A csapatok a vállalaton belül Microsoft SharePoint-webhelyeket használnak a dokumentumokon való együttműködéshez és az információk megosztásához. Olyan SharePoint-megoldásokat szeretne létrehozni, amelyek javítják a szervezet hatékonyságát és hatékonyságát, de nem szeretne kódot írni. Hol kezdje?
A Microsoft SharePoint Designer 2010 segítségével kód nélküli munkafolyamat-megoldásokat tervezhet, amelyek egyszerűbb és összetettebb üzleti folyamatokat kezelnek a szervezetben. A munkafolyamatok logikát adnak hozzá a rendszer- és az emberi folyamatokhoz is. A rendszerfolyamatok munkafolyamatai frissíthetik az egyik adatforrást, amikor egy másik adatforrás megváltozik. Az emberi folyamatok munkafolyamatai elküldhetnek egy dokumentumot, például költségelszámolást egy alkalmazott felettesének jóváhagyásra, és ha jóváhagyják, a könyvelési részlegnek feldolgozásra.
Ezt a hatékony, mégis intuitív munkafolyamat-szerkesztő teszi lehetővé a SharePoint Designer 2010, amely lehetővé teszi a beágyazott logikát, az alösszegeket és egyebeket. Ha például a munkafolyamat egy dokumentumtárhoz van társítva, vagy a Dokumentum tartalomtípusra van szűrve, akkor a környezetfüggő dokumentumkészlet-műveletek csoportja jelenik meg. A dokumentumkészlet a SharePoint Server 2010 új funkciója, amelynek során egy dokumentumcsoport egyetlen egységként lesz kezelve, így egy dokumentumkészlet munkafolyamat-művelete a dokumentumkészlet összes elemén iterál.
Az új munkafolyamat-műveletek közé tartoznak a SharePoint Server három legnépszerűbb munkafolyamatának alapját képező műveletek– a Jóváhagyás, a Visszajelzés összegyűjtése és az Aláírások összegyűjtése munkafolyamat, a sztringek és dátumok módosítására használható segédprogramműveletek; egy új relációs művelet, amely a SharePoint felhasználóiprofil-tárolót használja egy személy felettesének kereséséhez; és új listaműveleteket, amelyekkel a munkafolyamatok engedélyeket állíthatnak be egy listaelemhez.
Munkafolyamatokat is tervezhet és oszthat meg a Microsoft Visióval a SharePoint Designer 2010 exportálható folyamatábrasablonjaival.
Ez a cikk a munkafolyamatok alapjait ismerteti. Ha ismeri a munkafolyamatok típusait és alapvető építőelemeit – a műveleteket, a feltételeket és a lépéseket –, gyorsan hozzáadhat munkafolyamatokat a folyamatok automatizálásához, és javíthatja a szervezet hatékonyságát és hatékonyságát.
Tartalom
Mi az a munkafolyamat?
A munkafolyamatok a szervezeti funkciók, a munkafolyamatoknak megfelelő műveletek sorozata, például a megrendelések folyamata. A SharePoint 2010 segít automatizálni ezeket a munkafolyamatokat, ezáltal növelve a szervezet hatékonyságát és hatékonyságát. Ennek az az oka, hogy az automatizált munkafolyamatok irányítják a folyamatokat, így a szervezet a munka elvégzésére összpontosíthat a folyamatok kezelése helyett.
A munkafolyamatok a SharePoint 2010-webhelyek, listák, tárak, tartalomtípus vagy listaelemek legtöbb aspektusát szabályozhatják, beleértve az elem életciklusát is. A munkafolyamat tartalmazhat személyek (vagy munkafolyamat-résztvevők) által végrehajtott műveleteket és a munkafolyamat által végrehajtott műveleteket is. A munkafolyamat résztvevői a kijelölt Feladatok listában kezelhetik a munkafolyamatot, ahol a munkafolyamat létrehozhat egy feladatot valakinek, és felfüggesztve marad, amíg a feladat befejezettként nem lesz megjelölve.
A munkafolyamatok lehetnek olyan egyszerűek vagy összetettek, amennyire az üzleti folyamatoknak szükségük van. Létrehozhat egy olyan munkafolyamatot, amelyet a felhasználó kezdeményez, vagy egy esemény alapján automatikusan indított munkafolyamatot, például egy listaelem létrehozásakor vagy módosításakor.
Ha a SharePoint Designer 2010 használatával tervez munkafolyamatot, általában az alábbi alapvető lépéseket kell követnie:
-
Válassza ki a létrehozni kívánt munkafolyamatok típusát: listát, újrafelhasználható listát vagy webhelyet.
-
A munkafolyamat-szerkesztővel kiválaszthatja és összeállíthatja a munkafolyamat lépéseit meghatározó feltételeket és műveleteket, hogy az az automatizálni kívánt üzleti folyamatot jelképezhesse.
-
Mentse és tegye közzé a munkafolyamatot.
-
Szükség esetén testre szabhatja az automatikusan létrehozott munkafolyamat-űrlapokat.
A munkafolyamatok olyan műveletek folyamatábraként is felfoghatók, amelyek elején, végének és egymást követő folyamatainak száma az elejétől a végéig tart. A munkafolyamatok tartalmazhatnak párhuzamos ágakat, de végső soron a kezdeti művelettől a végső műveletig haladnak.
