Az Access-adatbázisok segítségével szinte bármilyen információt tárolhat és nyomon tarthat, például a készletet, a partnereket vagy az üzleti folyamatokat is. Bemutatjuk az asztali Access-adatbázisok létrehozásának és az adatok felvételének módjait, majd megismerkedünk az új adatbázis testreszabásának és használatának további lépéseivel.
Tartalom
- Sablon választása
- Teljesen új adatbázis létrehozása
- Tábla hozzáadása
- Adatok másolása és beillesztése
- Adatok importálása vagy csatolása
- Adatok rendszerezése a Táblaanalizáló használatával
- További lépések
Sablon választása
Az Access sablonjai használatra készen tartalmaznak beépített táblákat, lekérdezéseket, űrlapokat és jelentéseket. A sablonok az elsők között jelennek meg az Access indításakor, ráadásul az interneten lehetőség van további sablonok keresésére is.
- Az Accessben válassza a Fájl>új lehetőséget.
- Válasszon egy asztali adatbázissablont, majd a Fájlnév mezőben adja meg az adatbázis nevét. Ha nem talál megfelelő sablont, használja az Online sablonok keresése mezőt.
- Használhatja az alapértelmezett helyet, amelyet az Access a Fájlnév mező alatt jelenít meg, vagy a mappa ikonra kattintva választhat egyet.
- Válassza a Létrehozás lehetőséget.
A sablontól függően az alábbiak valamelyikének lehet szüksége a kezdéshez:
Ha az Access egy üres felhasználólistát tartalmazó Bejelentkezés párbeszédpanelt jelenít meg, tegye a következőket:
- Válassza az Új felhasználó lehetőséget.
- Töltse ki a Felhasználó adatai űrlapot.
- Válassza a Mentés & a Bezárás lehetőséget.
- Válassza az imént beírt felhasználónevet, majd a Bejelentkezés lehetőséget.
Ha az Access az üzenetsávban biztonsági figyelmeztetést jelenít meg, és Ön megbízhatónak tartja a sablon forrását, válassza a Tartalom engedélyezése lehetőséget. Ha az adatbázis használatához bejelentkezés szükséges, jelentkezzen be újra.
További információt az Asztali Access-adatbázis létrehozása sablonból című témakörben talál.
Teljesen új adatbázis létrehozása
Ha egyik sablon sem felel meg az igényeinek, induljon ki egy üres asztali adatbázisból.
- Az Accessben válassza az Új>üres asztali adatbázis lehetőséget.
- Írjon be nevet az adatbázis számára a Fájlnév mezőbe.
- Használhatja az alapértelmezett helyet, amelyet az Access a Fájlnév mező alatt jelenít meg, vagy a mappa ikonra kattintva választhat egyet.
- Válassza a Létrehozás lehetőséget.
Tábla hozzáadása
Adatbázisában több kapcsolódó tábla tárolja adatait. Táblát a következő módon hozhat létre:
Az adatbázis első megnyitásakor egy üres táblát fog látni Adatlap nézetben, amelyben megadhatja adatait. Másik tábla hozzáadásához válassza a Táblázat létrehozása> lehetőséget. Elkezdheti beírni az adatokat az üres mezőbe (cellába), vagy adatokat illeszthet be más forrásból, például egy Excel-munkafüzetből.
Egy oszlop (mező) átnevezéséhez kattintson duplán az oszlop fejlécére, majd írja be az új nevet.
Tipp:
Ha érthető neveket ad, azzal megkönnyíti az egyes mezők céljának felismerését anélkül, hogy a mezők tartalmát meg kellene tekintenie.
Válassza a Fájl>mentés lehetőséget.
- További mezők hozzáadásához írjon a Hozzáadás oszlopba.
- Ha át szeretne helyezni egy oszlopot, akkor a fejlécére kattintva jelölje ki, majd húzza a kívánt helyre. Emellett kijelölheti a szomszédos oszlopokat, és együtt húzhatja őket az új helyre.
További információért tanulmányozza a Táblák – Bevezetés című cikket.
Adatok másolása és beillesztése
Másik programból, például az Excelből vagy a Word-ből adatokat másolhat a vágólapra, majd beillesztheti egy Access-táblába. Ez akkor működik a legjobban, ha az adatok oszlopokban vannak elkülönítve. Ha az adatok szövegszerkesztőben, például a Word-ben találhatók, címkékkel válassza el egymástól az oszlopokat, vagy másolás előtt alakítsa át őket táblázatos formátumba.
