Dobro došli u Smjene, aplikaciju za zakazivanje i praćenje vremena zaposlenika koja je sastavni dio aplikacije Microsoft Teams. Uz Smjene i Teams vi i vaš tim imate jedno mjesto za planiranje, komunikaciju i suradnju kako biste mogli obavljati poslove s bilo kojeg mjesta i na bilo kojem uređaju.
Bez obzira na to jeste li voditelj za izravnu komunikaciju koji želi popuniti slobodne smjene ili zaposlenik za izravnu komunikaciju s klijentima koji želi pregledati ili zatražiti promjene rasporeda, imamo sve što vam je potrebno.
Sadržaj članka
Kako mogu preuzeti aplikaciju Shifts?
Što mogu raditi u aplikaciji Smjene?
Kako mogu preuzeti aplikaciju Shifts?
Aplikacija Smjene uključena je u Teams. Ako imate Teams, imate smjene!
Smjene možete upotrebljavati u aplikaciji Teams za stolna računala, web i mobilne uređaje.
- Smjene na računalu i webu optimizirane su za stvaranje rasporeda i upravljanje njime. Voditelji imaju mnogo prostora za planiranje za nadolazeći dan, tjedan ili mjesec te odgovaranje na potrebe koje se mijenjaju u stvarnom vremenu.
- Smjene na mobitelu namijenjene su radnicima. Članovi tima mogu vidjeti svoje nadolazeće smjene brzim dodirom, postaviti dostupnost i podnijeti zahtjeve za smjenu i slobodno vrijeme, prema potrebi.
Kako pristupiti Smjenama?
-
Na radnoj površini i webu: Na traci aplikacija s lijeve strane aplikacije Teams odaberite Smjene. Ako je tamo ne vidite, odaberite Prikaz više aplikacija
i pronađite Smjene na popisu aplikacija. - Na mobilnom uređaju: u aplikaciji Teams dodirnite Smjene na traci aplikacija. Ako je tamo ne vidite, prijeđite prstom prema gore s trake aplikacija.
Prikvačite aplikaciju Smjene za brzi pristup
Ako imate licencu za Microsoft 365 F3 ili F1, značajke Smjene automatski se prikvačuju u Teams radi jednostavnog pristupa. U suprotnom je prikvačite na sljedeći način:
-
Na radnoj površini i webu: Na traci aplikacija s lijeve strane aplikacije Teams odaberite Prikaz više aplikacija , desnom tipkom miša kliknite Smjene i odaberite Prikvači.
- Na mobilnom uređaju: prijeđite prstom prema gore po traci aplikacija, dodirnite Uredi, a zatim povucite Smjene s Broja više aplikacija u gornji odjeljak.
Kako početi koristiti Smjene?
Voditelji za komunikaciju s klijentima
Za početak rada evo pregleda kako prvi put stvoriti i objaviti timski raspored.
- Stvorite timski raspored. Stvorite raspored, dodajte grupe rasporeda i dodajte članove tima u svaku grupu.
- Konfigurirajte postavke rasporeda za svoj tim. Definirajte mogućnosti rasporeda i mogućnosti smjene koje želite staviti na raspolaganje svom timu.
- Dodajte smjene u raspored. Dodijelite smjene članovima tima i po potrebi dodajte otvorene smjene u grupe.
- Objavite (omogućite zajedničko korištenje) raspored. Nakon zajedničkog korištenja članovi tima mogu vidjeti vlastite smjene i smjene tima u rasporedu.
Savjet
Raspored u smjene možete uvesti pomoću radne knjige programa Excel. Može vam pomoći uvoz iz programa Excel
Brže ćete se pripremiti nego što ručno ispunjavate raspored, osobito ako upravljate velikim timom.
Da biste saznali više, pogledajte Uvoz rasporeda iz programa Excel u Smjene
Zaposlenici koji rade s klijentima
Kada vaš voditelj stvori timski raspored i objavi ga, možete vidjeti sve svoje smjene i smjene tima u rasporedu.
