Upravljanje obaveze, planovima, proračuni – jednostavno je sa sustavom Microsoft 365.

Implementacija upravljanja zapisima

Možete upravljati zapisima "na mjestu", što znači da dokument možete ostaviti na njegovom trenutno mjestu na web-mjestu ili pohraniti zapise u određenu arhivu, kao što je web-mjesto centra za zapise.

Prije provedbe upravljanja zapisima preporučuje se da prvi put stvorite plan upravljanja zapisima za svoju tvrtku ili ustanovu. Da biste pomogli u odabiru odgovarajućeg sustava za upravljanje zapisima za vašu tvrtku ili ustanovu, pročitajte članak Odabir načina spremanja zapisa i upravljanje njima.

Napomena: U sustavu SharePoint Online predstavili smo pomoću naljepnica za zadržavanje radi deklariranja sadržaja kao zapisa, što učinkovito zamjenjuje potrebu za pomoću centra za zapise. Ako koristite centar za zapise, možete ga nastaviti koristiti uz oznake zadržavanja. No, ako se nastavite kretati prema dalje, u svrhu upravljanja zapisima preporučujemo korištenje naljepnica s zadržavanjem umjesto centra za zapise.

Stvaranje i konfiguriranje web-mjesta centra za zapise

U ovom se odjeljku prikazuje pregled glavnih koraka koje morate poduzeti da biste stvorili i konfigurirali web-mjesto centra za zapise. Kliknite veze da biste vidjeli specifične smjernice za svaki korak.

  1. Stvaranje web-mjesta centra za zapise pomoću predloška web-mjesta centra za zapise.

  2. Stvorite biblioteke zapisa ili popise da biste upravljali i pohranili svaku vrstu zapisa navedenu u planu datoteke (def: plan datoteke opisuje vrste dokumenata ili stavki koje tvrtka ili ustanova priznaje kao službene poslovne zapise. Upućuje na to gdje su pohranjeni ti zapisi i sadrži informacije koje razlikuju jednu vrstu zapisa iz druge).

  3. Dodajte povezanu vrstu sadržaja u biblioteke i popise.

  4. Stvorite i dodajte stupce web-mjesta relevantnim vrstama sadržaja da biste sadržavali i prikazali metapodatke za svaku vrstu zapisa navedenu u planu datoteke.

  5. Dodavanje pravilnika za upravljanje informacijama na vrstu sadržaja na web-mjestu centra za zapise.

  6. Konfiguriranje organizatora sadržaja za usmjeravanje svake vrste zapisa na odgovarajuće mjesto.

Vrh stranice

Stvaranje web-mjesta centra za zapise

Preporučujemo da stvorite centar za zapise kao zbirku web-mjesta najviše razine, a ne kao web-podmjesto. Da biste stvorili zbirku web-mjesta, morate biti član grupe Administratori farme sustava SharePoint na računalu na kojem je pokrenut web-mjesto središnje administracije sustava SharePoint.

U sustavu SharePoint Online možete stvoriti web-mjesto centra za zapise s web-mjesta sustava SharePoint na najvišoj razini. Kliknite + Stvori web-mjesto, a zatim započnite na četvrtom koraku u nastavku.

  1. Pokrenite središnju administraciju sustava SharePoint 2013 ili 2016.

    • Za Windows Server 2008 R2:

      • Kliknite Start, zatim proizvodi sustava Microsoft SharePoint 2013 ili proizvodi sustava Microsoft SharePoint 2013, a potom SharePoint 2013 središnja administracija ili Središnja administracija sustava SharePoint 2016.

    • Za Windows Server 2012:

      • Na početnom zaslonu kliknite Središnja administracija sustava SharePoint 2013 ili Središnja administracija sustava SharePoint 2016.

        Ako se Središnja administracija sustava sharepoint 2013 ili Središnja administracija sustava SharePoint 2016 ne nalazi na početnom zaslonu:

      • Desnom tipkom miša kliknite računalo, kliknite sve aplikacije, a zatim središnja administracija sustava SharePoint 2013 ili SharePoint 2016.

  2. Na web-mjestu središnje administracije u odjeljku Upravljanje aplikacijama kliknite Stvori zbirke web-mjesta.

  3. Na stranici Stvaranje zbirke web-mjesta u odjeljku web-aplikacija ako web-aplikacija u kojoj želite stvoriti zbirku web-mjesta nije odabrana, kliknite strelicu prema dolje. Na izborniku web-aplikacija kliknite Promijeni web-aplikaciju, a zatim kliknite web-aplikacija u kojoj želite stvoriti zbirku web-mjesta.