Tegyük fel például, hogy a SharePoint 2010-ben egy dokumentumot jóváhagyásra átirányító munkafolyamatot szeretne diagramon ábrázolni. A munkafolyamat indításakor a rendszer automatikusan e-mailben értesíti a megadott véleményezőt, hogy rendelkezik egy áttekintendő dokumentumtal. A felülvizsgáló ezután áttekinti a dokumentumot, és módosítja a dokumentum állapotát, jelezve, hogy befejezte a feladatát, és hogy jóváhagyta vagy elutasította-e a dokumentumot. A felülvizsgáló válasza alapján a munkafolyamat két párhuzamos ág egyikét hajtja végre. Ha a véleményező jóváhagyja a dokumentumot, a munkafolyamat áthelyezi a jóváhagyott dokumentumot egy adott dokumentumtárba, majd e-mailt küld a teljes csapatnak, amely értesíti őket a jóváhagyott dokumentumról. Ha a véleményező elutasítja a dokumentumot, a munkafolyamat értesíti erről a dokumentum szerzőt. A munkafolyamat mindkét esetben eléri a végét, és a folyamat befejeződik.
1. ábra: Példa jóváhagyási munkafolyamatra
Milyen típusú munkafolyamatokat kell terveznem?
A SharePoint 2010-ben háromféle munkafolyamat létezik:
-
Lista
-
Újrafelhasználható lista
-
Site
Munkafolyamatok listázása
A lista-munkafolyamat a SharePoint 2007-ben elérhető munkafolyamat típusa. Mivel annak a listának a környezetével rendelkezik, amelyhez létrehozták, a lista-munkafolyamatok automatikusan hozzáférhetnek a futtatni kívánt listaelem egyéni mezőinek értékeihez, például egy dokumentumtár egyéni Jegyzetek mezőjéhez. A lista-munkafolyamatok nem tehetők elérhetővé más listák vagy tárak számára ezen vagy más webhelyeken. Ha több listához ugyanazt a munkafolyamat-funkciót szeretné alkalmazni, manuálisan újra létre kell hoznia a munkafolyamatokat az összes helyen.
Ha tudja, hogy csak azokra a munkafolyamatokra lesz szüksége, amelyeket egy adott listához tervez, a lista munkafolyamata azzal az előnnyel jár, hogy automatikusan elérhetővé teszi a listák egyéni mezőit.
Újrafelhasználható lista-munkafolyamatok
Létrehozhat egy újrafelhasználható lista-munkafolyamatot (újrahasználható munkafolyamatot) a webhelycsoport legfelső szintű webhelyén, és ez a munkafolyamat globálisan újrafelhasználhatóvá tehető, ami azt jelenti, hogy a munkafolyamat a webhelycsoport bármely listájához, tárához vagy tartalomtípusához társítható. A webhelycsoport bármely alwebhelyén létrehozhat újrafelhasználható munkafolyamatot is; ez a munkafolyamat újra felhasználható az adott alwebhelyen.
Exportálhat egy újrafelhasználható munkafolyamatot is egy webhelyről, majd feltöltheti és aktiválhatja a munkafolyamatot egy másik webhelyen. Létrehozhat például egy újrafelhasználható munkafolyamatot egy tesztkörnyezetben, tesztelheti, majd exportálhatja éles környezetbe. SharePoint Designer 2010 támogatja a munkafolyamat sablonként való exportálását.
Az újrahasználható munkafolyamatok alapértelmezés szerint nem rendelkeznek egy adott lista vagy tár környezetével. Ezért alapértelmezés szerint csak a listákban és tárakban gyakran használt oszlopokat adják meg, például a Létrehozva és a Létrehozva oszlopokat.
Ha az újrahasználható munkafolyamat megköveteli, hogy bizonyos oszlopok szerepeljenek abban a listában vagy tárban, amelyhez társította azt, hozzáadhatja ezeket az oszlopokat társításoszlopként. A társítás oszlopait a rendszer automatikusan hozzáadja egy listához vagy tárhoz, ha az adott listához vagy tárhoz újrafelhasználható munkafolyamat van társítva.
Újrafelhasználható munkafolyamat létrehozásakor választhatja azt is, hogy az újrahasználható munkafolyamatot egy adott tartalomtípusra szűri. Ez lehetővé teszi, hogy a SharePoint Designer 2010 tartalomtípus mezőivel dolgozzon. Ha például egy újrafelhasználható lista-munkafolyamat a Dokumentum tartalomtípushoz van társítva, akkor a tartalomtípusra jellemző munkafolyamat-mezőkben , például a Dokumentumazonosítóban tekintheti meg és használhatja őket. Ezután a böngészőben hozzárendelheti az újrafelhasználható munkafolyamatot egy adott tartalomtípushoz, vagy bármely olyan tartalomtípushoz, amely az adott tartalomtípustól öröklődik. Ha webhely-tartalomtípushoz társít egy munkafolyamatot, a munkafolyamatot elérhetővé teszi az adott tartalomtípus minden eleméhez azon a webhelyen, amelyhez a tartalomtípus hozzá lett adva. Akár elérhetővé is teheti egy gyűjtemény webhelyei számára, ha a munkafolyamat globálisan újrafelhasználható munkafolyamatként van konfigurálva.
Ha azt szeretné, hogy a felhasználók több webhelyen, listákban, tárakban és tartalomtípusokban is használhassák a megtervezett munkafolyamatokat, akkor egy újrafelhasználható munkafolyamat valószínűleg megfelel az igényeinek. A SharePoint 2010 legtöbb munkafolyamata várhatóan újrahasználható munkafolyamatokat fog használni.
