Tijek rada s tri stanja prati status stavke s popisa kroz tri stanja (faze). Može se koristiti za upravljanje poslovnim procesima u kojima tvrtke i ustanove moraju pratiti veliku količinu problema ili stavki, primjerice probleme u podršci za korisnike, potencijalne klijente prodaje ili zadatke u sklopu projekata. Na primjer, tri stanja projektnog zadatka mogu biti: Nije započeto, U tijeku i Dovršeno.
Napomena
Tijekovi rada sustava SharePoint 2010 povučeni su iz upotrebe od 1. kolovoza 2020. za nove klijente, a uklonjeni su s postojećih 1. studenog 2020. Ako koristite tijekove rada sustava SharePoint 2010, preporučujemo migraciju na Power Automate ili druga podržana rješenja. Dodatne informacije potražite u članku povlačenje tijeka rada sustava SharePoint 2010.
Sadržaj članka
Kako funkcionira tijek rada s tri stanja?
Tijek rada s tri stanja podržava poslovne procese u kojima tvrtke i ustanove moraju pratiti status problema ili stavke kroz tri stanja i dva prijelaza između stanja. Sa svakim prelaskom između stanja tijek rada dodjeljuje zadatak određenoj osobi i šalje joj upozorenje e-poštom o zadatku. Kada se taj zadatak dovrši, tijek rada ažurira status stavke i prelazi u sljedeće stanje. Tijek rada s tri stanja funkcionira s predloškom popisa za praćenje problema . No može se koristiti sa svakim popisom koji je postavljen tako da sadrži izborni stupac s tri ili više vrijednosti. Vrijednosti u tom stupcu izbora služe kao stanja koja tijek rada prati.
Popis može sadržavati više stupaca s odabirom, a stupac s odabirom može imati više od tri vrijednosti. No tijek rada s tri stanja može se konfigurirati tako da koristi samo jedan od stupaca izbora i samo tri vrijednosti u odabranom stupcu odabira. Prilikom dodavanja tijeka rada s tri stanja na popis ili u biblioteku odabirete stupac izbora i tri vrijednosti koje stupac nudi.
Tijek rada s tri stanja može se koristiti za upravljanje poslovnim procesima u sklopu kojih tvrtke i ustanove moraju pratiti veliku količinu problema ili stavki, primjerice probleme u podršci za korisnike, potencijalne klijente prodaje ili zadatke u sklopu projekata. Na primjer, zaposlenici u maloj tvrtki za planiranje događaja mogu koristiti popis za praćenje problema i prilagođeni tijek rada s tri stanja za upravljanje brojnim zadacima povezanim s događajima koje planiraju. Tijek rada prati zadatke planiranja događaja kroz tri stanja: Aktivan, Spreman za pregled i Dovršen. Svi zadaci pripreme događaja vezani uz određeni događaj objedinjuju se u popis za praćenje problema koji je stvoren za taj događaj i označen je kao aktivan. Koordinatorica događaja članovima tima dodjeljuje pojedinačne zadatke, a zatim pokreće tijek rada na tim stavkama da bi započela rad na zadatku događaja.
Nakon pokretanja tijek rada stvara zadatak za određenu osobu. Kada član tima primi zadatak, on obavlja posao potreban za dovršavanje zadatka. To može biti posao izvan popisa ili web-mjesta na kojem se nalazi popis za praćenje problema. Na primjer, ako član tima primi zadatak tijeka rada za izradu plana cateringa, on ili ona kontaktiraju ugostiteljsku tvrtku i zatim surađuju s njima na izradi plana. Nakon izrade plana ugostiteljstva član tima svoj zadatak tijeka rada označava kao dovršen. U toj fazi tijek rada ažurira status zadatka događaja na popisu za praćenje problema iz Aktivno u Spremno za pregled i stvara drugi zadatak za koordinatora događaja da pregleda plan cateringa. Nakon što koordinatorica događaja pregleda i odobri plan cateringa, zadatak tijeka rada označava kao dovršen, a tijek rada ažurira status zadatka iz Spremnog za pregled u Dovršeno.
Napomena
Sudionik tijeka rada može dovršiti zadatak u sklopu tijeka rada s tri stanja na dva načina. Sudionik može urediti zadatak tijeka rada da bi ga označio kao dovršen ili može promijeniti status stavke tijeka rada na popisu (ako ima dozvolu za promjenu tog popisa). Ako sudionik ručno ažurira status stavke tijeka rada na popisu, zadatak u sklopu tijeka rada dovršen je. Ako sudionik uredi zadatak tijeka rada da bi ga označio kao dovršen, status stavke tijeka rada na popisu ažurirat će se u Dovršeno.