  4. U odjeljku naslov i opis unesite naslov i opis zbirke web-mjesta.

  5. U odjeljku Adresa web-mjesta odaberite put koji će se koristiti za URL (primjerice, put uključivanja zamjenske kartice kao što je/Sites/ili korijenski direktorij (/).

    Ako odaberete put uključivanja zamjenske kartice, morate upisati i naziv web-mjesta koji želite koristiti u URL-u web-mjesta.

  6. U odjeljku Odabir predloška u odjeljku Odabir verzije programa Experience odaberite verziju predložaka sustava SharePoint koju želite koristiti.

    Odaberite verziju programa Experience ako želite da zbirka web-mjesta izgleda i pokreće se kao zbirka web-mjesta u sustavu SharePoint Server. Zbirka web-mjesta koja koristi stariju verziju iskustva izvodi se u novijoj verziji sustava SharePoint, ali korisničko sučelje i korisničko iskustvo zbirke web-mjesta odrazit će se na stariju verziju. Zbirka web-mjesta koja se u bilo kojem trenutku može nadograditi na najnoviju verziju.

  7. U odjeljku Odabir predloška odaberite karticu Enterprise , a zatim kliknite centar za zapise.

  8. U odjeljku primarni administrator zbirke web-mjesta upišite korisničko ime (u obliku Domene\username) za korisnika koji će biti administrator zbirke web-mjesta.

  9. U odjeljku sekundarno administrator zbirke web-mjesta upišite korisničko ime za sekundarnog administratora zbirke web-mjesta. Određivanje sekundarnog administratora zbirke web-mjesta najbolja je praksa da bi netko mogao upravljati zbirkom web-mjesta kada nije prisutan primarni administrator zbirke web-mjesta.

  10. Ako koristite kvote za Upravljanje pohranom za zbirke web-mjesta, u odjeljku predložak kvote kliknite predložak na popisu Odabir predložaka kvota .

  11. Kliknite U redu.

Stvaranje biblioteka ili popisa za upravljanje zapisima

Biblioteke i popisi važni su elementi u upravljanju zapisima. Oni služe kao ormari za datoteke za svaku vrstu zapisa koju želite pohraniti ili upravljati njima. Pridruživanje vrsta sadržaja (objašnjeno kasnije) u biblioteke i popise dodatno olakšava kategoriziranje zapisa. Preporučujemo da stvorite jednu biblioteku dokumenata ili popis za svaku vrstu sadržaja u planu datoteka zapisa.

Dodavanje postojeće vrste sadržaja na popis ili u biblioteku

Kada dodate vrstu sadržaja na popis ili u biblioteku, time možete omogućiti da taj popis ili biblioteka sadrže stavke te vrste. Kada se zapisi predaju u centar za zapise, oni se usmjeravaju na relevantni popis ili biblioteku na temelju vrste sadržaja dokumenta.

Vrh stranice

Stvaranje i dodavanje stupaca web-mjesta u popise, biblioteke ili vrste sadržaja

Stupci će vam pomoći da grupirajte, kategorizirate i pratite zapise ili druge stavke. Stupac web-mjesta definira stavku metapodataka koje je moguće povezati s vrstom sadržaja, popisom ili bibliotekom. Možda želite, primjerice, dodati stupce web-mjesta da biste definirali "autor" ili "Datum dovršenog". Dodavanje stupca web-mjesta u vrstu sadržaja za zapise ili za pohranu stavke metapodataka koje se šalju zapisom ili za dodavanje metapodataka za upravljanje zapisom.

Stvaranje stupca web-mjesta

  1. Na web-mjestu centra za zapise kliknite postavke Gumb Postavke u sustavu Office 365 , a zatim Postavke web-mjesta.

    U SharePoint web-mjestu povezano s grupom kliknite Postavke, zatim sadržaj web-mjesta, a potom Postavke web-mjesta.

  2. Na stranici Postavke web-mjesta u odjeljku galerije dizajnakliknite Stupci web-mjesta.

  3. Na stranici Stupci web-mjesta kliknite Stvori.

  4. Na stranici novi stupac web-mjesta u odjeljku naziv i vrsta u okvir naziv stupca upišite naziv koji želite.

  5. Odaberite vrstu informacija koje želite pohraniti u stupac – primjerice valutu, Datum i vrijeme ili tekst.

  6. U odjeljku grupa odaberite postojeću grupu u kojoj će se pohraniti novi stupac web-mjesta ili odaberite Nova grupa da biste stvorili novu grupu za pohranu stupca. Grupe nude način organiziranja stupaca i jednostavnije pronalaženje njih.

