A SharePoint méretezhető, funkciókban gazdag felületet biztosít a tartalomkezeléshez. Ha nagy mennyiségű fájlt kezel, célszerű Dokumentumközpont webhelysablont használni. Ez a sablon nagyméretű dokumentumok kezelésére van optimalizálva. Ezzel időt takaríthat meg és hatékonyabbá teheti. A sablon tartalmazza a verziókat, a dokumentumazonosítókat, a dokumentumkészleteket, a metaadat-alapú navigációt és a tartalomtípusokat.
A dokumentumközpont-webhely a következő két forgatókönyvre alkalmas:
- Szerzői környezet Egy dokumentumközpont szerzői környezetében a felhasználók egy központi tárban tárolt több ezer dokumentumot vagy médiaértéket hozhatnak létre és szerkeszthetnek.
- Tartalomarchívum A tartalomtárakban, például a tudásbázisokban a felhasználók dokumentumokat tárolnak vagy tekinthetnek meg.
Ez a cikk a Dokumentumközpont webhelysablonok funkcióit ismerteti.
A dokumentumközpontok létrehozásáról a Sablonok használata a különböző típusú SharePoint-webhelyek létrehozásához című témakörben olvashat
A dokumentumközpont-webhelyek tartalma
A Dokumentumközpont webhelysablon olyan szolgáltatásokat tartalmaz, amelyek megkönnyítik és hatékonyabbá teszik a nagyobb dokumentumkészletek létrehozását és kezelését. A legtöbb esetben a webhelytulajdonos külön-külön is hozzáadhatja ezeket a funkciókat. A Dokumentumközpont webhelysablon automatikusan engedélyezi az ajánlott dokumentumkezelési funkciókat. A következő szakaszok röviden ismertetik ezeket a funkciókat.
Ezeket a webhelyeket szerzői környezetként vagy tartalomtárként használhatja. Egy szerzői környezetben a felhasználók gyakran adják be és veszik ki a fájlokat, és könyvtárszerkezeteket hoznak létre a fájlokhoz. A verziószámozás engedélyezve van, és a dokumentumok korábbi verziói is megmaradnak. Emellett a munkafolyamatok szabályozhatják a dokumentumok életciklusát is.
Ezzel szemben a tartalomtárakban kevés szerkesztési művelet történik. Ezekben a felhasználók csak megtekinteni és feltölteni tudják a dokumentumokat. A Dokumentumközpont webhelysablon támogatja a tudásbázis-archívumoknak nevezett tartalomarchívumok létrehozását. A tudásbázistárak jellemzően a dokumentumok egyetlen verzióját tartalmazzák, és egy webhelyen több millió fájlra is méretezhető. Egy szokványos esetben, például egy nagyobb szervezet technikai ügyfélszolgálati központjában előfordulhat, hogy több ezer ember fér hozzá a tartalomhoz, elsősorban olvasási céllal. Csak néhányan töltenek fel új tartalmat a webhelyre.
Az alábbiakban néhány olyan SharePoint-funkciót ismertetünk, amelyet felépíthet egy Dokumentumközpont webhelyre. Ezeken a lehetőségeken kívül egyes szervezetek testre szabják a Dokumentumközpont megjelenését és navigációját. Néhány egyéni kijelzőt ad hozzá.
Metaadat-alapú navigáció
A felügyelt metaadatok olyan rendszerek, amelyek bizonyos kifejezéseket rendelnek a SharePointban tárolt dokumentumokhoz. Ezután használhatja ezeket a kifejezéseket a dokumentumok osztályozásához. A metaadatok felhasználásával egy hatékony navigációs eszközt hozhat létre a felhasználók számára, amely segítségével gyorsan megtalálják, amit szeretnének.
Tegyük fel például, hogy cége rendelkezik olyan tudásbázissal, amely a termékekkel kapcsolatos problémák elhárításában nyújt segítséget nyújtó cikkeket. Létrehozhat olyan metaadat-kifejezéseket, amelyekkel a felhasználók termék, problématípus vagy egyéb tulajdonságok szerint szűrhetik az információkat.
Dokumentumazonosítók
A dokumentumközpont-webhelyeken minden egyes tartalom egy egyedi azonosítót kap (például egy URL-hivatkozást), amely nem kapcsolódik a dokumentum helyéhez. Ez azt jelenti, hogy a dokumentum áthelyezésekor vagy átnevezésekor az azonosító ugyanaz marad. Az azonosító használatával állandó hivatkozást hozhat létre a dokumentumhoz, és minimalizálhatja a megszakadt hivatkozások számát.
Verziók
A verziók automatikusan engedélyezve vannak a Dokumentumközpont webhelyeken. Ez azt jelenti, hogy automatikusan rendelkezik egy fájl különböző verzióinak előzményeivel. A dokumentum-ellenőrzési folyamatok során például ez azt jelenti, hogy a rendelkezésünkre áll a felülvizsgálati ciklus során megadott összes módosítás feljegyzése. Nyomon követheti a frissítéseket, kapcsolatba léphet a válaszadókkal és így tovább. Emellett, ha probléma merül fel egy cikk aktuális verziójával kapcsolatban, gyorsan visszaállíthatja a cikk legutolsó helyes verzióját.
Tartalomtípusok
A tartalomtípus egy adott tartalomtípus és a tartalomra vonatkozó beállítások egy csoportja. Amikor valaki egy definiált tartalomtípusú dokumentumot hoz létre, az alkalmazás automatikusan megkapja az adott tartalomtípushoz tartozó összes megfelelő beállítást. A dokumentumközpont számos tartalomtípust tartalmazhat, például különböző típusú dokumentumokat, videókat, sablonokat stb.
Tartalomszervező
A tartalomszervező nem jelenik meg automatikusan a dokumentumközpont-webhelyeken, azonban sokan veszik fel. A tartalomszervező a SharePoint szolgáltatása, amely lehetővé teszi az elemek általános rendszerezésének és szerkezetének kezelését. Metaadatok vagy tartalomtípusok használatával a tartalomszervező a dokumentumokat és egyéb elemeket automatikusan adott helyekre tudja irányítani. Egy tudásbázis esetében például beállíthatja, hogy a tartalomszervező automatikusan irányítsa az összes beküldött tartalmat egy speciális tárba, amely egy adott termékhez tartozó cikkeket gyűjt.