Plan datoteke primarni je dokument za planiranje upravljanja zapisima u programu SharePoint. Iako se tarife datoteka mogu razlikovati u svim tvrtkama ili ustanovama, obično:
-
Opišite vrste stavki koje tvrtka ili ustanova prepoznaje kao zapise.
-
Opišite kojoj se širokoj kategoriji zapisa stavke pripadaju.
-
Naznačite gdje se zapisi pohranjuju.
-
Opišite razdoblja zadržavanja za zapise.
-
Razgraničiti tko je odgovoran za upravljanje raznim vrstama zapisa.
U ovom se članku opisuje sadržaj plana datoteka i sažima kako stvoriti plan datoteka za svoju organizaciju. Članak vas usmjerava i na radni list na kojem možete snimiti plan datoteke.
Prepoznavanje vrsta zapisa
Za određivanje aktivnih dokumenata u tvrtki ili ustanovi može se proglasiti zapisima potrebna je suradnja upravitelja zapisa, odvjetnika, službenika za usklađenost i upravitelja sadržajem. Imajte na umu da, čak i ako vaša tvrtka nije u visoko reguliranoj industriji, postoje opći zakoni koji bi mogli obvezati vašu korporaciju da čuva evidenciju. Uz opće poslovne zakone morate procijeniti pravne preduvjete koji su specifični za vašu tvrtku.
Ovaj članak izvan je opsega da biste navedite više od općenitih informacija o tome kako utvrditi što je zapis u vašoj tvrtki ili ustanovi. Vaša tvrtka vjerojatno već radi na nekom obliku upravljanja zapisima i ispunila je većinu uloge upravljanja zapisima koje su vam potrebne, a možda već imate taksonomiju zapisa.
Općenito, da biste utvrdili što su zapisi u tvrtki ili ustanovi:
-
Razumijevanje zakonskih obaveza i poslovnih potreba tvrtke.
-
U zajedničkim nastojanjima u odjeljcima tvrtke ili ustanove analizirajte način na koji se koriste aktivni dokumenti.
-
Izradite popis vrsta dokumenata koji bi trebali postati zapisi. Možete, primjerice, odrediti da se sljedeće zadržava kao zapisi:
-
Ugovori za najam korporativnog prostora.
-
Dokumenti povezani s pogodnostima zaposlenika.
-
Dokumenti povezani s istraživanjem i razvojem proizvoda.
-
-
Kategorizirajte zapise. Zapisi u istoj kategoriji često imaju ista razdoblja zadržavanja i mogu zahtijevati sličan tretman na druge načine.
Zabilježite podatke koje ste prikupili. Zabilježite vrstu zapisa, kategoriju kojoj pripadaju zapisi te vrste i kratak opis vrste zapisa.
Slijedi ogledni radni list:
|
Vrsta zapisa |
Kategorija zapisa |
Opis |
|---|---|---|
|
Planovi pogodnosti, planovi osiguranja, planovi za mirovinu |
Opisi pogodnosti zaposlenika |
Opisi svih planova pogodnosti zaposlenika. |
|
Vremenske tablice za plaće, dodatne informacije o platnim listovima |
Zapisi plaća |
Sažeci radnog vremena, prekovremeni rad i plaća. |
|
Fakture dobavljača |
Fakture |
Zapisi proizvoda ili usluga kupljenih od dobavljača. |
|
Ankete o proizvodima, upitnike, priručnici za obuku, videozapisi za obuku |
Materijali za obuku |
Pruža internu ili vanjsku obuku. |
|
Obrasci za dostavu, izvješća o otpremi |
Zapisi o otpremi |
Dokumentima se otprema materijala. |
|
Priopćenja za tisak, novinski članci |
Priopćenja za tisak |
Informacije o odnosima s javnošću o proizvodima i uslugama. |
|
Obrasci za prijavu u hitnim slučajevima, obrasci za prijavu u medicinski plan, životopisi, izvješća o statusu pogodnosti |
Osobni zapisi |
Evidencija povijesti zapošljavanja pojedinaca i povezanih aktivnosti osoblja. |
Dovršite plan datoteke
Kada utvrdite koji će se dokumenti zadržati kao zapisi, a nakon stvaranja skupa kategorija zapisa, dovršite plan datoteke pružanjem dodatnih informacija o svakoj vrsti zapisa. Navedite sljedeće:
-
Koliko dugo treba zadržati svaku vrstu zapisa.
