
Da biste u oknu za brzo pokretanje vidjeli mogućnosti sadržaja web-mjesta , odaberite Više.
Na retku izbornika Aplikacije odaberite Postavke.
Na stranici Postavke web-mjesta u odjeljku Administracija web-mjesta odaberite Pravila organizatora sadržaja.
Na stranici Pravila organizatora sadržaja u odjeljku Kliknite da biste dodali novu stavku odaberite dodaj.
U odjeljku Naziv pravila unesite naziv koji opisuje uvjete i akcije pravila.
Da biste u odjeljku Status i prioritet pravila primijenili pravilo na dolazni sadržaj, odaberite Aktivno. Zatim odaberite prioritet da biste odredili kako se usmjerava sadržaj ako odgovara više pravila organizatora sadržaja.
Ako ne želite da se pravilo primjenjuje na dolazni sadržaj, odaberite Neaktivan.U odjeljku Vrsta sadržaja poslanog sadržaja povežite pravilo s vrstom sadržaja. Na taj se način poslane stavke organizatoru sadržaja označavaju odabranom vrstom sadržaja i identificiraju svojstva koja se koriste u uvjetima pravila.
- Odaberite odgovarajuću grupu sadržaja. Grupa koju odaberete određuje vrste sadržaja koje možete odabrati u sljedećem koraku.
- Odaberite odgovarajuću vrstu sadržaja.
- Ako se odabrana vrsta sadržaja na drugom web-mjestu sustava SharePoint naziva razlikuje, u odjeljku Zamjenski nazivi potvrdite okvir. Zatim u navedeno polje unesite naziv koji se koristi na tom drugom web-mjestu i odaberite Dodaj. Na popisu ispod prikazuju se nazivi zamjenskih vrsta sadržaja.
U odjeljku Uvjeti odaberite uvjete koje svojstva podneska moraju ispunjavati za pravilo. Možda ćete, primjerice, htjeti da se pravilo primjenjuje na sve dokumente u naslovu imaju riječ "proračun". Da biste dodali još uvjeta, odaberite vezu Dodaj još jedan uvjet .
Napomena
Svojstva dostupna na padajućem izborniku Svojstvo razlikuju se prema vrsti sadržaja koju ste odabrali u 6. koraku.
U odjeljku Odredišno mjesto unesite ili potražite mjesto da biste postavili sadržaj koji odgovara pravilu. Da biste slične dokumente grupirali u mape, potvrdite okvir Automatski stvori mapu . Ako, primjerice, imate svojstvo koje navodi sve dokumente za projekte u tvrtki ili ustanovi, možete prisiliti organizatora sadržaja da stvori zasebnu mapu za svaki projekt.
Napomena
Pravila organizatora sadržaja namijenjena su usmjeravanju dokumenata na različita mjesta. Ne podržavamo korištenje pravila za ponovno objavljivanje datoteka na isto mjesto tijekom suradnje.