A dokumentumokon alapuló együttműködés szabályozásának egyik módja, ha megköveteli a fájlok kivételét, különösen akkor, ha több felhasználó fér hozzá a tárhoz. Ha kötelező a tár kivétele, mások nem írhatják felül azt. Fennáll azonban a veszélye annak, hogy mások nem láthatják a legújabb módosításokat, vagy saját maguk végezhetik el a módosításokat. Ha másoknak is dolgozniuk kell a dokumentumon, fontos, hogy a fájlok gyors visszaadása megtörténjen.
Megjegyzés
Ne állítsa be a tárat úgy, hogy megkövetelje a kivételt, ha a felhasználók közösen tervezik szerkeszteni a tárban lévő dokumentumokat. A felhasználók nem dolgozhatnak egyidejűleg a dokumentumokon, ha a kötelező kivétel be van kapcsolva.
Fájlok kivételének megkövetelése a szerkesztéshez
Megjegyzés
Csak a teljes hozzáférési vagy tervezési engedéllyel rendelkező felhasználók állíthatnak be tárakat a fájlkivétel megkövetelésére.
- Lépjen abba a tárba, amelyben dolgozni szeretne.
- Válassza a Beállítások lehetőséget
>Könyvtár beállításaihoz.
Ha nem látja ezeket a menüelemeket, válassza a menüszalagon a Tár elemet, majd a Beállítások csoportban a Tár beállításai parancsot. - A Beállítások lapon válassza a További tárbeállítások lehetőséget (klasszikus SharePointban az Általános beállítások területen található). Kattintson a Verziószámozási beállítások elemre.
- A Kivétel megkövetelése csoportban a Kötelező-e a dokumentumokat ki kell venni a szerkesztés előtt? beállításnál válassza az Igen lehetőséget.
- A beállítások mentéséhez és a Tár beállításai lapra való visszatéréshez válassza az OK gombot.
Mi történik, ha egy tárban kivételt kell kivenni?
| Ha ezt teszi... | Ez történik... |
|---|---|
| Fájl létrehozása vagy hozzáadása tárhoz | A rendszer ekkor kiveszi Önnek a fájlt. Ahhoz, hogy mások megtekinthessék és használhassák, be kell adnia a tárba. |
| Fájl megnyitása szerkesztésre | Amikor a Szerkesztés gombot választja, a rendszer automatikusan kiveszi Önnek a fájlt. Egy üzenetpanel, amely figyelmezteti, hogy a fájl kivételére készül, és lehetőséget ad a helyi piszkozatmappában való szerkesztésére. A kivétel után a fájl ikonját egy zöld, lefelé mutató nyíl borítja, jelezve, hogy a fájl ki van véve. Senki más nem módosíthatja a fájlt, és senki más nem láthatja a módosításait, amíg ki van véve. |
| A fájl adatainak (tulajdonságoknak) módosítása | Ha a fájl még nincs kivéve, ki kell vennie, mielőtt módosíthatná a tulajdonságait, például a címet, a szerző nevét, a határidőt, a szavak számát stb. A módosítások csak a fájl újbóli beadásakor lépnek érvénybe. |
| Valaki más számára kivett fájl megnyitása | A Kivétel és a Bejelentkezés lehetőség nem érhető el. Olyan fájlt nem vehet ki, amelyet más kivett. Ha erre tesz kísérletet, megjelenik egy párbeszédpanel, amely arról tájékoztatja, hogy a fájlt valaki más kivette. Ha ki vette ki a fájlt, vigye az egérmutatót a fájl ikonja fölé. Az elemleírásban megjelenik annak a személynek a neve, aki kivette a fájlt. Ha gyorsan szüksége van rá, felveheti vele a kapcsolatot, és kérheti a fájl beadását. |
| A fájl beadása | A rendszer arra kéri, hogy írjon be egy megjegyzést az elvégzett módosításokról. Ha a tár verziókat követ, a megjegyzése a verzióelőzmények részévé válik. Ha a főverziók és az alverziók egyaránt megtalálhatók, a rendszer megkérdezi, hogy milyen típusú verziót ad be. További információ a verziószámozásról: Lásd még. |
| Tartsa hosszú ideig kivéve a fájlt | Senki más nem láthatja a módosításokat, és nem szerkesztheti a fájlt, amíg Ön ki van véve. Ez hasznos a módosítások során, de akadályozhatja is másokat a hozzájuk rendelt feladatok elvégzésében. Jó üzleti gyakorlatnak és udvariasságnak is számít, hogy a fájlt kivétel után a lehető leghamarabb adja vissza. Bizonyos körülmények között a rendszergazdának kényszerítenie kell a fájl beadását. |