Uvod u vanjske podatke

Pomoću servisa za poslovno povezivanje možete povezati vanjske podatke s web-mjestom sustava SharePoint i koristiti ga kao da je porijekom s web-mjesta. Ovdje je zbirka informacija o tome što su vanjski podaci, gdje ga mogu nabaviti te kako ga koristiti.

Prikaz vanjskih podataka

Dodatne informacije potražite u članku Traženje sadržaja o vanjskim podacima.

Sadržaj članka

Razumijevanje velike slike

Zašto koristiti vanjske podatke?

Tri ključna scenarija

Doći do toga jest polovica zabave

Koji šešir nosiš?

Polaganje temelja

Upoznajte okruženje sustava SharePoint

Dohvaćanje odgovarajućeg softvera

Pravilno postavljanje softvera

Mudro odabir vanjskih podataka

Razmislite o performansama

Prva praksa sigurnosti

Postavljanje kamena temeljaca: vrste vanjskog sadržaja

Površinski vanjski podaci u proizvodima sustava SharePoint

Čitanje i zapisivanje podataka na vanjskim popisima

Dodavanje stupaca vanjskih podataka u popise i biblioteke

Stvaranje rješenja s web-dijelovima poslovnih podataka

Korištenje vanjskih podataka na stranici profila, akcija ili pretraživanje

Korištenje vanjskih podataka u tijekovima rada

Površinski vanjski podaci u proizvodima sustava Office

Analiza vanjskih podataka u programu Excel

Dodavanje vanjskih podataka u dokumente programa Word

Sinkroniziranje vanjskih podataka u programu Outlook

Poboljšanje pristupa vanjskim podacima pomoću obrazaca programa InfoPath

Dodavanje vanjskih podataka u objavljene dijagrame programa Visio

Uvoz i osvježavanje vanjskih podataka u programu Access

Razumijevanje velike slike

Postoje brojni razlozi za korištenje vanjskih podataka. I mali tim može učiniti velike stvari kada se zajednički koristi za stvaranje poslovnog rješenja na temelju vanjskih podataka. Evo kako se to često radi i nagrada koje može dati.

Zašto koristiti vanjske podatke?

Dok koristite proizvode sustava SharePoint da biste pojednostavniti poslovne aktivnosti, možda ćete morati uključiti vanjske podatke, kao što su baze podataka, poslovne aplikacije i web-servisi. No, ovaj vanjski podaci često kao osamljeni otok koji je ograničen na privilegirane osobe, ili samo jednostavno teško doći do. Postoji li način da se ti vanjski podaci glatko nalaze u proizvodima sustava SharePoint, kao i proizvodima sustava Office, da biste mogli koristiti poznato sučelje i dodatno poboljšati svoj posao?

To je ono o čemu se radi u servisima za poslovno povezivanje. Omogućuje sigurnu, učinkovitu, čitanje/zapisivanje pristupa širokom rasponu vanjskih podataka. To se vrši pomoću sveobuhvatnog okvira koji nudi standardne sučelja korisnika i programiranja. Osim toga, možete stvoriti širok spektar poslovnih rješenja, bez kodova, kompozitnih rješenja sustava SharePoint za jednostavne međuaktivnosti i rješenja koja se temelje na kodom za napredne potrebe. Na primjer, možete učiniti sljedeće:

  • Stvaranje vanjskog popisa podataka za zaposlenike sustava SharePoint pohranjenih u pozadinskoj bazi podataka koju korisnici mogu čitati i pisati, slično kao i izvorni popis sustava SharePoint.

  • Povežite ažurirane podatke o klijentu u sustavu tvrtke ili ustanove za planiranje resursa (ERP) kao skup kontakata programa Outlook, pa čak i omogućite izvanmrežni pristup.

  • Stvaranje rješenja za planiranje događaja koja se povezuje s kontroliranom linijom poslovnih aplikacija, ali koristi kalendar sustava SharePoint za sve da bi se vidjeli.

  • Stvorite aplikaciju Microsoft Silverlight s cool vizualnim korisničkim sučeljem koji funkcionira s vanjskim podacima s weba.

Ukratko, servisi za poslovno povezivanje omogućuju povezivanje s njima, interakciju s njima i otključavanje vrijednosti vanjskih podataka.

Vrh stranice

Tri ključna scenarija

Želite li čuti više? Evo tri primjera bitnih rješenja koja se temelje na servisima za poslovno povezivanje.

Služba za pomoć    Veliki Enterprise ima pomoćnu službu koja sadrži unutarnju tehničku podršku. Zahtjevi za podršku i baza znanja za tehničku podršku pohranjuju se u vanjsku bazu podataka, ali su u potpunosti integrirane na web-mjesto sustava SharePoint pomoću vanjskih popisa i web-dijelova poslovnih podataka. Zaposlenici za informacije mogu pregledavati i svoje sadašnje zahtjeve u Microsoft Outlook 2013 online. Stručnjaci za tehničku podršku mogu pregledavati zahtjeve koji su im dodijeljeni u Outlook 2013 mrežnom i izvanmrežnom pristupu. Tijekovi rada automatski upravljaju pitanjima podrške putem svake faze: otvoreni, dodijeljeni, Eskalirani, riješeni i zatvoreni. Menadžeri u timu za tehničku podršku s odgovarajućom dozvolom mogu pregledavati nadzorne ploče u kojima se prikazuju izvještaji o sustavu pomoći koji upućuju na broj problema s podrškom dodijeljenim svakom specijalistu za podršku, najtekućim ili kritičnim problemima te broj incidentima za podršku koje upravlja svaki specijalist za podršku tijekom određenog vremenskog razdoblja. Menadžeri mogu izvoziti podatke i Microsoft Excel 2013 za daljnju detaljnu analizu pomoću uvjetnog oblikovanja i grafikona.

