Ha Ön felelős a szervezet összes csoportwebhelyének kezeléséért az Office 365 Kisvállalati verzió-előfizetésében, ez a cikk végigvezeti a webhelycsoport és a felhasználók kezelésével kapcsolatos néhány fő feladaton és koncepción.
Tartalom
Mi az a webhelycsoport?
Az alapértelmezett Microsoft- SharePoint webhelyei Office 365 Kisvállalati verzió egyetlen webhelycsoport részét képezi. A webhelycsoport a SharePoint-webhelyek olyan csoportja, amelyek azonos tulajdonosi és felügyeleti beállításokkal, például engedélyekkel rendelkezők. A webhelycsoportok hierarchikusak, és mindig tartalmaznak egy legfelső szintű és alatta lévő webhelyeket.
A SharePoint kezdéskor három webhelycsoport található: a Csoportwebhely és a Saját helyek. A csoportwebhely alatt további alwebhelyeket is létrehozhat. Az egyes felhasználók a Saját helyek csoportban alwebhelyeket is létrehozhatnak.
Megjegyzés: Nem hozhat létre további webhelycsoportokat a SharePoint a Office 365 Kisvállalati verzió.
Csoportwebhely A csoportwebhely és az alatta létrehozott webhelyek a webhely engedélyével meghívott felhasználók számára érhetők el, illetve a külső felhasználók számára is, akik a külső megosztási funkcióval kifejezetten megosztják a webhelyet. Alapértelmezés szerint a címtárban Microsoft 365 tagként a belső webhelycsoporthoz, illetve a nyilvános webhelycsoport látogatóihoz. A csoportwebhelyek segítségével szervezete, csapata vagy csoportja kapcsolatba tud egymással kapcsolódni, közösen dolgozhatnak a dokumentumokon és más fájlokon, hirdetményeket tehetnek közzé, értekezleteket ütemezhetnek, feladatokat követhetnek nyomon, műveletelemeket követhetnek nyomon, listában tárolhat adatokat stb. A csoportwebhelyen elérhető webhelysablonok segítségével különböző alwebhelyeket is létrehozhat.
Személyes webhelyek (Saját webhelyek) A személyes webhelyek számos közösségi hálózati funkciót biztosítanak a szervezet felhasználóinak. Ezek a funkciók a következők:
-
Hírcsatorna: egy lap, ahol a webhely felhasználói kapcsolatba léphetnek egymással
-
OneDrive Munkahelyi vagy iskolai verzió: olyan hely, ahol a felhasználók tárolhat, megoszthatnak és szinkronizálnak személyes üzleti dokumentumokat, fényképeket vagy más médiafájlokat
-
Webhelyek: egy személyre szabott lap, ahol a felhasználók hasznos webhelyekre mutató parancsikonokat menthet
-
Profil: egy lap, ahol a felhasználók bemutatkoznak másoknak és a szervezetnek.
Webhelycsoport felügyelete
Webhelycsoportgazdának a teljes hozzáférés jogosultsági szinttel kell rendelkeznie a webhelycsoporthoz. Ez azt jelenti, hogy a csoportwebhely összes alwebhelyén hozzáférhet a tartalomhoz. Kezelheti a csoportwebhely felhasználói engedélyét, és elvégezheti a webhely szempontjából releváns felügyeleti feladatokat. Ezeken a feladatokon kívül előfordulhat, hogy webhelycsoport-rendszergazdaként számos más feladatot is el kell végeznie az Ön szerepkörében.
A webhelycsoportgazdák tipikus feladatai
Ha Ön a webhelycsoport rendszergazdája a SharePoint a következő feladatok lehetnek:
-
Kapcsolattartási pontként szolgál a felhasználók és a globális Microsoft 365 (ha Ön nem is az adott személy).
-
Adjon felhasználói engedélyeket a csoportwebhely eléréséhez.
-
Webhelycsoportszintű engedélyek konfigurálásával döntse el, hogy kik férhetnek hozzá a SharePoint webhelyen tárolt fontos tartalmakhoz.
-
Döntse el, hogy mely funkciókat tegye elérhetővé azok számára, akik használni fogják a webhelycsoport webhelyeit.
-
Technikai támogatást nyújthat a webhelycsoportot használhatja.
-
Válasszon egy másodlagos webhelycsoport-rendszergazdát a webhelycsoporthoz.
-
Segítséget nyújt bizonyos funkciók felügyeletében, például:
-
Az elérhető webhelycsoport-szolgáltatások be- és kikapcsolása.
-
Webhely-tartalomtípusok létrehozása vagy testreszabása.