Ha az adatok szerkesztést igényelnek, például teljes neveket vezeték- és utónevekre kell felbontani, akkor ezt előbb el kell végeznie a forrásprogramban.
Nyissa meg a forrást, és másolja az adatokat a Ctrl+C billentyűkombináció lenyomásával.
Nyissa meg Adatlap nézetben azt az Access-táblát, amelybe fel szeretné venni az adatokat, majd illessze be a Ctrl+V billentyűkombináció lenyomásával.
Kattintson duplán az egyes oszlopfejlécekre, majd írjon be egy leíró jellegű nevet.
Válasszaa Mentés> lehetőséget, és nevezze el az új táblát.
Megjegyzés
Az Access az egyes mezők adattípusát az egyes oszlopok első sorába bemásolt információk alapján állítja be, ezért győződjön meg arról, hogy a további sorokban szereplő információk megegyeznek az első sorral.
Adatok importálása vagy csatolása
Adatokat importálhat más forrásokból, vagy csatolhat adatokat az Accessből anélkül, hogy át kellene helyeznie az információkat a tárolási helyükről. A csatolás akkor a megfelelő választás, ha több felhasználó is frissíti az adatokat, és biztos szeretne lenni abban, hogy a legújabb verziót látja, vagy akkor is, ha tárterületet szeretne megtakarítani. A legtöbb formátum esetén választhat, hogy csatolja vagy importálja az adatokat. További információt a Másik Access-adatbázisban tárolt adatok importálása vagy csatolása című témakörben talál.
A pontos eljárás adatforrásonként némileg eltér, de az alábbi útmutatások segítséget nyújtanak az első lépésekhez:
A Külső adatok lap Importálás & csatolás csoportjában kattintson az Új adatforrás gombra, majd válassza ki az almenü megfelelő adatformátumát.
Megjegyzés
Ha továbbra sem találja a megfelelő formátumot, előfordulhat, hogy előbb az Access által támogatott fájlformátumba, például tagolt szövegfájlba kell exportálnia az adatokat.
Kövesse a Külső adatok átvétele párbeszédpanel utasításait.
Ha a csatolás mellett dönt, akkor egyes formátumokat csak írásvédetten érhet el. Íme a külső források, ahonnan adatokat importálhat vagy csatolhat:
| Forrás | Importálás | Hivatkozás |
|---|---|---|
| Excel | Igen | Igen (csak olvasható) |
| Access | Igen | Igen |
| ODBC-adatbázisok (például SQL Server) | Igen | Igen |
| Szöveg- és vesszővel tagolt (CSV) fájlok | Igen | Igen (csak új rekordok felvétele) |
| SharePoint-lista | Igen | Igen |
| XML | Igen | |
| Adatszolgáltatások | Igen (csak olvasható) | |
| HTML-dokumentum | Igen | Igen |
| Outlook-mappa | Igen | Igen |
További információt a Másik Access-adatbázisban tárolt adatok importálása vagy csatolása című témakörben talál.
Adatok rendszerezése a Táblaanalizáló használatával
A Táblaanalizáló varázslóval gyorsan azonosíthatók a felesleges adatok. A varázsló aztán egyszerű módot ad az adatok külön táblákban történő rendszerezésére. Az Access az eredeti táblát megtartja biztonsági másolatként.
- Nyissa meg azt az Access-adatbázist, amely az elemezni kívánt táblát tartalmazza.
- Válassza az Adatbáziseszközök>eszközcsoport Tábla elemzése parancsát. A varázsló első két lapja egy rövid oktatóprogramot tartalmaz, példákkal. Ha lát egy Bevezető lapok megjelenítésére szolgáló jelölőnégyzetet, jelölje be, majd kattintson kétszer a Vissza gombra a bevezetés megtekintéséhez. Ha nem szeretné újra látni a bevezető oldalakat, törölje a jelet a Bevezető lapok megjelenítése? jelölőnégyzetből.
További információt az Adatok normalizálása a Táblaanalizálóval című témakörben talál.
Következő lépések
A tervezés hátralévő lépései a céltól függően változnak, de várhatóan szüksége lesz lekérdezések, űrlapok, jelentések és makrók létrehozására is. A következő témakörökben segítséget találhat mindezekhez: