Microsoft 365 može se konfigurirati tako da preporučuje ili automatski primjenjuje oznaku osjetljivosti na datoteku ili e-poštu ako uključuje osjetljive poslovne ili osobne podatke, kao što su brojevi osobnog osiguranja, brojevi kreditnih kartica ili brojevi bankovnih računa. To vam pomaže da datoteke i poruke budu usklađene s pravilima za zaštitu informacija vaše tvrtke čak i ako niste ručno primijenili oznaku osjetljivosti.
Napomena
Ako ste IT administrator koji traži informacije o konfiguriranju te značajke, pogledajte odjeljak Automatska primjena oznake osjetljivosti na sadržaj.
Kako Microsoft 365 automatski primjenjuje ili preporučuje oznake osjetljivosti
Važno
Automatske oznake osjetljivosti konfigurira vaša tvrtka ili ustanova; Možda ćete ih moći mijenjati za svaku datoteku posebno, ali ih nećete moći potpuno isključiti.
Informacije o dostupnosti ove značajke u različitim aplikacijama i platformama okruženja Microsoft 365 potražite u članku Upravljanje oznakama osjetljivosti u aplikacijama sustava Office.
Word, Excel i PowerPoint
Ako se oznaka osjetljivosti automatski primijeni, pojavit će se upozorenje o kršenju pravilnika s nazivom oznake koja je primijenjena, kao i neobavezna poruka vašeg administratora.
Ako se preporučuje oznaka osjetljivosti, pojavit će se upozorenje o kršenju pravilnika s nazivom preporučene oznake, kao i neobavezna poruka vašeg administratora. Odaberite Primijeni osjetljivost da biste primijenili preporučenu oznaku ili odaberite X da biste zatvorili savjet o kršenju pravilnika bez njegove primjene.
Uklanjanje osjetljivog sadržaja umjesto primjene oznake osjetljivosti
U programu Word osjetljivi sadržaj koji je pokrenuo preporuku oznake osjetljivosti označen je crvenom podcrtom i ružičastim isticanjem.
Ako se u upozorenju o kršenju pravilnika pojavi gumb Prikaži osjetljivi sadržaj, odabirom ćete moći odjednom vidjeti sav osjetljivi sadržaj.
Napomena
To trenutno nije dostupno korisnicima u Semi-Annual kanalu Word za Microsoft 365.
Time se otvara okno Redaktor u kojem se prikazuje pregled povjerljivog sadržaja u dokumentu te uobičajene preporuke za ispravljanje i sužavanje rezultata. Odabirom kategorije osjetljivog sadržaja, kao što je "broj kreditne kartice", možete pregledati i ukloniti sve instance osjetljivog sadržaja pomoću okna Uređivača ili kontekstnog izbornika.
Outlook
Ako se oznaka osjetljivosti automatski primijeni, pojavit će se upozorenje o kršenju pravilnika s nazivom oznake koja je primijenjena, kao i neobavezna poruka vašeg administratora.
Ako se preporučuje oznaka osjetljivosti, pojavit će se upozorenje o kršenju pravilnika s nazivom preporučene oznake, kao i neobavezna poruka vašeg administratora. Odaberite Primijeni osjetljivost da biste primijenili oznaku ili odaberite X da biste zatvorili savjet o kršenju pravilnika bez primjene oznake.
Odaberite naslov u nastavku da biste pristupili dodatnim informacijama
Kada Microsoft 365 neće primijeniti ili preporučiti oznaku osjetljivosti
Microsoft 365 neće automatski primijeniti oznaku osjetljivosti ako:
- Na datoteku ili e-poštu ručno je primijenjena oznaka osjetljivosti.
- Datoteka ili e-pošta već ima oznaku veće osjetljivosti od one koja bi se primijenila automatski.
Microsoft 365 neće preporučiti oznaku osjetljivosti ako:
- Datoteka ili e-pošta već ima oznaku osjetljivosti koja je jednaka ili veća osjetljivost od oznake koja bi bila preporučena.
Kako Microsoft 365 otkriva povjerljive podatke
- U programima Word, Excel i PowerPoint otkrivanje se automatski pokreće kada otvorite dokument i nastavlja se u pozadini dok uređujete.
