Az Outlook alkalmazással egyetlen helyen rendszerezheti e-mailjeit, naptárát, névjegyeit, feladatait és teendőit. Ez a rendszerezés az e-mail-fióknál kezdődik. Innen kiindulva e-maileket írhat, feladatokká és találkozókká alakíthatja őket, és mentheti a kommunikációban részt vevő személyek névjegyeit, hogy soha ne kelljen megjegyeznie az e-mail-címüket vagy a telefonszámukat. Vegyünk egy rövid útmutatót néhány alapműveletről.
Első lépések
Az első lépés a saját Outlook-fiókjának beállítása. Ezután készen áll az e-mailek fogadására és küldésére, a naptár használatára, a névjegyek létrehozására és Outlook feladatok elvégzésére.
A beállítás automatikusan végbemegy, ha az Outlook korábbi verzióját már használta ugyanezen a számítógépen. Ha nem tette meg, az automatikus fiókbeállítás az első indításkor elindul, Outlook és végigvezeti a folyamaton.
A rendszer kérni fogja a nevét, az e-mail-címét és a jelszavát. Ez általában elég, de ha az automatikus beállítás meghiúsul, Outlook további információkat, például a levelezési kiszolgáló nevét kéri. Ha nem rendelkezik ezekkel az adatokkal, a levelezési szolgáltató megadhatja a részleteket.
Megjegyzés: Ha később egy másik e-mail-fiókot is szeretne beállítani, akkor – ha készen áll – válassza a Fájl > Fiók hozzáadása parancsot az automatikus fiókbeállítás indításához.
Gyorselérési eszköztár
Tipp: Ha rendelkezik a navigációs sávval, további információért olvassa elA navigációs sávon megjelenő szöveg módosítása című témakört.
A gyorselérési eszköztár az Outlook használati élményének fontos része. Segítségével könnyedén válthat az Outlook főbb funkciói – a Levelek, a Naptár, a Személyek és a Feladatok – között. A sáv a szabványos fülek és menüszalagok mellett olyan eszközöket és lehetőségeket is kínál, amelyek segítenek a Outlook használatában és kezelésében.
A gyorselérési eszköztáron megjelenő elemek módosítása
Megadhatja, hogy mely gombok (vagy ikonok) jelenjenek meg a gyorselérési eszköztáron, és hogy milyen sorrendben legyenek láthatók.
-
Válassza a Továbbiak > navigációs beállítások lehetőséget.
-
A Navigációs beállítások párbeszédpanelen az alábbi lehetőségei vannak:
-
Ha szeretné módosítani az eszköztáron megjelenő gombok vagy ikonok számát, csökkentse vagy növelje az alapértelmezett 4 értéket a Megjelenített elemek maximális száma beállításnál.
-
Ha nevek helyett ikonokat szeretne látni, jelölje be a Kompakt navigáció jelölőnégyzetet.
-
Ha szeretné átrendezni a gombok vagy ikonok sorrendjét, jelöljön ki egy elemet a Megjelenítési sorrend listában, majd válassza a Feljebb vagy a Lejjebb gombot.
-
-
Kattintson az OK gombra.
Tipp: Ha meggondolta magát a módosításaival kapcsolatban, vagy ha szeretné elölről kezdeni, válassza az Alaphelyzet gombot.
Levelek
Az e-mailek segítségével kommunikálhat a szervezeten belüli és kívüli személyekkel. Az e-mail-üzeneteihez elektronikus aláírást és mellékleteket is adhat.
Új e-mail létrehozása
-
Egy tetszőleges levelezési mappában (például a Beérkezett üzenetek mappában) válassza az Új e-mail lehetőséget.
Billentyűparancs: E-mail létrehozásához nyomja meg a Ctrl+Shift+M billentyűkombinációt.
-
Ha elkészült az e-mail írásával, válassza a Küldés gombot.
További információt az E-mail létrehozása című témakörben talál.
E-mail aláírás hozzáadása üzenetekhez
Hozzon létre személyre szabott aláírásokat, amelyek az üzenetek alján jelennek meg. Az aláírások tartalmazhatnak szöveget, képeket, Elektronikus névjegykártya, emblémát vagy akár a kézzel írt aláírás képét is.
