Útmutatás a papíralapú űrlapok InfoPath-űrlapokká alakításához

A témakör tartalma

• Elektronikus űrlapokat használatának előnyei

• Gyakorlati tanácsok a papír űrlapok konvertálása

Elektronikus űrlapokat használatának előnyei

Sok előnyökkel elektronikus űrlapok használata a papíralapú-űrlapok helyett. Alábbi előnyökkel jár a következők:

Egységes adatokat, Accurate    Papír űrlapokkal személyek gyakran írási a megfelelő helyen, vagy a fenti utasításokat az űrlapot. Hibák is fordulhat elő, amikor egy alkalmazott manuálisan kikerül az űrlap adatainak egy adatbázisba vagy más programot. Megkeresése és a problémák orvoslására: az ilyen típusú adatbeviteli hibák költséges és időigényes lehet. Az InfoPath automatikus többféleképpen adatbeviteli hibák elkerülése érdekében a segítségnyújtás érdekében is tartalmaz. Képletek használata például automatikusan a felhasználók matematikai értékeket számíthat ki. feltételes formázás segítségével felhívhatja a figyelmet a felhasználói adatok, vagy a helyesírás-ellenőrző engedélyezése az, hogy a felhasználók is előtt ellenőrizze a helyesírási hibák a űrlapok elküldése is. Akkor is automatikusan kitöltheti mezők a felhasználóknak, ha a meglévő adatokat adatbázisból, illetve egyéb adatokat tároló rendszerben. Például tervezésekor alkalmazott adatmezők automatikusan kitölti követően a felhasználók egy alkalmazott azonosítója mezőben adjon meg azok azonosítószámot értékesítési űrlapon.

Egyszerű frissítések    Frissítenie kell egy már létező űrlapsablon, ha módosítja, közzéteheti és azt terjeszteni felhasználók. A frissítés automatikusan megtörténik a következő megnyitásakor, hogy felhasználók egy űrlap, amely az űrlapon alapul. Ha egy űrlapsablon közzétételekor felhasználók kapcsolat nélküli üzemmódban dolgozik, a frissítés történik, a későbbiekben, hogy csatlakozzon a hálózathoz. Felhasználók általában nem figyelje meg, hogy mi frissítés, bár tervezhet riasztási felhasználók űrlapsablon.

Munkafolyamat-beállítások    A munkafolyamat-szolgáltatások kihasználva az InfoPath alkalmazásban, átméretezheti, amelyben az adatok továbbítás egyik személyről a másikra gyakori üzleti folyamatok általános hatékonyságát. A munkafolyamatok csökkentheti a költség és koordinálása üzleti folyamatok, például a project jóváhagyásra, illetve a dokumentum áttekintése, kezelése és nyomon követése ezek a folyamatok emberi feladatairól szerint szükséges időt. Tegyük fel, amelyben egy alkalmazott kitölti a nyomtatott költségelszámolás folyamat papír kísérőlevél csatolja az űrlap, és visszaküldi keresztül interoffice mail felettese, hogy jelentéskészítés papíralapú kiadások. Jóváhagyás a jelentést, a kezelő ellenőrzi a személy nevét a kísérőlevél a jelölőnégyzetét, és kattintson a jelentés küld a könyvelési részleg interoffice mail keresztül. Ha a számlázási kezelő hagyja jóvá a jelentést, visszatérítés ellenőrzések adják. Hét között, amely az első jelentés elindították, és a visszatérítés jelölőnégyzet a alkalmazott fogadásakor sikerült át. Ha az InfoPath Microsoft Office SharePoint Server 2007együtt használja, automatizálhatja ilyen típusú munkafolyamatot, amely jelentős időt és a költség mentheti.

Más rendszerekből integrációja    InfoPath űrlap adatainak integrálása más termékek vagy technológiák. Például űrlap adatainak tárolása a Microsoft SQL Server-adatbázishoz, vagy úgy dönt, hogy az űrlapsablon tervezése alapuló webszolgáltatás, hogy az adatok közvetlenül az InfoPath által nem támogatott adatbázishoz beküldheti. Az InfoPath működik-e sok más programokból és kiszolgálók a Microsoft Office rendszer, például a Microsoft Office Outlook, a Microsoft Office Excel és a Microsoft Office Access. Egyebek mellett, is tervezése és töltse ki az Outlook e-mail üzeneteiben InfoPath-űrlapok, InfoPath-adatok exportálása az Excel-munkafüzetek, InfoPath Access-adatbázis adatainak tárolása vagy egy SharePoint-lista adatainak lekérdezése. Ezenkívül a fejlesztők beágyazhat InfoPath-vezérlők be az egyéni üzleti alkalmazások használt a vállalat.