-
Területi beállítások megadása
-
A webhelycsoport webhelyeinek megterve
Bár a csapat számára meglehetősen egyszerű további webhelyeket létrehozni, a kívánt webhelyek megtervzhetők, mert így idővel kezelhetők SharePoint webhelyei. Azt is érdemes átgondolni, hogy engedélyezi-e a vállalat felhasználóinak, hogy saját új csapatwebhelyeket hozzanak létre a projektek kezelésére. Ha központosítottabb ellenőrzést szeretne a webhelyek létrehozási mikéntje felett, kikapcsolhatja ezt a beállítást (ha meggondolja magát, később később is bekapcsolhatja). További információ: Webhelykészítés kezelése a SharePointban.
Az alábbi listában a sablonokhoz elérhető webhelysablonok SharePoint a Office 365 Kisvállalati verzió, valamint az egyes sablonok leírása. A lista segítségével eldöntheti, hogy mely webhelytípusok a legmegfelelőbbek a szervezetének.
-
Blog Egy olyan webhely, amely egy személy vagy csapat számára olyan ötleteket, megfigyeléseket és tapasztalatokat tud közzé tenni, amelyekhez a látogatók megjegyzést fűznek.
Megjegyzés: A SharePoint klasszikus blogjait megszüntetjük. 2020. január 18-tól a klasszikus Blogwebhely sablon neve „Blogok (kivezetve)” névre változik. 2020. július 17-től kikapcsoljuk az új klasszikus blogwebhelyek felhasználói felületen keresztüli létrehozásának lehetőségét.
A klasszikus blogok helyett létrehozhat egy kommunikációs webhelyeket és hírbejegyzéseket tartalmazó blogot. -
Közösségi webhely A közösségi vitafórumban való részvételre vonatkozó webhely.
-
Projektwebhely Egy projekt felügyeletére és közös útjára szolgáló webhely.
-
Csoportwebhely Egy webhely, amely segítségével a csoportok gyorsan rendszerezhetik, leszerződtetik és megoszthatják az információkat. Ez egy dokumentumtárat biztosít, és listákat biztosít a hirdetmények, a naptárelemek, a feladatok és a vitafórumok kezeléséhez.
Irányítási
Az irányítás olyan házirendek, szerepkörök, felelősségek és folyamatok készlete, amelyek útmutatást, közvetlen és szabályozható, hogy egy szervezet csapata hogyan működjön együtt az üzleti célok eléréséhez. A webhelycsoportot SharePoint, egy irányítási terv segíthet a webhelycsoport támogatásához szükséges szerepkörök, felelősségek és házirendek tervezésében. Ez többek között az alábbi szempontokra vonatkozhat:
-
Információs architektúra, beleértve a weblapokat, dokumentumokat, listákat és adatokat
-
Karbantartási tevékenységek, beleértve a felhasználói fiókok felügyeletét
-
Márkajelzési és testreszabási házirendek
-
Képzés
Fontos, hogy előkészítsen egy irányítási tervet a szervezetének. Ha részt vesz egy irányítási terv fejlesztésében, segíthet azonosítani a tulajdonjogot mind az üzleti, mind a műszaki csoportok számára, meghatározva, hogy ki a felelős a rendszer egyes területeiért. Az irányítási tervek kidolgozásáról további információt a csoportwebhelyek létrehozásához és kezeléséhez ajánlott eljárásokban található.
Felhasználókezelés
A felhasználói fiókokat a globális rendszergazda Microsoft 365 létre. Webhelycsoportgazdákként engedélyeket rendelhet ezekhez a felhasználókhoz a csoportwebhely 
Felhasználói fiókok a Microsoft 365
A globális rendszergazda új felhasználókat ad Office 365 Kisvállalati verzió microsoft 365 Felügyeleti központ használatával, amely a felhasználók kezelésére és a szolgáltatások beállítására szolgáló portál. Új felhasználó hozzáadásakor a globális rendszergazda az alábbi lépéseket teszi:
-
Azt adja meg, hogy a felhasználó hozzáférhet-e a felügyeleti központhoz is.
-
Beállítja a felhasználó földrajzi helyét.
