Ako želite biti sigurni da će Word u podatkovnoj datoteci pronaći stupac koji odgovara svakoj adresi ili elementu pozdrava, možda ćete morati uskladiti polja cirkularnog pisma u programu Word sa stupcima u podatkovnoj datoteci.
Kada kliknete Uskladi polja u grupi Polja za unos & umetanje na kartici Skupna pisama , otvara se dijaloški okvir Slaganje polja .
Elementi adrese i pozdrava navedeni su s lijeve strane. Zaglavlja stupaca iz podatkovne datoteke navedena su s desne strane.
Word traži stupac koji se podudara sa svakim elementom. Na slici je Word automatski upario stupac Naslov podatkovne datoteke sa stupcem Naslov ljubaznosti. No Word nije uspio upariti druge elemente. U toj podatkovnoj datoteci, primjerice, Word ne može odgovarati srednjem imenu.
Na popisu zdesna možete odabrati stupac iz podatkovne datoteke koji se podudara s elementom slijeva. Nema veze što se ne podudaraju ljubazni naslov, jedinstveni identifikator . Naljepnica za cirkularno pismo ne mora koristiti sva polja. Ako dodate polje koje ne sadrži podatke iz podatkovne datoteke, ono će se u spojenom dokumentu prikazivati kao prazno rezervirano mjesto – obično prazan redak ili skriveno polje.