Tragač izvođača    Agencija za talente integrira svoju bazu podataka umjetnika na svoje interno timsko web-mjesto sustava SharePoint, što obuhvaća potpuni popis umjetnika, njihove podatke za kontakt i rasporede performansi. Podaci za snimanje u obliku predložaka dokumenata programa Word generirani su i automatski ispunjeni najnovijim informacijama o izvođaču. Tijek rada vodi svaki ugovor putem različitih faza. Agenti mogu dodati nove umjetnike na vanjski popis pomoću obrasca programa InfoPath. Pomoću ovog rješenja agent za talente uvijek ima informacije koje su im potrebne u neposrednoj blizini, a mogu obavljati i brojne ključne zadatke pomoću poznatih proizvoda sustava Office.

Stranica Čarobnjaka za traženje na kojoj odabirete polja    Aplikacija nadzorna ploča za prodaju korisnicima omogućuje brzo pronalaženje naloga za prodaju i informacija o kupcu upravljanih u sustavu upravljanje odnosima s kupcima (CRM). Ovisno o ulogama i pripadajućim dozvolama, članovi tima mogu pregledavati informacije o prodaji analitičkih podataka, podatke o izvedbi pojedinih članova tima, prodajne potencijalne klijente i podatke o kontaktu i narudžbe korisnika. Prodajni profesionalci mogu pregledavati dnevne kalendare, pregledavati zadatke koje su im dodijelili menadžeri, surađivati s članovima tima i čitati vijesti iz industrije. Dijagram programa Visio prodajnih područja Maps prodaje se svaki mjesec i sadrži podatke o živom iz pozadinsku bazu podataka koja se jednostavno osvježava. Pomoću dokumenta programa Word menadžeri mogu brzo autorstvo mjesečno izvješće o statusu koje automatski obuhvaća podatke iz vanjskih sustava.

Vrh stranice

Doći do toga jest polovica zabave

Servisi za poslovno povezivanje kao veliki su kišobran koji obuhvaća mnoge značajke sustava SharePoint i Office. No, ona ne funkcionira "izvan okvira" jer je svaki vanjski izvor podataka jedinstven, a svaka tvrtka ili ustanova ima specifične potrebe. Kada postavite temelje, na-premisi ili oblaku, možete smjestiti vanjske podatke unutar proizvoda sustava SharePoint i proizvoda sustava Office. Kada radite s vanjskim podacima, obično prelazite kroz tri različite faze:

Faza temeljnog rada    Tijekom ove faze namjeravate, pripremiti i postaviti način pristupa vanjskim podacima. To obično znači blisko surađuju s administratorom, a ponekad i razvijatelj da bi razumio što se mora dogoditi. Važni ciljevi identificiraju poslovne i tehničke preduvjete, pripremaju vanjski izvor podataka, osiguravaju siguran pristup podacima pomoću servisa za sigurnu pohranu i postavljanje općeg rješenja. Ključni je cilj stvaranje vrste vanjskog sadržaja, što je detaljan paket veza, metapodataka i drugih podataka koji se koriste za dohvaćanje vanjskih podataka.

Faza sustava SharePoint    Kada je temelj postavljen, na razne načine možete površno riješiti vanjske podatke u proizvodima sustava SharePoint, uključujući vanjske popise, stupce s vanjskim podacima, web-dijelove poslovnih podataka, tijekove rada, rezultate pretraživanja, stranice profila, akcije, aplikacije za SharePoint i komponente sustava SharePoint koje se temelje na kodu ili rješenja.

Faza sustava Office    Kada stvorite pristup vanjskim podacima u proizvodima sustava SharePoint, sada možete staviti podatke u razne proizvode sustava Office (uključujući Excel, Word, Outlook, Visio, Access i InfoPath), aplikacije za Office i komponente sustava Office koje se temelje na kodu, dodatke ili rješenja.

Tri faze razvoja

Više pojedinosti o svim tim značajkama možete pronaći u nastavku ovog članka.

Vrh stranice

Koji šešir nosiš?

Razvijanje rješenja na temelju vanjskih podataka obično je timski rad, a način na koji radite ovisi o vašoj ulozi. Na sljedećem su dijagramu prikazani prikaz uloga i rješenja uključenih u ukupni životni ciklus razvoja.

Uloge i zadaci životnog ciklusa razvoja

Users    Korisnici sastavljaju jednostavna rješenja pomoću osnovnih mogućnosti proizvoda sustava SharePoint i proizvoda sustava Office. Primjeri obuhvaćaju sljedeće:

  • Stvaranje vanjskog popisa, različitih prikaza popisa i dodavanje različitih filtara i sortira.

  • Izvoz vanjskog popisa radi Excel 2013 za daljnju analizu podataka.

  • Povezivanje vanjskog popisa radi Outlook 2013 za rad s vanjskim podacima na internetu i izvan mreže.

Napredni korisnici    Napredni korisnici stvaraju jednostavne do srednje, ne-kod poslovnih rješenja i često zahtjevaju vještine poslovnog analitičara da razumiju sustave baze podataka i cjelovite poslovne procese u tvrtki ili ustanovi. Oni također obavještavaju zahtjeve administratorima i programerima, kao i poslovnim menadžerima i možda dizajnerima web-mjesta. Primjeri obuhvaćaju sljedeće:

  • Stvaranje vrste vanjskog sadržaja pomoću Microsoft SharePoint Designer 2013.

  • Stvaranje stupaca vanjskih podataka u bibliotekama i povezivanje stupaca s kontrolama sadržaja u prilagođenom predlošku programa Word, kao što je ugovor ili faktura.

  • Prilagođavanje obrazaca programa InfoPath radi zamjene zadanih obrazaca popisa sustava SharePoint.

  • Dizajniranje web-stranice koja povezuje web-dijelove poslovnih podataka na koristan način za stvaranje radnog prostora podataka.

  • Stvaranje rješenja utemeljenog na programu Outlook koje pruža prilagođene obrasce, prikaze, naredbe vrpce, radnje i okna zadatka.

  • Stvaranje tijeka rada koji koristi podatke vanjskog popisa.

