Formula za uspješne stranice i sretne korisnike je dobro planiran i održiv pristup upravljanju web mjestom i korisnicima. Evo nekoliko ključnih zadataka i koncepata pomoću kojih možete planirati web-mjesta i upravljati korisnicima u tvrtki ili ustanovi.
O zbirkama web-mjesta
Bez obzira na to jeste li novi korisnik sustava SharePoint ili ste koristili mnoge verzije, moderno sučelje sustava SharePoint nudi veću fleksibilnost, jednostavniju navigaciju, a sva su web-mjesta prilagođena mobilnim uređajima. Preporučujemo stvaranje zbirki web-mjesta za svako radno opterećenje u tvrtki ili ustanovi. Moderno sučelje sustava SharePoint olakšava navigaciju i održavanje jer je svako web-mjesto sada zbirka web-mjesta. Saznajte više o modernom sučelju u sustavu SharePoint i prednostima korištenja središnjih web-mjesta. Preporučujemo da stvorite zbirke web-mjesta za svako radno opterećenje, a zatim ih sve povežete sa središnjim web-mjestom. To pruža veću fleksibilnost i lako se prilagođava promjenjivim potrebama vaše tvrtke ili ustanove. Dodatne informacije potražite u članku Što je središnje web-mjesto sustava SharePoint?.
Administrator sustava SharePoint delegira upravljanje zbirkama web-mjesta drugim osobama u tvrtki ili ustanovi. Model dozvola sustava SharePoint olakšava dodjelu dozvola različitim ulogama kao što su administrator zbirke web-mjesta, vlasnik web-mjesta i druge uloge. Upute za dodavanje i uklanjanje administratora zbirke web-mjesta potražite u članku Upravljanje administratorima zbirke web-mjesta .
Administrator zbirke web-mjesta ima razinu dozvola za potpunu kontrolu za zbirku web-mjesta. To znači da možete dodavati ili brisati web-mjesta te mijenjati postavke za bilo koje web-mjesto u zbirci web-mjesta. Uz to, na tim web-mjestima možete pregledavati, dodavati, brisati ili mijenjati sav sadržaj. Administrator zbirke web-mjesta može odrediti sekundarnog administratora zbirke web-mjesta. Kao administrator zbirke web-mjesta možete dodati drugog administratora zbirke web-mjesta ili promijeniti administratora zbirke web-mjesta putem stranice Postavke. Dodatne informacije o tom zadatku potražite u članku Upravljanje administratorima zbirke web-mjesta.
Tradicionalna zbirka web-mjesta grupa je web-mjesta sustava SharePoint koji pripadaju istom vlasniku i zajednički koriste administratorske postavke, primjerice dozvole. Web-podmjesta nasljeđuju navigaciju, dozvole i dizajn web-mjesta iz zbirke web-mjesta. Kad god se promijene članovi web-mjesta i projekti, moraju se promijeniti i vaša web-mjesta.
Odabir web-mjesta za svako radno opterećenje
Važno je isplanirati vrstu zbirke web-mjesta sustava SharePoint koja će vam odgovarati vašim radnim opterećenjima. Osim toga, korisnicima želite olakšati kretanje i pronalaženje onoga što im je potrebno. U ovom se odjeljku navode pojedinosti o nekim modernim web-mjestima sustava SharePoint koja su dostupna te govori i o navigaciji tim web-mjestima. Sjajan članak o navigaciji tijekom planiranja jest Navigacija tijekom planiranja za moderno sučelje sustava SharePoint.
Središnje web-mjesto sustava SharePoint možete zamisliti kao okvir ili temelj koji omogućuje organiziranje različitih timskih i komunikacijskih web-mjesta. Kada stvarate zbirke web-mjesta za svako radno opterećenje u tvrtki ili ustanovi, središnje web-mjesto povezuje te zbirke web-mjesta na logične načine koji olakšavaju pronalaženje zbirke web-mjesta i upravljanje njima. Nakon toga zbirke web-mjesta možete premještati i upravljati njima kada se promijeni vaše radno opterećenje. Dodatne informacije potražite u članku Planiranje središnjih web-mjesta sustava SharePoint.
Timsko web-mjesto sustava SharePoint i sve stranice koje stvorite u okviru njega dostupne su samo korisnicima koje pozovete tako da im dodijelite dozvolu za pristup web-mjestu. Timsko web-mjesto možete povezati i s grupom sustava Microsoft 365. Timsko web-mjesto vašoj tvrtki ili ustanovi, timu ili grupi omogućuje međusobno povezivanje i suradnju na dokumentima i drugim datotekama, objavljivanje najava, zakazivanje sastanaka, održavanje zadataka, praćenje problema ili akcijskih stavki te pohranjivanje informacija na popise. Dodatne informacije potražite u članku Što je timsko web-mjesto sustava SharePoint?
Komunikacijsko web-mjesto sustava SharePoint omogućuje vam dijeljenje informacija kao što su novosti, izvješća i status s drugim korisnicima. Komunikacijsko web-mjesto obično ima nekoliko suradnika, ali mnogo članova.