-
A felhasználói licenc típusának kiválasztása
-
Felhasználónevet és jelszót hoz létre a felhasználónak
Csoportwebhely-felhasználók
Miután egy új felhasználót hozzáadtak a Office 365 Kisvállalati verzió-felhasználók címtárához, a rendszer automatikusan hozzáadja a felhasználót egy Tag nevű SharePoint-csoporthoz (olyan személyekhez, akik szerkeszthetik a tartalmat és a lapokat) a belső webhelyen, valamint a látogatót (a megtekintésre és olvasásra képes személyeket) a nyilvános webhelyeken. Ha néhány felhasználónak több hozzáférésre van szüksége, mint egy látogatónak vagy egy tagnak, módosíthatja az adott felhasználók engedélyét úgy, hogy hozzáadja őket más SharePoint-csoportokhoz, például a Tulajdonosokhoz (a látogatók teljes hozzáféréssel fognak rendelkezni a webhelyhez). A jogosultsági szintek és a SharePoint-csoporttagság a Felhasználók és engedélyek beállításai csoportban található. A jogosultsági szintekről és a csoporttagságról a jelen cikk Jogosultsági szintek és csoporttagság című szakaszában olvashat bővebben.
Jogosultsági szintek és csoporttagság
Az engedélyszintek olyan engedélyek (vagy SharePoint-jogok) gyűjteményei, amelyek lehetővé teszik a felhasználóknak a kapcsolódó feladatok egy részét. Az Olvasási jogosultsági szint például tartalmazza az Elemek megtekintése, az Elemek megnyitása, a Lapok megtekintése és a Verziók megtekintése engedélyeket (többek között), amelyekre a SharePoint-webhelyek lapjainak, dokumentumainak és elemeinek megtekintéséhez van szükség. Az engedélyek több engedélyszinthez is tartoznak.
Nem javasoljuk, hogy közvetlenül az egyes felhasználókhoz rendeljen engedélyeket, mert ez nagyon megnehezítheti a webhelyekhez hozzáféréssel rendelkező felhasználók nyomon követését és kezelését. Ehelyett rendeljen engedélyeket a SharePoint-csoportokhoz, majd rendeljen egyéni felhasználókat a megfelelő SharePoint-csoportokhoz. Az alapértelmezés szerint az Ön számára létrehozott SharePoint-csoportokat is használhatja.
A SharePoint-csoportok olyan felhasználók, akik webhelycsoport szintjén vannak definiálva az engedélyek egyszerű kezelése érdekében. Minden csoporthoz hozzá van rendelve egy alapértelmezett engedélyszint.
Megjegyzés: Amikor a webhelycsoport szintjén rendel jogosultsági szinteket a SharePoint-csoportokhoz, alapértelmezés szerint minden webhely és webhelytartalom ezeket a jogosultsági szinteket örökli. Ezt az alapértelmezett viselkedést engedélyöröklésnek nevezzük. Megadhatja azt is, hogy megszakítsa-e az engedélyöröklést, vagy egyedi engedélyeket ad meg. Ez nagyon hasznos, ha olyan fájljai vannak, amelyek csak bizonyos felhasználóinak kell látniuk őket. Miután megszakítja az engedélyöröklést, eltávolíthatja az összes többi SharePoint-csoportot, és hozzáférést adhat adott SharePoint-csoportoknak vagy -felhasználóknak.
Mivel a felhasználók engedélyei határozzák meg, hogy mit láthatnak és mit férhetnek hozzá a webhelyeken belül, gondosan mérlegelnie kell a SharePoint-csoporttagságát. A webhelyek létrehozásáért és testreszabásáért felelős felhasználónak például minimálisan tagja kell lennie a Tervező csoportnak. Ezzel egy olyan felhasználónak, akinek csak a tartalmat kell elolvasnia, és esetleg hozzá kell fűzni megjegyzéseket egy bloghoz, lehet, hogy csak a Tagok csoportban kell lennie.
Alapértelmezett szerepkörök
Az alábbi alapértelmezett szerepköröket SharePoint, amelyekből azt is meg lehet adni, hogy az adott szerepkört használó felhasználók milyen műveleteket végezhetnek el a webhelyen.
-
Webhelycsoportgazdák A webhelycsoportgazdák teljes hozzáférés jogosultsági szinttel rendelkezők. A csoportwebhely alatti összes alwebhelyen hozzáférhetnek a tartalmakhoz. Felvehetnek felhasználókat a csoportwebhelyre, és a webhelyek szempontjából releváns felügyeleti és naplózási feladatokat hajthat végre.
-
Webhelytulajdonosok Alapértelmezés szerint a Tulajdonosok csoport tagjainak teljes hozzáférés jogosultsági szintje van a csoportwebhelyen létrehozott webhelyen. Felvehetnek felhasználókat, és elvégezhet minden, a webhely szempontjából fontos felügyeleti feladatot.