Webhely-munkafolyamatok:
A webhely-munkafolyamatok nem listákhoz, tárakhoz vagy tartalomtípusokhoz, hanem webhelyekhez kapcsolódnak. Így a legtöbb munkafolyamattól eltérően a webhely-munkafolyamatok nem egy adott listaelemen futnak. Emiatt a webhely-munkafolyamatokhoz nem elérhető elemekhez elérhető műveletek nagy része.
A böngészőben elindíthat egy webhely-munkafolyamatot, vagy megtekintheti a futó webhely-munkafolyamatok állapotát. Ehhez kattintson a Webhelyműveletek menü Minden webhelytartalom megtekintése parancsára, majd a Webhely-munkafolyamatok elemre.
Ha munkafolyamatot szeretne létrehozni, de nincs szüksége listára, tárra vagy tartalomtípusra a munkafolyamatokhoz, a webhely-munkafolyamatok valószínűleg megfelelnek az igényeinek. Létrehozhat például egy webhely-munkafolyamatot, amellyel a felhasználók visszajelzést küldhetnek a webhelyről.
A munkafolyamatok testreszabása a SharePoint Server 2010
Nem kell teljesen elölről kezdenie a szervezet folyamatainak megfelelő munkafolyamatok tervezését. A SharePoint Server 2007 négy legnépszerűbb munkafolyamata – a Jóváhagyás, a Visszajelzés összegyűjtése, az Aláírások összegyűjtése és a Jóváhagyás közzététele munkafolyamat – teljesen újraépítették deklaratív újrahasználható munkafolyamatokként, ami azt jelenti, hogy mostantól teljes mértékben testreszabhatók SharePoint Designer 2010. A szervezet igényeinek megfelelően másolhatja és módosíthatja (ajánlott) vagy szerkesztheti ezeket a munkafolyamatokat, valamint az egyéni újrafelhasználható munkafolyamatokat.
Megjegyzés: A SharePoint 2010-ben további munkafolyamatok is vannak, például a Három állam munkafolyamat, deklaratív munkafolyamatok nem, ezért nem módosíthatók.
Ezek a munkafolyamatok eseményvezéreltek, és a munkafolyamat minden fontos eseménye a munkafolyamat-szerkesztőben jelenik meg, mind a folyamat minden feladatához, mind a folyamat egészéhez. Egyszerűen hozzáadhat például feltételeket és műveleteket annak meghatározásához, hogy mi történik az egyes tevékenységek hozzárendelése, lejárta vagy befejezésekor.
Mik azok az események, műveletek, feltételek és lépések?
Ezek a munkafolyamatok építőelemei. Egy munkafolyamat egy vagy több lépésből áll, és minden lépés műveletekből és a kapcsolódó feltételekből áll. Minden munkafolyamatot egy esemény indít el.
Mik azok az események?
Egy esemény az, ami elindít vagy elindít egy munkafolyamatot. Az események a munkafolyamaton belüli műveletek időzítésének kezelésére is használhatók, például az elemek állapotának módosítására való várakozásra. Három esemény indíthat el egy munkafolyamatot:
-
Létrejön egy elem.
-
Egy elem módosult.
-
A munkafolyamat-résztvevők a SharePoint-webhelyen a Start gombra kattintanak.
Megjegyzés: A webhely-munkafolyamatok csak manuálisan indíthatók el.
Létrehozhat egy munkafolyamatot, amelyet egy résztvevő manuálisan indít el, vagy egy listaelem létrehozásakor vagy módosításakor automatikusan elinduló munkafolyamatot. Például úgy szeretné konfigurálni az egyéni tervezési változáskérés-jóváhagyási munkafolyamatot, hogy az manuálisan és az elem módosításakor is elindítható legyen, de az elem eredeti létrehozásakor nem. A munkafolyamat beállítások lapján, a Startbeállítások területen válassza az Automatikus indítás letiltása elemlétrehozáskor lehetőséget.
Amikor egy munkafolyamat-résztvevő manuálisan indít el egy munkafolyamatot, az illető először megkeresi azt a listát vagy tárat, amelyhez a munkafolyamat hozzá van csatolva. A Közreműködő jogosultsági szinttel rendelkező bármely személy elindíthat egy manuálisan indítható munkafolyamatot. A munkafolyamatok manuális elindításához a résztvevő egy elemre kattint, a menü Munkafolyamatok elemére kattint, majd kiválaszt egy munkafolyamatot egy olyan lapról, amely az adott elemhez elérhető összes munkafolyamatot megjeleníti. A résztvevő szükség esetén kitölt egy munkafolyamat-kezdeményezési űrlapot, majd az űrlap start gombjára kattintva elindítja a munkafolyamatot. A munkafolyamat kezdeményezése létrehozza a munkafolyamat új példányát az adott elemhez.
Megjegyzés: A Munkafolyamatok parancs csak akkor érhető el, ha az elem egy listában, tárban vagy olyan tartalomtípusban található, amelyhez legalább egy munkafolyamat csatolva van.
A manuálisan indított munkafolyamatok esetében a kezdeményezési űrlap lehet olyan egyszerű, mint a bal oldali kép, vagy összetettebb, például a jobb oldali kép.
Egyszerű űrlap
Összetettebb űrlap
A munkafolyamat tervezésekor egyéni mezőket is hozzáadhat egy kezdeményezési űrlaphoz. A munkafolyamat résztvevői ezt az űrlapot kitöltve információkat adhatnak a munkafolyamatnak, és ezeket a beállításokat a rendszer átadja a munkafolyamatnak. Elindul egy új munkafolyamat-példány, amely ezután a munkafolyamat bármely pontján megkeresheti és felhasználhatja az űrlapon keresztül megadott információkat. Megadhatja azokat a mezőket is, amelyeket egy újrahasználható munkafolyamatokhoz társító űrlapon fog használni.
