Automatizált munkafolyamat beállítása Microsoft Forms és az Excel között a Power Automate-ben

Bevezetés

Ez az útmutató végigvezeti a Microsoft Forms és az Excel közötti automatizált munkafolyamat Power Automate használatával történő beállításának folyamatán. A munkafolyamat automatikusan hozzáadhatja a Forms válaszok adatait az előre definiált Excel-fájlhoz.

Előfeltételek

Mielőtt hozzákezdene, győződjön meg arról, hogy rendelkezik az alábbiakval:

• Microsoft 365-fiók a Microsoft Forms és az Excelhez való hozzáféréssel (a Microsoft 365 szolgáltatás leírásának ellenőrzése)

• Hozzáférés a Power Automate-hez (Ellenőrizze a Power Automate-licencelést a Microsoft 365-fiókhoz tartozó Power Automate-beli magalapú licencek esetében)

Részletes útmutató

1. Microsoft-űrlap létrehozása

Első lépésként szüksége lesz egy Microsoft-űrlapra, amely összegyűjti az automatizálni kívánt adatokat. Kövesse az alábbi lépéseket:

• Jelentkezzen be Microsoft 365-fiókjába, és lépjen a Microsoft Forms.

• Hozzon létre egy űrlapot, és tervezzen meg egy űrlapot kérdések hozzáadásával és igény szerint konfigurálásával.

2. Az Excel-számolótábla beállítása

Ezután készítse elő az Excel-számolótáblát az űrlapról gyűjtött adatok tárolására:

• Nyissa meg az Excelt, és hozzon létre egy új munkafüzetet, vagy használjon egy meglévő munkafüzetet.

• Címkézze fel az oszlopokat a Microsoft-űrlap mezőinek megfelelően. Ha például az űrlap neveket és e-mail-címeket gyűjt, az oszlopok neve "Név" és "Email" lehet.

• Mentse a munkafüzetet a OneDrive-ra vagy a SharePointba, hogy a Power Automate elérhesse.

Ha már van egy Excel-fájlja az űrlaphoz csatolva (az "Eredmény megnyitása az Excelben" üzenettel Forms eredményoldalról), az oszlopok automatikusan létrejönnek. Igény szerint módosíthatja az oszlopokat.

3. Új folyamat létrehozása a Power Automate-ben

Most létrehoz egy folyamatot a Power Automate-ben, amely összekapcsolja az űrlapot az Excel-számolótáblával:

• Megnyitás és bejelentkezés a Power Automate-be

• lehetőséget, és kattintson a "Létrehozás" elemre a bal oldali menüben.

• Válassza az "Automatizált felhőfolyamat" lehetőséget, és adjon nevet a folyamatnak (például "Űrlap az Excel Automationbe").

• A "Folyamat eseményindítójának kiválasztása" területen keresse meg és válassza a "Microsoft Forms" lehetőséget.

• Eseményindítóként válassza az "Új válasz küldésekor" lehetőséget.

4. Az eseményindító konfigurálása

Ezután úgy konfigurálja az eseményindítót, hogy meghatározza, mely űrlapválaszok aktiválják a folyamatot:

• A legördülő listában válassza ki azt az űrlapot, amelynek adatait automatizálni szeretné. Ha az űrlap nem jelenik meg, illessze be az űrlap URL-címéből az űrlap azonosítóját az űrlap hozzáadásához.

• A folytatáshoz kattintson az "Új lépés" elemre.

5. Művelet hozzáadása az űrlapválaszok lekéréséhez

Az eseményindító beállítása után adjon hozzá egy műveletet az űrlapválaszok lekéréséhez:

• Keressen rá a "Microsoft Forms" kifejezésre, és válassza a "Válasz részleteinek lekérése" lehetőséget.

• Válassza ki az űrlapot a legördülő listából.

• A "Válaszazonosító" mezőben válassza a Dinamikus tartalom mező "Válaszazonosító" elemét.

6. Művelet hozzáadása az Excel-számolótábla feltöltéséhez

Most beállít egy műveletet az űrlapválaszok Excel-számolótáblába való írásához:

• Kattintson az "Új lépés" gombra, és keressen rá az "Excel Online (Business)" kifejezésre.

• Válassza a "Sor hozzáadása táblázathoz" lehetőséget.

• Válassza ki az Excel-fájl helyét (OneDrive vagy SharePoint), jelölje ki a dokumentumtárat, és navigáljon a korábban létrehozott fájlhoz.

• Válassza ki azt a táblázatot a számolótáblában, ahová be szeretné szúrni az űrlapadatokat.

• Az egyes oszlopok dinamikus tartalmának kiválasztásával képezze le az űrlap mezőit az Excel-táblázat oszlopaihoz.

• Mentse a folyamatot.

7. A folyamat tesztelése

A véglegesítés előtt elengedhetetlen, hogy tesztelje a folyamatot, hogy biztosan megfelelően működjön:

• Küldjön tesztválaszt a Microsoft-űrlapra.

• Nyissa meg a Power Automate-et, és ellenőrizze a folyamatelőzményeket, és ellenőrizze, hogy sikeresen futott-e.

• Nyissa meg az Excel-fájlt, és ellenőrizze, hogy az adatok rögzítése pontosan megtörtént-e.

Hibaelhárítási tippek

Ha problémákat tapasztal, fontolja meg az alábbi hibaelhárítási lépéseket:

• Győződjön meg arról, hogy minden kapcsolat (Microsoft Forms, Excel és Power Automate) hitelesítve van, és rendelkezik a szükséges engedélyekkel.

• Ellenőrizze, hogy az Excel-táblázat táblázatként lett-e formázva (az Excelben használja a "Formázás táblázatként" parancsot).

• Tekintse át a dinamikus tartalomleképezést, és győződjön meg arról, hogy az összes mező megfelelően van igazítva.

• A duplikált adatok elkerülése érdekében győződjön meg arról, hogy az Excel-fájl nem rendelkezik további adatszinkronizálási kapcsolattal.