U ovom se članku opisuje osnovni postupak pokretanja Access i stvaranja baze podataka koja će se koristiti na stolnim računalima, a ne putem weba. Objašnjava se kako stvoriti računalnu bazu podataka pomoću predloška te kako ispočetka izgraditi bazu podataka stvaranjem vlastitih tablica, obrazaca, izvješća i drugih objekata baze podataka. Objašnjavaju se i postupci uvoza postojećih podataka u novu bazu podataka.
Sadržaj članka
Pregled
Kada prvi put pokrenete Access, ili ako zatvorite bazu podataka bez zatvaranja Access, prikazat će MicrosoftOffice prikazu Backstage.
Prikaz Backstage početna je točka iz koje možete stvoriti novu bazu podataka, otvoriti postojeću bazu podataka, prikazati istaknuti sadržaj iz programa Office.com – sve što možete koristiti Access za stvaranje datoteke baze podataka ili izvan baze podataka, a ne unutar baze podataka.
Stvaranje baze podataka
Kada otvorite Access, prikaz Backstage prikazuje karticu Novo. Kartica Novo omogućuje stvaranje baze podataka na nekoliko načina:
-
Prazna baza podataka Po želji možete početi ispočetka. To je dobar pristup ako imate vrlo specifične zahtjeve kada je riječ o dizajnu ili postojeće podatke koje želite uvesti ili uvrstiti.
-
Predložak koji je instaliran s Access Predložak koristite ako započinjete novi projekt i želite brzo početi s radom. Access je po zadanom instalirano nekoliko predložaka.
-
Predložak iz Office.com Osim predložaka koji se isporučuju s Access, možete pronaći još mnogo predložaka na Office.com. Ne morate ni otvarati preglednik jer su predlošci dostupni putem kartice Novo.
Dodavanje u bazu podataka
Prilikom rada u bazi podataka možete dodavati polja, tablice i dijelove aplikacije.
Značajka dijelova aplikacije omogućuje istodobno korištenje više povezanih objekata baze podataka kao da se radi o jednom objektu. Dio aplikacije, primjerice, može se sastojati od tablice i obrasca koji se temelji na njoj. Pomoću dijela aplikacije tablicu i obrazac možete istodobno dodati.
Možete stvarati i upite, obrasce, izvješća i makronaredbe – sve objekte baze podataka s kojima obično radite.
Stvaranje baze podataka pomoću predloška
Access sadrži razne predloške koje možete koristiti u trenutnom obliku ili kao početnu točku. Predložak je za korištenje spremna baza podataka koja sadrži sve tablice, upite, obrasce, makronaredbe i izvješća potrebne za izvođenje određenog zadatka. Dostupni su, primjerice, predlošci pomoću kojih možete pratiti probleme, upravljati kontaktima ili evidentirati troškove. Neki predlošci sadrže nekoliko oglednih zapisa koji pojašnjavaju čemu služe.
Ako neki predložak odgovara vašim potrebama, uz njega obično možete najbrže početi s radom na bazi podataka. No ako u nekom drugom programu imate podatke koje želite uvesti u Access, možda ćete odlučiti da je bolje stvoriti bazu podataka bez korištenja predloška. Predlošci imaju već definiranu strukturu podataka i katkad je potrebno uložiti mnogo truda da bi se postojeći podaci prilagodili strukturi predloška.
-
Ako je otvorena neka baza podataka, na kartici Datoteka kliknite Zatvori. U prikazu Backstage prikazat će se kartica Novo.
-
Na kartici Novo dostupno je nekoliko skupova predložaka, od kojih su neki ugrađeni u Access. Dodatne predloške možete preuzeti s web-mjesta Office.com. Detalje potražite u sljedećem odjeljku članka.
-
Odaberite predložak koji želite koristiti.
-
Access predlaže naziv datoteke za bazu podataka u okviru Naziv datoteke – ako želite, možete promijeniti naziv datoteke. Da biste bazu podataka spremili u drugu mapu od one prikazane ispod okvira s nazivom datoteke, kliknite
-
Kliknite Stvori.