Mik azok a műveletek?
A műveletek a munkafolyamatok legalapvetőbb munkaegységei. SharePoint Designer 2010 kész, újrafelhasználható műveleteket biztosít, amelyeket beépíthet a munkafolyamatba. A munkafolyamat például a következőt teheti:
-
Listaelemek (beleértve a dokumentumokat is) létrehozása, másolása, módosítása vagy törlése.
-
Elemek beadása vagy kivétele.
-
E-mail küldése.
-
Hozzon létre egy feladatot valakinek a csapatwebhely Feladatok listájában.
-
Gyűjtsön adatokat egy résztvevőtől, amely a munkafolyamat későbbi részében hivatkozható.
-
A munkafolyamat szüneteltetése vagy leállítása.
-
Naplózza a munkafolyamat adatait egy előzménylistára, amelyet elbíráláshoz vagy munkafolyamat-hibakereséshez használhat.
-
Munkafolyamat-változók beállítása vagy számítások végrehajtása.
SharePoint Server 2010 három új feladatműveletet tartalmaz: Jóváhagyási folyamat indítása, Visszajelzési folyamat indítása és Egyéni feladatfolyamat indítása. A SharePoint Server 2010 részét képező "nagy három" munkafolyamat – a Jóváhagyás, a Visszajelzés összegyűjtése és az Aláírások összegyűjtése munkafolyamat – ezekkel a műveletekkel készült. A jóváhagyási műveletek egy jóváhagyási folyamat összes fontos eseményét feltárják, így könnyen megtervezhet egy olyan emberi munkafolyamatot, amelyben sok személy kommunikál vagy közösen dolgozik egy adott dokumentumon.
A munkafolyamatok tetszőleges számú műveletet tartalmazhatnak. A felsorolt műveleteket a munkafolyamat hajtja végre, más műveleteket azonban a munkafolyamat résztvevői hajthatnak végre. Egy jóváhagyási munkafolyamatban például a dokumentum tényleges felülvizsgálatát és jóváhagyását egy munkafolyamat-résztvevő végzi. A munkafolyamat-résztvevők által végzett műveleteket az adott személyhez rendelt feladatok képviselik a kijelölt Feladatok listában. A Diagram1: Példadiagram munkafolyamat öt művelete a cikk elején:
-
E-mail küldése a felülvizsgáló értesítéséhez
-
A dokumentum áttekintése (munkafolyamat-résztvevőhöz rendelt feladat)
-
A dokumentum áthelyezése a Jóváhagyott dokumentumtárba
-
E-mail küldése a csapat értesítéséhez
-
E-mail küldése a dokumentum szerzőjének értesítéséhez
A munkafolyamat tervezésekor a legalapvetőbb értelemben azonosítja a szükséges műveletsorozatot, majd a munkafolyamat-szerkesztővel összeállítja a műveletek sorozatát. Például az 1. diagram: Példa jóváhagyási munkafolyamatában az első művelet, amelyet el szeretne küldeni egy e-mail üzenetben, amely értesíti a véleményezőt.
A munkafolyamat-szerkesztőben kattintson az első lépésre, írjon be néhány vagy az összes e-mailt, és válassza az Email küldése lehetőséget.
Mik azok a feltételek?
Munkafolyamat tervezésekor a munkafolyamat-szerkesztővel olyan szabályokat hozhat létre, amelyek feltételes logikát alkalmaznak a SharePoint-webhelyekre, listákra, elemekre és tartalomtípusokra. Egy szabály olyan feltételt hoz létre, amelyben a munkafolyamat csak akkor hajtja végre a társított műveletet, ha a feltétel igaz. Létrehozhat például egy szabályt, amelyben a munkafolyamat csak akkor küld egy véleményezőnek egy e-mailt, ha egy elemet egy adott személy hoz létre. Áganként több feltételt is hozzáadhat. Létrehozhat például egy szabályt, amelyben a felülvizsgáló csak akkor küld e-mailt, ha egy elem (1) egy adott személy által létrehozott, és (2) a dokumentum címe adott kulcsszavakat tartalmaz. Végül több műveletet is társíthat egy feltételhez. Létrehozhat például egy szabályt, amelyben ha egy elemet egy adott személy hoz létre, akkor (1) a felülvizsgáló e-mailt kap, és (2) a munkafolyamat adatait naplózza az Előzmények listába.
Összefoglalva, a szabály egy vagy több művelethez társított egy vagy több feltétel: Ha a feltétel összes záradéka igaz, végezze el az összes társított műveletet.
Az előző példában a felhasználó két feltételkészletet és két műveletkészletet adott meg a munkafolyamathoz. Azonban több ágat is létrehozhat a munkafolyamatban: Ha az A feltétel igaz, hajt végre egy műveletet; ha a B feltétel igaz, akkor más műveletet kell végrehajtania. Ha ágat szeretne hozzáadni egy lépéshez, kattintson Else-If ág beszúrása gombra. Például a jóváhagyási munkafolyamatban, ha a felülvizsgáló jóváhagy egy dokumentumot, a munkafolyamat egy sor műveletet hajt végre; ha a véleményező elutasít egy dokumentumot, ugyanaz a munkafolyamat más műveletet hajt végre. Ez egy feltételes ág.
A munkafolyamat-szerkesztőben ez a lépés két ágat tartalmaz, és az alábbihoz hasonlóan néz ki.