Adja hozzá a program biztonsági    Papír űrlapok nem feltétlenül biztonságosak. Azt első misrouted vagy elveszett, amely bemutatja, hogy a bizalmas információkat közzétételét lehetőségeit. Az InfoPath biztonsági modell a zóna biztonsági és a Windows Internet Explorer beállításainak szintekhez kapcsolódik. Ezek a funkciók készült védelmet felhasználói űrlapok és számítógépek nem biztonságos műveletek, például fér hozzá, vagy egy már nem megbízható forrásból adatokat küldi. Az InfoPath nyújt további adatbiztonsági funkcióról, többek között a űrlapsablon felépítésének védelme, digitális aláírások használata, például egyesítése és Beküldési bizonyos űrlapműveletek kezelését és űrlapok, a felhasználó számítógépére telepített megbízhatóvá.

Vissza a lap tetejére

Gyakorlati tanácsok a papír űrlapok konvertálása

Az alábbi lista bemutatja az egyes a papír űrlapok átalakítása InfoPath-űrlapsablonok szem előtt tartandó szempontok.

• Az űrlap szakaszok elrendezéstáblázatok használata    Egy nyomtatott űrlap az elektronikus formában, hogy azoknak, akik töltse ki az űrlap mozoghat logikai módon rendezzen meg. Az InfoPath programban elrendezéstáblázatok vezérlők, egy szakasz választják el egymástól, és tartsa lenyomva az ujját emblémák és egyéb grafikai elemek rendezésére is használhatja. Ezeken kívül az elrendezéstáblázatok használata lépve további előnye is egyszerűen igazítása a szövegdobozok, jelölőnégyzetek és más elemeket, hogy az űrlapsablon formátumban, profi és letisztult. A következő példában az elrendezéstáblázat belül egy szakasz egy űrlapon található beviteli mezők rendszerezéséhez használják.

  

  1. a elrendezéstáblázat két sort tartalmaz.

  2. három oszlop van a második sorban. A középső oszlop csak térköz célra használható.

• Fontolja meg-megoldások a választható információk    Papír űrlapok gyakran tartalmaznak, amelyeket a felhasználók adott kategóriák számára vannak fenntartva. A kórházi, például betegek információk űrlap tartalmazhat "csak felügyeleti használatra" szakasz célja, hogy meg kell adni, nővérek vagy más orvosi személyek és nem a türelemmel. Az InfoPath számos módszert ez nem kötelező információtípust igazodik. A legjobb módszerek az egyik választható szakaszt, amely ezt a többi vezérlő tartalmaz, de nem jelenik meg az űrlapon kivéve, ha a felhasználó úgy dönt, hogy vegye fel. Például állapot jelentés űrlapsablon, is választható jegyzetek szakaszt. A felhasználók, akik szeretne a kiegészítő jegyzetek beilleszthet, és töltse ki a választható szakasz. A rejtett csoport mindenki más hagyja.

  

  Egyes mezők elrejtése, kivéve, ha egy bizonyos feltétel teljesülése esetén az űrlapon is használhatja feltételes formázás – például egy alkalmazás űrlapsablon elrejtheti mezők részhalmazát mindaddig, amíg a felhasználó kijelöli a 18 vagy régebbi jelölőnégyzetet.

• Használata ismétlődő táblázatok tábláit helyett    Az ismétlődő táblázatok hogy takarékoskodhat, és felajánlja a felesleges fokú rugalmasság a felhasználók, ha az űrlap kitöltésére is használhatja. Az ismétlődő táblázatok használatakor az űrlapsablon nem kell számos üres sorok megjelenítése, ha a felhasználó először nyitja meg. Ehelyett felhasználók általában csak egy sor jelenik meg, és csak vehet fel további során, és ha szükséges őket.

  