Access stvara bazu podataka iz predloška koji ste odabrali, a zatim otvara bazu podataka. Za mnoge se predloške prikazuje obrazac u koji možete početi unositi podatke. Ako predložak sadrži ogledne podatke, zapise izbrišite tako da kliknete birač zapisa (osjenčani okvir ili traku neposredno lijevo od zapisa), a zatim učinite sljedeće:
Na kartici Polazno u grupi Zapisi kliknite Izbriši.
-
Da biste počeli unositi podatke, kliknite prvu praznu ćeliju u obrascu pa počnite upisivati. Koristite okno za navigaciju da biste potražili druge obrasce ili izvješća koje želite koristiti. Neki predlošci obuhvaćaju navigacijski obrazac koji omogućuje prelazak s jednog objekta baze podataka na drugi.
Dodatne informacije o radu s predlošcima potražite u članku Stvaranje računalne baze podataka programa Access pomoću predloška.
Stvaranje baze podataka bez predloška
Ako ne želite koristiti predložak, bazu podataka možete koristiti tako da sami stvorite tablice, obrasce, izvješća i druge objekte baze podataka. To u većini slučajeva uključuje nešto od sljedećeg ili i jedno i drugo:
-
unos, lijepljenje ili uvoz podataka u tablicu stvorenu prilikom stvaranja nove baze podataka, a zatim ponavljanje tog postupka za nove tablice stvorene pomoću naredbe Tablica na kartici Stvaranje
-
uvoz podataka iz drugih izvora i pritom stvaranje novih tablica
Stvaranje prazne baze podataka
-
Na kartici Datoteka kliknite Novo, a zatim Prazna baza podataka.
-
U okvir Naziv datoteke upišite naziv datoteke. Da biste promijenili mjesto datoteke od zadanog, kliknite Potraži mjesto na koje želite postaviti bazu podataka
-
Kliknite Stvori.
Access bazu podataka s praznom tablicom pod nazivom Tablica1, a zatim otvara tablicu1 u prikazu podatkovne tablice. Pokazivač će se premjestiti u prvu praznu ćeliju u stupcu Kliknite da biste dodali.
-
Da biste dodali podatke, počnite ih upisivati ili ih zalijepite iz nekog drugog izvora na način opisan u odjeljku Kopiranje podataka iz drugog izvora u tablicu programa Access.
Unos podataka u prikazu podatkovne tablice osmišljen je tako da bude vrlo sličan radu na radnom listu Excel podatkovne tablice. Struktura tablice stvara se tijekom unosa podataka. Kada u podatkovnu tablicu dodate novu stupac, u tablici se definira novo polje. Access automatski postavlja vrstu podataka svakog polja na temelju podataka koje unesete.
Ako trenutno ne želite unositi podatke u tablicu Tablica1, kliknite Zatvori
Savjet: Access traži datoteku pod nazivom Blank.accdb u mapi koja se nalazi u mapi [install drive]:\Program Files\MicrosoftOffice \Templates\1033\Access \. Ako postoji, Blank.accdb je predložak za sve nove prazne baze podataka. Sve nove prazne baze podataka nasljeđuju sav sadržaj koji sadrži. To je dobar način distribucije zadanog sadržaja, kao što su brojevi dijelova ili izjave o odricanju odgovornosti tvrtke i pravilnici.
Važno: Ako zatvorite Tablicu1 bez spremanja barem jedanput, Access će izbrisati cijelu tablicu, čak i ako ste unijeli podatke u tablicu.
Dodavanje tablice
U postojeću bazu podataka nove tablice možete dodati pomoću naredbi u grupi Tablice na kartici Stvaranje.
Početak stvaranja tablice u prikazu podatkovne tablice U prikazu podatkovne tablice možete odmah unijeti podatke i omogućiti Access strukture tablice u pozadini. Nazivi polja dodjeljuju se numerički (Polje1, Polje2 i tako dalje) i Access automatski postavlja vrstu podataka svakog polja na temelju podataka koje unesete.