Olyan ágat is létrehozhat, amely nem rendelkezik feltétellel. Így a munkafolyamat egy műveletet hajt végre, ha egy feltétel vagy feltételkészlet igaz, és egy másik műveletet, ha hamisak. A munkafolyamat következő lépése például csak akkor küld üzenetet a jóváhagyóknak, ha a feltétel igaz; máskülönben a munkafolyamat csak a munkafolyamat-kezdeményezőnek küld üzenetet. Ha feltétel nélküli ágat ad hozzá, a munkafolyamat minden olyan esetben végrehajtja a műveletet abban az ágban, ha az első ág feltétele hamis.
Megjegyzés: Ha feltétel nélküli ágat szeretne létrehozni, annak a feltételes blokk utolsó ágának kell lennie, nem pedig a feltételes blokk egyetlen ágának.
Megjegyzés: A munkafolyamatok elágaztatása nem terjedhet ki egyik lépésről a másikra. Az "Else If" ágak halmaza, más néven feltételes blokk, mindig egyetlen lépésben szerepel. A lépéseket azonban allépésekként is beágyazhatja.
SharePoint Designer 2010 számos előre elkészített, újrafelhasználható feltételt biztosít a munkafolyamatba való beépítéshez. Megadhatja például, hogy a munkafolyamat csak akkor hajtsa végre a társított műveleteket, ha egy elem:
-
A létrehozása vagy módosítása egy adott időtartamon belül történik.
-
Egy adott személy hozza létre vagy módosítja.
-
Megadott kulcsszavakat tartalmazó címmezővel rendelkezik.
-
Egy adott típusú fájl, vagy fájlmérete egy adott tartományban van. (Ez a feltétel csak akkor érhető el, ha a munkafolyamat dokumentumtárhoz van csatolva.)
Emellett egyéni feltételeket és speciális feltételeket is létrehozhat SharePoint Designer 2010, ahol számos paramétert megadhat. Egyéni feltételekkel összehasonlíthatja az aktuális lista mezőinek értékét. Létrehozhat például egy egyéni feltételt, amelyben ha a Jóváhagyás állapota mező értéke Jóváhagyva, hajtsa végre a kapcsolódó műveletet. Speciális feltételekkel összehasonlíthatja az egyik értéket egy másik értékkel. Ez lehetővé teszi, hogy összehasonlítást hozzon létre bármely lista mezője és egy másik lista értékei között. Létrehozhat például egy speciális feltételt a Megosztott dokumentumok tárhoz, ahol ha a Feladatok lista Állapot mezőjének Értéke Függőben, hajtsa végre a kapcsolódó műveletet.
Megjegyzés: Egy művelethez nincs szükség feltételre. Az 1. diagram: Példa-jóváhagyási munkafolyamat első lépése például a cikk elején egy e-mailt küld a véleményező értesítésére. Ehhez a művelethez nincs társítva feltétel. A műveletek párhuzamos blokkja szintén nem igényel feltételt.
Párhuzamos és soros műveletek
Ha egy feltételhez egynél több művelet van társítva, a műveletek beállíthatók úgy, hogy egy időben (párhuzamosan) vagy egy másik után (soros) fussanak, ez az alapértelmezett beállítás.
Soros műveletek A következő munkafolyamatban például beállíthat két műveletet úgy, hogy a dokumentum jóváhagyásakor a dokumentum az Archív dokumentumtárba legyen másolva, majd (utána) elküldjön egy üzenetet. A munkafolyamat-szerkesztőben ez azt jelzi, hogy a második művelet az első után következik be.
Párhuzamos műveletek: A következő munkafolyamatban például beállíthat két műveletet úgy, hogy egy dokumentum jóváhagyásakor a rendszer elküldjön egy üzenetet, és (ezzel egyidejűleg) átmásolja a dokumentumot a Jóváhagyott dokumentumtárba. A munkafolyamat-szerkesztőben a és a azt jelzi, hogy a második művelet az elsővel egy időben történik. Ez különösen hasznos az olyan feladatok és műveletek esetén, amelyek jelentős időt vesznek igénybe. Feladatok esetében például a tevékenységek hozzárendelésének szabályozására használható.
Megjegyzés: A párhuzamos műveletek nem teljesen egyidejűek; a pontos sorrend nem határozható meg, és a munkafolyamat minden futtatásakor változhat.
Megjegyzések:
-
Egy szabályban (feltételekben és műveletekben) a műveletek sorozatokban, párhuzamosan, illetve sorozatok és párhuzamosak kombinációjában is végrehajthatók.
-
A soros vagy párhuzamos műveletek halmazát egyetlen lépésben kell tárolni.
Mik azok a lépések?
Egy munkafolyamat egy vagy több lépésből áll. Minden lépés számos műveletet és kapcsolódó feltételt tartalmazhat. A lépéseket más lépésekbe is beágyazhatja. Ez segíthet a munkafolyamat rendszerezésében. A munkafolyamat-szerkesztőben a lépések funkcióblokkokként is felfoghatók. Az alábbi munkafolyamatnak például két lépése van, ahogyan az a munkafolyamat-szerkesztőben látható.
A lépések lehetővé teszik a feltételek és műveletek csoportosítását, hogy egy szabálykészlet (feltételek és műveletek) kiértékelhető és végrehajtható legyen egy második készlet előtt.
