A névjegyjavaslatok a Microsoft 365 szolgáltatáson belül jönnek létre személyes névjegyek, a szervezeten belüli partnerek (ha vannak ilyenek), valamint az üzenetek küldésekor korábban használt nevek és címek mentésével.
A Névjegyjavaslatok lista és a Recent People Suggestions használata
Amikor elkezd beírni egy nevet a Címzett, a Másolatot kap vagy a Titkos másolat mezőbe, a Partnerjavaslatok lista legfeljebb öt egyező nevet vagy címet jelenít meg.
Ha tehát valamelyik címzett mezőbe beírja a "b" betűt, a lista megjeleníti a javasolt találatokat. A Partnerjavaslatok listában utónév, vezetéknév, e-mail-cím, valamint más kapcsolattartási adatok, például telefonszám alapján kereshetők (ha elérhető). A lista minden begépelt karakterrel tovább szűri a javaslatokat. Ha tehát a "Ko" karaktersorozatot írja be, akkor az automatikus kiegészítési lista tovább szűkül, és csak Kocsis Diánus látható.
Minden egyes új e-mail címzettel felkerül az automatikus kiegészítési listára.
Egy vagy több javasolt partner elrejtése a javaslatlistában
Ha el szeretne rejteni egy névjegyet a javaslatok listájáról, ezt az e-mailek címzése közben megteheti a partnerjavaslatok listájában. Ez felhasználható a személyes partnerekre, az Ön kommunikációja során felfedezett partnerekre, valamint a szervezetén belüli partnerekre vonatkozóan (adott esetben). Az így elrejtett névjegyek nem lesznek visszaadva javasolt névjegyként a Microsoft 365 termékekben (például Outlook, Teams stb.)
Így működik ez az Outlookban:
- E-mail továbbítása, megválaszolása vagy e-mailek létrehozása
- A Címzett: cím sorban kezdje el beírni az elrejteni kívánt névjegyet.
- Amikor az elrejteni kívánt partner megjelenik a javasolt partnerek listájában, keresse meg az X ikont a névjegy nevétől jobbra.
- Az X ikont választva a partner el lesz távolítva a listából, és későbbi felhasználás céljából el lesz rejtve.
- Ha fel szeretné fedni egy névjegyet, küldjön neki egy e-mailt egy régi e-mailre válaszolva, vagy úgy, hogy egy új e-mailbe beírja a teljes e-mail-címet. Körülbelül 24 óra elteltével a partner eltűnik a javaslatok listájáról.
A javasolt partnerek keresésének alaphelyzetbe állítása és a javasolt partnerkereséshez szükséges adatgyűjtés leállítása
A Microsoft lehetővé teszi annak szabályozását, hogy milyen adatokat őrizzünk meg a partnereiről a javasolt partnerek keresése során. A javasolt partnerek keresése megérti, hogy kivel kommunikál gyakran, és a kapott információkat felhasználva megkönnyíti a partnerek megtalálását. Ezeket az információkat az Outlook adatvédelmi beállításainál, illetve a account.microsoft.com adatvédelmi irányítópultján kezelheti. Ez vonatkozik a Microsoft-fiók javasolt névjegykeresési adataira, valamint minden olyan helyre, ahol a Microsoft felhasználja ezeket a fiókadatokat (Bing, Calendar, Delve, Excel, LinkedIn, Office-dokumentummegosztás, Office.com, OneDrive, OneNote, asztali Outlook, Mac Outlook, Outlook Mobile, Outlook Web Access (OWA), OWA Mini, People, PowerPoint, Project, SharePoint, Teams for Life, Teams munkahelyi, Windows Search, Windows Share Sheet, Word, Yammer). Ez nem vonatkozik az Xbox konzolra.
Lépjen a kezelni kívánt fiókhoz tartozó account.microsoft.com .
Az Adatvédelem területen nyissa meg az Adatvédelmi irányítópultot.
A Privacy Expanded People Suggestions területen leállíthatja a javasolt névjegykeresési adatok gyűjtését, és törölheti a meglévő adatokat. Ebbe beletartoznak a személyes partnerekkel kapcsolatos kommunikációs adatok (maguk a partnerek azonban nem). Ide tartoznak a szervezeti partnerek kommunikációs adatai is (maguk a partnerek azonban nem). Azonban a kibontott People javaslatok (amelyek olyan partnerek, akikkel kommunikált, de amelyeket nem ment el) el lesznek távolítva a kommunikációs adatokkal együtt. Ha törli, nem fogja tudni helyreállítani ezeket az adatokat. Ha újra szeretné elkezdeni az adatok gyűjtését, hogy könnyebben megtalálhassa a névjegyeket, ugyanezekkel a lépésekkel engedélyezheti a felületet.
A javasolt partnerek listájában is megtekintheti az Expanded People javaslatokat, ha kiválasztja a kibontott személyek adatainak letöltése lehetőséget, és az Outlook adatvédelmi vezérlőire lép.
Megjegyzés
A mentett személyes névjegyeket a program továbbra is felajánlja a javasolt névjegyek keresése alatt, hacsak nem törli a névjegyet (lásd: Partneradatok megtekintése és szerkesztése). A szervezetében lévő partnerek továbbra is megjelennek a javasolt partnerek között, hacsak a szervezeti rendszergazda el nem távolítja őket.