-
Na kartici Stvaranje u grupi Tablice kliknite Tablica.
Access tablicu i odabire prvu praznu ćeliju u stupcu Kliknite da biste dodali .
-
Na kartici Polja tablice u grupi Dodavanje & Izbriši kliknite vrstu polja koju želite dodati. Ako ne vidite željenu vrstu, kliknite Dodatna polja
-
Access prikazuje popis najčešće korištenih vrsta polja. Kliknite željenu vrstu polja, Access će novo polje u podatkovnu tablicu na mjestu točke unosa.
Polje možete premjestiti povlačenjem. Prilikom povlačenja polja u podatkovnoj tablici na mjestu na koje će polje biti smješteno prikazuje se okomita traka unosa.
-
Da biste dodali podatke, počnite ih upisivati u prvu praznu ćeliju ili ih zalijepite iz nekog drugog izvora na način opisan u odjeljku Kopiranje podataka iz drugog izvora u tablicu programa Access.
-
Da biste promijenili naziv stupca (polja), dvokliknite njegov naslov, a zatim upišite novi naziv.
Svakom polju dodijelite smislen naziv da biste znali što sadrži kada ga ugledate u oknu Popis polja.
-
Da biste premjestili stupac, kliknite njegov naslov da biste ga odabrali, a zatim ga povucite na željeno mjesto. Možete i odabrati više susjednih stupaca pa ih sve zajedno povući na novo mjesto. Da biste odabrali više susjednih stupaca, kliknite naslov prvog stupca, a zatim uz pritisnutu tipku SHIFT kliknite naslov posljednjeg stupca.
Stvaranje tablice, počevši od prikaza dizajna U prikazu dizajna najprije stvorite strukturu tablice. Zatim se prebacite u prikaz podatkovne tablice da biste unijeli podatke ili unijeli podatke pomoću neke druge metode, kao što je lijepljenje ili uvoz.
-
Na kartici Stvaranje u grupi Tablice kliknite Dizajn tablice.
-
Za svako polje u tablici upišite naziv u stupac Naziv polja, a zatim odaberite vrstu podataka na popisu Vrsta podataka.
-
U okvir Opis po želji upišite opis polja. Opis će se prikazivati na traci stanja kada se pokazivač bude nalazio u tom polju u prikazu podatkovne tablice. Opis se na traci stanja prikazuje i za kontrole u obrascu ili izvješću stvorene povlačenjem iz okna Popis polja te za kontrole stvorene za to polje prilikom korištenja čarobnjaka za obrasce ili čarobnjaka za izvješća
-
Kada dodate sva polja, spremite tablicu:
-
Na kartici Datoteka kliknite Spremi.
-
-
U svakom trenutku možete početi upisivati podatke u tablicu tako da prijeđete u prikaz podatkovne tablice i kliknete prvu praznu ćeliju. Možete i zalijepiti podatke iz nekog drugog izvora na način opisan u odjeljku Kopiranje podataka iz drugog izvora u tablicu programa Access.
Postavljanje svojstava polja u prikazu dizajna Neovisno o načinu stvaranja tablice preporučuje se da pregledate i postavite svojstva polja. Premda su neka svojstva dostupna u prikazu podatkovne tablice, neka je svojstva moguće postaviti samo u prikazu dizajna. Da biste prešli u prikaz dizajna, u navigacijskom oknu kliknite tablicu desnom tipkom miša, a zatim kliknite Prikaz dizajna. Da biste pogledali svojstva polja, kliknite polje na rešeci dizajna. Svojstva se prikazuju ispod rešetke dizajna, u odjeljku Svojstva polja.
Da biste pogledali opis svakog svojstva polja, kliknite svojstvo i pročitajte opis u okviru pokraj popisa svojstava u odjeljku Svojstva polja. Da biste potražili detaljnije informacije, kliknite gumb Pomoć.
