Miután a SharePoint-ban kialakított egy fájlkezelési tervet, tervezze meg, hogy a szervezetében aktív dokumentumok – elektronikus és nyomtatott példány – hogyan fognak rekordokká válni. Ez a cikk áttekinti az aktív dokumentumok rekordokká deklarálható technikáit, és javaslatot ad arra, hogy hogyan tervezze meg, hogy a fájlterv elemei hogyan fognak rekordokká válni.
Techniques for converting active documents to records in SharePoint
Az alábbi módszereket alkalmazva az aktív dokumentumokat rekordokká konvertálhatja:
-
Dokumentum rekordként való manuális deklarása.
-
Olyan házirend definiálása, amely rekordként deklarál egy dokumentumot, vagy egy adott időpontban elküldi a dokumentumot egy Rekordtár webhelyre.
-
Olyan munkafolyamat létrehozása, amely elküldi a dokumentumot egy Rekordtár webhelyre.
-
Egyéni megoldás használata az objektummodellen SharePoint alapján.
Rekordok manuális létrehozása
Ha egy dokumentumtárban engedélyezve van a helyrekordok kezelése, a felhasználók a dokumentum megfelelőségi részleteinek szerkesztésével explicit módon deklarálnak rekordként egy dokumentumot a tárban. Amikor a webhelycsoport rendszergazdája engedélyezi a helyszíni rekordkezelést, a webhelycsoport rendszergazdája megadja, hogy kik deklarálhatjanak és állíthatnak vissza rekordokat, és hogy a rekordokká válnak-e a felhasználók.
Ha létrejött kapcsolat egy rekordtár-webhelyhez, a felhasználók manuálisan küldhetnek dokumentumokat a Rekordtár webhelyre a Küldés parancs használatával. Amikor a farm rendszergazdája kapcsolatot konfigurál a Rekordtár webhelyhez, ez a parancs minden aktív dokumentumban elérhetővé válik. A kapcsolat beállításaitól függően a dokumentumokat átmásolhatja a Rekordtár webhelyre, áthelyezheti a Rekordtár webhelyre, vagy áthelyezheti a Rekordtár webhelyre, és hivatkozhat a dokumentumra.
Bár a rekordokat manuálisan a Rekordtár webhelyre való manuális küldés nem praktikus nagyméretű megoldás, más rekord létrehozási módszerek kiegészítésére is használhatja.
Házirend definiálása
Az adatmegőrzési házirend meghatározza, hogy milyen műveleteket kell a dokumentumokon bizonyos időpontban végre venni. A házirendműveletek automatikusan következnek be. A felhasználóknak nem kell elindítani a műveletet.
Két házirendművelet kifejezetten a rekordok kezeléséhez kapcsolódik: egy dokumentum másik helyre való átviteléhez, valamint a dokumentum rekordként történő deklarozáséhez. Ha van kapcsolat egy rekordtár-webhelyhez, létrehozhat egy házirendet, amely dokumentumokat küld egy rekordtár webhelyre. A házirend azt is meghatározza, hogy a dokumentumot a Rekordtár webhelyre másolja, áthelyezi vagy áthelyezi, és a dokumentumtárban hagyja a hivatkozást. Ha a webhelyhez engedélyezve van a helyszíni rekordkezelés, létrehozhat egy olyan házirendet, amely rekordként deklarál egy dokumentumot. Az objektummodellel egyéni SharePoint is létrehozhat.
Egy adatmegőrzési házirendnek több szakasza is lehet. Létrehozhat például egy olyan adatmegőrzési házirendet, amely a dokumentum összes korábbi verzióját egy évvel a dokumentum utolsó megváltozása után egy évvel törli, és a dokumentumot a Rekordtár webhelyre továbbítja öt évvel a dokumentum utolsó megváltozása után.
Ha egy webhelyhez engedélyezve van a helyszíni rekordkezelés, a webhely aktív dokumentumokat és rekordokat is tartalmazhat. Ebben az esetben különböző adatmegőrzési házirendeket is megadhat az aktív dokumentumokhoz és rekordokhoz. Létrehozhat például egy olyan házirendet, amely a dokumentum létrehozása után két évvel rekordként deklarál egy aktív dokumentumot, és létrehozhat egy második házirendet, amely hét évvel azután törli a rekordot, hogy rekordként deklarálta.