• Adatot meghatározása    Mielőtt átalakítja a nyomtatott űrlap, döntse, végül mit kell fordulhat elő, az adatok, amelyek a felhasználók az elektronikus űrlapon adja meg. "Témájú között terveznie adatok igényeinek, mielőtt átalakítja a papír űrlap megállapítható, hogy rendelkezik-e az űrlapsablon létrehozásához szükséges infrastruktúra. Például ha felhasználóknak kell engedélyezni szeretné gyorsan küldjön oda-vissza az adatokat, és nem kell újra az adatokat, majd érdemes e-mail üzenetként űrlapsablon közzététele. Tárolhatja felhasználói űrlapok kattintson egy InfoPath-űrlapok mappája a Beérkezett üzenetek mappában. Ha más személyek elérése és megosztása az űrlap adatainak van szükség, majd előfordulhat, hogy tárolni szeretné kapcsolódó InfoPath-űrlapok gyűjteménye a Microsoft Windows SharePoint Services-kiszolgáló-tárakban. Ha a felhasználók más üzleti alkalmazások vagy rendszerek kiadások jelentési vagy a könyvelési alkalmazások, például az űrlap adatok eléréséhez szükséges majd érdemes tárolja az adatokat a vállalati intranetes adatbázisoktól. A gyakran való csatlakozással az űrlapsablon egy az űrlapsablon és az adatbázis vagy vállalati rendszer között közvetítő webszolgáltatás elvégezni.

• Határozza meg, amelyekre szüksége megjelenített nézetek    Az InfoPath alkalmazásban az azonos űrlapsablon különböző nézeteinek is létrehozhat. Nézet használata alternatív módszer adatok ábrázolása űrlapsablon. Például engedély alkalmazás űrlapsablon tervezése, az elektromos alvállalkozó – megfelelője lesz az egyetlen nézetet a töltse ki az érkező ügynök másik nézetet, és egy harmadik megtekintése a ki hagyja jóvá vagy megtagadja az alkalmazás vizsgálatot is használhatja. Nézetek használatával, feleslegessé tervezése és kezelése az azonos üzleti folyamat több űrlapjainak.

• Szükséges vezérlők típusának megállapítása    Ha létrehozott egy nyomtatott űrlap egy programot, például a Wordöt, amelynek valójában nem szánt űrlapok tervezése, valószínűleg használt szövegdobozok, jelölőnégyzeteket, gombok és talán néhány további vezérlők. Az InfoPath kínál a 30-nál több különböző vezérlőelemek űrlapsablon is hozzáadhatók. Nemcsak a szabványos vezérlők, például szövegdobozok és listák az InfoPath számos új vezérlők, például ismétlődő táblázatok, adatválasztékok és választható szakaszok. Az ilyen típusú vezérlők lehetővé teszik, hogy a felhasználók alkalmazkodik rugalmas űrlapsablon tervezése. Ha például egy jelentés költség űrlapsablon is használhatja ismétlődő táblázat engedélyezése a felhasználóknak csak annyi adja meg utazási költségelszámolási elemek, ahogy van szükségük.

• Fontolja meg a közös kifejezéskészletek vezérlők vezérlősablonok használata    Ha nagyszámú papír űrlapok szeretne alakítani, kereshet gyakori szakaszt, valamint a mezőket, amelyeket az InfoPath vezérlősablonok átalakítható csoportja. Vezérlősablon használata több űrlapsablonban újrafelhasználás céljából mentett űrlapsablon egy részét. Tipikus vezérlősablon a vezérlők és a adatforrásáll, és szolgáltatások, például adatkapcsolatok, az adatok érvényesítése és szabályok is használható. Létrehozásával és használatával vezérlősablonok, biztosíthatja, hogy a szervezet az űrlapsablonok konzisztensek a hang, a struktúra és a működését. Emberi erőforrások részleghez például a kapcsolattartási adatok egyetlen vezérlősablon az összes az űrlapsablonok használható.

  

• Digitális aláírások engedélyezése    Az InfoPath alkalmazásban beállíthatja, hogy a felhasználók a vagy a teljes képernyőn egyes részeinek jelentkezhetnek űrlapsablon. A felhasználói hitelesítés, a személy, aki az űrlap kitöltött aláírási űrlap segítségével és is biztosítható, hogy a képernyő tartalma nem módosították.

• Használható funkciókat, amelyek segítségnyújtás űrlapok kitöltése    Az InfoPath programban alapértékek hozzárendelheti a vezérlők segíti a felhasználókat a űrlapok gyorsabb kitöltése érdekében. Költségelszámolás, például rendelhet a dátumválasztó vezérlőben az alapértelmezett érték a mai dátumig bezárólag. Részösszeg és a teljes mezőt, hogy kiadások automatikusan számítsa ki, miközben a felhasználó nem ír kiadások elemek oszthatnak képleteket. A helyesírás-ellenőrzés, hogy a felhasználók ellenőrizheti a szöveget, amelyet a helyesírási hibákat, belépnének megszokott módon egyéb Microsoft Office-dokumentumban is engedélyezheti. És ha szeretné az űrlap jellemző parancsokat tartalmaznak, vagy a Súgó tartalma, mellett a képernyőn megjelenő egyéni munkaablak hozhat létre.

Vissza a lap tetejére