Create Content Organizer rules to route documents

Sadržaj članka

• Prije stvaranja pravila: prvi koraci

• Objašnjenje načina usmjeravanje dokumenata

• Stvaranje pravila za usmjeravanje dokumenata

Prije stvaranja pravila: prvi koraci

Prije stvaranja pravila za usmjeravanje dokumenata morate slijediti nekoliko važnih koraka.

1. Aktivirajte značajku organizatora sadržaja.

2. Stvorite biblioteke i mape u koje želite usmjeriti dokumente. Možda ćete htjeti stvoriti mape za svaku vrstu dokumenta koju usmjeravate. Primjerice, stvorite biblioteku samo za zapise e-pošte ili proračunske tablice programa Excel. Upute za stvaranje biblioteka potražite u članku Stvaranje biblioteke dokumenata u sustavu SharePoint.

3. Vrste sadržaja moraju biti pridružene dokumentima koji se usmjeravaju. U njima vrsta sadržaja može biti dio kriterija koji određuje konačno mjesto na koje je dokument pohranjen.

Vrh stranice

Objašnjenje načina usmjeravanje dokumenata

Dokumente možete usmjeriti u biblioteku ili mapu na web-mjestu centra za zapise ili bilo kojoj drugoj vrsti web-mjesta sustava SharePoint. Biblioteka za predaju, koja se automatski stvara kada aktivirate značajku organizatora sadržaja, služi kao zadano mjesto. Postupak usmjeravanja dokumenta sastoji se od nekoliko elemenata:

• Ciljne biblioteke i mape    Upravitelji sadržaja ili upravitelji zapisa ručno stvaraju biblioteke i mape u koje je potrebno usmjeravati dokumente te te biblioteke označite kao ciljne biblioteke.

• Vrste sadržaja web-mjesta    Svaki dokument mora imati vrstu sadržaja, a korisnici mogu ručno dodavati odgovarajuće vrste sadržaja web-mjesta u ciljne biblioteke.

• Biblioteka za predaju    Dokumenti koji ne odgovaraju pravilu ili kojima nedostaju obavezni metapodaci šalju se u biblioteku za predaju da bi korisnici mogli unijeti obavezne metapodatke. Možete i konfigurirati organizator sadržaja tako da se svi preneseni dokumenti privremeno usmjeravaju u biblioteku za predaju.

  Napomena: Biblioteka za predaju namijenjena je kao "catch-all" za te stavke koje ne odgovaraju bilo kojem pravilu. Osmišljen je kao privremeno mjesto, a ne kao trajno web-mjesto za suradnju.

• Popis pravila dokumenta    Ovo je zbirka svih pravila usmjeravanja. Upravitelji sadržaja ili upravitelji zapisa posjećuju ovaj popis da bi stvorili pravila usmjeravanja, upravljali njima i pregledavali ih.

Na sljedećem je dijagramu prikazano kako se dokumenti i poruke e-pošte usmjeravaju na temelju kriterija specifičnih za sastanke te kako se dokumenti kojima nedostaju podaci vraćaju u biblioteku za predaju.

Vrh stranice

Stvaranje pravila za usmjeravanje dokumenata

Za svaku vrstu zapisa koju dodate na popis Usmjeravanje zapisa navedite naslov i opis zapisa. Navedite i mjesto na web-mjestu na koje je zapis pohranjen. Da biste bili sigurni da su svi relevantni zapisi preusmjereni na odgovarajuće mjesto, možete navesti zamjenske nazive za vrstu zapisa.

1. Dođite do web-mjesta za koje želite stvoriti pravila organizatora sadržaja.

2. Na ploči Za brzo pokretanje odaberite Više da bi vam se prikazale mogućnosti sadržaja web-mjesta.

3. U retku izbornika Aplikacije odaberite Postavke.

4. Na stranici Postavke web-mjesta u odjeljku Administracija web-mjestaodaberite Pravila organizatora sadržaja.

5. Na stranici Pravila organizatora sadržaja u odjeljku Kliknite da biste dodali novu stavku odaberite Dodaj.

6. U odjeljku Naziv pravila unesite naziv koji opisuje uvjete i akcije pravila.

7. Da biste pravilo primijenili na dolazni sadržaj, u odjeljku Status pravila i prioritet odaberite Aktivno. Zatim odaberite prioritet da biste odredili kako se sadržaj usmjerava ako odgovara više pravila organizatora sadržaja.
   Ako ne želite da se ovo pravilo primjenjuje na dolazni sadržaj, odaberite Neaktivan.

8. U odjeljku Vrsta sadržaja poslanog sadržaja povežite pravilo s vrstom sadržaja. Slanje organizatoru sadržaja označeno je odabranom vrstom sadržaja, a svojstva koja se koriste u uvjetima pravila identificiraju se.

   • Odaberite odgovarajuću grupu sadržaja. Grupa koju odaberete određuje vrste sadržaja koje možete odabrati u sljedećem koraku.

   • Odaberite odgovarajuću vrstu sadržaja.

   • Ako odabrana vrsta sadržaja ima neki drugi naziv na drugom web-mjestu sustava SharePoint, u odjeljku Zamjenski nazivi potvrdite okvir. Zatim u navedenom polju unesite naziv koji se koristi na drugom web-mjestu, a zatim odaberite Dodaj. Nazivi za zamjenske vrste sadržaja prikazuju se na popisu ispod.

9. U odjeljku Uvjeti odaberite uvjete koje svojstva podneska moraju zadovoljiti za pravilo. Možda ćete, primjerice, htjeti da se pravilo primjenjuje na sve dokumente s riječju "proračun" u naslovu. Da biste dodali više uvjeta, odaberite vezu Dodaj drugi uvjet.

   Napomena: Svojstva dostupna na padajućem izborniku Svojstvo razlikuju se ovisno o vrsti sadržaja koju ste odabrali u 6. koraku.

10. U odjeljku Ciljno mjesto unesite ili dođite do mjesta na koje želite postaviti sadržaj koji odgovara pravilu. Da biste slične dokumente grupirati u mape, potvrdite okvir Automatski stvori mapu. Ako, primjerice, imate svojstvo koje sadrži popis svih dokumenata za projekte u tvrtki ili ustanovi, organizator sadržaja možete prisiliti da stvori zasebnu mapu za svaki projekt.

    Napomena: Pravila organizatora sadržaja namijenjena su usmjeravanje dokumenata na različita mjesta. Tijekom suradnje ne podržavamo korištenje pravila za ponovno objavljivanje datoteka na isto mjesto.

Vrh stranice