Administratori    Administratori upravljaju korisničkim dozvolama i sigurnošću za nekoliko različitih komponenti sustava SharePoint, uključujući vrstu vanjskog sadržaja i vanjsku bazu podataka. Ključna aktivnost obuhvaća postavljanje odredišnog servisa sigurne pohrane, mapiranje vjerodajnica i određivanje najboljih metoda provjere autentičnosti. Drugi primjeri operacija obuhvaćaju sljedeće:

  • Upravljanje i postavljanje vanjskog pristupa podacima, dozvola i upita.

  • Uvoz i izvoz vrsta vanjskih sadržaja iz spremišta metapodataka za povezivanje s poslovnim podacima.

  • Postavljanje prilagođenih stranica profila, akcija i rezultata pretraživanja.

Programeri    Programeri stvaraju raznolikost prilagođenih rješenja koja se nalaze na ciljanim i višekratnim komponentama u naprednim rješenjima koja se temelje na kodu. Primjeri obuhvaćaju sljedeće:

  • Napredne vrste vanjskih sadržaja razvijene u programu Microsoft Visual Studio, kao što su prilagođene vrste polja koje koriste složene hijerarhijske podatke.

  • Skupne podatke iz više servisa prikazanih kao jednostruki BDC model.

  • Ponovno iskoristive komponente, prilagođeni web-dijelovi, prilagođene aktivnosti tijeka rada i kod-iza obrazaca programa InfoPath.

  • Prilagođeni vanjski dijelovi podataka za rješenja programa Outlook.

  • Aplikacije programa Microsoft Silverlight i dodaci sustava Office.

  • Prilagođena upozorenja pomoću okvira događaja.

  • Prilagođene veze ili rješenja pomoću upravljanog koda.

Vrh stranice

Polaganje temelja

Bez obzira na vanjsko rješenje podataka koje odlučite stvoriti, morate stvoriti snažan temelj, a to znači: dobivanje i postavljanje odgovarajućeg softvera, odabir i priprema vanjskog izvora podataka, uključivanje sustava SharePoint Services i računi te stvaranje vrste vanjskog sadržaja.

Upoznajte okruženje sustava SharePoint

Kada koristite ili stvarate vanjsko rješenje podataka, postoje razlike u značajkama i funkcijama koje biste trebali imati na umu na temelju okruženja sustava SharePoint:

  • Na-premisi    Ako stvorite rješenje u kojem su korisnici i rješenje u cijelosti na lokaciji (iza vatrozida), podržane su sve značajke servisa za poslovno povezivanje.

  • Oblak    Ako koristite SharePoint (tarifu 2, E3 i E4) u Microsoft 365, dostupni su podskup značajki. Na primjer, vanjski popisi, web-dijelovi poslovnih podataka i okvir događaja podržani su, no stranice profila, akcije i okvir poveznika nisu. Osim toga, možete se povezati samo s tim izvorima podataka: WCF Web Services, OData i SQL Server Azure.

  • Hibrid    Vaša tvrtka ili ustanova možda već ima značajna ulaganja u izvore izvora podataka, kao što su poslovne aplikacije i ERP sustavi. No vaša tvrtka ili ustanova može biti i u hibridnom okruženju sustava SharePoint, u kojem su neki zaposlenici na lokaciji, a neki u oblaku. U hibridnom okruženju možete stvoriti i hibridnu vanjsku podatkovnu otopinu da bi korisnici u oblaku mogli pristupiti izvornom izvoru podataka. Korisnik može, primjerice, dovršiti izvješće o troškovima dok je na poslovnom putovanju pomoću sustava SharePoint, a naknade se mogu odmah pomiriti s aplikacijom SAP sustava. Možete se spojiti na bilo koji podržani izvor podataka, ali morate koristiti OData servise i opsežan razvoj i konfiguraciju.

Dohvaćanje odgovarajućeg softvera

Značajke servisa za poslovno povezivanje (BCS) distribuiraju se u različitim izdanjima sustava SharePoint. Pomoću sljedeće tablice pomoći će vam da napravite pravi odabir.

Značajka servisa za poslovno povezivanje

SharePoint Foundation 2013

SharePoint Server 2013 (standardno)

SharePoint Server 2013 (Enterprise)

SharePoint (SPO)
tarifa 2
(E3, E4)

Komentari

Vanjski popis

Stupac vanjski podaci

Servisi za povezivanje s poslovnim podacima

SPO podržava samo WCF i SQL Server Azure konektore

Servis za sigurnu pohranu

SPO podržava samo grupe vjerodajnica

Pretraživanje vanjskih podataka

Stranice profila

Radnje

Web-dijelovi poslovnih podataka

Podrška za Office Product

Obogaćeni klijentsko proširenje *

BCS u opsegu aplikacija

Okvir poveznik

Okvir događaja

OData konektor

BCS OM APIs

Hybrid (SPO do na-premisi)

Samo pomoću OData konektora

* Obuhvaća kontrole obrasca za prikaz vanjskih podataka i rasporeda za prikaz podataka u oknu zadatka programa Outlook i regiji obrasca. Dostupno samo u programu Microsoft Office Professional Plus 2013.

Vrh stranice

Pravilno postavljanje softvera

Kada instalirate odgovarajući softver, provjerite jeste li ga pravilno postavili. Posebno:

Priprema vanjskog izvora podataka    Administrator će možda morati stvoriti račun i dati dozvole za izvor podataka da bi se osiguralo da pravi korisnici imaju pristup podacima i da podaci ne završe u pogrešnim rukama. U vanjskoj bazi podataka administrator možda želi stvoriti određene tablice, prikaze, upite i tako dalje da bi rezultate ograničili na samo ono što je potrebno i da bi poboljšao performanse.

Konfiguriranje servisa SharePoint Services    Administrator mora aktivirati servise za povezivanje s poslovnim podacima, servis za sigurnu pohranu i Visio Services.

Konfiguriranje servisa za sigurnu pohranu    Administrator mora odrediti najbolji način pristupa vanjskom izvoru podataka, stvoriti ciljnu aplikaciju te postaviti vjerodajnice za ciljnu aplikaciju.