Aláírás létrehozása
-
Válassza egy új üzenetben az Aláírás > Aláírások lehetőséget.
-
Az E-mail aláírása lapon válassza az Új gombot.
-
Írjon be egy nevet majd válassza az OK gombot.
-
Az Alapértelmezett aláírás kiválasztása csoportban végezze el a következő lépéseket:
-
Az E-mail fiók listában válassza ki az aláíráshoz társítandó e-mail-fiókot.
-
Az Új üzenetek listában válassza ki azt az aláírást, amelyet automatikusan el szeretne helyezni az összes új e-mailben. Ha nem szeretné automatikusan aláírni az e-maileket, nem kell módosítania ezt a beállítást, mivel a (nincs) az alapértelmezett értéke.
-
A Válasz/továbbítás listában válassza ki azt az aláírást, amelyet automatikusan el szeretne helyezni (automatikus aláírás) az összes válaszul küldött vagy továbbított e-mailben. Ha nem szeretne ilyet beállítani, fogadja el az alapértelmezett (nincs) beállítást.
-
-
Az Aláírás szerkesztése területen írja be az aláírást, majd kattintson az OK gombra.
Aláírás hozzáadása
-
Egy új üzenetben válassza az Aláírás menügombot, majd válassza a kívánt aláírást.
További információt az E-mail aláírás létrehozása és hozzáadása című témakörben talál.
E-mail továbbítása vagy megválaszolása
-
A menüszalagon vagy az olvasóablakban válassza a Válasz, a Válasz mindenkinek vagy a Továbbítás lehetőséget
-
A Címzett, a Másolatot kap vagy a Titkos másolat mezőben az alábbiakra van lehetősége:
-
Címzett hozzáadásához kattintson a megfelelő mezőbe, és írja be a címzett nevét.
-
Címzett eltávolításához kattintson a megfelelő mezőbe, jelölje ki a címzett nevét, és nyomja le a Delete billentyűt.
-
További információt az E-mail megválaszolása vagy továbbítása című témakörben talál.
Melléklet hozzáadása e-mailhez
Egy fájlt úgy is megoszthat, hogy egy üzenethez csatolja. Más Outlook elemeket is csatolhat, például üzeneteket, névjegyeket vagy feladatokat.
-
Hozzon létre egy új üzenetet, vagy egy meglévő üzenetben válassza a Válasz, a Válasz mindenkinek vagy a Továbbítás gombot.
-
Válassza az üzenetablak Üzenet > Fájl csatolása parancsát.
További információt a Fájl, üzenet, névjegy vagy feladat csatolása e-mail-üzenethez című témakörben találhat.
E-mail mellékletének megnyitása vagy mentése
A mellékleteket az olvasóablakból vagy a megnyitott üzenetekből nyithatja meg. Miután megnyitotta és megtekintette a mellékletet, eldöntheti, hogy menti-e. Ha egy üzenet több mellékletet tartalmaz, akkor a mellékleteket csoportosan és egyenként is mentheti.
Melléklet megnyitása
A használt Outlook verziójától függően a mellékletek megnyitására több lehetőség is rendelkezésre állhat.
-
Kattintson duplán a mellékletre.
További információért olvassa el a Mellékletek megnyitása című témakört.
Melléklet mentése
-
Jelölje ki a mellékletet az olvasóablakban vagy a megnyitott üzenetben.
-
A Mellékletek lap Műveletek csoportjában válassza a Mentés másként gombot. Megteheti azt is, hogy a jobb gombbal a mellékletre kattint, majd a Mentés másként parancsot választja.
További tájékoztatást a Mellékletek mentése című témakörben talál.