Creating a workflow
Munkafolyamat létrehozásakor hozzáadhat egy műveletet, amely egy elemet egy tárházba küld. Ezzel a művelettal létrehozhat olyan munkafolyamatokat, amelyek dokumentumokat küldenek egy Rekordtár webhelyre. Egyéb műveleteket is tartalmazhat a munkafolyamatban. Létrehozhat például egy olyan munkafolyamatot, amely e-mailt küld egy dokumentum szerzőjének jóváhagyást kérve, majd elküldi a dokumentumot egy Rekordtár webhelyre. Egyesíthet házirendeket és munkafolyamatokat, ha létrehoz egy adatmegőrzési házirendet, amely egy évvel a dokumentum létrehozását követően futtatja az új munkafolyamatot.
A SharePoint használatával egyéni munkafolyamatot is létrehozhat, amely a fájlokat a Rekordtár webhelyre másolja. A Rekordtár webhelyre fájlokat kezelő munkafolyamatok integrálhatók a dokumentumkezelő rendszerbe egy olyan munkafolyamat részeként, amely végigvezeti a dokumentumot annak életciklusán. Kiszámítható életciklusú dokumentumtípusok (például költségelszámolások) esetén olyan munkafolyamatot valósíthat meg, amely végigvezeti a dokumentumot a különböző fázisokon, és végső lépésként elküldi a dokumentum másolatát a Rekordtár webhelyre. A munkafolyamatot kiválthatja egy új dokumentum létrehozása.
Egyéni megoldás használata
Fejleszthet olyan egyéni megoldásokat, amelyek a névtér Microsoft.Office.RecordsManagement.OfficialFileWSProxy használatával küldenek tartalmat más adatforrásból a Rekordtár webhelyre. További információt arról, hogy miként implementálja az egyéni megoldásokat az SharePoint objektummodellel, a SharePointszoftverfejlesztői készlet (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=259788).
A terv befejezése
Miután kidolgozta a fájltervet, és áttekinti a tartalom Rekordtár webhelyre való áthelyezésének metódusait, töltse ki a fájltervet úgy, hogy meghatározza, hogyan lehet elküldeni az egyes rekordtípusokat a Rekordtár webhelyre. Érdemes megfontolni az alábbiakat:
-
Érvényes vagy önkéntes a megfelelőség?
-
Függhet attól, hogy a szervezet felhasználói milyen mértékben vannak betartják a rekordkezelési folyamatokat? Általában kerülje a kézi folyamatokat. Ahol azonban szükség van rájuk, hozzon létre megfelelő képzéseket és figyeléseket a csapat megfelelőségének biztosítása érdekében.
-
A tartalmak a dokumentumkezelő kiszolgálókon SharePoint lesznek?
-
Megtartja a fizikai tartalmat? Az aktív fizikai tartalom, például a merevlemez vagy CD-ROM kezelése és a rekordmegőrzésre szolgáló rekordtárba való elküldése (a rekordjainak rekordkövetésével együtt) egyedi tervezést igényel, amely ebben a témakörben nem található meg. Ha például nem létezik a papíralapú dokumentum elektronikus változata, lehetséges, hogy egy házirendeket és munkafolyamatokat használó lista használatával kell nyomon követnie az elemet.
Az alábbi táblázat bemutatja, hogy egy mintafájlterv egyes rekordjai hogyan fognak áthelyezni egy Rekordtár webhelyre:
|
Dokumentumok |
Leírás |
Média |
Forrás helye |
Rekord lesz... |
|---|---|---|---|---|
|
Juttatási csomag |
Az alkalmazotti juttatási csomag leírása. |
Weblapok |
SharePoint dokumentumtár megnyitása |
Lejárati házirendhez társított egyéni munkafolyamat használata |
|
Biztosítási terv |
Az alkalmazotti biztosítási terv leírása. |
Nyomtatás |
A dokumentumban listaelemhez társított fizikai SharePoint |
Küldés egy fizikai tárolóba, és egy nyomon követhető listaelem létrehozása a Rekordtár webhelyen (vonalkód használatával) |
|
Bérszámfejtés munkaidő-nyilvántartások |
A kifizetett órák, túlóra és bérek összegzése. |
Elektronikus dokumentumok |
Payroll records server not based on SharePoint |
Egyéni program használata |
|
Termékfejlesztő fájlok |
A termékek és a kapcsolódó dokumentumok specifikációi. |
Elektronikus dokumentumok |
SharePoint dokumentumtár megnyitása |
Az elévülési házirendhez társított egyéni munkafolyamat használata és manuális használata a Küldés parancs használatával |
