Informacije možete prikupljati i ažurirati, no e-poštom pomoću programa Microsoft Access 2007 ili Access 2010 s programom Microsoft Outlook 2007 ili Microsoft Outlook 2010. Access vas vodi kroz stvaranje obrasca za prikupljanje podataka i slanje obrasca u poruci e-pošte. Kada primatelji e-pošte vrate dovršene obrasce, možete odabrati da se prikupljeni podaci automatski obrađuju i pohranjuju u određenoj bazi podataka programa Access. Ova metoda zbirke podataka može uštedjeti vrijeme i trud koji se obično uključuje u kopiju i lijepljenje ili priručnik za unos podataka. Slijede neki scenariji u kojima možete koristiti taj postupak za prikupljanje podataka:
upitnici Možete obaviti anketu i sastaviti rezultate tako da najprije stvorite bazu podataka programa Access s potrebnim tablicama da biste spremili rezultate, a zatim pomoću čarobnjaka generirajte obrazac ankete, a zatim ih pošaljete sudionicima ankete. Kada sudionici odgovore, podaci o anketi pohranjuju se automatski u bazu podataka.
Izvješća o statusu Bilo da je riječ o najnovijem statusu razine zaliha ili ažurnim podacima o problemima na čekanju, vaš tim može vas obavještavati slanjem poruka e-pošte koje sadrže sadašnje informacije u pravilnim intervalima.
Upravljanje događajima Prilikom organiziranja konferencije ili obuke ili drugih događaja možete poslati jedan ili više obrazaca kao poruku e-pošte da biste prikupili podatke za kontakt, putovanja i hotelske postavke i tako dalje. Ako odlučite da se odgovori automatski obrađuju, sudionici mogu promijeniti svoje postavke u bilo kojem trenutku, a da vas ne moraju obavještavati, a vi uvijek imate pristup najnovijim podacima u svrhu donošenja odluka.
U ovom se članku objašnjava što vam je potrebno za korištenje tog postupka, kako započeti pomoću čarobnjaka, a zatim vam daje dodatne informacije o različitim koracima da biste mogli najinformiranše odabrati prilikom praćenja čarobnjaka.
Napomena: Prikupljene podatke nećete moći dodati ako je primatelj koristio Hotmail ili Yahoo da bi vam poslao obrazac za prikupljanje podataka.
Prije početka
Ako je ovo prvi put da skupljate podatke pomoću poruka e-pošte, poduzmite sljedeće korake:
-
Provjerite jeste li na računalu instalirali sljedeće aplikacije:
-
Pristupite 2007 ili Access 2010.
-
Outlook 2007 ili Outlook 2010. Da biste slali poruke e-pošte, Outlook mora biti instaliran i konfiguriran na računalu koje koristite. Ako je Outlook instaliran, ali još nije konfiguriran, pokrenite Outlook, a zatim slijedite upute u čarobnjaku za pokretanje programa Outlook. Pomoć za čarobnjaka potražite u članku pomoć za Outlook.
-
Ako planirate koristiti obrazac programa InfoPath, provjerite jeste li instalirali InfoPath 2007 ili novija izdanja, a primatelji će morati imati instaliran i InfoPath na računalima.
-
Primatelji e-pošte moraju imati InfoPath ili klijent za e-poštu koji podržava HTML oblik instaliran na njihovim računalima da bi mogli pregledavati i uređivati obrazac.
Obrazac koji se koristi za prikupljanje podataka putem poruka e-pošte nije obrazac programa Access. Čarobnjak generira posebni obrazac u obliku HTML ili InfoPath.
Identificiraj odredišnu bazu podataka. Baza podataka može biti u obliku. mdb ili. accdb. Uz to, podržane su i datoteke. mde i. accde. Ako ne želite koristiti postojeću bazu podataka, morate stvoriti novu.
-
-
Identificiraj ili stvori tablice koje želite popuniti podacima iz odgovora e-pošte. Ako skupljate podatke za postojeće tablice, provjerite nisu li tablice samo za čitanje i imate li potrebne dozvole za dodavanje ili ažuriranje njihovog sadržaja.