Az iOS vagy androidos Outlook telepítése
|
|
Ha az iOS Outlookot vagy az Android Outlookot használja, a piszkozatok automatikusan szinkronizálódnak a mobileszközére. Innen befejezheti a számítógépen megkezdett üzeneteket, egyszerűen felvehet mellékleteket a fényképekből vagy a kamerából, vagy az Office Lens segítségével jegyzeteket készíthet egy rajztábláról egy értekezleten. |
A találkozók és értekezletek a személyes és üzleti élet melléktermékei, és a naptára tökéletes eszköz mindkettő kezeléséhez. Az Outlookkal akár emlékeztetőket is állíthat be az ütemezett eseményekhez.
Naptárban előjegyzett találkozó létrehozása
A Outlook a találkozók nem egyeznek meg az értekezletekkel. A találkozók olyan tevékenységek, amelyeket a naptárban ütemez, és nem foglalnak magukban más személyek meghívását vagy erőforrások, például konferenciaterem vagy berendezés lefoglalását.
-
Egy Naptár mappában válassza az Új találkozó menügombot. Azt is megteheti, hogy a jobb gombbal egy időblokkra kattint a naptárrácson, majd az Új találkozó parancsot választja.
Billentyűparancs: Találkozó létrehozásához nyomja le a CTRL+SHIFT+A billentyűkombinációt.
További információt a Találkozó ütemezése című témakörben talál.
Értekezlet ütemezése
Az Outlookban az értekezlet egy olyan esemény, amelyhez tartoznak résztvevők, illetve opcionálisan más erőforrások is, mint például egy konferenciaterem. A Beérkezett üzenetek mappában válaszokat fog kapni az értekezlet-összehívásokra.
-
Egy Naptár mappában válassza az Új értekezlet lehetőséget.
Billentyűparancs: Új értekezlet-összehívás létrehozásához az Outlook bármely mappájában nyomja le a Ctrl+Shift+Q billentyűkombinációt.
További tudnivalókért tekintse át az Értekezlet ütemezése más résztvevőkkel című témakört.
Emlékeztetők beállítása
Az emlékeztetők előugranak egy riasztási ablakban, hogy ne maradjon le egy fontos határidőről. Az Outlookban szinte bármilyen elemhez (többek között e-mailekhez, találkozókhoz és névjegyekhez is) beállíthat emlékeztetőket, illetve törölheti őket.
Találkozókra és értekezletekre vonatkozó emlékeztetők
-
Nyisson meg egy Találkozó vagy Értekezlet elemet, majd az Emlékeztető legördülő listában adja meg, hogy a találkozó vagy értekezlet előtt mennyi idővel jelenjen meg az emlékeztető. Az emlékeztető kikapcsolásához válassza a Nincs lehetőséget.
Emlékeztetők e-mailekhez, névjegyekhez és feladatokhoz
-
Válassza a Címkék > Nyomon követés > Emlékeztető hozzáadása lehetőséget.
Tipp: Az emlékeztetők segítségével gyorsan megjelölheti elintézendőként az üzeneteket. Ezek az emlékeztetők megjelenítik az üzenetet a To-Do listában és a Feladatok mappában, de nem adnak hozzá automatikusan emlékeztetőt. Az emlékeztető hozzáadásához az üzenetlistában a jobb gombbal a zászlóra kell kattintania. Ha esetleg meg van nyitva az üzenet, akkor az Elintézendő > Emlékeztető hozzáadása lehetőséget is választhatja.
Személyek
A Személyek közös gyűjtőhelye azoknak a személyeknek és vállalatoknak, akikkel és amelyekkel üzleti vagy személyes kapcsolatban áll. Hogy kit ad hozzá a névjegyalbumához, az csak Önre tartozik; a hozzáadható személyek körét egyedül az Ön vagy a vállalata által beállított korlátok befolyásolhatják. A vállalata például állíthat be speciális szabályokat a bizonyos külső e-mail-címekkel való kommunikációra vonatkozóan.
Névjegy létrehozása
A névjegyek lehetnek annyira egyszerűek, hogy csak a nevet és az e-mail-címet tartalmazzák, de magukban foglalhatnak további információkat is, mint például a lakcím, a telefonszámok, a fénykép és a születésnap. A névjegyeit az Outlook ablakának bal alsó részén található parancsikonsávon a Személyek lehetőséget választva tekintheti meg.