Konfiguriranje servisa za povezivanje s poslovnim podacima    Administrator mora provjeriti je li korisnik koji je stvorio vrstu vanjskog sadržaja ima dozvolu za pohranu metapodataka za povezivanje s poslovnim podacima (BDC) i da prikladni korisnici imaju pristup vrsti vanjskog sadržaja na kojem se temelji vanjski popis.

Provjerite jesu li proizvodi sustava Office spremni za korištenje    Da biste sinkronizirali vanjske podatke s proizvodima sustava Office, morate imati Windows 7 ili noviji i sljedeće besplatne softverske proizvode, SQL Server Compact 4,0, .NET Framework 4 i WCF podatkovne servise 5,0 za OData v3 na svakom klijentskom računalu (ako je potrebno, automatski će se zatražiti da preuzmete softver). Provjerite je li omogućena i mogućnost instalacije sustava Office, Servisi za poslovno povezivanje (to je zadano). Tom se mogućnošću instalira značajka klijentskog servisa za poslovno povezivanje koja sadrži sljedeće: predmemorija i sinkronizira se s vanjskim podacima, preslikava poslovne podatke u vrste vanjskog sadržaja, prikazuje odabir vanjskih stavki u proizvodima sustava Office i izvodi prilagođena rješenja unutar proizvoda sustava Office.

Vrh stranice

Mudro odabir vanjskih podataka

Možete raditi s širokim rasponom vanjskih izvora podataka, uključujući baze podataka, sustave za planiranje resursa (ERP), OData i napredne konektore.

Baze podataka    Organizacije i tvrtke svih oblika i veličina ovise o bazama podataka za njihove dnevne operacije. Baze podataka sadrže široku paletu vrsta podatka, uključujući tekst, brojeve, slike i dokumente te imaju mnoge svrhe, uključujući financije, proizvodnja, osiguranje i web-mjesta tvrtke koje se pokreću s podacima. Česte podržane baze podataka obuhvaćaju: Microsoft SQL Server, Oracle, IBM DB2 i bilo koju bazu podataka koja je u skladu sa standardom ODBC ili OLE DB sučelja.

ERP sustavi    ERP sustavi integriraju linije-of-Business podatke i procese u cijeloj tvrtki ili ustanovi i obavljaju mnoge temeljne aktivnosti za bilo koje tvrtke, uključujući sljedeće:

Business (funkcija)

Poslovni proces

Financije i računovodstvo

Opća knjiga, dugovanja i potraživanja, Upravljanje gotovinom, dugotrajna imovina i budžetiranje

Ljudski resursi

Plaćanje, obuka, pogodnosti, mirovina, regrutiranje i upravljanje raznovrsnosti.

Upravljanje odnosima s klijentima (CRM)

Prodaja i marketing, provizije, servis, kontakt s klijentom i centar za pozive.

Proizvodne tvrtke

Inženjering, sastavnica, radni nalozi, zakazivanje, upravljanje tijeka rada, kontrola kvalitete i upravljanje životnim ciklusom proizvoda.

Opskrbni lanac

Inventar, unos narudžbe, kupnja, planiranje, inspekcija i obrada potraživanja.

Upravljanje projektima

Troška, naplata, vrijeme i trošak, jedinice performansi i upravljanje aktivnostima.

Zajednički podržani ERP sustavi obuhvaćaju SAP, duet, Microsoft Dynamics, Siebel i JD Edwards.

OData    Otvoreni podatkovni protokol (OData) sadrži standard za stvaranje (objavljivanje), čitanje (dohvaćanje), ažuriranje (stavljanje) i brisanje (brisanje) operacija koje pristupaju web-servisima. Razmislite o OData kao web-based ekvivalentni ODBC i OLE DB. Podaci se vraćaju u obliku XML-a ili JavaScripta Object notacija (JSON). Česti OData izvori obuhvaćaju poznata web-mjesta (kao što su Amazonke, E-Bay, Azure, tržište podataka i Netflix), baze podataka, pa čak i druga web-mjesta sustava SharePoint.

Napredni poveznici    Za druge izvore podataka programer može pružiti napredni pristup vanjskim podacima prema:

  • Korištenje ADO.NET, čime se omogućuje pristup bilo kojem izvoru podataka s davatelja usluge ADO.NET.

  • Korištenje WCF-a i web-servisa, koji omogućuje pristup web-servisima i sustavu Windows Communication Foundation (WCF).

  • Pomoću sklopova za .NET Connectivity, koji omogućuje pristup izvorima podataka kada davatelj usluge ADO.NET ili web-servis nije dostupan.

  • Pretvaranje nepodržane vrste vlasničkih podataka u podržane vrste podataka sustava .NET.

  • Stvaranje prilagođenih rješenja za veće izvore podataka s često promjenjivim strukturama podataka za koje su potrebne prilagođene podatkovne veze, načini prijenosa i instalacija poveznika.

Vrh stranice

Razmislite o performansama

Bilo koje poslovno rješenje mora uzeti u obzir performanse, a vanjski podaci nisu iznimka. Na sreću, servisi za poslovno povezivanje dizajnirani su da ublaže mnoga uska grla performansi i zabrinutost. Općenito, dohvaćanje podataka, stranična mogućnost, filtriranje i sortiranje Učitano je na vanjski izvor podataka da bi se smanjila memorija i obrada resursa potrebnih za proizvode sustava SharePoint.

Uz to, servisi za poslovno povezivanje imaju ugrađene predmemorirane podatke na poslužitelju (predmemorija servisa za poslovno povezivanje) i klijentskih računala (predmemorija za poslovnu povezivost Services Client Runtime) i možda neće odmah prikazati najnovije vrijednosti iz vanjskog podatkovnog sustava. No možete prilagoditi interval osvježavanja na temelju potreba korisnika i rješenja koja stvarate. Nije potrebno da svi korisnici odmah vide ažurirane podatke, ali ako to učine, mogu, primjerice, osvježiti vanjski popis ili mapu Kontakti programa Outlook.

Mogućnost izvanmrežnog rada na klijentskom računalu znači da korisnici mogu produžiti rad bez veze s vanjskim podacima, ali znaju da će se podaci, kada se ponovno pojavi na mreži, obnoviti i pravilno uskladiti.