Konfigurálja a munkafolyamat műveleteit úgy, hogy a munkafolyamat szerzője engedélyeivel fussanak. A SharePoint Designer 2010 megszemélyesítési lépésekkel beállíthatja, hogy a munkafolyamat a munkafolyamat-kezdeményező helyett a munkafolyamat szerzőjének megszemélyesítésével hajtsa végre a műveleteket. A megszemélyesítési lépések különösen hasznosak a jóváhagyási és közzétételi forgatókönyvekben, ahol a tartalmat jóváhagyásra beküldő és a tartalmat jóváhagyó személyek eltérő engedélyekkel rendelkeznek.
A munkafolyamat szerzője az utolsó személy, aki közzétette a munkafolyamatot. Ha egy munkafolyamatot egy másik felhasználó ismét közzétesz, a munkafolyamat szerzője nem változik a munkafolyamat folyamatban lévő példányai esetében. A munkafolyamat újbóli közzététele után elindított munkafolyamatok példányai a frissített munkafolyamat-szerzőt fogják használni.
Megjegyzés: A megszemélyesítési lépések csak a munkafolyamat gyökeréhez adhatók hozzá, és nem ágyazhatók be egy másik lépésbe.
A következő forgatókönyvben a munkafolyamatokat kezdeményező személy nem rendelkezik a fájlok archív tárhoz való hozzáadásához szükséges engedélyekkel, de a munkafolyamat szerzője igen. Amikor a személy elindítja a munkafolyamatot, és a feltétel igaznak minősül a megszemélyesítési lépésben, a dokumentum a munkafolyamat szerzőjének engedélyeit használva át lesz másolva az Archív tárba. A 2. lépés nem megszemélyesítési lépés, ezért munkafolyamat-kezdeményezőként fut. Ajánlott eljárás a megszemélyesítési lépések használata olyan műveletek minimális készletéhez, amelyekhez a munkafolyamat-készítő engedélyei szükségesek a sikerhez.
Egy lépés vagy több? Egyes munkafolyamatok egy lépésen belüli műveletsorként vagy lépéssorozatként is megtervezhetők. A következő lépésben szereplő műveletek például külön lépésekre bonthatók, vagy a feltételes blokkba külön lépésekként ágyazhatók be
Az alábbiakban egy példa látható a feltételes blokkok beágyazott lépéseit használó folyamatra.
A lépések a munkafolyamat rendszerezésére használhatók. A munkafolyamatok lépéseinek pontosan az a módja, hogy nagy mértékben személyre szabott legyen. Egy munkafolyamat például számos olyan műveletet tartalmazhat egy lépésben, amely nem használ feltételeket. Ebben az esetben érdemes lehet a műveleteket lépésekre bontani, hogy jobban rendszerezhesse őket. Az egyik lépésben szereplő szabályokat a rendszer a következő lépés végrehajtása előtt dolgozza fel, így a kívánt művelet vagy műveletek végrehajtásához szükséges lépésszabályokat kell csoportosítania.
Mik azok a munkafolyamat-űrlapok?
A munkafolyamat dinamikusabbá és rugalmasabbá tétele érdekében hozzáadhat egy űrlapot a munkafolyamathoz. Az űrlapokkal előre meghatározott időpontokban gyűjthet adatokat a munkafolyamat résztvevőitől, és lehetővé teheti, hogy a résztvevők interakcióba léphessenek az adott munkafolyamat feladataival, és gondoskodhat arról, hogy az adatok elérhetők legyenek az újrafelhasználható munkafolyamatokhoz, függetlenül attól, hogy milyen listához, tárhoz vagy tartalomtípushoz van társítva.
A SharePoint Designer 2010 háromféle munkafolyamat-űrlapot hozhat létre:
-
A kezdeményezési űrlap információkat gyűjt a munkafolyamat-résztvevőtől a munkafolyamat indításakor. Ez automatikusan létrejön, amikor létrehozza a munkafolyamatot az SharePoint Designer 2010-ben. A kezdeményezési űrlapok akkor jelennek meg a felhasználóknak, amikor manuálisan indítják el a munkafolyamatot egy adott SharePoint-elemen. A kezdeményezési űrlapon a felhasználók további paramétereket vagy információkat adhatnak meg a munkafolyamatról, ahogy az az adott SharePoint-elemre vonatkozik. Egy kezdeményezési űrlap használatával például megkérdezheti, hogy ki tekintse át a dokumentumot, és mikor kell elvégezni a felülvizsgálatot. SharePoint Designer 2010 automatikusan létrehoz egy InfoPath- vagy ASP.NET-kezdeményezési űrlapot a kezdeményezési specifikációknak megfelelően. Ha nincs szükség kezdeményezési paraméterekre, az űrlapon csak a Start és a Mégse gomb lesz látható
-
Az egyéni feladatűrlapokkal a munkafolyamat résztvevői kezelhetik a munkafolyamathoz megadott Feladatok listában szereplő feladatokat. Az Egyéni feladat varázslóval egyszerűen létrehozhat egyéni űrlapmezőket, és hozzáadhatja őket egy egyéni feladatűrlaphoz. Amikor befejezte a munkafolyamat tervezését, SharePoint Designer 2010 automatikusan létrehozza az InfoPath- vagy ASP.NET űrlapokat az egyéni feladatokhoz. Ezután a munkafolyamat futtatásakor és a feladatok létrehozásakor a felhasználó megkeresi a munkafolyamathoz megadott Feladatok listát, befejezettként jelöli meg a feladatot, és megadja a munkafolyamatra vonatkozó opcionális vagy kötelező információkat. A munkafolyamat ezután reagálhat a munkafolyamatban megadott változásokra, vagy megkeresheti és kiértékelheti ezeket az információkat a munkafolyamat későbbi lépéseiben.