U aplikaciji Smjene, ovisno o postavkama omogućenim za vaš tim, možete raditi stvari kao što su prijava u smjenu i odjava, traženje slobodnog vremena, zamjena ili nuđenje smjene kolegi iz tima i zahtjev za rad u slobodnoj smjeni.
Što mogu raditi u aplikaciji Smjene?
Evo pregleda svega što menadžeri i članovi tima mogu raditi u Smjenama na računalu, webu i mobilnom uređaju.
Voditelji za komunikaciju s klijentima (vlasnici tima)
| Mogućnost¹ | Radna površina | Web | Mobilni uređaji |
|---|---|---|---|
| Stvorite raspored i podijelite ga s timom. | 
|
|
|
| Uvezite raspored iz programa Excel u Smjene. |
|
|
|
| Kopirajte raspored. |
|
|
|
| Dodajte, ažurirajte i izbrišite grupe rasporeda da biste organizirali članove tima na temelju zajedničkih karakteristika unutar tima. Primjerice, vrsta odjela ili posla. |
|
|
|
| Dodajte, ažurirajte i izbrišite smjene. |
|
|
|
| Dodajte, ažurirajte i izbrišite slobodne smjene za zaposlenike u njihovom timu na zahtjev. |
|
|
|
| Dodajte, ažurirajte i izbrišite otvorene smjene za zaposlenike u drugim timovima (lokacijama) na zahtjev. |
|
|
|
| Upravljajte postavkama rasporeda za tim. |
|
|
|
| Upravljajte (odobrite i odbijte) zahtjeve zaposlenika za odsutnost i smjenu. |
|
|
|
| Izvezite i prikažite izvješća vremenskih listova. |
|
|
|
| Izvezite raspored u Excel. |
|
|
|
| Opozovite smjene po rasporedu. |
|
|
|
| Ispišite raspored. |
|
|
¹Ova tablica sadrži sažetak mogućnosti prilikom upotrebe značajke Smjene kao samostalne aplikacije. Ako vaša tvrtka ili ustanova upotrebljava Smjene sa sustavom Workforce Management (WFM) za sinkronizaciju podataka rasporeda putem poveznika, rasporede u sustavu WFM možete prikazati i upravljati njima u značajci Smjene. Saznajte više o mogućnostima dostupnim menadžerima prilikom upotrebe Smjena sa sustavom WFM.
Zaposlenici za komunikaciju s klijentima (članovi tima)
| Mogućnost¹ | Radna površina | Web | Mobilni uređaji |
|---|---|---|---|
| Pogledajte svoje smjene. |
|
|
|
| Pogledajte raspored tima. |
|
|
|
| Pogledajte otvorene smjene dostupne u grupama rasporeda. |
|
|
|
| Zatražite preuzimanje otvorenih smjena na vašem mjestu. |
|
|
|
| Zatražite preuzimanje otvorenih smjena na drugim mjestima. |
|
|
|
| Zatražite odsutnost. |
|
|
|
| Zamijenite smjenu sa kolegom u istom timu. |
|
|
|
| Ponudite smjenu kolegi u istom timu. |
|
|
|
| Prijavite se u smjene i pauze i odjavite iz njih. |
|
|
|
| Uredite unose vremenskih listova za prijave/odjave i pauze. |
|
||
| Postavite dostupnost. |
|
||
| Postavite podsjetnike za smjenu. |
|
¹Ova tablica sadrži sažetak mogućnosti prilikom upotrebe značajke Smjene kao samostalne aplikacije. Ako vaša tvrtka ili ustanova upotrebljava Smjene sa sustavom Workforce Management (WFM) za sinkronizaciju podataka rasporeda putem poveznika, rasporede u sustavu WFM možete prikazati i upravljati njima u značajci Smjene. Saznajte više o mogućnostima dostupnim članovima tima prilikom upotrebe značajke Smjene sa sustavom WFM.