Sve u svemu, te značajke performansi pomažu ubrzati prikaz, osvježavanje i podatkovne operacije vanjskih podataka na web-stranici sustava SharePoint i u proizvodu sustava Office.

Vrh stranice

Prva praksa sigurnosti

Posebno je bitno da vanjsko rješenje bude sigurno jer su podaci često kritični za tvrtke, a pogrešne korisnike ne smiju pregledavati ili mijenjati. Postoje i mnogi načini na koje možete osigurati podatke i želite da vaše rješenje bude jednostavno, kao i sigurno. Na sreću, postoje načini za minimiziranje složenosti, prvenstveno pomoću servisa za sigurnu pohranu.

Ukratko, osiguravanje vanjskih podataka zahtijeva odgovaranje na dva osnovna pitanja:

Ko si ti?    To se naziva i provjera autentičnosti i postupak provjere identiteta tako da pribavite vjerodajnice (korisničko ime i lozinku).

Što vam je dopušteno?    To se zove autorizacija i postupak je određivanja zadataka koje možete učiniti na stavkama podataka pribavljanjem popisa dozvola koje ste odobrili.

Najprije administrator omogućuje određivanje najboljeg načina pristupa za vanjski izvor podataka. Imajte na vidu da je vrlo uobičajeno da poslovna rješenja provjere autentičnost pristupa vanjskim podacima za koje sadašnji korisnik ima neki drugi račun. No prijavite se u odjeljku različita vjerodajnica može biti komplicirano i težak. Servis sigurne pohrane dolazi do spašavanja pružajući skladištenje i mapiranje vjerodajnica. To olakšava korištenje vanjskog izvora podataka tako da se prijavite samo jednom.

Ako ste, primjerice, prijavljeni na web-mjesto sustava SharePoint s jednim skupom vjerodajnica, ali želite pristupiti vanjskom popisu na temelju aplikacije Siebel koja koristi neki drugi skup vjerodajnica, administrator može postaviti servis sigurne pohrane da automatski mapira dva skupa vjerodajnica da se ne biste morali ponovno prijaviti.

Servis sigurne pohrane olakšava upravljanje ozloglašenom "dvostrukim skokom", pri čemu svaka provjera autentičnosti zahtijeva "hop" između dvaju računala, što može biti ugroženo, osim ako se ne poduzmu koraci da bi se to spriječilo.

Rješavanje problema dvostrukog skoka

Nakon toga administrator stvara nekoliko slojeva sigurnosti na temelju dozvola, kao i nekoliko linija obrane oko utvrde, kako bi se osigurala odgovarajuća autorizacija i pristup:

  • Podaci iz vanjske baze podataka ili sustava.

  • Vrsta vanjskog sadržaja u spremištu metapodataka za povezivanje s poslovnim podacima.

  • Stupac vanjskog popisa ili vanjskih podataka.

Konačno, administrator može dodati dodatni sloj zaštite putem šifriranja. Ako vam rješenje za vanjski podaci koristi i aplikacije sustava Office, administrator može zaštititi predmemoriranje klijentskih servisa za poslovno povezivanje putem datotečnog sustava Windows. Neki vanjski izvori podataka sadrže i načine šifriranja podataka.

Vrh stranice

Postavljanje kamena temeljaca: vrste vanjskog sadržaja

Vrste vanjskog sadržaja nalaze se u srcu bilo kojeg vanjskog podatkovnog rješenja. Oni su kao posrednik između vas i vanjskog izvora podataka. Tipična vrsta vanjskog sadržaja organizirani je paket informacija koje sadrže sljedeće:

  • Informacije o povezivanju s izvorom podataka, primjerice mjestom, nazivom i načinima provjere autentičnosti.

  • Definicija tablice, polja, osnovnih i stranih ključeva, validacija i vrsta podataka (koje se nazivaju i metapodaci).

  • Operacije podataka koje možete učiniti, kao što su stvaranje, čitanje, ažuriranje, brisanje i upit (naziva se i CRUDQ).

  • Ostale informacije i ponašanja, kao što su mapirana vrsta podataka sustava Office ili omogućivanje izvanmrežne sinkronizacije.

  • Razni filtri, koji upita podatke i pomažu u izoliranje rezultata i ograničenja za poboljšanje performansi.

  • Polje Identity i stupci za prikaz za odabir vanjskog sadržaja koji se koristi za dohvaćanje vanjskih podataka u cijelom korisničkom sučelju.

  • Pridruživanje utemeljeno na primarnim i stranim ključevima između dviju srodnih tablica, kao što su narudžbe i kupci.

Jedan pristalog korisnika definira vrstu vanjskog sadržaja i stoga štiti druge korisnike od svojstvene složenosti rada s vanjskim podacima. Osim toga, sve se te informacije spremaju u posebnoj BDCM datoteci (. BDCM), u XML obliku i pohranjene u spremištu metapodataka za povezivanje s poslovnim podacima. Ovim se pristupom olakšava održavanje, ažuriranje, sigurnost i ponovno korištenje vrsta vanjskog sadržaja na drugim web-mjestima. Možete, primjerice, jednostavno izvoziti i uvesti datoteku da biste je implementirali iz razvoja u proizvodni okoliš ili zajednički koristili s drugim zbirkama web-mjesta.

Usput, vaš nepokolebljiv korisnik ne mora biti stručnjak u XML-u. Da biste pomogli pri stvaranju vrste vanjskog sadržaja, postoje dva alata za odabir:

  • Microsoft SharePoint Designer 2013    Vrstu vanjskog sadržaja možete definirati i ažurirati na deklarativnom načinu, a zatim je objaviti u spremištu metapodataka za povezivanje s poslovnim podacima.

  • Microsoft Visual Studio 2012    Ako su vaši vanjski podaci kompleksni ili nisu podržani u SharePoint Designer 2013, možete koristiti XML uređivač u programu Visual Studio (koji pruža IntelliSense) da biste stvorili XML model ili koristite dizajner vanjskog sadržaja za Visual Studio, da biste stvorili sklop .NET Connectivity za povezivanje koji omogućuje prilagođenu logiku integracije putem sustava .NET Framework.