-
Način na koji se zapisi moraju zbrinuti kada razdoblje zadržavanja istekne.
-
Who je voditelj primarnih zapisa za zapise te vrste.
-
U kakve su vrste medijskih sadržaja pohranjeni zapisi te vrste.
Slijedi dovršeni ogledni plan datoteke:
|
Zapisi |
Opis |
Medijski sadržaji |
Kategorija zapisa |
Zadržavanje |
Disposition |
Kontakt |
|---|---|---|---|---|---|---|
|
Tarife od 401 k |
Opis plana primanja zaposlenika. |
Web-stranice |
Planovi pogodnosti zaposlenika |
X godina |
Nema |
Kathi Flood |
|
Planovi osiguranja |
Opis plana osiguranja zaposlenika. |
Ispis |
Planovi pogodnosti zaposlenika |
X godina |
Nema |
Reshma Patel |
|
Planovi mirovina |
Opis plana mirovine zaposlenika. |
Ispis |
Planovi pogodnosti zaposlenika |
X godina |
Nema |
Reshma Patel |
|
Vremenske tablice za plaće |
Sažeci radnog vremena, plaćeni prekovremeni rad i plaće. |
Elektronički dokumenti |
Zapisi plaća |
X godina |
Uništiti |
Reshma Patel |
|
Dodatne informacije o obračunu plaća |
Sažeci vremena za bolovanja, vremena za godišnji odmor i ostalih ne plaćanih stavki. |
Elektronički dokumenti |
Zapisi plaća |
X godina |
Uništiti |
Reshma Patel |
|
Fakture dobavljača |
Zapisi proizvoda ili usluga kupljenih od dobavljača. |
Ispis |
Fakture |
X godina |
Uništiti |
Eric Lang |
|
Ankete o proizvodima |
Anketa o zadovoljstvu korisnika. |
Web-stranice |
Materijali za anketu |
X godina |
Arhiva |
Zorica Crnić |
|
Upitnik |
Upitnik za određivanje demografskih podataka korisnika. |
Ispis |
Materijali za anketu |
X godina |
Arhiva |
Zorica Crnić |
|
Priručnici za obuku |
Sadržaj za obuku koji se teško kopira. |
Ispis |
Materijali za obuku |
X godina |
Uništiti |
Zorica Crnić |
|
Videozapisi obuke |
Sadržaj videotečavanja. |
Videozapis |
Materijali za obuku |
X godina |
Uništiti |
Zorica Crnić |
|
Obrasci za dostavu |
Konfiguracija pošiljki materijala |
Ispis |
Otpremni materijali |
X godina |
Uništiti |
Eric Lang |
|
Izvješća o otpremi |
Dokumentacija o otpremi materijala. |
Elektroničke proračunske tablice |
Otpremni materijali |
X godina |
Uništiti |
Eric Lang |
|
Priopćenja za tisak |
Izdanja o proizvodima i uslugama. |
Elektronički dokumenti |
Informacije o odnosima s javnošću |
X godina |
Arhiva |
Zorica Crnić |
|
Novinski članci |
Novosti o proizvodima i uslugama. |
Ispis |
Informacije o odnosima s javnošću |
X godina |
Arhiva |
Zorica Crnić |
|
Listovi kontakata za hitne slučajeve |
Podaci o zaposleniku. |
Elektronički dokumenti |
Osobni zapisi |
X godina |
Uništiti |
Reshma Patel |
|
Obrasci za prijavu na medicinski plan |
Obrasci za registraciju zaposlenika za zdravstvene planove. |
Elektronički dokumenti |
Osobni zapisi |
X godina |
Uništiti |
Reshma Patel |
|
Životopisi |
Životopisi primljeni. |
Miješano |
Osobni zapisi |
X godina |
Uništiti |
Reshma Patel |
Napomena: Primjer ranije u ovom odjeljku primjer je. To nije preporuka za određene postavke plana datoteka. Da biste pojačali da je to primjer, a ne preporuka pravilnika o upravljanju zapisima, ne isporučuju se razdoblja zadržavanja.