U odjeljku Dodatne postavke stupca odaberite željene dodatne postavke stupca. Mogućnosti dostupne u ovom odjeljku razlikuju se ovisno o vrsti stupca koji ste odabrali u odjeljku naziv i vrsta . Primjerice, ako je vrsta podataka koja se pohranjuje u stupcu izbor, možete definirati izbore za numeriranje u odjeljku Dodatne postavke stupca .

  1. Kliknite U redu.

Dodavanje stupca web-mjesta u vrstu sadržaja za zapise

  1. Na početnoj stranici web-mjesta centra za zapise kliknite Postavke, a zatim Postavke web-mjesta.

    U SharePoint web-mjestu povezano s grupom kliknite Postavke, zatim sadržaj web-mjesta, a potom Postavke web-mjesta.

  2. U odjeljku galerije web-dizajnera kliknite vrste sadržaja web-mjesta.

  3. Na stranici vrste sadržaja web-mjesta kliknite vrstu sadržaja web-mjesta koju želite konfigurirati.

  4. Kada odaberete vrstu sadržaja web-mjesta na nadređenom web-mjestu ili stvorite novu vrstu sadržaja web-mjesta, na stranici odabrana vrsta sadržaja web-mjesta u odjeljku Stupci kliknite Dodaj iz postojećih stupaca web-mjesta.

  5. Na stranici Dodavanje stupaca na vrstu sadržaja u odjeljku Odabir stupaca odaberite grupu koju želite filtrirati na popisu Odabir stupaca iz .

  6. Odaberite stupac koji želite dodati s popisa Dostupni stupci , a zatim kliknite Dodaj.

  7. U odjeljku ažuriranje popisa i vrsta sadržaja web-mjesta navedite hoće li se podređene vrste sadržaja web-mjesta koje nasljeđuju od ove vrste sadržaja web-mjesta ažurirati promjenama.

  8. Kada završite s dodavanjem stupaca koje želite, kliknite u redu.

Napomena: Ako se vrsta sadržaja koju želite odabrati ne prikazuje kao veza (zasivljena) na ovoj stranici, vrsta sadržaja pripada nadređenom web-mjestu centra za zapise i stoga mora biti odabrana i konfigurirana na nadređenom web-mjestu. To možete učiniti tako da kliknete vezu u odjeljku izvorišni stupac uz vrstu sadržaja zasive izvan u stupcu vrsta sadržaja web-mjesta .

Vrh stranice

Stvaranje pravilnika za upravljanje informacijama za zapise

Pravilo upravljanja informacijama skup je pravila za vrstu sadržaja. Pravila upravljanja informacijama organizacijama omogućuju upravljanje i praćenje stvari kao što je dugotrajni sadržaj ili koje akcije korisnici mogu poduzeti s tim sadržajem.

Napomena: Da biste dovršili ovaj zadatak, morate biti član grupe vlasnici za web-mjesto centra za zapise.

Dodavanje pravilnika za upravljanje informacijama u vrstu sadržaja

Napomena: Ne možete navesti pravilo upravljanja informacijama za osnovnu vrstu sadržaja. Osnovne vrste sadržaja instaliraju se prilikom stvaranja zbirke web-mjesta. Morate stvoriti vrstu sadržaja koja je izvedena iz osnovne vrste sadržaja i primijeniti pravilo upravljanja informacijama na izvedenu vrstu sadržaja.

  1. Na web-mjestu kliknite postavke Gumb Postavke u sustavu Office 365 , a zatim Postavke web-mjesta.

    U SharePoint web-mjestu povezano s grupom kliknite Postavke, zatim sadržaj web-mjesta, a potom Postavke web-mjesta.

  2. Na stranici Postavke web-mjesta u odjeljku galerije web-dizajnera kliknite vrste sadržaja web-mjesta.

  3. Na stranici vrste sadržaja web-mjesta kliknite vrstu sadržaja u koju želite dodati pravilo upravljanja informacijama.

  4. Na stranici vrsta sadržaja kliknite Postavke pravilnika za upravljanje informacijama.

  5. Na stranici Uređivanje pravilnika upišite opis pravilnika, a zatim zapišite kratku izjavu o politici koja korisnicima objašnjava za što je pravilo. Naredba pravilnik može sadržavati do 512 znakova.

  6. Zatim u pravilnik o upravljanju informacijama morate dodati jednu ili više značajki pravilnika. Dok omogućujete značajke, prikazat će se dodatne postavke.

