Početak rada s Microsoft 365 grupama u Outlook

Čuli ste za Grupe sustava Microsoft 365 i kako ih možete koristiti u aplikaciji Outlook, ali možda niste sigurni kako početi s radom. U ovom ćemo vas članku slijedite nekoliko osnovnih koraka za početak rada s grupama sustava Microsoft 365 u Outlook. Dat ćemo vam i neke veze na dubinski sadržaj kada budete spremni učiniti više.

Ako niste sigurni koje su grupe, najprije posjetite Saznajte više o Microsoft 365 grupama.

Da biste na najbolji način dobili od aplikacija Microsoft 365 Groups u aplikaciji Outlook, morate imati plan za Microsoft 365 koji podržava Exchange online i SharePoint, kao što su Business premium, E3 ili E5.

Napomena: Da biste koristili grupe sustava Microsoft 365 u aplikaciji Outlook na Windows, morate koristiti Outlook u predmemoriranom Exchange načinu rada. Dodatne informacije o tome potražite u članku Uključivanje predmemoriranog Exchange načina rada.

Odaberite karticu u nastavku da biste saznali više o početku rada s tom značajkom.

Najprije morate stvoriti grupu. Stvaranje grupe u Outlook vrlo je jednostavan postupak. Kratka verzija priče je:

  1. U odjeljku Grupe na vrpci kliknite Nova grupa. Ako koristite stavku Outlook na webu umjesto verzije za stolna računala, taj postupak možete pokrenuti klikom na strelicu za ispuštanje pokraj mogućnosti Novo i odabirom mogućnosti Grupiraj.

    Stranica s informacijama o novoj grupi u programu Outlook
  2. Dajte grupi naziv.

  3. Postavite postavku zaštite privatnosti. Grupe su privatne po zadanom. To znači da ih mogu pregledavati samo članovi grupe i zahtijevati dozvolu vlasnika grupe za pridruživanje. Javne grupe mogu vidjeti i pridružiti im se svi u vašoj tvrtki ili ustanovi. Nijedna postavka ne izlaže vaše grupe osobama izvan tvrtke ili ustanove osim ako ih izričito ne pozovete kao goste.

    Savjet: Grupe su po zadanom privatne prilikom stvaranja pomoću Outlook na webu. U 2016., oni će po zadanom biti privatni prilikom stvaranja pomoću bilo koje Outlook aplikacije.

  4. Odlučite želite li da novi članovi prate grupu (Dodatne mogućnosti). Članovi koji prate grupu dobiti će kopije svake grupne poruke u osobnoj ulaznoj pošti. Članovi koji su tek spojeni morat će otići u zajedničku ulaznu poštu grupe da bi sudjelovali u grupnim razgovorima.

Učinite više:

Kada se grupa stvori, možete dodati članove u grupu. Da biste dodali nove članove:

  1. Idite u grupu u Outlook tako da je pronađete u navigacijskom oknu s lijeve strane. Trebao bi biti ispod poštanskog sandučića u odjeljku Grupe.

  2. Kada se u grupi nalazite, na vrpci kliknite Dodaj članove. Ako koristite karticu Outlook na webu na kojem piše koliko članova vaša grupa ima, u gornjem desnom desnom redu prozora kliknite Dodaj članove.

    Upišite imena ili adrese e-pošte osoba koje želite dodati u grupu, a zatim kliknite U redu.
  3. Unesite ime ili adresu e-pošte svake osobe koju želite dodati u polje. Kada završite, kliknite U redu i oni će biti dodani. Svaki od njih primit će poruku e-pošte koja će ih e-poštom primiti u grupu i dati im praktične veze za pristup sadržaju grupe.

    Savjet: Ako želite dodati sve članove postojećeg popisa za raspodjelu, samo upišite naziv popisa za raspodjelu i svi će biti dodani u jednom koraku.

Učinite više:

Razgovori u grupama sustava Microsoft 365 Outlook se u zajedničkoj ulaznoj pošti za grupu. Korisnici mogu čitati poruke i odgovarati na njega, a članovi se mogu jednostavno pretraživati ili se pomicati po povijesti poruka da bi se sučelili s prethodnom raspravom. Zajednička ulazna pošta mnogo sliči osobnoj ulaznoj pošti s Outlook korisnicima. Svaki se razgovor prikazuje zasebno na popisu poruka s lijeve strane, a klikom na jedan otvorit će se u oknu za čitanje.

Zajednička ulazna pošta za grupu Office 365 mjesto je razgovora.

Savjet: Nedavna promjena načina na koji se poruke prikazuju i broje, možda su ponovno e-pošte broj koji vidite pokraj naziva grupe u navigacijskom Outlook navigacijskom oknu. Ako taj broj želite vratiti na nulu, desnom tipkom miša kliknite grupu i odaberite Označi sve kao pročitano.

