A fájlformátum határozza meg, hogy egy adott alkalmazás hogyan tárolja az adatokat. Egy .docx fájl például egy Open XML formátumú Microsoft Word dokumentum. Nem minden alkalmazás olvashatja az összes fájlformátumot; és bizonyos esetekben előfordulhat, hogy egy alkalmazás csak a fájl egyes részeit tudja olvasni. Előfordulhat például, hogy egy alkalmazás képes elolvasni egy olyan fájl szövegét, de nem a formázását, amely a saját formátumától eltérő formátumot használ.
Az OpenDocument Formátum (ODF) eredetileg az OpenOffice-alapú hatékonyságnövelő csomagok funkcióinak és viselkedésének támogatására lett kifejlesztve, az Open XML pedig eredetileg a Microsoft Office funkcióinak és viselkedésének támogatására lett kifejlesztve.
A Microsoft Office immár az ODF formátumot is támogatja, és a Microsoft Office felhasználói számára lehetővé teszi az Office-fájlok ODF formátumban való mentését. Mivel azonban a Microsoft Office és az OpenOffice funkciói nem teljesen azonosak vagy nem ugyanúgy vannak implementálva, azok, akik nem támogatott funkciókat használnak, és ODF-ben mentik az Office-fájlokat, változásokat tapasztalhatnak a fájlokkal való munka során, és néha tartalomvesztést tapasztalhatnak.
Az Open XML formátum (.docx/.xlsx/.pptx) az alapértelmezett formátum a Microsoft Office összes támogatott verziójában, és ha nincs konkrét oka más formátum használatára, azt javasoljuk, hogy ezt a formátumot használja az Office-fájlokhoz.
Az Open Document Format (ODF) általános használatával kapcsolatos további információkért lásd: OASIS Open Document Format for Office Applications (OPEN Document Format for Office Applications).