Napomena: Vrste polja privitak, Samonumeriranje, OLE i više vrijednosti nije moguće prikupljati pomoću poruka e-pošte
Ako operacija prikupljanja podataka ispunjava dvije ili više tablica, morate stvoriti upit s odabiranjem i koristiti ga kao izvor zapisa obrasca. Provjerite sadrži li upit sva obavezna polja iz osnovnih tablica. Ako koristite postojeći upit, provjerite nije li upit samo za čitanje i imate li potrebne dozvole za dodavanje ili ažuriranje njegovog sadržaja. Dodatne informacije o stvaranju upita na temelju dviju ili više tablica potražite u članku Uvod u upite.
Podatke pohranjujte kao nove zapise u sljedećim situacijama:
-
Ako će podaci popuniti više tablica.
-
Ako odredišna tablica nema polje primarnog ključa. Vrijednosti primarnog ključa potrebne su za mapiranje svakog odgovora na postojeći zapis. Ako odredišna tablica nema polje primarnog ključa, dodajte ga odmah ili dodijelite postojeće polje koje sadrži jedinstvene vrijednosti kao primarni ključ.
-
Ako odredišna tablica nema zapisa. Ako je tablica prazna, čarobnjak pretpostavlja da želite dodati zapise.
-
Ako se adrese e-pošte primatelja ne pohranjuju kao polje u bazi podataka. Prilikom prikupljanja podataka radi ažuriranja zapisa nećete moći ručno upisati adrese u poruci generirane u čarobnjaku. Polje Adresa mora biti u odredišnoj tablici ili u tablici koja ima odnos s odredišnom tablicom.
Početak rada
-
Otvorite bazu podataka u kojoj će se prikupljeni podaci pohraniti.
-
Da biste dodali podatke u jednu tablicu, odaberite tablicu u navigacijskom oknu. Da biste popunili više povezanih tablica, odaberite upit koji je vezan uz te tablice.
-
Da biste pokrenuli čarobnjak, učinite nešto od sljedećeg:
-
Na kartici vanjski podaci u grupi prikupljanje podataka kliknite Stvori e-poštu.
-
Desnom tipkom miša kliknite tablicu ili upit, a zatim kliknite prikupljaj i Ažuriraj podatke putem e-pošte.
Napomena: Ako tablica ne sadrži nijedna polja ili samo sadrži vrste polja AutoNumber, OLE object, attachment ili više vrijednosti, Access prikazuje sljedeću poruku: Odabrana tablica ili upit nema polja koja podržavaju prikupljanje podataka pomoću e-pošte.
-
Ako tablica sadrži polja koja podržavaju zbirku podataka, pokreće se čarobnjak. Ako odredišna tablica podržava i dodavanje i ažuriranje podataka, čarobnjak će vas voditi kroz potrebne korake da biste prikupili podatke putem poruka e-pošte.
Koristite sljedeće sekcije kao referencu za sva pitanja koja možete imati kroz sljedećih sedam glavnih koraka postupka.
Odaberite vrstu obrasca za unos podataka koji želite uputiti
Odaberite vrstu obrasca utemeljenu na jednostavnosti korištenja za sebe i svoje primatelje.
Odabir HTML obrasca HTML obrazac može pregledavati i uređivati bilo koji korisnik čiji klijent za e-poštu podržava HTML
Odabir obrasca programa Microsoft InfoPath Tu mogućnost prikazat će vam se samo ako je na računalu instaliran InfoPath. Ovu mogućnost odaberite samo ako primatelji svi imaju instaliran InfoPath i Outlook na svojim računalima. Obrazac programa InfoPath nudi bolji unos podataka i okruženje za uređivanje,
Stranica čarobnjaka koja se prikazuje dalje ovisi o tome predstavlja li odredišni objekt podršku ažuriranju podataka. Ako je objekt upit zasnovan na dvije ili više tablica ili ako je riječ o tablici koja nema polje primarnog ključa ili ne sadrži nijedan zapis, čarobnjak pretpostavlja da želite dodati nove zapise i zatražiti da odaberete polja obrasca. U svim ostalim slučajevima čarobnjak će zatražiti da navedete želite li dodati ili ažurirati podatke prije nego što vas zatraži da odaberete polja obrasca.
