Što više poruka e-pošte pošaljete i primate, poštanski sandučić programa Outlook može biti veći. Otvaranje i pretraživanje velikih poštanskih sandučića može potrajati, a mnogi davatelji usluge e-pošte, uključujući Microsoft 365, ograničavaju maksimalnu veličinu poštanskog sandučića. Ako primite poruku da je poštanski sandučić premašio ograničenje veličine, brisanje poruka i mapa može pomoći, no ako podatke pohranite u podatkovnu datoteku programa Outlook (.pst) ili izvanmrežnu podatkovnu datoteku programa Outlook (.ost), veličina te podatkovne datoteke možda se neće automatski smanjiti.
Napomena
Ako koristite POP račun, svi podaci o računu e-pošte, uključujući mape, poruke e-pošte, kontakte, kalendar i informacije o zadacima, pohranjuju se u podatkovnu datoteku programa Outlook (.pst). Ako koristite račun za Microsoft 365, Exchange, IMAP ili Outlook.com, kopija vašeg poštanskog sandučića pohranjuje se u izvanmrežnu podatkovnu datoteku programa Outlook (.ost datoteku).
Da biste smanjili veličinu podatkovne datoteke programa Outlook (.pst) ili izvanmrežne podatkovne datoteke programa Outlook (.ost), podatkovnu datoteku možete ručno sažeti. Odaberite svoju verziju programa Outlook u nastavku da biste vidjeli upute za smanjivanje veličine .pst ili .ost datoteke.
Smanjivanje veličine poštanskog sandučića
Veličinu poštanskog sandučića možete smanjiti na nekoliko načina.
Alat za čišćenje poštanskog sandučića možete koristiti za prikaz veličine poštanskog sandučića i pojedinačnih mapa. Taj vam alat može pomoći i pri traženju starijih ili vrlo velikih poruka koje ćete možda htjeti izbrisati ili premjestiti u podatkovnu datoteku programa Outlook (.pst).
Velik je poštanski sandučić često velika mapa Izbrisane stavke. Alat sadrži gumb za prikaz veličine mape Izbrisane stavke i pražnjenje mape Izbrisane stavke.
Outlook ponekad pohranjuje stavke u sukobu u mapi naziva Sukobi. Sukobi nastaju kada kopija stavke pohranjene na poslužitelju e-pošte nije sinkronizirana s kopijom stavke pohranjene na lokalnom računalu. Alat za čišćenje poštanskog sandučića može izbrisati te sukobe umjesto vas.
Pokretanje alata za čišćenje poštanskog sandučića
- Odaberite karticu Datoteka .
- Odaberite Alati>za čišćenje poštanskog sandučića.
- Odaberite Prikaz veličine poštanskog sandučića, Pronađi stavke starije od, Pronađi veće stavke, Prikaži veličinu izbrisanih stavki, Isprazni mapu Izbrisane stavke, Prikaz veličine sukoba ili Prazni sukobi da biste izvršili željeni zadatak.
Uklanjanje suvišnih poruka pomoću značajke čišćenja razgovora
U dugoj niti poruka e-pošte često se pojavljuje mnogo poruka koje sadrže iste informacije kao i prethodne poruke. Značajka čišćenja razgovora može automatski ukloniti te suvišne poruke. Dodatne informacije potražite u članku Uklanjanje suvišnih poruka pomoću značajke brisanja razgovora.
Traženje velikih poruka
Sve poruke veće od određene veličine možete pretražiti putem okvira za pretraživanje programa Outlook. Kliknite u okvir za pretraživanje i upišite: messagesize:>5 mb. To će pronaći sve poruke veće od 5 MB. Te poruke možete izbrisati ili ih premjestiti u neku drugu podatkovnu datoteku programa Outlook (.pst). Dodatne informacije o premještanju stavki potražite u članku Premještanje ili kopiranje poruka iz jedne mape u drugu.
Smanjivanje veličine podatkovne datoteke programa Outlook (.pst) ili izvanmrežne podatkovne datoteke programa Outlook (.ost)
Ako izbrišete stavke iz podatkovne datoteke programa Outlook (.pst) ili izvanmrežne podatkovne datoteke programa Outlook (.ost), Outlook automatski sažima datoteku u pozadini tijekom neaktivnosti kada ne koristite računalo, ali je Outlook i dalje pokrenut.
Napomena
Outlook sažima datoteku samo ako u datoteci ima više od 20% "razmaka" (neiskorištenog prostora).
Postupak sažimanja možete odmah ručno pokrenuti i prema sljedećim koracima, što može potrajati nekoliko minuta.
Izbrišite sve stavke koje ne želite zadržati i ispraznite mapu Izbrisane stavke .
Odaberite Postavke > računa datoteke>, Postavke računa.
Na kartici Data Files odaberite podatkovnu datoteku koju želite sažeti, a zatim odaberite Postavke.
Napomena: ako koristite račun e-pošte sustava Exchange ili Outlook.com, morate dodatno odabrati karticu >Dodatno – Postavke podatkovne datoteke programa Outlook.
U dijaloškom okviru Podatkovna datoteka programa Outlook odaberite Sažmi sad, a zatim U redu.
Napomena
Nakon sažimanja podatkovne datoteke programa Outlook ne morate zatvoriti Outlook.