Vrste sadržaja u sustavu SharePoint ključne su za upravljanje metapodacima i osiguravanje dosljednosti u cijeloj tvrtki ili ustanovi. Svaki dio sadržaja u sustavu SharePoint stvoren je iz vrste sadržaja. Ovaj će vam vodič pomoći da shvatite što je vrsta sadržaja te kako učinkovito stvarati i objavljivati vrste sadržaja te upravljati njima.
Što je vrsta sadržaja?
Vrsta sadržaja u sustavu SharePoint zbirka je predložaka, metapodataka (stupaca), tijekova rada, ponašanja i drugih postavki za kategoriju stavki ili dokumenata koju je moguće ponovno koristiti. Vrsta sadržaja objedinjuje stavku i informacije o stavci. Ta stavka može biti neka od mnogih različitih vrsta datoteka, dokument, radna knjiga programa Excel ili čak pokazatelj stanja u izvješću o napretku. To može biti i popis ili mapa. Vrsta sadržaja tu stavku povezuje s metapodacima ključa ili drugim podacima, kao što su predložak ili pravilnik o zadržavanju. Omogućuje vam upravljanje postavkama za kategoriju informacija na centralizirani način koji se može ponovno koristiti.
Zadane i prilagođene vrste sadržaja
SharePoint prema zadanim postavkama obuhvaća mnoge ugrađene vrste sadržaja. Možete koristiti unaprijed definirane vrste sadržaja, kao što su prazan dokument ili najava, bez ikakvih promjena ili stvarati prilagođene vrste sadržaja koje zadovoljavaju jedinstvene zahtjeve tvrtke ili ustanove.
Zadane vrste sadržaja
Evo kratkog popisa nekih zadanih vrsta sadržaja u sustavu SharePoint. Mnogo ih je još mnogo toga što možete vidjeti ako pogledajte stranicu s postavkama web-mjesta na web-mjestu sustava SharePoint.
- Vrste sadržaja dokumenta: osnovna stranica, dokument, obrazac, veza i wiki stranica
- Vrste sadržaja mape: Mapa, Rasprava i Zadatak sažetka
- Vrste sadržaja popisa: Najava, Događaj, Kontakt, Problem, Veza, Rezervacije, Zadaci i ostalo
Ovo je samo primjer širokog raspona dostupnih vrsta sadržaja. Da biste vidjeli zadane vrste koje su dostupne na vašem web-mjestu, slijedite ove korake:
Prikaz svih zadanih vrsta sadržaja
Napomena
Da biste vidjeli sve zadane vrste sadržaja na web-mjestu sustava SharePoint, morate imati barem ulogu vlasnika web-mjesta.
- Na traci za brzo pokretanje odaberite popis s kojim želite raditi ili odaberite Postavke
- Odaberite Informacije o web-mjestu.
- Zatim odaberite Prikaz svih postavki web-mjesta.
- U odjeljku Galerije web-Designer odaberite Vrste sadržaja web-mjesta.
- Na stranici galerije vrsta sadržaja vidjet ćete vrste sadržaja (kao što su izvješće, slika ili dokument), nadređeni element (npr. dokument, stavka ili obogaćeni medijski resurs) i izvor (obično vaše trenutno web-mjesto).
Da biste razumjeli međusobne odnose ugrađene vrste sadržaja, pogledajte hijerarhiju zadanih vrsta sadržaja sustava SharePoint u sustavu Microsoft 365.
Pročitajte članak Dodavanje vrste sadržaja na popis ili u biblioteku
Prilagođene vrste sadržaja
Prilagođene vrste sadržaja korisnicima mogu olakšati dosljednost. Premda je u njih ugrađeno mnogo vrsta, možda ćete htjeti stvoriti prilagođene vrste sadržaja za tvrtku ili ustanovu. Svaka tvrtka ili ustanova ima jedinstvene zahtjeve i različite vrste sadržaja. To mogu, primjerice, biti službeni ugovori, izvješća, prodajni prijedlozi, specifikacije projekta, postupci tvrtke itd. Možete stvoriti zasebne vrste sadržaja da biste lakše upravljali tom raznolikošću.
Vrste sadržaja moguće je definirati za gotovo bilo koju stavku u sustavu SharePoint. To obuhvaća dokumente i druge datoteke, stavke popisa, medijske datoteke i mape. Za svaku vrstu sadržaja možete odrediti sljedeće atribute. Ti se atributi automatski povezuju svaki put kada netko stvori novi dokument ili drugu datoteku određene vrste sadržaja.
- predložak dokumenta, ako je dokument
- pravila za upravljanje informacijama koja navode pravilnike o zadržavanju i nadzoru
- stupce (metapodatke) povezane sa sadržajem
- Tijekovi rada koje stavke ove vrste sadržaja mogu koristiti
- Prilagođene značajke
Možete, primjerice, definirati vrstu sadržaja Prodajni ugovor i dodati je u biblioteku koju koristi vaš tim. Zatim, kad god netko želi stvoriti prodajnu ponudu, jednostavno će odabrati stavku Prodajni ugovor na izborniku Novi dokument .