Odaberite želite li prikupljati nove podatke ili ažurirati postojeće podatke
Navedite što želite učiniti s podacima. Vrsta obrasca koju koristite utječe na broj novih zapisa koje vam Primatelj može poslati u jednom odgovoru. Kada ažurirate podatke, broj zapisa koje primatelj mora ažurirati identificira broj unaprijed popunjenih obrazaca koji će biti uvršteni u poruku.
Napomena: Da biste dodali nove zapise, upišite adrese e-pošte u okvir Adresa poruke e-pošte prilikom stvaranja poruke. Da biste ažurirali postojeće podatke, adrese e-pošte primatelja moraju biti spremljene kao polje u tablici ili upitu u podlozi ili u povezanoj tablici.
Određivanje podataka koje želite prikupljati
Kada odaberete polja koja ćete uvrstiti u obrazac, nije potrebno uvrstiti svako polje koje postoji u tablici ili upitu u podlozi u obrascu. Međutim, moraju biti ispunjeni sljedeći uvjeti:
-
Obavezna polja: Polja označena zvjezdicom (*) su obavezna polja. Ako skupljate nove zapise, čarobnjak će automatski uvrstiti sva polja čija je svojstvo Obavezno postavljeno na da. Ako su obavezna polja nekog zapisa prazna, Access ne može dodati zapis u tablicu.
-
Nepodržane vrste polja: Nećete moći uvrstiti određene vrste polja u obrazac kao što su, Samonumeriranje, privitak, OLE objekt ili polja za pretraživanje s više vrijednosti.
-
Polje primarnog ključa: Korisnik će moći upisati vrijednost u polje prilikom dodavanja zapisa, međutim; odgovor neće biti obrađen ako se određena vrijednost već koristi.
Napomena: Za svako polje koje je navedeno u odjeljku Svojstva poljaNavedite oznaku, a zatim kliknite samo za čitanje ako ne želite da korisnik mijenja podatke u tom polju.
Određivanje automatskog ili ručnog obrade podataka
Možete odabrati automatsku ili ručnu obradu odgovora. Automatska obrada znači da kada dobijete odgovore, Outlook i Access zajednički surađuju na izvozu podataka u odredišne tablice u bazi podataka. Automatska obrada može uštedjeti vrijeme i trud. Ručna obrada znači da pokrenete postupak izvoza da biste prenijeli podatke iz određene mape u programu Outlook, u odredišnu tablicu u programu Access.
Odgovori se uspješno izvoze u odredišnu tablicu ako su ispunjeni sljedeći uvjeti u trenutku kada odgovori dođu do poštanskog sandučića:
-
Outlook već mora biti pokrenut na računalu. Ako Outlook nije pokrenut, obrada započinje prilikom sljedećeg pokretanja programa Outlook.
-
Access ne smije biti zaštićen lozinkom i ne smije biti otvoren u isključenom načinu rada. Naziv ili mjesto baze podataka ne smiju se promijeniti otkad ste poslali poruku e-pošte.
-
Nazivi tablica i upita te svojstva polja koja su obuhvaćena obrascem ne smiju se mijenjati otkad ste poslali poruku e-pošte.
-
Da biste dodali ili ažurirali sadržaj tablica i upita u podlozi, morate imati potrebne dozvole.
Napomena: Ako automatska obrada ne uspije, pokušajte popraviti bilo koji problem, a zatim ručno izvezite odgovore koji nisu uspjeli. Svi odgovori koji dođu do ulazne pošte nakon rješavanja problema i dalje se obrađuju automatski.