-
Válassza a Személyek lapon az Új név lehetőséget.
Billentyűparancs: Az Outlook bármely mappájából hozhat létre új névjegyet a Ctrl+Shift+C billentyűkombinációval.
További tudnivalókért tekintse át a Névjegy létrehozása és hozzáadása című témakört.
Az Outlook-névjegyalbumban lévő névjegyek listájának megtekintése
Jó ötlet másolatot készíteni a névjegyalbumában lévő névjegyekről. Az Outlook 2016 letöltheti a névjegyek vesszővel tagolt (.csv) fájlját az eszközére, és megnyithatja az Excel-ben.
-
Válassza az Outlookban a Fájl > Megnyitás és exportálás > Importálás/exportálás lehetőséget.
-
Válassza az Importálás és exportálás varázsló Exportálás fájlba elemét, majd a Tovább gombot.
-
Válassza a Vesszővel elválasztott értékek lehetőséget, majd az Exportálás fájlba lapon válassza a Névjegytár mappát exportálandó mappaként.
Fontos: Mielőtt tovább lépje, győződjön meg róla, hogy a megfelelő e-mail-fiókhoz tartozó Névjegytár mappát választotta. Ez különösen fontos, ha egy másik személy számítógépén végzi ezeket a lépéseket.
-
Válassza a Tovább > Tallózás lehetőséget, majd lépjen arra a helyre, ahol el szeretné helyezni a vesszővel elválasztott értékeket (.csv) tartalmazó fájlt.
-
Írjon be egy fájlnevet, majd kattintson az OK > Tovább gombra.
-
Válassza a Befejezés lehetőséget az exportálási folyamat megkezdéséhez.
Megjegyzés: Az Outlook nem jelenít meg semmilyen üzenetet a folyamat befejeződésekor.
A névjegyeket tartalmazó .csv fájl megnyitása
Az exportált névjegyeket tartalmazó .csv fájlt legegyszerűbben az Excelben tudja megnyitni.
-
Navigáljon a mentett .csv fájl helyére, és nyissa meg a fájlt.
-
Győződjön meg róla, hogy a fájlban az Ön névjegyei láthatók.
Megjegyzés: Előfordulhatnak üres cellák a fájlban. Ez teljesen normális.
-
Zárja be a fájlt módosítás nélkül, hogy elkerülje az importáláskor esetlegesen fellépő problémákat. A fájlt importálhatja egy másik eszközön az Outlook ugyanazon verziójába, vagy akár egy másik e-mail-szolgáltatásba is.
Feladatok
A Teendő alkalmazással létrehozhatja és kezelheti feladatait az Outlookban.
Feladat létrehozása
A legtöbb személy listát vezet teendőiről – akár papíron, akár táblázatban, akár a papíralapú és az elektronikus módszerek kombinálásával. Az Outlookkal a különféle listákat egyetlen listában egyesítheti, emlékeztetőket állíthat be, és nyomon követheti a feladatok végrehajtását.
-
Nyissa meg az Outlookot, és válassza a Kezdőlap lap Új csoportjában az Új elemek gombot.
-
Válassza a Feladat lehetőséget, töltse ki a feladatűrlapot a kívánt információkkal, majd válassza a Mentés és bezárás gombot.
Billentyűparancs: Új feladat létrehozásához nyomja le a CTRL+SHIFT+K billentyűkombinációt.
További információt a Teendők és feladatok létrehozása című témakör tartalmaz.
Feladat kiosztása
-
Válassza
-
Tegye a következők valamelyikét:
-
Válassza a menüszalag
vagy
-
Nyisson meg egy meglévő feladatot.
-
-
Válassza a Feladat kiosztása gombot.
-
A feladatűrlapon végezze el az alábbiakat:
-
Írjon be egy nevet vagy egy e-mail-címet a Címzett mezőbe.
-
Töltse ki a Tárgy mezőt, a Kezdés dátuma mezőt és a Határidő mezőt, és szükség esetén állítsa át az Állapot és a Prioritás beállítás értékét.