Vrh stranice

Površinski vanjski podaci u proizvodima sustava SharePoint

Sada kada ste stvorili čvrst i siguran temelj za vanjske podatke, evo što možete učiniti s njom u proizvodima sustava SharePoint.

Čitanje i zapisivanje podataka na vanjskim popisima

Vanjski je popis ključni sastavni blok za rješenja sustava SharePoint na temelju vanjskih podataka. Vanjske podatke možete čitati i pisati uz poznato iskustvo korištenja popisa sustava SharePoint. Vanjski popis izgleda i ponaša se kao izvorni popis, no postoje neke razlike u ponašanju. Možete, primjerice, stvarati prikaze i koristiti izračunate vrijednosti s formulama, ali ne i priložiti datoteke ili evidentirati verzije.

Vanjski popis možete stvoriti i pomoću SharePoint Designer 2013.

Vrh stranice

Dodavanje stupaca vanjskih podataka u popise i biblioteke

Stupce vanjskih podataka možete kombinirati s drugim stupcima na izvornom popisu ili u biblioteci. Budući da se stupac vanjskih podataka dodaje na izvorni popis ili u biblioteku, sve srodne značajke popisa ili biblioteke funkcioniraju, uključujući određivanje verzije, odobravanja, prijave i odjavu te datoteke privitaka.

Recimo da ste stvorili biblioteku slika koja sadrži fotografije proizvoda koje vaša tvrtka ili ustanova prodaje. Možete dodati stupac vanjskih podataka u biblioteku koja pristupa nazivu proizvoda, kodu proizvoda i tekućoj cijeni iz vanjske baze podataka. Budući da pravila i procesi tvrtke zahtijevaju promjene podataka o proizvodu samo u sustavu baze podataka, navedite da su vanjski podaci samo za čitanje kada stvorite vrstu vanjskog sadržaja. No sada više osoba u vašoj tvrtki ili ustanovi može jednostavno vidjeti sve česte informacije o proizvodu u jednom prikazu biblioteke.

Vrh stranice

Stvaranje rješenja s web-dijelovima poslovnih podataka

Web-dijelovi poslovnih podataka dizajnirani su za rad s podacima s vanjskog popisa i možete kombinirati te web-dijelove na korisne načine za stvaranje radnog prostora ili nadzorne ploče web-mjesta. Možete, primjerice, povezati popis i web-dijelove stavki da biste odabrali stavku izvješća o troškovima u web-dijelu popisa, kao što su naknade u četvrtak, detalji o stavci prikazani su u web-dijelu stavke, kao što su troškovi hotela, putovanja i obroka.

Sljedeća tablica ukratko sažima svaki web-dio poslovnih podataka.

Web-dio

Opis

Popis poslovnih podataka

Prikazuje popis stavki s vanjskog popisa.

Stavka poslovnih podataka

Prikazuje jednu ili više stavki s vanjskog popisa.

Akcije poslovnih podataka

Prikazuje akciju s vanjskog popisa.

Filtar za povezivanje s poslovnim podacima

Filtrira sadržaj povezanog web-dijela poslovnih podataka pomoću popisa vrijednosti s vanjskog popisa.

Sastavljač stavki poslovnih podataka

Stvara stavku poslovnih podataka iz parametara u nizu upita URL-a i nudi ga drugim web-dijelovima poslovnih podataka.

Popis povezan s poslovnim podacima

Prikazuje popis podređenih stavki vezanih uz nadređenu stavku s vanjskog popisa.

Vrh stranice

Korištenje vanjskih podataka na stranici profila, akcija ili pretraživanje

Stranice profila, akcije i pretraživanje usko su vezane uz značajke.

Stranice profila

Prema zadanim postavkama servisi za poslovno povezivanje automatski stvaraju stranicu profila utemeljenu na vrsti vanjskog sadržaja. Stranica profila web-stranica je koja prikazuje podatke iz jednog retka vanjskih podataka, na temelju ID polja, kao što su sva pojedinačna polja o određenom kupcu.

Zadana stranica profila zapravo je web-stranica koja sadrži Sastavljač stavki poslovnih podataka i web-dijelove stavke poslovnih podataka povezanih zajedno. Web-dio sastavljača stavki analizira parametar niza upita URL-a na stranici profila, na primjer, http://contoso/Customer.aspx?CustID=345, te prenosi vrijednost Čecuid na web-dio podatkovne stavke, a zatim prikazuje sva odgovarajuća polja kupca.

Možete stvoriti vlastitu stranicu profila da bi vam se prikazivale prilagođene informacije ili administrator može prilagoditi stranicu profila za vas.

Radnje

Akciju možete obavljati i na temelju stranice profila da biste učinili nešto korisno. Možete, primjerice, stvoriti radnju koja kombinira informacije o adresi o klijentu sa servisom Bing Maps da bi se prikazale lokacije klijenta ili dobili upute. Akciju možete stvoriti na temelju parametra niza upita URL-a na stranici profila ili pomoću prilagođenog koda. Programer može pisati prilagođeni kod koji vam omogućuje ažuriranje podataka o zaposlenicima u pozadinskoj bazi podataka.

Prema zadanim postavkama koristite akciju kada kliknete naredbu Prikaži profil akcije u odjeljku akcije poslovnih podataka ili web-dijela popisa poslovnih podataka. Kada koristite stupac vanjski podaci, akciju možete pokrenuti i iz naredbe izbornika.

Pretraživanje

Na kraju, ako želite, administrator može omogućiti pretraživanje vanjskih podataka. Vanjski se podaci mogu pretraživati i indeksirati baš kao i Interni podaci sustava SharePoint, ali uz sigurnosno podrezivanje osiguravaju da samo prikladni korisnici mogu kliknuti i vidjeti rezultate pretraživanja koji se prikazuju pomoću stranice profila.