Dodavanje značajki pravilnika u pravilnik o upravljanju informacijama

Značajke pravilnika koje možete dodati u pravilnik o informacijama jesu naljepnice, nadziranje, isteku i crtične kodove.

Dodavanje značajke pravilnika o zadržavanju u pravilnik o upravljanju informacijama policy

  1. Na stranici Uređivanje pravilnika potvrdite okvir Omogući zadržavanje .

  2. Kliknite Dodaj fazu zadržavanja i odaberite neku od sljedećih mogućnosti razdoblja zadržavanja da biste naveli kada dokumenti isteče: da biste postavili Datum isteka na temelju svojstva datuma, odaberite ovu fazu na temelju svojstva datuma na stavci, a zatim odaberite akciju (stvoreno ili Izmijenjeno) i vremensko razdoblje (dani, mjeseci ili godine).

  3. Upišite vrijednost u okvir između popisa da biste naveli vremensko razdoblje.

  4. Odaberite akciju koja bi se trebala pojavljivati kada dokument istekne.

  5. Ako želite da se odabrana akcija ponavlja, potvrdite okvir u odjeljku Ponavljanje , a zatim odaberite razdoblje ponavljanja.

  6. Kliknite U redu.

Vrh stranice

Dodavanje značajke pravilnika nadzora u pravilnik o upravljanju informacijama

  1. Na stranici Uređivanje pravilnika u odjeljku nadzor odaberite Omogući nadzor, a zatim potvrdite okvire uz događaje za koje želite zadržati trag nadzora.

  2. Kliknite U redu.

    Napomena: Da biste pogledali zapisnike nadzora, na stranici postavke zbirke web-mjesta kliknite izvješća zapisnika nadzora, a zatim odaberite izvješće za prikaz.

Dodavanje značajke pravilnika crtičnog koda u pravilnik o upravljanju informacijama

  1. Na stranici Uređivanje pravilnika u odjeljku Crtični kodovi odaberite Omogući crtične kodove.

  2. Odaberite upit korisnicima da biste umetnuli crtični kod... potvrdni okvir ako želite da klijentske aplikacije sustava Office zahtevaju da korisnici umetnu crtični kod u njihove dokumente.

Dodavanje značajke pravilnika natpisa u pravilnik o upravljanju informacijama

  1. Na stranici Uređivanje pravilnika u odjeljku Natpisi odaberite potvrdni okvir Omogući naljepnice .

  2. Da biste zatražili od korisnika da umetnu naljepnicu prije spremanja ili ispisa dokumenta, odaberite zatraži od korisnika da umetnu oznaku prije spremanja ili ispisa.

  3. Da biste spriječili promjenu naljepnica nakon dodavanja, odaberite Onemogući promjene naljepnica nakon dodavanja.

  4. U okvir Oblikovanje natpisa upišite tekst koji želite da se prikaže na naljepnici. Možete koristiti bilo koju kombinaciju ispravnog teksta ili svojstava dokumenta, osim izračunatih ili ugrađenih svojstava, kao što je globalno jedinstveni identifikator (GUID) ili stvoren od strane. Da biste započeli novi redak, upotrijebite slijed znakova \n .

  5. Odaberite font, veličinu fonta, stil fonta i opravdanje za tekst natpisa.

  6. U okvir visina upišite visinu naljepnice u inčima i širinu naljepnice u inčima u okviru Širina .

  7. Kliknite Osvježi da biste pogledali promjene.

  8. Kliknite U redu.

Konfiguriranje upravljanja zapisima na mjestu

Kada koristite centar za zapise, radite u zatvorenom spremištu i možete koristiti postupak slanja da biste dobili zapise u tom spremištu. No bilo koje web-mjesto moguće je omogućiti za upravljanje zapisima unutar mjesta može se konfigurirati kao sustav za upravljanje zapisima. U ovoj vrsti sustava, za razliku od centra za zapise, zapise možete pohraniti uz aktivne dokumente u prostoru za suradnju. Neke dodatne prednosti korištenja sustava za upravljanje zapisima na mjestu:

  • Zapisi mogu postojati i upravljati na više web-mjesta.

  • Ako je omogućeno određivanje verzije, mogu se automatski stvoriti nove dodatne verzije zapisa.

  • pretraživanje na servisu razotkrivanje može se istodobno izvršavati i na zapisima i na aktivnim dokumentima.

  • Širi nadzor nad zapisom u vašoj tvrtki ili ustanovi i tko može stvoriti zapis.

Postoje tri glavna koraka za konfiguriranje upravljanja zapisima na mjestu:

  1. Aktiviranje upravljanja zapisima na mjestu na razini zbirke web-mjesta.

  2. Konfigurirajte postavke deklariranja zapisa na razini zbirke web-mjesta.

  3. Konfigurirajte postavke deklariranja zapisa na razini popisa ili biblioteke.

    Napomena: Da biste ručno deklarirati stavke kao zapise, morate biti suradnik ili administrator popisa.

Vrh stranice

Aktiviranje upravljanja zapisima na mjestu na razini zbirke web-mjesta

Prvi korak u konfiguriranju sustava upravljanja zapisima na mjestu jest aktiviranje značajke na razini zbirke web-mjesta. Aktivacija značajke omogućuje naredbu deklariranje/nedeklarirane zapise na vrpci.

Napomena: Da biste izvršili ovaj zadatak, morate biti administrator zbirke web-mjesta.

  1. Na najvišoj razini web-mjesta kliknite Postavke Gumb Postavke u sustavu Office 365 , a zatim Postavke web-mjesta.

    U SharePoint web-mjestu povezano s grupom kliknite Postavke, zatim sadržaj web-mjesta, a potom Postavke web-mjesta.

  2. U odjeljku Administracija zbirke web-mjestakliknite značajke zbirke web-mjesta.

  3. Pokraj upute za Upravljanje zapisima na mjestukliknite Aktiviraj.

Konfiguriranje postavki deklariranja zapisa na razini zbirke web-mjesta

  1. Na najvišoj razini web-mjesta kliknite Postavke Gumb Postavke u sustavu Office 365 , a zatim Postavke web-mjesta.

    U SharePoint web-mjestu povezano s grupom kliknite Postavke, zatim sadržaj web-mjesta, a potom Postavke web-mjesta.

  2. U odjeljku Administracija zbirke web-mjesta kliknite Postavke za deklariranje zapisa.

  3. Ako na stranici postavke deklariranja zapisa želite smjestiti ograničenje na stavke koje su deklarirane kao zapisi, odaberite neku od mogućnosti u odjeljku ograničenja zapisa .

  4. U odjeljku Raspoloživost deklariranja zapisa odaberite hoće li ručno deklariranje zapisa biti dostupno na popisima i u bibliotekama po zadanom. Ako odaberete mogućnost nije dostupno na svim lokacijama prema zadanim postavkama , zapisi se mogu proglasiti samo putem pravilnika ili tijeka rada.

  5. U odjeljku uloge za deklariranje odaberite uloge koje mogu ručno proglasiti i poništiti deklarirane zapise.

  6. Odaberite U redu.

Konfiguriranje postavki deklariranja zapisa na razini popisa ili biblioteke

Možete imati veću kontrolu nad mjestima na kojima se stavke mogu deklarirati kao zapisi konfiguriranjem deklaracije zapisa za popis ili biblioteku. Kada konfigurirate popis ili biblioteku za deklaraciju zapisa, stavke se mogu automatski deklarirati kao zapisi kada se dodaju na popis ili u biblioteku.

  1. Na popisu ili u biblioteci u koju želite konfigurirati postavke deklaracije zapisa kliknite karticu Biblioteka ili popis na vrpci, a zatim postavke biblioteke ili postavke popisa.

    U sustavu SharePoint Online kliknite postavke Gumb Postavke u sustavu Office 365 pa kliknite postavke popisa ili postavke biblioteke.

  2. Na stranici postavke biblioteke/popis dokumenata u odjeljku dozvole i upravljanjekliknite Postavke deklariranja zapisa.

  3. U odjeljku ručno objavljivanje deklariranja zapisa odaberite sljedeće:

  4. Želite li da popis ili biblioteka koriste zadane postavke deklariranja zapisa koje koristi zbirka web-mjesta,

  5. Treba li korisnicima uvijek biti dopušteno ručno deklarirati stavke kao zapise za popis ili biblioteku ili

  6. Hoće li korisnici nikada ne mogu ručno proglasiti zapise unutar popisa ili biblioteke.

  7. U odjeljku Automatska deklaracija potvrdite okvir ako želite da se sve stavke koje se dodaju na popis ili u biblioteku automatski deklariraju kao zapisi.

  8. Kliknite U redu.

Vrh stranice

Potrebna vam je dodatna pomoć?

Proširite svoje vještine korištenja sustava Office
Istražite osposobljavanje

Jesu li vam ove informacije bile korisne?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala vam na povratnim informacijama! Čini se da bi vam pomoglo kad bismo vas povezali s nekim od naših agenata podrške za Office.

×