Akcije u tijeku rada s tri stanja u prethodnom primjeru koriste sljedeći postupak:
Postavljanje popisa za korištenje s tijekom rada s tri stanja
Prije korištenja tijeka rada s tri stanja morat ćete postaviti popis koji sadrži stavke koje planirate pratiti s tijekom rada ili kojima želite upravljati pomoću tijeka rada. Predložak popisa za praćenje problema funkcionira s tijekom rada s tri stanja. No možete stvoriti i prilagođeni popis koji ćete koristiti s tim tijekovima rada. Ako stvarate prilagođeni popis, provjerite sadrži li popis barem jedan ponuđeni stupac koji obuhvaća tri ili više ponuđenih vrijednosti. Prilikom postavljanja tijeka rada za korištenje s popisom, navedite stupac izbora koji sadrži vrijednosti stanja koje će tijek rada pratiti.
Stvaranje popisa za praćenje problema
Prema zadanim postavkama, tijek rada s tri stanja možete koristiti s bilo kojim popisom koji stvorite iz predloška popisa za praćenje problema .
Na izborniku Postavke
kliknite Dodaj aplikaciju.Na stranici Vaše aplikacije kliknite Praćenje problema i upišite naziv popisa. Naziv popisa je obavezan
Ako želite dati opis popisa, kliknite Dodatne mogućnosti.
- U okvir Opis unesite opis svrhe popisa. Opis nije obavezan.
Kliknite Stvori.
Stvaranje prilagođenog popisa za korištenje s tijekom rada s tri stanja
Ako želite stvoriti prilagođeni popis za korištenje s tijekom rada s tri stanja, morate dodati najmanje jedan izborni stupac koji sadrži najmanje tri vrijednosti stanja koje će tijek rada pratiti.
- Na izborniku Postavke kliknite Dodaj aplikaciju.
- Na stranici Vaše aplikacije kliknite Prilagođeni popis i upišite naziv popisa. Naziv popisa je obavezan.
- Ako želite navesti opis popisa, kliknite Dodatne mogućnosti.
- U okvir Opis unesite opis svrhe popisa. Opis nije obavezan.
- Kliknite Stvori.
Prilagodba prilagođenog popisa za korištenje s tijekom rada s tri stanja
- Kliknite prilagođeni popis koji ste stvorili u prethodnom koraku.
- Na vrpci kliknite karticu Popis, a zatim u grupi Postavke kliknite Postavke popisa.
- U odjeljku Stupci kliknite Stvori stupac.
- U odjeljcima Naziv i Vrsta u odjeljkuNaziv stupca upišite naziv stupca koji želite koristiti za određivanje vrijednosti stanja tijeka rada. Možete, primjerice, unijeti naziv kao Stanje tijeka rada.
- U odjeljku Vrsta informacija u ovom stupcu jest odaberite Odabir (izbornik za odabir).
- U odjeljku Dodatne postavke stupca u odjeljku Opis upišite neobavezan opis stupca.
- U odjeljku Stupac mora sadržavati podatke kliknite Da.
- U okvir s popisom u odjeljku Upišite svaki ponuđeni izbor u zaseban redak upišite tri ili više ponuđenih vrijednosti koje želite za taj stupac. Te će vrijednosti postati stanja tijeka rada. Možete, primjerice, unijeti Aktivan, Spreman za pregled i Dovršeno kao tri izbora.
- U odjeljku Prikaz mogućnosti pomoću odaberite padajući izbornik ili izborne gumbe.
- U odjeljku Dopusti odabire za ispunjavanje kliknite Ne.
- Odredite želite li određenu zadanu vrijednost za stupac ili je želite dodati u zadani prikaz popisa.
- Kliknite U redu.
Dodavanje tijeka rada s tri stanja na popis
Tijek rada s tri stanja morate dodati na popis da biste ga mogli koristiti na stavkama na tom popisu. Kada na popis dodajete tijek rada s tri stanja, navedite koji stupac na popisu sadrži vrijednosti stanja koje želite da tijek rada prati. Navodite i informacije o tome što želite da se događa u svakoj fazi tijeka rada. Možete, primjerice, navesti predmet i tekst za upozorenja e-poštom koja primatelji zadatka primaju.
Tijek rada s tri stanja po zadanom je omogućen na većini vrsta web-mjesta. No administrator zbirke web-mjesta može onemogućiti tu značajku. Ako tijek rada s tri stanja nije dostupan, obratite se administratoru zbirke web-mjesta.
Važno
Da biste tijek rada dodali na popis, morate imati dozvolu za upravljanje popisima.
Otvorite popis na koji želite dodati tijek rada s tri stanja.