U tablici u nastavku opisana su neka svojstva polja koja se često prilagođavaju.
|
Svojstvo |
Opis |
|---|---|
|
Veličina polja |
Za tekstna polja to svojstvo određuje maksimalan broj znakova koje je moguće pohraniti u polje. Maksimalna je vrijednost 255. Za brojčana polja to svojstvo određuje vrstu broja koji će biti pohranjen (Dugi cijeli broj, Dvostruko itd.). Radi učinkovitije pohrane podataka preporučuje se da dodijelite najmanju količinu prostora koja će po vašem mišljenju biti potrebna za podatke. Tu vrijednost po potrebi možete poslije povećati. |
|
Oblik |
To svojstvo određuje način prikaza podataka. Ne utječe na same podatke pohranjene u polju. Možete odabrati unaprijed definirani oblik ili unijeti prilagođeni oblik. |
|
Ulazna maska |
Pomoću tog svojstva možete odrediti uzorak za sve podatke koji će biti uneseni u polje. Time se jamči pravilan unos svih podataka i unos potrebnog broja znakova. Ako vam je potrebna pomoć za stvaranje ulazne maske, kliknite |
|
Zadana vrijednost |
Pomoću tog svojstva možete odrediti zadanu vrijednost koja će se prikazivati u polju svaki put kada se doda novi zapis. Ako, primjerice, imate polje vrste Datum/vrijeme u kojem želite evidentirati datum dodavanja svakog zapisa, kao zadanu vrijednost unesite "Date()" (bez navodnika). |
|
Potrebno |
To svojstvo određuje je li unos vrijednosti u polje obavezan. Ako to svojstvo postavite na Da, Access ne dopušta dodavanje novog zapisa osim ako se za ovo polje ne unesete vrijednost. |
Kopiranje podataka iz drugog izvora u Access tablicu
Ako su podaci trenutno pohranjeni u drugom programu, npr. Excel, možete ih kopirati i zalijepiti u Access tablicu. Općenito govoreći, to najbolje funkcionira ako su podaci već razdvojeni u stupce jer se nalaze na radnom Excel radnom listu. Ako se podaci koriste u programu za obradu teksta, najbolje je razdvojiti stupce podataka pomoću kartica ili pretvoriti podatke u tablicu u programu za obradu teksta prije kopiranja podataka. Ako su vašim podacima potrebne izmjene ili manipulacije (na primjer, razdvajanje imena i prezimena na imena i prezimena), preporučujemo da to učinite prije kopiranja podataka, osobito ako niste upoznati s Access.
Kada zalijepite podatke u praznu tablicu, Access određuje vrstu podataka svakog polja prema vrsti podataka koje ondje pronađe. Ako, primjerice, zalijepljeno polje sadrži samo vrijednosti datuma, Access na to polje primjenjuje vrstu podataka Datum/vrijeme. Ako zalijepljeno polje sadrži samo riječi "da" i "ne", Access primjenjuje vrstu podataka Da/Ne na polje.
Access naziva polja ovisno o tome što pronalazi u prvom retku zalijepljenih podataka. Ako je prvi redak zalijepljenih podataka u vrsti sličan recima koji slijede, Access određuje da je prvi redak dio podataka i dodjeljuje generičke nazive polja (F1, F2 itd.). Ako prvi redak zalijepljenih podataka nije sličan recima koji slijede, Access da se prvi redak sastoji od naziva polja. Access u skladu s tim naziva polja i ne uključuje prvi redak u podacima.
Ako Access generičke nazive polja, trebali biste preimenovati polja što je prije moguće da biste izbjegli zbrku. To učinite na sljedeći način:
-
Pritisnite CTRL + S da biste spremili tablicu.
-
U prikazu podatkovne tablice dvokliknite naslov svakog stupca, a zatim upišite opisni naziv za svaki stupac.
-
Ponovno spremite tablicu.