Vrsta sadržaja dokumenta kao što je ova Prodajni ugovor može imati sljedeće atribute:
predlošku za dokument
Stupci povezani sa sadržajem, pri čemu svaki stupac predstavlja stavku metapodataka. Na sljedećem su popisu, primjerice, prikazani neki često korišteni metapodaci dokumenata:
- Prodavač
- Tvrtka klijenta
- Broj narudžbenice
i tako dalje...
Preduvjet automatskog prikaza ploče s informacijama o dokumentu i prikupljanja potrebnih podataka svaki put kada korisnik stvori novu datoteku te vrste
Postavke upravljanja informacijama koje određuju pravilnik o zadržavanju, mogućnost nadzora itd
Stvaranje prilagođenih vrsta sadržaja
Da biste stvorili prilagođenu vrstu sadržaja web-mjesta, uvijek započnite od postojeće vrste sadržaja, bez obzira na to koristite li postojeću kategoriju ili želite stvoriti novu. U galeriji vrsta sadržaja možete odabrati neku od velike zbirke unaprijed definiranih vrsta sadržaja web-mjesta. Nova vrsta sadržaja web-mjesta nasljeđuje sve atribute nadređene vrste sadržaja, kao što su predložak dokumenta, postavka samo za čitanje ili stupci. Nakon stvaranja možete promijeniti bilo koji od tih atributa. Možda, primjerice, želite koristiti neki drugi predložak od onog koji je naveden u nadređenom predlošku.
Da biste stvorili prilagođenu vrstu sadržaja, slijedite ove korake:
Stvaranje prilagođenih vrsta sadržaja
- Na traci za brzo pokretanje odaberite popis s kojim želite raditi ili odaberite Postavke
- Odaberite Informacije o web-mjestu, a zatim Prikaži sve postavke web-mjesta.
- U odjeljku Galerije web-Designer odaberite Vrste sadržaja web-mjesta.
- Na stranici Galerija vrsta sadržaja odaberite + Stvori vrstu sadržaja.
- Na ploči Stvaranje vrste sadržaja ispunite Naziv i Opis prilagođene vrste sadržaja.
- Odaberite Korištenje postojeće kategorije ili Stvori novu kategoriju.
- U odjeljku Nadređena vrsta sadržaja odaberite nadređenu stavku, kao što su vrste sadržaja digitalnih resursa ili vrste sadržaja dokumenta. Okvir s padajućim popisom promijenit će se u nadređenoj vrsti sadržaja. Odaberite određenu nadređenu vrstu sadržaja. Na primjer, ako ste odabrali vrste sadržaja mape, u ovom okviru tu mogućnost možete suziti na Rasprava, Mapa ili Zadatak sažetka .
- Odaberite Stvori.
Objavljivanje vrste sadržaja
Vrste sadržaja definirane su za web-mjesto i primjenjuju se na njemu i njegovim podmjestima. No katkad je određenu vrstu sadržaja potrebno koristiti na više web-mjesta ili u različitim zbirkama web-mjesta. Tvrtka ili ustanova, primjerice, može koristiti standardni predložak za dokumente za koje su potrebni standardizirani metapodaci. Budući da želite da svi korisnici u tvrtki koriste tu vrstu sadržaja za dokumente, preporučujemo objavljivanje u svim zbirkama web-mjesta. Ili možda inženjerski odjel stvori vrstu sadržaja za specifikacije dizajna i želi je objaviti samo na inženjerskim zbirkama web-mjesta.
Budući da vrste sadržaja obuhvaćaju metapodatke, vrste sadržaja i metapodaci vrlo su usko povezani. Servis upravljanih metapodataka u sustavu SharePoint omogućuje objavljivanje vrste sadržaja na web-mjestima na kojima se koristi. Web-mjesta i zbirke web-mjesta koje su dio servisa upravljanih metapodataka zovu se "web-mjesta pretplatnika".
Servis upravljanih metapodataka mora biti izričito stvoren i konfiguriran. Da bi se omogućilo objavljivanje vrste sadržaja, administrator navodi određenu zbirku web-mjesta kao središte. Povezane aplikacije i zbirke web-mjesta mogu se pretplatiti na vrste sadržaja u koncentratoru. Konfiguriranje servisa upravljanih metapodataka omogućuje upravljanje vrstama sadržaja na središnjem mjestu. Vrste sadržaja stvaraju se na središnjem web-mjestu, a ažuriranja se mogu automatski distribuirati na web-mjesta pretplatnika.
Dodatne informacije o objavljivanju vrsta sadržaja potražite u članku Objavljivanje vrste sadržaja iz središta za objavljivanje sadržaja .