Ako ste uvezli kontakte iz više izvora ili naslijedili nečijeg popisa kontakata, možda imate duplicirane kontakte pohranjene u Outlook. Kada uvozite nove kontakte iz vanjskog izvora kao što su iCloud ili Gmail, Outlook provjerava ima li duplikata i omogućuje vam da odaberete želite li stvoriti novi zapis kontakta (duplikat) ili spojiti duplicirane kontakte. Nažalost, kada u mapama kontakata imate duplicirane kontakte, nema automatiziranog postupka za uklanjanje. No sve kontakte možete izvesti u datoteku, a zatim ih ponovno uvesti u Outlook i iskoristiti prednosti ugrađenih značajki dvostruke provjere. Ako imate samo nekoliko dupliciranih kontakata, popis kontakata možete sortirati i ručno ih izbrisati.
Brisanje dupliciranih kontakata jedan po jedan
-
Kliknite Osobe.
-
Na vrpci u grupi Trenutni prikaz kliknite donji desni kut okvira prikaza, a zatim kliknite Telefon. To je najjednostavniji prikaz koji možete koristiti za pregled popisa kontakata i prikaz duplikata.
-
Na popisu kontakata držite pritisnutu tipku Ctrl i kliknite svaki kontakt koji želite izbrisati.
-
Kada odaberete sve duplikate, pritisnite Delete ili Ctrl + D.
Brisanje velikog broja dupliciranih kontakata pomoću izvoza i uvoza
Ako imate velik broj dupliciranih kontakata, brisanje duplikata jedan po jedan može biti zamorno i dugotrajan. Najbrži način brisanja velikog broja dupliciranih kontakata jest da ih izvezete u datoteku, a zatim ih uvezete u novu mapu. Da biste iskoristili prednosti značajke otkrivanja duplikata u Outlook uvoza, slijedite korake u nastavku
-
Kliknite Osobe.
-
Desnom tipkom miša kliknite trenutnu mapu Kontakti pa odaberite Nova mapa.
-
Dajte novoj mapi naziv, primjerice Duplicates.
-
Kliknite natrag u glavnu mapu Kontakti.
-
Pritisnite Ctrl + A da biste odabrali sve kontakte.
-
Povucite i ispustite kontakte u mapu Duplikati ili pomoću tipke Ctrl + Shift + Votvorite dijaloški okvir Premjesti u mapu i odaberite mapu Duplikati.
-
Mapa primarnih kontakata sada bi trebala biti prazna.
-
Odaberite Datoteka > Otvaranje i izvoz > Uvoz/izvoz.
Napomena: U Outlook 2010 odaberite Datoteka > Otvori > Izvoz i prijeđite na 10. korak.
-
Odaberite Izvezi u datoteku.
-
Odaberite Vrijednosti razdvojene zarezom (Windows).
-
Odaberite mapu Duplikati koju ste stvorili u 3. koraku.
-
Spremite datoteku negdje gdje ćete je moći ponovno pronaći.
-
Kliknite Završi.
Ponovno uvezite kontakte u Outlook
-
Odaberite Datoteka > Otvaranje i izvoz > Uvoz/izvoz.
Napomena: U Outlook 2010 odaberite Datoteka > Otvori > Uvezi i prijeđite na treći korak.
-
Odaberite Uvoz iz nekog drugog programa ili datoteke.
-
Odaberite Vrijednosti razdvojene zarezom (Windows).
-
Pronađite datoteku koju ste stvorili u prethodnom postupku.
-
Odaberite mogućnost Nemoj uvoziti duplicirane stavke.
-
Kao odredišnu mapu odaberite glavnu mapu kontakata. To je mapa koja je trenutno prazna.
-
Odaberite Gotovo.
Kopiranje kontakata iz mape Duplikati u glavnu mapu Kontakti
-
Odaberite mapu Dupliciraj kontakte.
-
Jednim klikom kliknite jedan od kontakata u mapi, a zatim pritisnite Ctrl + A da biste odabrali sve kontakte.
-
Premjestite odabrane kontakte u glavnu mapu Kontakti. Možete ih povući i ispustiti ili pritisnuti Ctrl + Shift + V da biste koristili dijaloški okvir Premjesti u mapu.
-
Svaki Outlook naiđe na duplicirani kontakt, vidjet ćete upit s dva odabira.
-
Odaberite Dodaj novi kontakt ako kontakt nije duplikat.
-
Ako je kontakt duplikat, odaberite Ažuriraj podatke o odabranom kontaktu.
Kada odaberete, odaberite Ažuriraj. Ako želite ponoviti isti odabir za sve duplicirane kontakte, odaberite Ažuriraj sve.