Kliknite karticu>Popis,Postavke popisa ili postavke za vrstu biblioteke koju otvarate. U biblioteci dokumenata, primjerice, kliknite Postavke biblioteke dokumenata.
U odjeljku Dozvole i upravljanje kliknite Postavke tijeka rada.
Na stranici Postavke tijeka rada kliknite Dodaj tijek rada.
Na stranici Dodavanje tijeka rada u odjeljku Tijek rada u odjeljku Odabir predloška tijeka rada kliknite Tri stanja.
U odjeljku Naziv upišite jedinstveni naziv tijeka rada.
U odjeljku Popis zadataka navedite popis zadataka koji će se koristiti s tijekom rada.
Napomena
- Možete koristiti zadani popis zadataka ili stvoriti novi. Ako koristite zadani popis zadataka, sudionici tijeka rada moći će jednostavno pronaći i pogledati svoje zadatke u sklopu tijeka rada pomoću prikaza Moji zadaci na popisu zadataka.
- Ako zadaci ovog tijeka rada otkriju osjetljive ili povjerljive podatke koje želite držati odvojeno od općih zadataka, stvorite novi popis zadataka.
- Stvorite novi popis zadataka ako tvrtka ili ustanova bude imala mnogo tijekova rada ili ako tijekovi rada uključuju mnogo zadataka. U tom slučaju stvorite popise zadataka za svaki tijek rada.
U odjeljku Popis povijesti odaberite popis povijesti koji će se koristiti u ovom tijeku rada. Na popisu povijesti prikazuju se svi događaji koji se odvlažu tijekom svake instance tijeka rada.
Napomena
Možete koristiti zadani popis Povijest ili stvoriti novi. Ako u tvrtki ili ustanovi postoji mnogo tijekova rada, stvorite zaseban popis povijesti za svaki tijek rada.
U odjeljku Mogućnosti pokretanja učinite nešto od sljedećeg:
- Ako želite dopustiti ručno pokretanje tijeka rada, potvrdite okvir Dopusti da ovaj tijek rada ručno pokrene autorizirani korisnik i dozvolama za sudjelovanje . Potvrdite okvir Za pokretanje tijeka rada zahtijevaj dozvole za upravljanje popisima ako za pokretanje tijeka rada želite zatražiti dodatne dozvole.
- Ako želite da se tijek rada pokreće automatski prilikom stvaranja novih stavki, potvrdite okvir Pokreni ovaj tijek rada kada se stvori nova stavka .
Kliknite Dalje.
U odjeljku Stanja tijeka rada , u odjeljku Odaberite polje "Odabir" odaberite stupac izbora s popisa koji sadrži vrijednosti koje želite koristiti za stanja u tijeku rada, a zatim odaberite vrijednosti stupca koje želite za početno, srednje stanje i konačno stanje tijeka rada.
U dva odjeljka : Odredite što će se dogoditi kada se tijek rada pokrene (mogućnosti za prvi zadatak u tijeku rada) i Odredite što želite da se dogodi kada se tijek rada promijeni u srednje stanje (mogućnosti za drugi zadatak u tijeku rada) navedite sljedeće podatke:
Pojedinosti o zadatku
| Polje | Opis |
|---|---|
| Naziv zadatka: | Po želji možete izmijeniti naslov poruke koja će se prikazati u zadatku kada se tijek rada pokrene ili dođe u srednje stanje. Ako ste potvrdili okvir Uključi polje popisa , odabrano polje dodat će se na kraj poruke. |
| Opis zadatka: | Unesite informacije koje želite uvrstiti u opis zadatka. Ako ste potvrdili okvir Uključi polje popisa , odabrano polje dodat će se na kraj poruke. Ako ste potvrdili okvir Umetni vezu na stavku popisa , u opis će biti uključena veza na stavku popisa. |
| Krajnji rok zadatka: | Ako želite navesti krajnji rok za zadatak, potvrdite okvir Uključi polje popisa , a zatim odaberite stupac s datumima na popisu koji sadrži informacije o datumu koje želite koristiti za krajnji rok. |
| Zadatak dodijeljen: | Da biste zadatak dodijelili osobi navedenoj na popisu, kliknite Uvrsti polje popisa, a zatim s popisa odaberite stupac koji sadrži podatke o korisniku koje želite koristiti. Nakon pokretanja ovog tijeka rada prvi se zadatak dodjeljuje osobi čije se ime pojavljuje u tom stupcu stavke tijeka rada. Da biste taj zadatak u svim instancama ovog tijeka rada dodijelili određenoj osobi, kliknite Prilagođeno, a zatim upišite ili odaberite ime osobe kojoj želite dodijeliti zadatak. |
Potvrdite okvir Pošalji poruku e-pošte ako želite da sudionici tijeka rada putem e-pošte primaju upozorenja o svojim zadacima u sklopu tijeka rada.