-
Az újrahasználható munkafolyamatok alapértelmezés szerint csak az összes elemhez közös mezőket biztosítják, például a Létrehozta és Módosította őket. Ennek az az oka, hogy egy újrafelhasználható munkafolyamat alapértelmezés szerint nincs listához, tárhoz vagy tartalomtípushoz társítva. A társítási űrlapokkal mezőket társíthat egy újrafelhasználható munkafolyamathoz, így a mezők elérhetők lesznek a munkafolyamat tervezésekor és futtatásakor.
Miután SharePoint Designer 2010 automatikusan létrehozta az űrlapokat, testre szabhatja őket a munkafolyamat beállítások lapján, majd a Forms szakaszban kattintson a testre szabni kívánt űrlapra. A munkafolyamat-űrlapok InfoPath- vagy ASP.NET lapok. A rendszer a SharePoint-webhelyen tárolja őket a munkafolyamat forrásfájljaival együtt.
Továbbfejlesztett funkciók InfoPath 2010 űrlapokkal a SharePoint Server 2010
Ha a kiszolgálón SharePoint Server 2010 fut (nem csak SharePoint Foundation 2010 ), a munkafolyamat-űrlapok – a társítás, a kezdeményezés és a feladat – mostantól InfoPath 2010 űrlapokat. Egyszerűen módosíthatja az InfoPath-űrlapok megjelenését és elrendezését, és érvényesítési szabályokat adhat hozzá az InfoPath-űrlapokhoz. A munkafolyamat-űrlapok InfoPath 2010 való szerkesztéséhez kattintson az űrlapra, és az InfoPath közvetlenül a SharePoint Designer 2010-ből nyitja meg az űrlapot. Az InfoPath-űrlapok listákhoz, tárakhoz és munkafolyamatokhoz érhetők el.
Hol vannak tárolva a munkafolyamatok?
A munkafolyamatokat a munkafolyamatok nevű webhelyszintű dokumentumtár tárolja. Ezt a dokumentumtárat a SharePoint Designer 2010 automatikusan hozza létre. Alapértelmezés szerint a Munkafolyamatok dokumentumtár rejtett a böngészőben, és nem rendelkezik listanézetekkel, például AllItems.aspx vagy EditForm.aspx. A munkafolyamat-tár tartalmának megtekintéséhez a SharePoint Designer 2010navigációs ablakában kattintson a Minden fájl, majd a Munkafolyamatok elemre a fő panelen.
Megjegyzések:
-
Előfordulhat, hogy nem tudja megtekinteni a munkafolyamatokat a Minden fájl paranccsal, attól függ, hogy a kiszolgáló hogyan van konfigurálva.
-
A munkafolyamatok SharePoint Designer 2010 való elérésének és tervezésének elsődleges módja, ha a navigációs ablakban a Munkafolyamatok elemre kattint.
A munkafolyamatok dokumentumtár tartalmaz egy mappát az SharePoint Designer 2010 használatával létrehozott minden munkafolyamathoz. A mappa tartalmazza a munkafolyamathoz szükséges forrásfájlokat, például:
-
A munkafolyamat-korrektúrafájl (.xoml).
-
A munkafolyamat konfigurációs fájlja.
-
InfoPath xsn vagy ASP.NET aspx-űrlapok, amelyek a munkafolyamatokhoz szükségesek, például a kezdeményezési űrlapokhoz (manuálisan indított munkafolyamatokhoz) vagy egyéni feladatűrlapokhoz.
Ha egy meglévő munkafolyamatot szeretne szerkeszteni a SharePoint Designer 2010-ben, kattintson a Navigációs ablakban a Munkafolyamatok elemre. A fő panelen kattintson a jobb gombbal a kívánt munkafolyamatra, majd kattintson a Munkafolyamat szerkesztése parancsra.
A SharePoint Designer 2010 újrafelhasználható munkafolyamatának másolásához és módosításához kattintson a Navigációs panel Munkafolyamatok elemére. A fő panelen kattintson a jobb gombbal a kívánt újrafelhasználható munkafolyamatra, majd kattintson a Másolás és módosítás parancsra.
Mindkét fenti eljárás megnyitja a munkafolyamatot a munkafolyamat-szerkesztőben. A menüszalagra vagy a navigációs sávra kattintva szerkesztheti a munkafolyamatot, kezelheti a beállításokat, és meghatározhatja a munkafolyamat feladatfolyamatát.
A munkafolyamat-szerkesztő egy Log to History List (Napló az előzmények listájába) nevű műveletet biztosít. Ajánlott ezt a műveletet használni a munkafolyamatokban a munkafolyamatok előzményeinek nyilvántartásához. A munkafolyamatok előzményei felbecsülhetetlen értékűek a hibák kivizsgálása, illetve nyomon követés és elutasítás céljából.
Amikor létrehoz egy munkafolyamatot, amely a Napló az előzmények listájára műveletet használja, SharePoint Designer 2010 automatikusan létrehoz egy Munkafolyamat-előzmények nevű listát. A lista alapértelmezés szerint a http://<sitename>/Listák/Workflow%20History helyen jön létre. Megadhatja, hogy lista- vagy webhely-munkafolyamatok tervezésekor és újrafelhasználható lista-munkafolyamatok társításakor eltérő előzménylistát hozzon létre. Ez a lista olyan oszlopokat tartalmaz, mint a felhasználói azonosító, a dátum, az esemény és a hiba leírása. A Munkafolyamatok dokumentumtárhoz hasonlóan az Előzmények lista alapértelmezés szerint rejtve van a böngészőben, de a navigációs ablak SharePoint Designer 2010 a Minden fájl elemre kattintva látható.
