Na nativni popis ili u biblioteku možete dodati posebnu vrstu stupca naziva stupac vanjskih podataka. Taj stupac omogućuje kombiniranje stupca podataka iz vanjskog izvora podataka s drugim stupcima nativnog popisa ili biblioteke. Budući da se stupac vanjskih podataka dodaje na nativni popis ili u biblioteku, funkcioniraju sve povezane značajke popisa ili biblioteke, uključujući određivanje verzija, odobrenja, prijavu i odjavu te privitke datoteka.
Dodatne informacije potražite u članku Traženje sadržaja o vanjskim podacima.
Što želite učiniti?
- Prije nego što započnete
- Primjeri korištenja stupaca vanjskih podataka
- Stvaranje stupca vanjskih podataka na popisu ili u biblioteci
- Ažuriranje stupca vanjskih podataka
- Osvježavanje stupca vanjskih podataka
Prije početka
Za rad s vanjskim podacima potrebno je nekoliko zadataka potrebnih da bi se omogućio siguran pristup podacima. Sljedeće informacije mogu vam pomoći u planiranju daljnjih koraka. Ako pak naiđete na probleme prilikom rada s vanjskim podacima, ti vam podaci mogu pomoći da prepoznate problem. Da biste pristupili vanjskim podacima, vi ili administrator morate učiniti sljedeće:
Priprema vanjskog izvora podataka Administrator će možda morati stvoriti račun i dodijeliti dozvole za izvor podataka da bi odgovarajuće osobe mogle pristupiti podacima i da podaci ne bi završili u pogrešnim rukama. U vanjskoj bazi podataka administrator može stvoriti i određene tablice, prikaze, upite itd. da bi ograničio rezultate samo na potrebne vrijednosti i poboljšao performanse.
Konfiguriranje servisa i računa sustava SharePoint Administrator mora aktivirati servise za povezivanje poslovnih podataka i servis sigurne pohrane.
Konfiguriranje servisa za sigurnu pohranu Administrator mora učiniti sljedeće: odrediti najbolji način pristupa za vanjski izvor podataka, stvoriti ciljnu aplikaciju i postaviti vjerodajnice za ciljnu aplikaciju.
Konfiguriranje servisa za povezivanje poslovnih podataka Administrator mora provjeriti ima li korisnik koji stvara vrstu vanjskog sadržaja dozvolu za spremište metapodataka za povezivanje poslovnih podataka te imaju li odgovarajući korisnici pristup vrsti vanjskog sadržaja na kojoj se vanjski popis temelji.
Stvaranje vrste vanjskog sadržaja Korisnik mora definirati vrstu vanjskog sadržaja koja sadrži informacije o vezama, pristupu, načinima rada, stupcima, filtrima i drugim metapodacima koji se koriste za dohvaćanje podataka iz vanjskog izvora podataka.
Primjeri korištenja stupaca vanjskih podataka
U sljedećim se odjeljcima opisuju praktični načini dodavanja stupca vanjskih podataka na popis ili u biblioteku.
Korisnički ugovori i podaci za kontakt imate biblioteku dokumenata koja sadrži ugovore s kupcima. Svi se podaci o klijentima, međutim, čuvaju u poslovnoj aplikaciji (kao što su SAP ili Microsoftov CRM) koja ima izvor podataka izvan proizvoda sustava SharePoint. Klijentove ugovore želite pratiti u biblioteci dokumenata, no pritom provjeriti jesu li povezani podaci o klijentima ažurni i da se ne unose nepotrebno duplicirani. To možete učiniti tako da u biblioteku dodate jedan ili više stupaca vanjskih podataka radi povezivanja odgovarajućeg imena kupca i telefonskog broja sa svakim ugovorom pohranjenim u biblioteci. Stupac vanjski podaci olakšava unos ili ažuriranje točnih podataka i automatski dohvaća podatke o klijentu iz vanjskog izvora podataka. U tom scenariju možete stvoriti i strukturirani dokument programa Word koji promiče vrijednosti stupaca vanjskih podataka u dokument programa Word da biste ih mogli uređivati u oknu s informacijama o dokumentu ili pomoću kontrola sadržaja programa Word.