Napomena
Ako želite biti sigurni da sudionici tijeka rada putem e-pošte primaju upozorenja i podsjetnike o svojim zadacima u sklopu tijeka rada nakon pokretanja tijekova rada, obratite se administratoru zbirke web-mjesta i provjerite je li za vaše web-mjesto omogućena e-pošta.
Pojedinosti o poruci e-pošte
| Polje | Opis |
|---|---|
| Za | Upišite ime osobe kojoj želite e-poštom poslati upozorenje o zadatku tijeka rada. Potvrdite okvir Uvrsti zadatak dodijeljen korisniku ako želite poslati upozorenje e-poštom vlasniku zadatka. |
| Predmet | Unesite redak predmeta koji želite koristiti za upozorenje e-poštom. Potvrdite okvir Koristi naziv zadatka ako u redak predmeta poruke e-pošte želite dodati naziv zadatka. |
| Tijelo | Upišite podatke koji će se prikazivati u tijelu poruke e-pošte s upozorenjem. Potvrdite okvir Umetni vezu na stavku popisa ako u poruku želite uvrstiti vezu na stavku popisa. |
- Kliknite U redu.
Ručno pokretanje tijeka rada s tri stanja za stavku
Tijek rada s tri stanja najprije se mora dodati na popis da bi bio dostupan za upotrebu na stavkama na tom popisu. Dodatne informacije potražite u prethodnim odjeljcima.
Tijek rada s tri stanja može se konfigurirati tako da se automatski pokreće kada se nove stavke dodaju na popis ili se može konfigurirati tako da korisnicima koji imaju posebne dozvole dopusti ručno pokretanje tijeka rada. Neki tijekovi rada omogućuju obje mogućnosti.
Da biste ručno pokrenuli tijek rada s tri stanja na stavci popisa, slijedite ove korake. Morate imati dozvolu za uređivanje stavki za popis. Za neke tijekove rada možda ćete morati imati dozvolu za upravljanje popisima.
Napomena
Ako želite biti sigurni da sudionici tijeka rada putem e-pošte primaju upozorenja i podsjetnike o svojim zadacima u sklopu tijeka rada nakon pokretanja tijeka rada, obratite se administratoru zbirke web-mjesta i provjerite je li za vaše web-mjesto omogućena e-pošta.
Otvorite popis koji sadrži stavku na kojoj želite pokrenuti tijek rada s tri stanja.
Kliknite tri točke pokraj stavke na kojoj želite pokrenuti tijek rada, a zatim na izborniku koji se prikaže kliknite Tijekovi rada.
Napomena
Naredba Tijekovi rada dostupna je samo kada se stavka nalazi na popisu ili u biblioteci s kojima je pridružen barem jedan tijek rada.
Na izborniku Postavke
kliknite Prikaz cjelokupnog sadržaja web-mjesta.U odjeljku Pokreni novi tijek rada kliknite naziv tijeka rada s tri stanja koji želite pokrenuti.
Tijek rada pokreće se odmah.
Dovršavanje zadatka tijeka rada u tijeku rada s tri stanja
Da biste dovršili zadatak tijeka rada u tijeku rada s tri stanja morate imati barem dozvolu za uređivanje stavki za popise zadataka na kojima su zadaci tijeka rada zabilježeni.
Otvorite popis zadataka web-mjesta, a zatim na izborniku Prikaz odaberite Moji zadaci da biste pronašli svoj zadatak tijeka rada.
Napomena
Ako tijek rada ne koristi zadani popis zadataka web-mjesta, zadatak vašeg tijeka rada možda se neće pojaviti na popisu zadataka . Da biste pronašli svoj zadatak tijeka rada, otvorite popis ili biblioteku u kojoj je stavka tijeka rada spremljena. Pokažite na naziv stavke koju želite dovršiti, zatim kliknite strelicu koja se pojavi, a potom kliknite Tijekovi rada. Na stranici Stanje tijeka rada u odjeljku Tijekovi rada koji se izvode kliknite naziv tijeka rada čiji ste sudionik. U odjeljku Zadaci kliknite zadatak tijeka rada, a zatim prijeđite na treći korak.
Otvorite popis koji sadrži stavku koju želite označiti kao dovršenu.
Pokažite na naziv stavke koju želite dovršiti, zatim kliknite strelicu koja se pojavi, a potom kliknite Uredi stavku.
U dijaloškom okviru Zadaci upišite ili odaberite podatke potrebne za dovršetak zadatka, a zatim kliknite Spremi.