Tipp: A webhely kezdőlapjára felveheti a webhelytulajdonos kapcsolattartási adatait. Ez segíthet a felhasználóknak megtalálni a tulajdonost, ha rendszergazdai segítségre van szükségük.
Megjegyzés: Azok a felhasználók, akik a csoportwebhely legfelső szintű webhelye alatt hoznak létre webhelyet, automatikusan a webhely webhelytulajdonosivá válnak.
-
Tervező A Tervezés csoport tagjainak alapértelmezés szerint a Tervezés engedélyszintje van megjelölve. Létrehozhatnak listákat és dokumentumtárakat, szerkeszthetik a lapokat, valamint témákat, szegélyeket és stíluslapokat alkalmazhatnak a csoportwebhelyen.
-
Szerkesztés Alapértelmezés szerint a Tagok csoport tagjai a Szerkesztés jogosultsági szinttel rendelkezők. A csoportwebhelyen a Szerkesztők megtekinthetik és hozzáadhatják, frissítheti és törölhetik, valamint jóváhagyhatják és testre szabhatják a listákat és tárakat.
-
Közreműködő Alapértelmezés szerint egy csoportnak sincs Közreműködés jogosultsági szintje. A csoportwebhelyen a munkatársak csak meglévő listákban és dokumentumtárakban adhatnak hozzá, szerkeszthet és törölnek elemeket, és kijelzőket is dolgozhatnak.
-
Látogató Alapértelmezés szerint a Látogatók csoport tagjai olvasási engedélyszinttel rendelkezik. A csoportwebhelyen a látogatók csak lapokat, listaelemeket és dokumentumokat tudnak megtekinteni.
Felügyeleti szerepkörök
A SharePoint létrehozásakor alapértelmezés szerint a következő rendszergazdai szerepköröket kell létrehozni:
-
Globális rendszergazda A felső szintű rendszergazda a Microsoft 365. Amikor regisztrál a Microsoft 365, globális rendszergazdává válik. A globális rendszergazdák a Microsoft 365 Felügyeleti központ összes funkciójához hozzáférhetnek (például felhasználókat adhatnak hozzá a címtárhoz, tartományokat adhatnak hozzá és kezelik a szolgáltatásbeállításokat), és csak a globális rendszergazdák rendelhetnek hozzá más rendszergazdai szerepköröket. A vállalatnál több globális rendszergazda is lehet, de alapértelmezés szerint az első globális rendszergazda lesz a webhelycsoport alapértelmezett rendszergazdája a SharePoint.
-
Webhelycsoportgazda: A webhelycsoportgazdák teljes hozzáféréssel SharePoint webhelycsoporthoz. A csoportwebhely alatt minden alwebhelyen hozzáférhetnek a tartalmakhoz. Felvehetnek felhasználókat a csoportwebhelyre, és a webhely szempontjából releváns felügyeleti és naplózási feladatokat hajthat végre. A webhelycsoportgazda hozzáadhat egy másik webhelycsoportgazdát, vagy módosíthatja a webhelycsoportgazdát a Webhely beállításai lapon keresztül.
A felhasználók és engedélyek kezeléséről további információt az Engedélystratégia megterve, a SharePointengedélyszintjeinek ismertetése, valamint a SharePoint-csoportok létrehozása és kezelése
A webhelycsoport-szolgáltatások használatának megterve
A webhelycsoport-szolgáltatások SharePoint a webhelycsoport-szolgáltatások. E feladatok közé tartozhat az irányítási tervnek megfelelő funkciók aktiválása vagy inaktiválása. További információ: Webhelycsoport-szolgáltatások engedélyezése vagy letiltása. Lásd még: SharePoint-webhelycsoport Lomtárának kezelése.
Több nyelv engedélyezésének megterve a webhelyeken
Webhelycsoport-rendszergazdaként engedélyezheti a többnyelvű felhasználói felület (MUI) szolgáltatást, amely lehetővé teszi a felhasználóknak, hogy a webhelycsoporthoz beállított alapértelmezett nyelven kívül más nyelveken is megtekinthessék a webhelyeket.
Ha engedélyezve van a felhasználói funkció, az alábbi elemeket más nyelven is megtekinthetik:
-
Webhely címe és leírása
-
A SharePoint alapértelmezett menüi és műveletei
-
Alapértelmezett oszlopok
-
Egyéni oszlopok (lista vagy webhely)
-
Navigációs sáv hivatkozásai
A többnyelvű felhasználói felületről további információt a többnyelvű szolgáltatások – Bevezetés – útmutatóban talál.
Visszatérés a SharePoint – Bevezetésbe
