Stvaranje i zajedničko korištenje nadzorne ploče s programima Excel i Microsoft Groups

Dohvaćanje podataka

1. Podatke možete kopirati i zalijepiti izravno u Excel ili pak postaviti upit iz izvora podataka. U ovoj smo temi koristili upit Analiza prodaje iz predloška Northwind Traders za Microsoft Access. Ako ga želite koristiti, otvorite Access i idite na Datoteka >Nova > Potražite "Northwind" i stvorite bazu podataka predložaka. Kada to učinite, moći ćete pristupiti svim upitima obuhvaćenima predloškom. Te smo podatke već stavili u radnu knjigu programa Excel, pa ne morate brinuti ako nemate Access.

2. Provjerite jesu li podaci pravilno strukturirani bez redaka ili stupaca koji nedostaju. Svaki redak mora predstavljati pojedinačni zapis ili stavku. Pomoć za postavljanje upita ili, ako je potrebno manipulirati podacima, potražite u članku Dohvaćanje & pretvorbe u programu Excel.

   

3. Ako već nije, podatke oblikujte kao tablicu programa Excel. Kada uvozite podatke iz programa Access, podaci će se automatski uvesti u tablicu.

Stvaranje zaokretnih tablica

1. Odaberite bilo koju ćeliju u rasponu podataka i idite na Umetanje > zaokretne tablice > Novi radni list. Dodatne informacije potražite u članku Stvaranje zaokretne tablice radi analize podataka radnog lista.

2. Dodajte željena polja zaokretne tablice, a zatim oblikujte po želji. Ta će zaokretna tablica biti temelj za druge, pa biste trebali provesti neko vrijeme na prilagodbi stila, izgleda izvješća i općenitog oblikovanja da to ne biste morali raditi više puta. Dodatne informacije potražite u članku Dizajniranje rasporeda i oblika zaokretne tablice.

   U tom smo slučaju stvorili sažetak prodaje najviše razine prema kategoriji proizvoda i sortirani prema polju Prodaja silaznim redoslijedom.

   

   Dodatne informacije potražite u članku Sortiranje podataka u zaokretnoj tablici ili zaokretnom grafikonu.

3. Kada stvorite osnovnu zaokretnu tablicu, odaberite je, a zatim je kopirajte i zalijepite onoliko puta koliko je potrebno da biste ispraznili područja na radnom listu. Te zaokretne tablice, primjerice, mogu mijenjati retke, ali ne i stupce pa smo ih postavili u isti redak s praznim stupcem između svake od njih. No možda ćete morati postaviti zaokretne tablice jedna ispod druge ako mogu proširiti stupce.

   Važno: Zaokretne se tablice ne mogu preklapati, pa provjerite hoće li vaš dizajn omogućiti dovoljno prostora između njih da bi se omogućilo proširivanje i sklapanje ugovora prilikom filtriranja, dodavanja ili uklanjanje vrijednosti.

   U tom ćete trenutku zaokretnim tablicama htjeti dati smislene nazive da biste znali što rade. U suprotnom će im Excel dodijeliti naziv zaokretna tablica1, zaokretna tablica2 i tako dalje. Možete odabrati svaki, a zatim idite na Alati zaokretne tablice > analiza > u okvir Naziv zaokretne tablice unesite novi naziv. To će biti važno kada dođe vrijeme za povezivanje zaokretnih tablica s rezačima i kontrolama vremenske crte.

   

Stvaranje zaokretnih grafikona

1. Kliknite bilo gdje u prvoj zaokretnoj tablici i idite na Alati zaokretne tablice > analiza > zaokretnog grafikona > odaberite vrstu grafikona. Odabrali smo kombinirani grafikon s grafikonom Prodaja kao grupirani stupčasti grafikon, a % ukupnog zbroja kao linijski grafikon iscrtan na sekundarnoj osi.

   

2. Odaberite grafikon, a zatim na kartici Alati zaokretnog grafikona veličinu i oblikovanje po želji . Dodatne informacije potražite u našoj seriji o oblikovanju grafikona.

3. Ponovite za svaku od preostalih zaokretnih tablica.

4. Sada je pravo vrijeme za preimenovanje zaokretnih grafikona. Idite na Alati zaokretnog grafikona > analiza > u okvir Naziv grafikona unesite novi naziv.

Dodavanje rezača i vremenske crte

Rezači i vremenske crte omogućuju brzo filtriranje zaokretnih tablica i zaokretnih grafikona da biste vidjeli samo informacije koje su vam važne.

1. Odaberite bilo koju zaokretnu tablicu i idite na Alati zaokretne tablice > Analiziraj > filtar > Umetni rezač, a zatim provjerite svaku stavku koju želite koristiti za rezač. Za ovu nadzornu ploču odabrali smo Kategorija, Naziv proizvoda, Ime zaposlenika i Korisnika. Kada kliknete U redu, rezači će biti dodani na sredinu zaslona, složeni jedan na drugi, pa ćete ih po potrebi morati rasporediti i mijenjati im veličinu.

   

2. Mogućnosti rezača – ako kliknete neki rezač, idite na Alati za rezače > Mogućnosti i odaberite razne mogućnosti, kao što su Stil i broj stupaca koji se prikazuju. Više rezača možete poravnati tako da ih odaberete pomoću prečaca Ctrl + klik lijevom tipkom miša, a zatim upotrijebite alate Poravnanje na kartici Alati za rezače.

3. Veze rezača – rezači će se povezati samo sa zaokretnom tablicom koju ste koristili za njihovo stvaranje, pa morate odabrati svaki rezač, a zatim otvoriti Alati za rezače > Mogućnosti> Veze izvješća i provjeriti koje zaokretne tablice želite povezati sa svakom od njih. Rezači i vremenske crte mogu upravljati zaokretnim tablicama na bilo kojem radnom listu, čak i ako je radni list skriven.

   

4. Dodavanje vremenske crte – odaberite bilo koju zaokretnu tablicu i idite na Alati zaokretne tablice > analiza > filtar > Umetni vremensku traku, a zatim provjerite svaku stavku koju želite koristiti. Za ovu nadzornu ploču odabrali smo Datum narudžbe.

5. Mogućnosti vremenske trake – kliknite vremensku traku, a zatim idite na Alati vremenske > mogućnosti i odaberite mogućnosti kao što su Stil,Zaglavlje i Opis. Odaberite mogućnost Veze izvješća da biste povezali vremensku crtu sa zaokretnim tablicama po vašem izboru.

Saznajte više o rezačima ikontrolama vremenske crte.

Sljedeći koraci

Nadzorna ploča sada je funkcionalno dovršena, ali je vjerojatno i dalje morate rasporediti na željeni način i izvršiti konačne prilagodbe. Možda ćete, primjerice, htjeti dodati naslov izvješća ili pozadinu. Za nadzornu ploču dodali smo oblike oko zaokretnih tablica i isključili naslove i crte rešetke na kartici Prikaz.

Obavezno testirajte sve rezače i vremenske crte da biste bili sigurni da se zaokretne tablice i zaokretni grafikoni ponašaju na odgovarajući način. Ako neka zaokretna tablica želi prilagoditi i preklapati neku drugu, što ne može učiniti i prikazat će se poruka o pogrešci, može doći do situacija u kojima određeni odabiri uzrokuju probleme. Ti bi se problemi trebali ispraviti prije distribucije nadzorne ploče.

Kada završite s postavljanjem nadzorne ploče, možete kliknuti karticu "Zajedničko korištenje nadzorne ploče" pri vrhu ove teme da biste saznali kako je distribuirati.