Osnovni podaci o proizvodu sa slikama Stvorili ste biblioteku slika koja sadrži fotografije proizvoda koje vaša tvrtka ili ustanova prodaje. Stupac vanjskih podataka dodajete u biblioteku koja pristupa nazivu proizvoda, kodu proizvoda i trenutnoj cijeni iz vanjske baze podataka. No prilikom stvaranja vanjske vrste sadržaja vanjski podaci moraju biti samo za čitanje. Pravila i procesi vaše tvrtke zahtijevaju da se sve promjene informacija o proizvodu obavljaju putem sustava baze podataka. No sada više osoba u tvrtki ili ustanovi može jednostavno vidjeti sve uobičajene informacije o proizvodima u jednom prikazu biblioteke.
Stvaranje stupca vanjskih podataka na popisu ili u biblioteci
Napomena
Za stvaranje stupca vanjskih podataka potrebna je dozvola za doprinos ili viša na popisu ili u biblioteci.
Otvorite web-mjesto sustava SharePoint, a zatim popis ili biblioteku.
Napomena
Na vanjski popis ne možete dodati stupac vanjskih podataka.
KliknitePostavke popisailibiblioteke> ili Postavke biblioteke.
U odjeljku Stupci kliknite Stvori stupac.
Unesite naziv stupca, npr. Kupac, a zatim u odjeljku Vrste stupaca kliknite Vanjski podaci.
U odjeljku Vrsta vanjskog sadržaja kliknite alat za odabir vrste vanjskog sadržaja, a zatim odaberite odgovarajuću stavku s popisa vrsta vanjskog sadržaja, primjerice CustomerCRM.
Odredite kako želite rukovati akcijama definiranima za vrstu vanjskog sadržaja tako da učinite nešto od sljedećeg:
- Da biste prikazali izbornik s jednom ili više akcija, kliknite Prikaz izbornika akcija.
- Da bi stupac vanjskih podataka izveo zadanu akciju kada je odabrana ta mogućnost, kliknite Poveži stupac sa zadanom akcijom vrste vanjskog sadržaja.
U odjeljku Dodavanje stupca radi prikaza svakog od tih dodatnih polja kliknite Odaberi sva polja ili odaberite jedan ili više određenih naziva polja, kao što su Ime klijenta i Telefonski broj.
Savjet
Prema zadanim postavkama u naziv svakog stupca dodaje se prefiks na temelju naziva stupca vanjskih podataka. Dobro je definirati kratak naziv stupca, npr. ID klijenta, osobito ako dodajete mnogo dodatnih stupaca. Ako je za popis ili biblioteku omogućeno brzo uređivanje , pomoću značajke brzog uređivanja možete promijeniti nazive stupaca.
Ažuriranje stupca vanjskih podataka
Napomena
Za ažuriranje stupca vanjskih podataka potrebna je dozvola za doprinos ili viša na popisu ili u biblioteci.
- Otvorite web-mjesto sustava SharePoint, a zatim popis ili biblioteku.
- Dodavanje i uređivanje stavke na popisu ili svojstava biblioteke dokumenata.
- U tekstnom okviru stupca vanjskih podataka, primjerice ime kupca, kliknite birač stavke vanjskih podataka.
Autor vrste vanjskog sadržaja mora definirati način rada alata za odabir stavke vanjskih podataka tako da odabere odgovarajuće polje identiteta i stvori jedan ili više filtara da biste mogli brzo pronaći odgovarajuću vrijednost. Ako to nije slučaj, za pomoć se obratite autoru vrste vanjskog sadržaja ili administratoru. - U dijaloškom okviru odaberite odgovarajuću stavku, na primjer Nancy Davolio, a zatim kliknite U redu.
Podaci se ažuriraju na vanjskom popisu i u vanjskom izvoru podataka.
Osvježavanje stupca vanjskih podataka
Podaci u stupcu vanjskih podataka zbog boljih performansi predmemorirani su na poslužitelju ili servisu i možda neće prikazivati najnovije vrijednosti iz vanjskog podatkovnog sustava. Da biste bili sigurni da su prikazani vanjski podaci ažurni, osvježite stupac vanjskih podataka. No budite pažljivi prilikom osvježavanja jer može potrajati, ovisno o postavkama vanjskih podataka.
Napomena
Za osvježavanje stupca vanjskih podataka potrebna je dozvola za suradnju na popisu ili u biblioteci ili viša dozvola.
- Otvorite web-mjesto sustava SharePoint, a zatim popis ili biblioteku.
- Na zaglavlju stupca vanjskih podataka kliknite Osvježi.
- Na stranici Osvježavanje odlučite želite li osvježiti samo trenutnu mapu ili trenutnu mapu i sve njezine podmape.
- Kliknite U redu.