Integriranjem pretraživanja sustava SharePoint u vanjske podatkovne sustave korisnici mogu pronaći podatke koje inače ne bi mogli pronaći. Ako, primjerice, znate tvrtku za koju klijent radi, no zaboravili ste svoje ime, možete pretraživati po nazivu tvrtke da biste pronašli korisničku stranicu profila.

Vrh stranice

Korištenje vanjskih podataka u tijekovima rada

Tijekovi rada omogućuju moćan alat za modeliranje i automatiziranje poslovnih procesa na temelju popisa sustava SharePoint, biblioteke ili web-mjesta. Ti poslovni procesi mogu biti jednostavni kao postupak odobravanja dokumenta s jednim odobritelju ili kao kompleksnim kao bilo koji strukturirani poslovni proces. Iako tijek rada ne možete izravno povezati s vanjskim popisom, možete stvoriti sljedeće:

Tijekovi rada na izvornom popisu    Tijek rada pridružen izvornom popisu koji čita ili ažurira podatke s vanjskog popisa pomoću stavke stvori stavku popisa, ažuriranje stavke popisa i brisanje akcija stavki popisa. Možete, primjerice, ažurirati stavku vanjskog popisa kad god se promijeni izvorni popis ili stavka biblioteke. Možete koristiti druge akcije s vanjskim popisima, kao što je postavljanje varijable tijeka rada da biste izmijenili polje vanjskog popisa. Stavku vanjskog popisa možete koristiti i kao destinaciju za postupak zadatka, ali veza na zadatak ne prikazuje naslov za stavku vanjskog popisa.

Tijekovi rada web-mjesta    Tijekovi rada web-mjesta ne zahtijevaju započinjanje okidača događaja i može se ručno pokrenuti. Da biste spriječili neovlašteni pristup, tijekovi rada koji pristupaju vanjskim popisima uvijek se pokreću na računu servisa, čak i u načinu rada za provjeru autentičnosti koji koristi oponašanje.

Događaji    Razvojni inženjer može stvarati događaje koji se pokreću u vanjskom izvoru podataka, a korisnici mogu stvarati upozorenja koja reagiraju na te događaje. Pomoću tijeka rada sustava SharePoint možete, primjerice, poslati poruku e-pošte zaposleniku kada je računu klijenta dodijeljen taj zaposlenik u vanjskom izvoru podataka.

Ako je razlog performansi dobra praksa da pročitate samo manji broj stupaca na vanjskom popisu ili stvorite, ažurirajte ili izbrišite manji broj stavki na vanjskom popisu.

Vrh stranice

Površinski vanjski podaci u proizvodima sustava Office

Sada kada ste se pojavili na podacima u proizvodima sustava SharePoint, evo što možete učiniti s njom u raznim proizvodima sustava Office.

Analiza vanjskih podataka u programu Excel

Podatke s vanjskog popisa možete izvoziti da biste Excel 2013 i zadržali sinkronizirane podatke. Na primjer, možda želite zadržati inventar proizvoda na vanjskom popisu tako da je jednostavno zajednički koristiti i ažurirati, ali i periodičku analizu zaliha u Excel 2013. Vanjski podaci koji se izvoze u Excel 2013 određuju se pomoću postojećeg prikaza vanjskog popisa, filtara definiranih na vrsti vanjskog sadržaja i na vanjskom popisu te jezične postavke za web-mjesto sustava SharePoint. h

Kada izvozite vanjski popis, stvara se tablica programa Excel s podatkovnom vezom na vanjski popis koji se temelji na datoteci web-upita. Da biste vidjeli daljnje promjene napravljene na popisu sustava SharePoint u tablici programa Excel, možete osvježiti podatke. Imajte na čemu da ne možete unijeti promjene u izvor vanjskih podataka i da će postupak osvježavanja programa Excel prepisati sve promjene koje ste unijeli u tablicu programa Excel.

Vrh stranice

Dodavanje vanjskih podataka u dokumente programa Word

Dodavanjem stupaca vanjskih podataka i predloška programa Word s kontrolama sadržaja u biblioteku dokumenata možete i pojednostavniti i učinkovito unijeti točne, ažurirane podatke u strukturirani dokument Microsoft Word 2013.

Recimo da imate biblioteku dokumenata koja sadrži ugovore s kupcima. No svi vaši podaci o klijentu zadržavaju se u poslovnoj aplikaciji, kao što je SAP. Korisničke ugovore možete pratiti u biblioteci dokumenata, ali provjerite jesu li Srodni podaci o korisniku ažurni i nisu nepotrebno duplicirani. Evo kako:

  • Najprije dodajte stupce vanjskih podataka u biblioteku da biste povezali odgovarajući naziv kupca, naziv tvrtke i telefonski broj uz svaki ugovor spremljen u biblioteci ugovora.

  • Zatim stvorite predložak programa Word koji sadrži tekst s tekstom i kontrolama sadržaja da biste unijeli naziv kupca, naziv tvrtke i telefonski broj. Word 2013 će pomoću alata za odabir vanjskih stavki pomoći da unesete ili ažurirate ispravne podatke tako da automatski prikazuju i dohvaćate točne podatke o korisniku.

  • Konačno, svaki put kada stvorite ugovor, unesite podatke o kupcu i spremite ugovor natrag u biblioteku, vrijednosti podataka korisnika promoviraju se u odgovarajuće stupce vanjskih podataka.

Vrh stranice

Sinkroniziranje vanjskih podataka u programu Outlook

Ako vanjski popis sadrži kupce, zadatke, obveze ili postove, možete povezati popis s Outlook 2013. Kada se povežete, možete pregledavati, uređivati i ispisivati podatke pomoću poznatog korisničkog sučelja programa Outlook. Ako su podaci za kontakt, kao što su kupci, možete ih čak i zvati, poslati im poruke e-pošte i unijeti zahtjeve za sastanak.

Sinkronizacija podataka je dvosmjerna ili dvosmjerna. Promjene napravljene u Outlook 2013 automatski se sinkroniziraju s vanjskim izvorom podataka. Promjene koje ste unijeli u vanjski izvor podataka sinkroniziraju se s stavkama u Outlook 2013, iako je moguće da je postupak osvježavanja potreban.