Postavljanje svojstava radi kontrole automatske obrade odgovora
Da biste naveli neku drugu mapu programa Outlook u kojoj su spremljeni odgovori, na stranici čarobnjaka za određivanje načina obrade odgovora kliknite naziv mape. U dijaloškom okviru Odabir mape odaberite neku drugu mapu ili kliknite novo da biste stvorili novu mapu.
Ako kliknete Postavi svojstva da biste kontrolirali automatsku obradu odgovora da biste promijenili ili precizno prilagodili postavke uvoza, u tablici u nastavku potražite informacije o dostupnim mogućnostima:
|
Mogućnost |
Rezultat |
|---|---|
|
Odbacivanje odgovora od onih kojima niste slali poruku |
Potvrdite ovaj okvir ako želite da se automatski obrađuju samo odgovori koje su poslali originalni primatelji poruke. Odgovori drugih osoba spremaju se u odredišnu mapu, ali se ne obrađuju automatski. |
|
Prihvaćanje većeg broja odgovora od svakog primatelja |
Potvrdite ovaj okvir ako želite da se automatski obrađuje samo prvi odgovor svakog primatelja. Drugi i kasniji odgovori pohranjuju se u odredišnu mapu, ali se ne obrađuju automatski. Napomena: Ova postavka kontrolira samo broj odgovora, a ne broj zapisa unutar jednog odgovora koji se obrađuje. Drugim riječima, ako pošaljete obrazac programa InfoPath, korisnik vam može poslati više zapisa u jednom odgovoru, a Access će automatski procesira sve zapise u odgovoru, čak i ako taj potvrdni okvir nije potvrđen. |
|
Dopusti samo ažuriranja postojećih podataka |
Kada primatelji koriste obrazac programa InfoPath za ažuriranje podataka, mogu i koristiti nove zapise uz ažuriranja postojećih zapisa. Potvrdite ovaj okvir da biste procesirajte samo ažuriranja postojećih zapisa. |
|
Broj odgovora za obrađivanje |
Upišite ukupan broj odgovora (od svih primatelja) koje želite automatski obraditi. Ako želite da se svi odgovori automatski obrađuju, u tekstni okvir unesite veliku vrijednost, kao što je 5000. Odgovori koji su primljeni nakon postignutog navedenog vrijednosti spremaju se u odredišnu mapu, ali se ne obrađuju automatski. |
|
Datum i vrijeme zaustavljanja |
Navedite kada će se automatska obrada odgovora zaustaviti za ovu poruku e-pošte. Odgovori primljeni nakon tog datuma i vremena spremaju se u odredišnu mapu, ali se ne obrađuju automatski. |
Da biste kasnije promijenili te mogućnosti, na kartici vanjski podaci u grupi prikupljanje podataka kliknite Upravljanje odgovorima. U dijaloškom okviru Upravljanje porukama zbirke podataka odaberite poruku za koju želite promijeniti postavke, a zatim kliknite Mogućnosti poruke. Promjene koje unesete u dijaloški okvir utječu na sve naknadne odgovore koje primite za tu poruku.
Ručna obrada odgovora
Da biste kontrolirali kada i koji se odgovori obrađuju, nemojte odabrati mogućnost automatskog postupka. Odgovori će biti pohranjeni u određenoj mapi u programu Outlook dok ne odaberete i desnom tipkom miša kliknete svaki odgovor u mapi, a zatim na izborničkom prečacu kliknete Izvoz podataka u Microsoft Access .
U nekim slučajevima možda ćete morati i ručno obraditi odgovore koji se nisu mogli automatski obraditi.
Prije izvoza podataka Imajte na umu sljedeće
-
Baza podataka programa Access ne smije biti otvorena u isključivu načinu rada, a naziv ili mjesto baze podataka ne smiju se mijenjati otkad ste poslali poruku e-pošte.
-
Nazivi tablica i upita te svojstva polja koja su obuhvaćena obrascem ne smiju se mijenjati otkad ste poslali poruku e-pošte.
-
Da biste dodali ili ažurirali sadržaj tablica i upita u podlozi, morate imati potrebne dozvole.