-
-
Kada se postupak premjesti u mapu završi, možete izbrisati mapu Duplikati.
U dijaloškom okviru Otkrivanje dupliciranih kontakata možete razriješiti dvije mogućnosti:
Dodavanje duplikata kao novog kontakta Novi će se kontakt dodati u mapu Kontakti. Ako, primjerice, stvorite kontakt s imenom Judy Lew, a već imate kontakt s tim imenom u mapi Kontakti, imate dva kontakta pod nazivom Judy Lew. Da biste razlikovali ta dva, možete dodati srednji početni u jedan.
Savjet: Prikaz kontakata kao elektroničkih posjetnica dobar je odabir prikaza u kojima možete vidjeti dovoljno informacija za razlikovanje kontakata s dupliciranim imenima.
Ažuriranje novih podataka iz dupliciranih kontakata na postojeći Outlook će usporediti sva polja koja sadrže podatke u dupliciranim i postojećim kontaktima te kopirati podatke iz dupliciranih kontakata u sva polja u postojećem kontaktu koja imaju sukobljene podatke. Ako, primjerice, imate kontakt pod nazivom Judy Lew s telefonskim brojem 555-0112, a imate duplicirani kontakt s novim telefonskim brojem, Outlook će kopirati novi broj u odgovarajuće polje u postojećem kontaktu i ostaviti sva druga polja ista.
Kategorije boja koje dodijelite novom kontaktu i tekst u poruci novog kontakta neće se kopirati u postojeći kontakt. Ako želite kopirati te podatke, to morate učiniti ručno. Certifikati i veze na kontakte na kartici Aktivnosti kopirat će se iz dupliciranih kontakata i dodati postojećem kontaktu bez zamjene izvornih podataka. No veze na kartici Aktivnosti s stavkama koje nisu kontakti, kao što su zadaci i obveze, neće se kopirati.
Kada Outlook ažurira podatke u kontaktu, kopija izvornog kontakta pohranjuje se u mapu Izbrisane stavke. Ta se kopija može koristiti ako se morate vratiti na podatke u izvornom kontaktu.
Ako ste kontakte u Outlook uvezli pomoću istih imena ili adresa e-pošte koje već postoje u mapi Kontakti, a odabrali ste mogućnost Dopusti stvaranje duplikata u čarobnjaku za uvoz i izvoz, možda imate neželjene duplikate nekoliko ili svih uvezenih kontakata.
Uklanjanje neželjenih dupliciranih kontakata ručni je postupak, ali to je najjednostavniji način.
-
U odjeljkuKontakti odaberite mapu kontakata s dupliciranim kontaktima.
-
U odjeljkuokno za navigacijuu odjeljku Trenutni prikazkliknite Telefon popis. To je najbolji prikaz za pregled popisa kontakata i prikaz dupliciranih kontakata. Sada popis možete sortirati prema izmijenjenom datumu i grupirati duplikate zajedno.
-
Na izborniku Prikaz postavite pokazivač na Trenutni prikaz, a zatim kliknite Prilagodi trenutni prikaz.
-
Kliknite Polja, odaberite Izmijenjeno na popisu Dostupna polja, a zatim kliknite Dodaj.
-
Kliknite Premjesti prema gore dok se izmijenjeno ne pojavi pri vrhu popisa Pokaži ta polja na ovom popisu narudžbi.
-
Dvaput pritisnite U redu.
-
Na popisu kontakata držite pritisnutu tipku CTRL dok odabirete svaki duplicirani kontakt.
-
Kada odaberete sve duplicirane kontakte, pritisnite DELETE.
Napomena: Ako ne želite duplicirane kontakte prilikom uvoza kontakata u Outlook, odaberite mogućnost Ne uvozi duplikate ili Zamijeni duplikate uvezenim stavkama u čarobnjaku za uvoz i izvoz.
-
Ne uvozi duplikate Zadržavaju se postojeći podaci, a duplicirani podaci u datoteka osobne mape (.pst) ne kopiraju se u mapu Kontakti.
-
Zamijeni duplikate uvezenim stavkama Postojeći podaci u mapi Kontakti zamjenjuju se podacima u .pst datoteci koja se uvozi.
Ako spremate mnogo kontakata u Outlook, postupak može biti brži ako ne koristite značajku otkrivanja duplikata. Da biste isključili tu značajku, učinite sljedeće:
-
Na izborniku Alati kliknite Mogućnosti.
-
Kliknite Mogućnosti kontakta, a zatim poništite potvrdni okvir Provjeri ima li dupliciranih kontakata.