A munkafolyamat-szerkesztő hat olyan műveletet biztosít, amelyek a Feladatok listával működnek együtt, beleértve az To-Do-elem hozzárendelését, az adatok gyűjtését egy felhasználótól és egy űrlap hozzárendelését egy csoporthoz. A munkafolyamatok alapértelmezés szerint a Feladatok listát használják, de egyéni Feladatlista használatára konfigurálhatók. Egyéni Feladatlista használatával elkülönítheti a munkafolyamat-feladatokat más típusú feladatoktól, illetve engedélyekkel kapcsolatos problémák esetén. A webhelyen lévő összes munkafolyamathoz használhat egy egyéni feladatlistát, illetve az egyes munkafolyamatokhoz tartozó egyéni feladatlistát. Ez a munkafolyamatok műszaki és szervezeti követelményeitől függ.
Amikor az előző három művelet bármelyikét használó munkafolyamatot hoz létre, SharePoint Designer 2010 automatikusan létrehozza az űrlapot, a feladat tartalomtípusát és szükség esetén a Feladatok listát. Alapértelmezés szerint a Feladatok lista a böngészőben tekinthető meg, a Munkafolyamatok dokumentumtártól és a Munkafolyamat-előzmények listától eltérően.
Hol ellenőrizhetem egy munkafolyamat állapotát?
A kijelölt elem munkafolyamatainak előrehaladását egyszerűen megtekintheti a böngészőben. Egy lista vagy dokumentumtár Minden elem nézete alapértelmezés szerint megjeleníti az elemeken futó munkafolyamatok aktuális állapotát. Az alábbi példában a Változáskérés tervezése munkafolyamat folyamatban van a Widget 1 DCR-hez.
Megjegyzések:
-
Több oszlop lesz, ha több munkafolyamat van társítva a listához vagy a tárhoz.
-
Az oszlopok a munkafolyamat működésének befolyásolása nélkül eltávolíthatók a Minden elem nézetből.
-
Az állapotoszlop nem lesz hozzáadva a nézethez, ha már hat vagy több keresési\állapotoszlop van a nézetben.
Ha egy elem (például Folyamatban vagy Befejezve) munkafolyamatának állapotára kattint, az adott elem munkafolyamatának Munkafolyamat állapota lapjára kerül. A webhely-munkafolyamatok állapotának megtekintéséhez kattintson a Webhelyműveletek menüre, kattintson a Teljes webhelytartalom megtekintése, majd a Webhely-munkafolyamatok elemre. A munkafolyamat állapotlapja a következőkkel kapcsolatos információkat nyújt:
-
Ki kezdeményezte a munkafolyamatokat, és mikor az elemhez
-
Az elem munkafolyamatához társított feladatok
-
Az elem munkafolyamatának előzményei, például a munkafolyamatok kezdeményezésének és befejezésének időpontja
Munkafolyamat-vizualizáció
A munkafolyamat állapotáról egy munkafolyamat-vizualizáció is megjelenik, ha a következő:
-
A munkafolyamat-vizualizáció megjelenítése az állapotlapon beállítás be van jelölve a SharePoint Designer 2010 a munkafolyamat közzétételekor
-
A munkafolyamatokat közzétevő számítógépen telepítve volt a Visio Premium 2010
-
Munkafolyamat fut a SharePoint Server 2010
-
A Visio grafikus szolgáltatások futnak a kiszolgálón
Megjegyzés: A munkafolyamat-vizualizáció megtekintéséhez a Visiót nem kell a helyi számítógépre telepíteni.
A munkafolyamat-vizualizációval a munkafolyamat Visio-diagramja automatikusan létrejön, és megjelenik egy Visio kijelzőben a Munkafolyamat állapota lapon. A munkafolyamat-vizualizáció egy "élő" nézetet jelenít meg arról, hogy egy adott munkafolyamat hol található.
Egy elem Munkafolyamatok lapjának megtekintéséhez a listában is rákattinthat az elemre, majd a menü Munkafolyamatok elemére.
Megjegyzés: A Munkafolyamatok parancs csak akkor érhető el, ha az elem olyan listában vagy tárban található, amelyhez legalább egy munkafolyamat hozzá van csatolva.
Amikor egy felhasználó elindít egy munkafolyamatot egy elemen SharePoint Foundation 2010 vagy SharePoint Server 2010 új oszlopot ad hozzá a listához vagy tárhoz, amelyben az elem található. Alapértelmezés szerint az oszlop neve megegyezik a munkafolyamat nevével. Ez az írásvédett oszlop az adott munkafolyamaton belüli elem aktuális állapotát jeleníti meg. Ezt az állapotoszlopot a rendszer automatikusan hozzáadja minden munkafolyamathoz az első futtatáskor.
A munkafolyamat állapota minden oszlopban hivatkozás. Ha például a Folyamatban gombra kattint, megjelenik a munkafolyamat adott példányának Munkafolyamat állapota lapja.
Javasolt további lépések
A munkafolyamatokkal hatékony alkalmazáslogikát adhat a SharePoint-webhelyekhez és -alkalmazásokhoz. Most, hogy megismerte a munkafolyamat alapjait, érdemes lehet egy munkafolyamat létrehozásával kezdenie. A munkafolyamatok tervezéséről és testreszabásáról a Lásd még című szakaszban talál további információt.
Vissza a lap tetejére
