A fájlformátum határozza meg az adott alkalmazás adatainak tárolási módját. A .docx fájl például egy Open XML formátumú, Microsoft Word dokumentum. Nem minden alkalmazás képes olvasni az összes fájlformátumot; És bizonyos esetekben előfordulhat, hogy egy alkalmazás csak a fájl egyes részeit tudja beolvasni. Előfordulhat például, hogy egy alkalmazás a sajátjától eltérő formátumot használó fájl szövegét képes olvasni, de a formázását nem.
Az OpenDocument formátumot (ODF) eredetileg az OpenOffice-alapú irodai programcsomagok szolgáltatásainak és működésének támogatása céljából hozták létre, az Open XML-t pedig eredetileg a Microsoft Office szolgáltatásainak és működésének támogatása céljából hozták létre.
A Microsoft Office immár az ODF formátumot is támogatja, és a Microsoft Office felhasználói számára lehetővé teszi az Office-fájlok ODF formátumban való mentését. Mivel azonban a Microsoft Office és az OpenOffice szolgáltatásai nem teljesen azonosak, illetve azok megvalósítása nem egyezik meg, a nem támogatott szolgáltatásokat használó és az Office-fájlokat ODF formátumban mentő felhasználók a fájllal végzett munka módosulását és néha a tartalom elvesztését tapasztalhatják.
A Microsoft Office összes támogatott verziójában az Open XML formátum (.docx/.xlsx/.pptx) az alapértelmezett formátum, és azt a formátumot javasoljuk az Office-fájlokhoz, hacsak semmilyen oka nincs más formátum használatára.
Az ODF (Open Document Format) általános ismertetéséhez olvassa el az OASIS Open Document Format for Office Applications (OASIS Open Document Format for Office) című cikket.