A munkaidő-nyilvántartások adják az alapját azoknak a tevékenységeknek, amelyeket Ön csapattagként a Project Online-ban elvégez.
Hogyan tölthetem ki a munkaidő-nyilvántartást?
-
A Fontos rovatok sávon kattintson a Munkaidő-nyilvántartás hivatkozásra.
A Munkaidő-nyilvántartás nézet két részből áll, a táblázat közepén egy elválasztóval.
A bal oldalon a tevékenységek, valamint például a betegszabadságok és a szabadságok listája látható.
A jobb oldalon írhatja be azokat a tényleges órákat, amelyeket az egyes napokon a tevékenységekkel eltöltött.
Tippek:
-
A középen található elválasztó húzásával nagyobb területet jeleníthet meg a nézet egyik részéből.
-
-
-
A Munkaidő-nyilvántartás nézetben többek között az alábbiakra van lehetősége:
-
Miután beírta az órákat a munkaidő-nyilvántartása, következő lépésként küldje azt jóváhagyásra a vezetőnek.
Kattintson a menüszalagon a Munkaidő-nyilvántartás fülre.
-
Kattintson a Küldés > Végső munkaidő-nyilvántartás leadása elemre.
Tipp: A Végső munkaidő-nyilvántartás leadása választása esetén a program szerkesztésre zárolja a munkaidő-nyilvántartást. Ha még nem készült fel erre, kattintson az Állapot küldése az összes tevékenységhez vagy A kijelölt tevékenységek állapotának elküldése elemre.
Miért fontos a munkaidő-nyilvántartás?
Senki sem szeret munkaidő-nyilvántartások kitöltésével bíbelődni. Ha egyszerre sok különböző tevékenységen dolgozik, nehéz lehet megállapítani, hogy pontosan mennyi időt töltött egy adott napon az egyes tevékenységekkel. Néha az is nehézséget okozhat, hogy meg kell adni egy bizonyos óraszámot. Ilyenkor úgy érezheti, hogy talán többet kellett volna dolgoznia, vagy hogy túl sok időt töltött a munkával. Mindkét esetben arra juthat, hogy nem szeretné a figyelmet a munkaórákra irányítani.
Projektek kezelése esetén valójában nem az Ön munkamorálja van a középpontban, habár természetesen az is fontos. A lényeg inkább az, hogy a megfelelő dolgok időben és a költségvetés keretei között valósuljanak meg. Az is fontos, hogy elegendő ember álljon rendelkezésre ahhoz, hogy a munkát túlterhelés és a szervezetet érintő, a tervezetthez képest többletként jelentkező költségek nélkül el lehessen végezni.
A projektmenedzserek a munkaidő-nyilvántartás adatai alapján ki tudják számítani, hogy a jövőbeli projektekben hány emberre lesz szükség hasonló tevékenységek esetén. Az adatok birtokában a HR részleg gondoskodhat arról, hogy bizonyos szerepkörökhöz a megfelelő számú személy álljon rendelkezésre. És igen, a munkaidő-nyilvántartással órabér esetén Ön is több pénzhez juthat. Nem szabad azonban elfelejteni, hogy a munkaidő-nyilvántartási adatok nem csak erről szólnak…szélesebb körben is előnyökkel jár a használatuk a szervezetre nézve, ami jobb tervezést és nagyobb hatékonyságot eredményez.
És Ön is látni fogja a jobb tervezés és a nagyobb hatékonyság előnyeit, mivel nem lesz szükség arra, hogy rengeteg túlórát kelljen vállalnia ahhoz, hogy a munkát időre elvégezze. A projektmenedzsernek ugyanis reális elvárásai lesznek arról, hogy mennyi időbe telik adott feladatok elvégzése, vagy hogy hány emberre van ténylegesen szükség egy adott tevékenységhez. Így akár jól megérdemelt szabadidejét is visszakaphatja!
Hogyan működnek a munkaidő-nyilvántartások a Project Online-ban?
A rendszergazda a színfalak mögött beállítja a munkaidő-nyilvántartási időszakokat a szervezetnek. Megadhatja például azt, hogy minden egyes héthez egy külön munkaidő-nyilvántartás tartozzon.
Amikor a projektmenedzser kioszt Önnek egy tevékenységet, az megjelenik a munkaidő-nyilvántartás azon időszakában, amelybe azt beütemezték a projekttervben.
Ön megadja azokat az órákat, amelyeket a munkaidő-nyilvántartási időszak során ténylegesen eltöltött az egyes tevékenységekkel, majd elküldi az adatokat.
A Project Online-ban minden személyhez hozzá van rendelve egy (néha több) időrendfelelős. Az időrendfelelős személye megegyezhet a projektmenedzserével, vagy lehet akár más is, például egy olyan erőforrás-kezelő, aki a szervezetben megtalálható személyekért felelős.
Az időrendfelelős megkapja az Ön által beadott munkaidő-nyilvántartást, és ellenőrzi azt. Ha mindent rendben talál, jóváhagyja a munkaidő-nyilvántartást. Ha a látottak eltérnek az elvárt adatoktól, az időrendfelelős elutasíthatja a nyilvántartást, és megjegyzést is írhat arról, hogy miért döntött az elutasítás mellett.
A munkaidő-nyilvántartás jóváhagyása esetén az elküldött idő beleszámít a tevékenységgel töltött munka teljes mennyiségébe, a tevékenységen elvégzendő fennmaradó munka mennyisége pedig csökken. Ezt a rendszer rögzíti a teljes projekttervben, így a projektmenedzser pontosan nyomon követheti, hogy a projekt a terv szerint halad-e.
KÖVETKEZŐ LÉPÉS...
Ezt követően ismerje meg a részleteket a következőről: 3. lépés: Előrehaladás jelentése.