Napomena: nazive polja možete promijeniti i tako da prijeđete u prikaz dizajna i u njemu uredite nazive polja. Da biste prešli u prikaz dizajna, u navigacijskom oknu kliknite tablicu desnom tipkom miša, a zatim kliknite Prikaz dizajna. Da biste se vratili u prikaz podatkovne tablice, dvokliknite tablicu u navigacijskom oknu.
Uvoz, dodavanje i povezivanje podataka iz drugog izvora
Možda imate podatke pohranjene u drugom programu i želite ih uvesti u novu tablicu ili ih dodati postojećoj tablici u Access. Ili možda radite s osobama koje podatke zadržavaju u drugim programima, a s njima želite raditi u Access povezivanjem s njima. U svakom Access pojednostavnjuje rad s podacima iz drugih izvora. Podatke možete uvesti s radnog Excel, iz tablice u drugoj Access bazi podataka, iz popis sustava SharePoint ili iz raznih drugih izvora. Postupak koji ćete koristiti neznatno se razlikuje ovisno o izvoru, ali za početak možete slijediti postupak opisan u nastavku.
-
U Access, na kartici Vanjski podaci u grupi Uvoz & Veza odaberite Novi izvor podataka, a zatim odaberite naredbu za vrstu datoteke koju uvozite.
Ako, primjerice, uvozite podatke s radnog Excel, kliknite Novi izvor podataka >iz datoteke > Excel.
Napomena: Ako u grupi Uvoz veze sustava & ne možete pronaći odgovarajuću vrstu oblika, možda ćete morati pokrenuti program u kojem ste izvorno stvorili podatke, a zatim pomoću tog programa spremiti podatke u uobičajenom obliku datoteke (kao što je razgraničena tekstna datoteka) da biste te podatke mogli uvesti u Access.
-
U dijaloškom okviru Dohvaćanje vanjskih podataka kliknite Pregledaj da biste pronašli izvorišnu podatkovnu datoteku ili u okvir Naziv datoteke upišite cijeli put do izvorišne podatkovne datoteke.
-
Kliknite željenu mogućnost (svi programi omogućuju uvoz, a neki i dodavanje ili povezivanje) u odjeljku Navedite način i mjesto spremanja podataka u trenutnoj bazi podataka. Možete stvoriti novu tablicu koja koristi uvezene podatke ili (uz neke programe) dodati podatke u postojeću tablicu ili pak stvoriti povezanu tablicu koja održava vezu s podacima u izvorišnom programu.
-
Ako se pokrene čarobnjak, slijedite upute na sljedećih nekoliko njegovih stranica. Na posljednjoj stranici čarobnjaka kliknite Završi.
Ako uvozite objekte ili povežete tablice iz Access baze podataka, pojavit će sedijaloški okvir Uvoz objekata ili Povezivanje tablica. Odaberite željene stavke pa kliknite U redu.
Točan postupak ovisi o tome uvozite li, dodajete ili povezujete podatke.
-
Access vas o tome želite li spremiti pojedinosti o operaciji uvoza koju ste upravo dovršili. Ako smatrate da ćete istu operaciju uvoza ponovno izvoditi, kliknite Spremi korake uvoza pa unesite detalje. Nakon toga možete jednostavno ponoviti operaciju u budućnosti klikom na Spremljeni uvozi
Ako ste odabrali uvoz tablice, Access podatke u novu tablicu, a zatim prikazuje tablicu u grupi Tablice u navigacijskom oknu. Ako ste odabrali dodavanje podataka u postojeću tablicu, podaci će biti dodani u tu tablicu. Ako ste odabrali povezivanje s podacima, Access stvara povezanu tablicu u grupi Tablice u navigacijskom oknu.
Dodavanje dijela aplikacije
Funkciju u postojeću bazu podataka možete dodati pomoću dijela aplikacije. Dio aplikacije može biti jednostavan kao jedna tablica ili može sadržavati nekoliko povezanih objekata, kao što su tablica i povezani obrazac.
