Pravila su poslužiteljska ili isključivo klijentska ovisno o uvjetima i akcijama koje primijenite na njih.
Poslužiteljska pravila koriste uvjete i akcije kojima upravlja poslužitelj sustava Exchange i ta se pravila izvode bez obzira na to jeste li prijavljeni u Outlook na računalu. Primjer poslužiteljskog pravila:
Šalje <osobe ili popis za raspodjelu na globalnom popisu adresa ili popisu kontakata>, premjesti u mapu <navedena mapa>
To pravilo koristi sve podatke s poslužitelja sustava Exchange, primjerice za premještanje poruke pošiljatelja s globalnog popisa adresa u određenu mapu u poštanskom sandučiću sustava Exchange. No ako mapa u koju premještate poruku postoji samo na vašem računalu, pravilo postaje isključivo klijentsko.
Isključivo klijentska pravila imaju najmanje jedan uvjet ili akciju koji koriste neku značajku programa Outlook i ne izvode se dok se ne prijavite u Outlook pomoću računa koji ste koristili za stvaranje pravila. Ovo je, primjerice, isključivo klijentsko pravilo:
Šalje <osobe ili popis za raspodjelu>, obilježi poruku zastavicom za <reproduciraj zvuk>
U ovom se primjeru traži da pravilo reproducira zvuk kada primite poruku i taj uvjet može izvoditi samo Outlook, zbog čega je to isključivo klijentsko pravilo.
Primjeri uobičajenih uvjeta koji se navode u pravilu koji ga čine isključivo klijentskim pravilom:
-
S određenim riječima u predmetu
-
Obilježeno kao važnost
-
Obilježeno kao osjetljivost
-
Obilježeno zastavicom za akciju
-
S određenim riječima u tijelu
-
S određenim riječima u zaglavlju poruke
-
S određenim riječima u primateljevoj adresi
-
S određenim riječima u pošiljateljevoj adresi
-
Dodijeljeno kategoriji
Primjeri uobičajenih akcija koji se navode u pravilu koji ga čine isključivo klijentskim pravilom:
-
Dodijeli kategoriji
-
Trajno to izbriši
-
Obilježi poruku zastavicom za stvori upute za daljnji rad
-
Ukloni zastavicu poruke
-
Ispiši to
-
Reproduciraj zvuk
-
Obilježi kao pročitano
-
Prikaži određenu poruku u prozoru Upozorenja o novim stavkama
-
Prikaži upozorenje na radnoj površini