- U programu Outlook za Windows otkrivanje se automatski pokreće kada sastavite novu poruku ili pak odgovorite na postojeću poruku ili je proslijedite.
- U programu Outlook na webu otkrivanje se događa kada se spremi skica poruke.
Napomena
Budući da ova značajka analizira vaše podatke na temelju servisa Microsoft 365, možda ćete biti zabrinuti oko sigurnosti svojih podataka. Dodatne pojedinosti potražite u članku Povezana iskustva u sustavu Office .
Preduvjeti
Da bi Microsoft 365 automatski primijenio ili preporučio oznaku osjetljivosti, moraju biti zadovoljeni sljedeći uvjeti:
Dodijeljena vam je jedna od sljedećih licenci:
- Office 365 E5
- Microsoft 365 E5 ili Microsoft 365 E5 Compliance
- Azure Information Protection Premium P2
Povezani ste s internetom.
Microsoft 365 konfiguriran je tako da omogućuje korištenje povezanih iskustava u sustavu Office koja analiziraju sadržaj.
Koristite verziju sustava Office koja podržava automatsko i preporučeno označavanje osjetljivosti.
Vaš administrator je konfigurirao uvjete koji pokreću ovu značajku i konfigurirao treba li se oznaka osjetljivosti primijeniti automatski ili preporučiti.
Ograničenja
Microsoft 365 ne sprječava korisnike da spremaju ili zatvaraju datoteke ili šalju poruke e-pošte prije otkrivanja povjerljivih pojmova. To znači da se automatsko označavanje osjetljivosti možda neće uvijek moći dovršiti.
Za dodatnu pokrivenost, administratori bi trebali konfigurirati automatsko označavanje osjetljivosti za sadržaj u mirovanju pomoću Azure Information Protection skenera i Microsoftove sigurnosti aplikacija u oblaku.
U programu Excel podskup sadržaja razmatra se za procjenu. Trenutno će se razmatrati sadržaj do 150.000 ćelija za datoteke spremljene u oblak i 150.000 znakova za lokalne datoteke, a preporuka ili automatska primjena naljepnica nije podržana za datoteke koje premašuju ta ograničenja.
Osjetljive informacije sadržane u određenim objektima neće biti otkrivene. Primjeri obuhvaćaju sljedeće:
- Rukopis
- Ugrađene datoteke
- objekti osim ćelija, kao što su zaokretne tablice ili SmartArt (Excel)
- ćelije s izlazom formule ili izračuna (Excel)
- Komentari, zaglavlja, podnožja, fusnote, krajnje bilješke i tekstni okviri (Word za web)
- Komentari, zaglavlja, podnožja, fusnote, krajnje bilješke i tekstni okviri (Excel)
- Oblici i SmartArt (Word)
- Bilješke (PowerPoint)
Kada otvorite ili uredite osjetljivi sadržaj, može doći do odgode prije nego što se oznaka automatski primijeni ili preporuči. Duljina odgode ovisi o količini sadržaja koji se procjenjuje i brzini internetske veze, a može trajati od nekoliko sekundi do nekoliko minuta. Radimo na smanjenju tog kašnjenja tijekom vremena.
U aplikaciji Word za stolna računala ne pregledavaju se osjetljivi pojmovi u neobjavljenim komentarima (to se odnosi samo na novo sučelje za komentiranje).
U aplikaciji Word za stolna računala uklanjanjem povjerljivog sadržaja taj se pojam ne uklanja iz evidentiranih promjena ni drugih verzija dokumenta.
U programu Outlook u pregledu se razmatra samo sastavljanje poruke, a ne i povijest poruka, a redak predmeta nije obuhvaćen pregledom.
Vidi također
Poznati problemi s automatskom primjenom ili preporukom oznaka osjetljivosti
Primijenite oznake osjetljivosti na svoje dokumente i e-poštu unutar sustava Office
Automatska primjena oznake osjetljivosti na sadržaj
Kako oznake osjetljivosti funkcioniraju u aplikacijama sustava Office