Na primjer, dio aplikacije Komentari sastoji se od tablice s poljem ID-ja automatskog numeriranja, polja datuma i polja dopisa. Možete ga dodati u bilo koju bazu podataka i koristiti ga u neizmijenjenom obliku ili uz minimalne prilagodbe.
-
Otvorite bazu podataka u koju želite dodati dio aplikacije.
-
Kliknite karticu Stvaranje.
-
U grupi Predlošci kliknite Dijelovi aplikacije. Otvorit će se popis dostupnih dijelova.
-
Kliknite dio aplikacije koji želite dodati.
Otvaranje postojeće baze Access podataka
-
Na kartici Datoteka kliknite Otvori.
-
U dijaloškom okviru Otvori dođite do baze podataka koju želite otvoriti.
-
Učinite nešto od sljedećeg:
-
Dvokliknite bazu podataka da biste je otvorili u zadanom načinu rada navedenom u dijaloškom okviruAccess mogućnosti ili načinu koji je postavio administratorski pravilnik.
-
Kliknite Otvori da biste bazu podataka otvorili uz mogućnost zajedničkog pristupa u višekorisničkom okruženju, pri čemu vi i drugi korisnici možete čitati iz baze podataka i zapisivati u nju.
-
Kliknite strelicu pokraj gumba Otvori, a zatim kliknite Otvori samo za čitanje da biste bazu podataka otvorili uz mogućnost pristupa samo za čitanje, pri čemu je možete pregledavati, ali ne i uređivati. Drugi će korisnici i dalje moći čitati iz baze podataka i zapisivati u nju.
-
Kliknite strelicu pokraj gumba Otvori, a zatim kliknite Otvori isključivo da biste bazu podataka otvorili uz korištenje isključivog pristupa. Kada je bazu podataka otvorena uz isključivi pristup, drugim korisnicima koji je pokušaju otvoriti prikazuje se poruka "datoteka se već koristi".
-
Kliknite strelicu pokraj gumba Otvori, a zatim kliknite Isključivo otvori samo za čitanje da biste bazu podataka otvorili uz pristup samo za čitanje. Drugi će korisnici i dalje moći otvarati bazu podataka, ali samo u načinu rada samo za čitanje.
-
Napomena: Podatkovnu datoteku možete izravno otvoriti u vanjskom obliku datoteke, kao što su dBASE, MicrosoftExchange ili Excel. Možete i izravno otvoriti bilo koju ODBC izvor podataka, npr. MicrosoftSQL Server. Access automatski stvara novu Access u istoj mapi kao podatkovna datoteka i dodaje veze na svaku tablicu u vanjskoj bazi podataka.
Savjeti
-
Da biste otvorili neku od nedavno otvaranih baza podataka, na kartici Datoteka kliknite Nedavno, a zatim kliknite naziv datoteke odgovarajuće baze podataka. Access otvara bazu podataka pomoću istih postavki mogućnosti koje je imala kada ste je zadnji put otvorili. Ako se popis nedavno korištenih datoteka ne prikazuje, na kartici Datoteka kliknite Mogućnosti. U dijaloškomAccess mogućnosti kliknite Klijentske postavke. U odjeljku Prikaz unesite broj dokumenata koji će se prikazivati na popisu nedavnih dokumenata ne veći od 50.
Možete i omogućiti prikaz nedavno korištenih baza podatka na navigacijskoj traci prikaza Backstage radi pristupa pomoću dva klika: 1) na karticu Datoteka i 2) na nedavno korištenu bazu podataka kojoj želite pristupiti. Pri dnu kartice Nedavno potvrdite okvir Brz pristup sljedećem broju nedavno korištenih baza podataka, a zatim prilagodite broj baza podataka koje će se prikazivati.
-
Ako bazu podataka otvarate klikom na naredbu Otvori na kartici Datoteka, možete pogledati popis prečaca na baze podataka koje ste prethodno otvarali tako da u dijaloškom okviru Otvaranje kliknete Moji nedavni dokumenti .