Upravljanje
Upravljanje je skup pravilnika, uloga, odgovornosti i procesa koji usmjeravaju, usmjeravaju i kontroliraju način na koji poslovni odjeli i tehnički timovi tvrtke ili ustanove surađuju u postizanju poslovnih ciljeva. Kad je riječ o vašoj zbirci web-mjesta sustava SharePoint, plan upravljanja može biti vodič za lakše planiranje uloga, odgovornosti i pravilnika potrebnih za podršku zbirke web-mjesta. One mogu uključivati, bez ograničenja, sljedeća razmatranja:
- Arhitektura informacija, uključujući web-stranice, dokumente, popise i podatke
- aktivnosti održavanja, uključujući upravljanje korisničkim računima
- Pravilnici o brendiranju i prilagodbi
- Obuka
Važno je pripremiti plan upravljanja za tvrtku ili ustanovu. Sudjelovanjem u izradi plana upravljanja možete pomoći u utvrđivanju odgovornosti poslovnih i tehničkih timova te definirati tko je odgovoran za koja područja sustava. Dodatne informacije o izradi plana upravljanja potražite u članku Pregled: najbolje prakse za upravljanje načina na koji korisnici koriste timsko web-mjesto.
Upravljanje korisnicima
Napomena
Korisnicima ćete možda morati surađivati s administratorom sustava SharePoint. Administrator sustava SharePoint, primjerice, upravlja korisničkim profilima.
Korisnički računi u okruženju Microsoft 365
Globalni administrator dodaje nove korisnike u Microsoft 365 pomoću Centra za administratore okruženja Microsoft 365, portala za upravljanje korisnicima i konfiguriranje servisa. Dodatne informacije potražite u članku Korisnici i uloge. Prilikom dodavanja novog korisnika globalni administrator čini sljedeće:
- Određuje može li korisnik pristupati centru za administratore
- Postavlja zemljopisnu lokaciju za korisnika
- Odabire vrstu korisničke licence
- Stvara korisničko ime i lozinku za korisnika.
Korisnici timskog web-mjesta
Na timsko web-mjesto možete dodavati korisnike i prilagođavati im dozvole. Razine dozvola i članstvo u grupi sustava SharePoint možete pronaći u odjeljku Postavke. Međutim, Microsoft 365 sada stvara sigurnosnu grupu pod nazivom Svi osim vanjskih korisnika koja sadrži sve u imeniku okruženja Microsoft 365 (osim osoba koje su izvan vaše tvrtke ili ustanove i koje su pozvane putem značajke vanjskog zajedničkog korištenja). Toj se sigurnosnoj grupi automatski odobrava pristup kao član u sustavu SharePoint. To znači da korisnici koje dodate u imenik okruženja Microsoft 365 mogu prema zadanim postavkama uređivati web-mjesta, popise i biblioteke.
Razine dozvola i članstvo u grupi
Razine dozvola zbirke su prava sustava SharePoint koje korisnicima omogućuju izvođenje skupa povezanih zadataka. Razina dozvola za čitanje, između ostalog, obuhvaća dozvole za prikaz stavki, otvaranje stavki, prikaz stranica i prikaz verzija, a potrebne su za prikaz stranica, dokumenata i stavki na web-mjestu sustava SharePoint. Dozvole je moguće obuhvatiti na više razina dozvola. Dodatne informacije potražite u članku Planiranje strategije dozvola.
Ne preporučujemo da razine dozvola dodjeljujete izravno pojedinačnim korisnicima jer bi to moglo otežati praćenje i upravljanje pristupom web-mjestima. Ponekad je to potrebno, ali ga treba svesti na minimum kako bi se izbjegla složenost. Umjesto toga, dodijelite dozvole grupama, a zatim pojedinačne korisnike dodijelite odgovarajućim grupama. Grupa je skup korisnika definiranih na razini zbirke web-mjesta radi jednostavnog upravljanja dozvolama. Dodatne informacije potražite u člancima Zadane grupe sustava SharePoint i Prilagodba dozvola za web-mjesto. Svakoj se grupi dodjeljuje zadana razina dozvola. Neke osnovne zadane grupe sustava SharePoint, primjerice, obuhvaćaju sljedeće razine dozvola:
| Grupa | Razina dozvola |
|---|---|
| Vlasnici | Potpuna kontrola |
| Posjetitelji | Čitanje |
| Članovi | Doprinos |
Prilagođene grupe mogu stvarati svi s dozvolom za potpunu kontrolu.
Kada grupama sustava SharePoint dodijelite razine dozvola na razini zbirke web-mjesta, sva web-mjesta i njihov sadržaj po zadanom nasljeđuju te razine dozvola. To se zadano ponašanje naziva nasljeđivanje dozvola. Možete odrediti želite li postaviti jedinstvene dozvole prilikom stvaranja web-podmjesta ili prekinuti nasljeđivanje dozvola za web-mjesto, popis, biblioteku ili stavku. Dodatne informacije potražite u članku Što je nasljeđivanje dozvola?
Budući da razina dozvola korisnika određuje što on može vidjeti i čemu može pristupiti na web-mjestu, morate pažljivo razmotriti njegovo članstvo u grupi. Korisnik koji je, primjerice, zadužen za stvaranje i prilagodbu web-mjesta mora minimalno biti član grupe Designer. S druge strane, korisnik koji mora samo čitati i preuzimati sadržaj, a možda samo mora biti član grupe Posjetitelji. Dodatne informacije potražite u članku Uvod u razine dozvola u sustavu SharePoint.
Plan korištenja značajki web-mjesta i zbirki web-mjesta
Kao administrator zbirke web-mjesta možda će vam zatrebatiSharePoint upravljati značajkama na razini zbirke web-mjesta i web-mjesta. Ti zadaci mogu uključivati aktiviranje i deaktivaciju značajki u skladu s planom upravljanja. Dodatne informacije potražite u članku Omogućivanje ili onemogućivanje značajki zbirke web-mjesta. Pročitajte i članak Upravljanje košem za smeće zbirke web-mjesta sustava SharePoint.