Odaberite način na koji želite navesti adrese e-pošte primatelja.
Ako prikupljate samo nove podatke, adrese e-pošte možete navesti na dva načina:
-
Upišite adrese e-pošte pojedinačno u poruci e-pošte programa Outlook ili odaberite adrese iz adresara.
-
Pomoću polja Adresa e-pošte u tablici ili upitu baze podataka programa Access.
Napomena: Prilikom prikupljanja podataka za ažuriranje postojećih zapisa ne prikazuje se ovaj dijaloški okvir jer adrese e-pošte primatelja moraju biti dostupne kao polje u bazi podataka.
Unos adresa e-pošte izravno u programu Outlook
Ako navodite primatelje u programu Outlook, prije slanja možete pretpregledati i prilagoditi poruku. U tijelu poruke e-pošte sadrži kratak uvod i obrazac. Preporučuje se da ne unesete nikakve promjene u obrazac. Promjena strukture obrasca može rezultirati odgovorom da se odgovor ne obrađuje.
Korištenje adresa e-pošte pohranjenih u polju u bazi podataka
Mogućnost odabira povezane tablice odnosi se na tablice koje su povezane. Da biste prikazali ili uredili odnose tablica u bazi podataka, na alatima za bazu podataka. na kartici u grupi odnosi kliknite odnosi .
Dodatne informacije o odnosima potražite u članku Vodič kroz odnose između tablica.
Pregled i određivanje popisa primatelja
Konačan veliki korak obuhvaća pretpregled i prilagođavanje poruke e-pošte, fino ugađanje popisa primatelja, a zatim slanje poruke zbirke podataka.
Stvaranje i slanje poruke e-pošte
Kada vas čarobnjak obavještava da sada možete stvoriti poruku e-pošte i prikazuje kako vidjeti status e-pošte pomoću naredbe Upravljanje odgovorima , mogu se pojaviti neke poruke upozorenja. U sljedećoj se tablici opisuju svako upozorenje i akcija koju možete poduzeti da biste je riješili:
|
Warning Poruka upozorenja |
Opis |
S olution |
|---|---|---|
|
Neki zapisi ne sadrže valjanu adresu u navedenom polju adrese e-pošte. Za ove retke neće biti vraćenih podataka. |
Polje adrese e-pošte koje ste odabrali sadrži null vrijednosti. |
Ako želite prikupljati podatke za svaki zapis, izađite iz čarobnjaka i zamijenite vrijednosti null s adresama e-pošte. Zatim ponovno pokrenite čarobnjak. |
|
Trenutno imate ekskluzivnu bravu na bazi podataka. Automatska obrada neće uspjeti dok se brava ne otpusti. |
Trenutno je baza podataka otvorena u isključivu načinu rada. |
Ako ste odabrali da se odgovori automatski obrađuju, obrada ne uspijeva jer Access ne može dodati ili ažurirati bazu podataka koja ima ekskluzivnu bravu na njoj. Zatvaranje i ponovno otvaranje baze podataka u neisključivu načinu rada odmah nakon slanja poruke |
|
Te poruke e-pošte mogu sadržavati podatke koji su povjerljive ili osjetljive prirode. |
Skupljate podatke za ažuriranje postojećih zapisa, a obrazac koji šaljete bit će unaprijed dovršen s postojećim podacima. |
Ako neka polja obrasca sadrže osjetljive podatke, vratite se na korak čarobnjaka u kojem ste odabrali polja i uklonite polja koja sadrže osjetljive podatke iz obrasca. |
Kada pretpregledate i prilagodite poruku, možete filtrirati polje Adresa e-pošte i odabrati primatelje. Odaberite adrese e-pošte koje želite koristiti tako da odaberete odgovarajuće potvrdne okvire. Ako se prikaže dijaloški okvir s popisom nevaljanih adresa e-pošte, zapišite adrese na popisu, a zatim kliknite izlaz. Potvrdite adrese koje nisu valjane, izvršite bilo koju potrebnu korekciju, a zatim pokušajte ponovno poslati poruku.
