Névjegyek importálása Excel-számolótáblából a klasszikus Outlookba

Ha sok olyan üzleti és személyes kapcsolattartási információval rendelkezik, amelyeket egy Excel-számolótáblában kezel, minimális előkészítéssel egyenesen az Outlookba importálhatja őket. Három fő lépésből áll a folyamat.

  1. Mentse Excel-munkafüzetét .csv fájlként.
  2. Importálja a névjegyeket.
  3. Az Excel-számolótábla oszlopainak hozzárendelése a megfelelő Outlook-mezőkhöz.

1. lépés: Excel-munkafüzet mentése .csv fájlként

Az Outlook vesszővel elválasztott értékeket tartalmazó (.csv) fájlokat tud importálni, de többlapos munkafüzeteket nem, így az 1. lépés az Excel-munkafüzet mentése .csv fájlként. Ennek módja az alábbi:

  1. Kattintson a munkafüzetben az importálandó partneradatokat tartalmazó munkalapra.
  2. Kattintson a Fájl>mentése másként gombra.
  3. Válassza ki a fájl mentési helyét.
  4. A Fájl típusa mezőben válassza a CSV (pontosvesszővel elválasztott) (*.csv) formátumot, és kattintson a Mentés gombra.
    Az Excelben megjelenik "A választott fájltípus esetén nem lehetséges több lapot tartalmazó munkafüzetek mentése" üzenet. Ez a CSV-fájl korlátozásaira utal; Az eredeti munkafüzettel (a .xlsx fájllal) semmi sem történik.
  5. Kattintson az OK gombra.
    Az Excel közli, hogy "A munkafüzet bizonyos funkciói elveszhetnek, ha CSV (pontosvesszővel elválasztott) formátumban menti azt." Ez csak a CSV-fájl korlátozásaira utal, figyelmen kívül hagyható.
  6. Az Igen gombra kattintva mentse az aktuális munkalapot az Excelben CSV-fájlként. Az eredeti munkafüzet (az .xlsx fájl) bezáródik.
  7. Zárja be a CSV-fájlt.

Az Excelben ezzel végzett. Most elkezdheti az importálás folyamatát az Outlookban.

Megjegyzés

Egyes területi beállítások alapértelmezés szerint különböző listaelválasztókat használnak. A német alapértelmezett elválasztó például a pontosvessző. Az Outlook azonban nem támogatja a pontosvesszőt mezőelválasztóként. A következő lépés előtt ezért lehet, hogy a pontosvesszőket vesszőre kell cserélnie a CSV-fájlban.

2. lépés: Névjegyek importálása az Outlookba

Megjegyzés

Ha a .csv fájlt egy Outlook.com fiókba (vagy másik Exchange ActiveSync protokoll fiókba) importálja az Outlookban, olvassa el a Névjegyek importálása Outlook.com fiókba című cikket.

  1. Az Outlook menüszalagjának tetején kattintson vagy koppintson a Fájl fülre.

    Így néz ki az Outlook 2016 menüszalagja.

  2. Válassza a Megnyitás & Exportálás>,importálás/exportálás lehetőséget.
    Az Outlook-adatfájl (pst) létrehozásához válassza a Fájl menüt, a Megnyitás és az Exportálás, majd az Importálás/exportálás parancsot

  3. Válassza az Importálás más programból vagy fájlból lehetőséget, majd kattintson a Tovább gombra.
    Importálás és exportálás varázsló

    Tipp:

    Ha a rendszer jelszó megadását kéri, de még nem állított be jelszót, a Mégse gombra kattintva lépjen a következő ablakra.

  4. Válassza a Pontosvesszővel tagolt adatok lehetőséget, és kattintson a Tovább gombra.

  5. Tallózással keresse meg az importálandó .csv fájlt.

  6. A Beállítások közt válassza ki, hogy felülírja az ismétlődő elemeket (a meglévő névjegyeket), ismétlődő névjegyeket hoz létre, vagy nem importálja az ismétlődő elemeket.

  7. Kattintson a Tovább gombra, és válassza ki a névjegyek számára a célmappát. Alapértelmezés szerint a Névjegyek mappa van kiválasztva, de ha nem, görgessen felfelé vagy lefelé, amíg meg nem találja. Másik mappát is választhat, illetve új mappát is létrehozhat.

  8. Kattintson a Tovább gombra.

  9. Győződjön meg arról, hogy az "MyContacts.csv" importálása melletti jelölőnégyzet be van jelölve (feltéve, hogy ez a saját fájlneve).

  10. Még ne kattintson a Befejezés gombra, mivel a CSV-fájl egyes oszlopait „meg kell feleltetnie” az Outlook névjegymezőinek. A megfeleltetés elősegítheti, hogy az importált névjegyek a kívánt módon kerüljenek bele az Outlookba.

3. lépés: A CSV-fájl oszlopainak megfeleltetése az Outlook névjegymezőinek

  1. Kattintson a Mezőnevek egyeztetése gombra. Ekkor megjelenik a Mezőnevek egyeztetése párbeszédpanel.

    • A Forrás csoportban egy mező látható, amely megjeleníti az importált CSV-fájl oszlopneveit.
    • A Cél csoportban az Outlook által a névjegyekhez használt szokásos oszlopokat láthatja. Ha valamelyik mező egyezik a CSV-fájl egyik oszlopával, az adott oszlop a Megfelelő mező csoportban jelenik meg.
    • A Név, Vezetéknév és Utónév mező az Outlook szabványos névjegymezői, így ha a fájlban szereplő kapcsolattartási adatok között ezek bármelyike szerepel, már rendben is van a dolog.
      Excel-oszlop megfeleltetése Outlook-névjegymezőnek

  2. Valószínűleg szükség lesz némi manuális leképezésre. Ebben az importált fájlban például a partner mobiltelefonja egy "Mobilt." oszlopban található. Az Outlookban nincs ezzel pontosan egyezés. De a következő lépésekkel megkeresheti a megfelelő egyezést az Outlookban:

    1. Görgessen le a jobb oldali ablaktáblán, és megtalálja az Egyéb címet, amely mellett pluszjel (+) látható.
    2. A pluszjelre kattintva bontsa ki a tartalmát, és egy jó egyezést fog látni: Mobiltelefon.

  3. Húzza a bal oldali ablaktáblából a Mobilt. mezőnevet a jobb oldali ablaktáblában található Mobiltelefon mezőnévre.
    Figyelje meg, hogy a Mobilt. mezőnév ekkor megjelenik a Mobiltelefon mezőnév mellett a Megfelelő mező oszlopban.
    A Mobilt. mezőnév megfeleltetve az Outlook Mobiltelefon mezőjének

  4. Egyesével húzza át a többi értéket is a bal oldali ablakból az Outlook megfelelő mezőjére a jobb oldalon. A Cím mezőt például az Otthoni cím vagy a Munkahelyi cím mezőre is áthúzhatja attól függően, hogy milyen cím van a partnerekhez megadva.

  5. Kattintson a Befejezés gombra.
    A rendszer importálja a névjegyeket az Outlookba.

  6. Ha meg szeretné tekinteni a névjegyeket az Outlookban, válassza a navigációs sáv alján lévő People ikont.
    Válassza a lap alján a Személyek ikont.

Lásd még

Outlookos e-mailek, névjegyek és naptár importálása és exportálása