Sada kada ste stvorili grupu, započnimo novi razgovor. Novu poruku možete objaviti tako da otvorite zajedničku ulaznu poštu za grupu i kliknete Novi razgovor na vrpci. Možete i jednostavno poslati poruku e-pošte pseudonimu grupe. Svi članovi grupe moći će pročitati novu poruku koju ste objavili, a svi članovi koji prate grupu dobiti će kopiju vaše poruke u osobnoj ulaznoj pošti.

Učinite više:

Svaka grupa sustava Microsoft 365 dobiva biblioteku zajedničkih datoteka u kojoj možete pohraniti, zajednički koristiti dokumente, radne knjige, prezentacije ili bilo koju vrstu datoteke i surađivati na njemu.

Pristupite biblioteci datoteka tako da stavku u grupi Outlook (u lijevom navigacijskom oknu) pa na vrpci kliknite Datoteke. Biblioteka datoteka otvorit će se u pregledniku, a odavde možete stvarati nove datoteke, prenositi datoteke s računala i učiniti sve što SharePoint biblioteka dokumenata. Razmislite o tome koje bi datoteke bilo korisno zajednički koristiti s grupom i nemojte se osjećati ograničenim na Microsoft Office datoteka. Možete i zajednički koristiti PDF-ove, fotografije ili bilo koju drugu vrstu datoteke koja bi vašoj grupi bila korisna.

Kliknite Datoteke u grupi Office 365 da biste vidjeli popis datoteka i mapa pohranjenih u grupi

Da biste preuzeli ili izbrisali datoteku, odaberite je i te će se mogućnosti pojaviti na alatnoj traci pri vrhu.

Učinite više:

Svaka grupa sustava Microsoft 365 dobiva vlastitu zajedničku OneNote bilježnicu u kojoj može prikupiti ideje, surađivati i pohranjivati istraživanje.

Idite u grupu u Outlook tako da je pronađete u lijevom navigacijskom oknu ili uOutlook na webu idite na pločicu Osobe. Kada na vrpci otvorite zajedničku bilježnicu grupe, kliknite Bilježnica.

Prikupljanje i suradnja na bilješkama i idejama u zajedničkoj OneNote bilježnici

Kada prvi put otvorite zajedničku bilježnicu grupe, ona će se otvoriti u pregledniku u OneNote za web. Ondje možete uređivati ili ako imate Outlook i želite ga koristiti samo tako da na vrpci OneNote uređivanje u programu. Kada je otvorite u programu OneNote 2016 bilježnica će se sinkronizirati s popisom otvorenih bilježnica u programu OneNote 2016 i možete mu pristupiti izravno iz programa OneNote bez potrebe za prvo otvaranjem grupe.

Pokušajte doći do bilježnice za OneNote grupe i razmisliti o tome što bi grupi moglo biti korisno za prikupljanje ideja i suradnju. Na primjer, možda imate sekciju koju koristite za prikupljanje i komentiranje web-sadržaja i članaka koji su relevantni za vaš tim.

Napomena: Bilježnica za grupe dostupna vam je i na pametnom telefonu ili tabletu pomoću aplikacije OneNote za iOS ili Android.

Učinite više:

Izgledi su dobri da vaša grupa ima događaje, sastanke, ključne etape ili druge stavke koje bi imale koristi od zajedničkog kalendara. Svaka grupa sustava Microsoft 365 ima zajednički kalendar u koji svi članovi mogu vidjeti i pridonijeti.

Grupni kalendar prikazan na Outlook stolnom računalu

Rad s kalendarom grupe ne razlikuje se od rada s osobnim kalendarom. Ako u navigacijskom oknu odaberete gumb kalendara, vidjet ćete osobni kalendar i zajedničke kalendare svih grupa u kojima ste član. Potvrdite okvire pokraj svakog kalendara koji želite vidjeti i pregledavati ih jedan uz drugi ili preklapočen.

Dodavanje stavke u zajednički kalendar funkcionira isto kao i u osobnom kalendaru. Svaki sastanak koji dodate u zajednički kalendar pozivat će i druge članove grupe na taj događaj da bi ga mogli imati u vlastitim kalendarima. Obveze dodane u zajednički kalendar grupe ne prikazuju se u osobnim kalendarima drugih članova.

Sada kada imate zajednički kalendar, pokušajte dodati nadolazeće sastanke ili događaje u kojima vaša grupa sudjeluje.

Učinite više:

Dakle, sada kada je vaša grupa pokrenuta, gdje se od toga vodi?

Vidi također

Imate li pitanja?

Posjetite Microsoftovu tehničku zajednicu da biste postavljali pitanja i sudjelovali u razgovorima o Microsoft 365 grupama.

Slušamo vas

Ben je zadnji put ažurirao ovaj članak 16. listopada 2020. zbog povratnih informacija. Ako vam je bilo korisno, a osobito ako niste, kliknite kontrole za povratne informacije u nastavku i ostavite nam konstruktivne komentare da bismo je mogli nastaviti poboljšavati. Hvala!

Potrebna vam je dodatna pomoć?

Proširite svoje vještine korištenja sustava Office
Istražite osposobljavanje

Jesu li vam ove informacije bile korisne?

×