-
Ha szükséges, törölje az alapértelmezett jelet a következő két jelölőnégyzetből: A feladat frissített másolatának megjelenítése a feladatlistán és Állapotjelentés küldése a feladat befejezésekor.
-
Igény esetén írjon be egy üzenetet a jelölőnégyzetek alatti szövegmezőbe.
-
-
Ha azt szeretné, hogy a feladat ismétlődjön, válassza a menüszalag Ismétlődés elemét, adja meg a kívánt beállításokat a Feladat ismétlődése párbeszédpanelen, majd kattintson az OK gombra.
Megjegyzés: Ha ismétlődő feladatot oszt ki, a feladat másolata megmarad a feladatlistáján, de nem lesz frissítve. Ha bejelölve hagyta az Állapotjelentés küldése a feladat befejezésekor jelölőnégyzetet, értesítést fog kapni a feladat összes ismétlődésének befejezésekor.
-
Válassza a Küldés gombot.
Tipp: Az Outlook az egy személynek kiosztott feladatokat tudja nyomon követni. Ha azt szeretné, hogy egy feladaton többen dolgozzanak, ossza a projektet több kisebb feladatra, és ezeket a feladatokat ossza ki egy-egy személynek. Ha például egy jelentést három emberrel szeretne elkészíttetni, a projektet három részre oszthatja, az egyes feladatokat pedig kioszthatja a megfelelő személynek.
Kiosztott feladat elfogadása vagy visszautasítása
Ha egy munkatársa feladatot hoz létre és oszt ki Önnek, azt a Beérkezett üzenetek mappájában fogja látni.
-
Az olvasóablakban válassza az Elfogadás vagy a Visszautasítás parancsot.
vagy
Nyissa meg a feladatot, válassza az Elfogadás vagy az Elutasítás lehetőséget a menüszalagon, és a választott beállítástól függetlenül válassza a Válasz szerkesztése küldés előtt vagy a Válasz küldése most lehetőséget, majd kattintson az OK gombra.
Megjegyzés: Az elfogadott feladatok megjelennek az Outlook feladatlistájában.
Ha megnyit egy feladatot, a Válasz, a Válasz mindenkinek vagy a Továbbítás lehetőséget választva továbbíthatja azt a személyt, aki a feladatot Önhöz és másokhoz rendelte. Az üzenet szövegtörzsébe beírhatja a kívánt megjegyzéseit.
Feladat megtekintése
-
Nyissa meg Outlook, majd a navigációs sávon válassza a
-
A Feladatlista vagy a Feladatok listában kattintson duplán a kívánt elemre a teljes űrlap megtekintéséhez.
A feladatok megjelenítési módját bármikor módosíthatja.
-
A Kezdőlap lap Aktuális nézet csoportjában válassza a Nézet módosítása lehetőséget.
Feladat nyomtatása
A feladatok nyomtatási formátuma – Táblázat stílus vagy Emlékeztető stílus – a feladatok megtekintési módjától függ. Ha egyetlen feladat nyomtatását választja, akkor csak az Emlékeztető stílust választhatja nyomtatási formátumként. Ha egy listát nyomtat, például a Feladatlistát, akkor a Táblázat stílust is felkínálja a program.
-
Válassza
-
Jelöljön ki egyetlen feladatot az egyik mappájában ( To-Do Lista vagy Feladatok listában), vagy válasszon egy mappát.
-
Válassza a Fájl > Nyomtatás lehetőséget, és válassza ki a formátumot (ha van ilyen) a beállítások alatt.
E-mail, névjegy vagy naptárelem nyomtatása
Az Outlookban kinyomtathat elemeket, például e-maileket, névjegyeket vagy naptárelemeket, illetve átfogóbb nézeteket, például naptárakat, címjegyzékeket vagy levelezési mappák tartalmi listáit.
-
Válassza azt az Outlook-elemet vagy -mappát, amelyet ki szeretne nyomtatni.
-
Kattintson a Fájl > Nyomtatás parancsra.
További információért olvassa el az Elemek nyomtatása az Outlook programban című témakört.