Podaci se po zadanom automatski osvježava svakih šest sati, no ta se vrijednost može promijeniti. Da biste bili sigurni da vidite postojeće podatke iz vanjskog izvora podataka, desnom tipkom miša kliknite mapu, a zatim kliknite Sinkroniziraj DB promjene.

Kada stvorite vrstu vanjskog sadržaja, učinite sljedeće:

  • Ako želite offline Access, omogućite mogućnost izvanmrežna Podrška za sinkronizaciju.

  • Postavite polje vrsta stavke sustava Office na nešto od sljedećeg: kontakt, obveza, zadatak ili objava.

  • Mapirati pojedinačna polja u vrsti vanjskog sadržaja, kao što je ime kupca, prezime i prezime, adresa klijenta i telefon klijenta, u odgovarajuće polje vrste stavki programa Outlook, kao što su ime kontakta, prezime, BusinessAddress i BusinessPhone.

Uz to, uz neki kod koji je napisao programer, možete stvoriti rješenje programa Outlook koje sadrži sljedeće:

  • Prikaz izvornih ili prilagođenih dijelova podataka u prilagođenim oknima zadataka radi prikazivanja vanjskih podataka korisnicima.

  • Uključite prilagođene naredbe vrpce da biste izvršili prilagođene akcije.

  • Stvaranje prilagođene definicije prikaza radi prikaza određenih stupaca vanjskih podataka.

  • Dizajniranje prilagođenih regija obrasca za predstavljanje vanjskih podataka.

Vrh stranice

Poboljšanje pristupa vanjskim podacima pomoću obrazaca programa InfoPath

Postoje brojni razlozi zbog kojih je Microsoft InfoPath 2013 korisna za korištenje s vanjskim podacima:

Rad s kompleksnim vrstama podataka    Ako je polje vanjskih podataka hijerarhijski, kao što je polje adresa koje sadrži ulicu, grad i poštanski broj kao podpolja, onda ne možete raditi s ovim poljem u obrascu sustava SharePoint za vanjski popis, a zapravo nije ni stvoren. Možete, međutim, pretvoriti obrazac sustava SharePoint u obrazac programa InfoPath da biste stvorili i ažurirali polja pomoću InfoPath 2013.

Ugradnja kontrole birača vanjske stavke    Kontrolu birača vanjske stavke možete odvući i odbaciti na obrazac programa InfoPath, spojiti ga na vanjski popis kao sekundarni izvor podataka i pojednostavniti korisniku odabir stavke na temelju jedinstvenog polja, kao što je naziv kupca ili ID proizvoda.

Osim toga, ako postavite pridruživanje za vrste vanjskih sadržaja, kao što su kupci i narudžbe, a obrazac programa InfoPath za vanjski popis sadrži vanjski ključ, kao što je ID kupca, kontrola vanjskog odabira stavki čak će se automatski dodati u obrazac. Time se korisnicima omogućuje jednostavno pronalaženje korisnika koji žele prilikom rada s narudžbama.

Stvaranje većeg broja prikaza obrasca    Ponekad želite da obrasci imaju više prikaza vanjskih podataka, osobito ako postoje mnoga polja, a vanjski popis ili obrazac sustava SharePoint nisu učinkoviti. Višestruki prikazi korisni su i u scenarijima kada vanjski sustav ne dopušta ažuriranje polja nakon stvaranja. U takvim slučajevima možete stvoriti dva prikaza, jedan za postupak stvaranja, a drugi za postupak ažuriranja.

Dodavanje pravila ili kod-iza obrazaca u obrasce    Možete dodati deklarativna pravila ili kod-iza obrazaca za izvršavanje dodatne poslovne logike, kao što su provjera valjanosti i proračuni. Možete, primjerice, osigurati da je šifra države/regije valjana pomoću pravila ili je američki poštanski broj valjan pomoću web-servisa.

Vrh stranice

Dodavanje vanjskih podataka u objavljene dijagrame programa Visio

Pomoću aplikacije Microsoft Microsoft Visio 2013 možete povezivati podatke s vanjskog popisa na dijagram i oblike. Zatim možete objaviti dijagram u biblioteci dokumenata sustava SharePoint kao interaktivni web-crtež da bi korisnici mogli prikazivati dijagram i pregledavati povezane vanjske podatke. Tri su načina povezivanja redaka podataka s oblicima na crtežu. Retke možete povezivati s postojećim oblicima jedan po jedan, možete ih automatski povezati s oblicima, a možete i stvarati oblike iz podataka.

Vrh stranice

Uvoz i osvježavanje vanjskih podataka u programu Access

Microsoft Access 2013 je pločica za slijetanje svih vrsta podataka i vanjskih podataka nije iznimka. Vanjski popis možete uvesti u bazu podataka programa Access na klijentskom računalu i periodički osvježavati podatke. Podaci su samo za čitanje.

Osnovni koraci koje treba slijediti su:

  1. Izvezite vrstu vanjskog sadržaja iz SharePoint Designer 2013 ili izravno iz spremišta metapodataka za povezivanje s poslovnim podacima kao BDCM datoteke.

  2. U Access 2013 stvorite podatkovnu vezu web-servisa pomoću BCM datoteke.

  3. U Access 2013 Stvorite povezanu tablicu na temelju podatkovne veze web-usluge.

Imajte na pamet da se u tom slučaju predmemoriranje klijentskih servisa za poslovno povezivanje ne koristi za sinkronizaciju s vanjskim popisom Prilikom osvježavanja podataka.

Vrh stranice

Napomena:  Ova je stranica strojno prevedena te može sadržavati gramatičke pogreške ili netočnosti. Naša je namjera da vam ovaj sadržaj bude koristan. Jesu li vam te informacije bile korisne? Kao referencu možete pogledati i članak na engleskom jeziku.​

Proširite svoje vještine korištenja sustava Office
Istražite osposobljavanje

Jesu li vam ove informacije bile korisne?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala vam na povratnim informacijama! Čini se da bi vam pomoglo kad bismo vas povezali s nekim od naših agenata podrške za Office.

×