Ha végzett egy projektmel, valószínűleg már nincs szüksége azonnali hozzáférésre, és érdemes lehet elrejtenie, hogy megjelenjen a Projektközpontban és a csapattagok Saját tevékenység nézeteiben. A befejezett projektek archiválása és elrejtése csökkenti a nézetek "zsúfoltságát", és segít a felhasználóknak abban, hogy módosításokat hajtsanak végre a már nem aktív projekteken.
Létezik egy "standard" módszer a projektek hatékony archiválására Microsoft Project Server 2010 használatával. Ha ez a módszer nem felel meg az igényeinek, van néhány alternatív módszer, amely jobban megfelelhet a szervezetének. Ez a cikk ezeket a módszereket, valamint a hosszú távú archiválás ajánlott eljárásait ismerteti.
Ebben a cikkben
Projekt archiválása a standard módszerrel
A projektek archiválásának szabványos módszere egy többlépéses folyamat:
-
1. lépés: Az összes projekttevékenység közzétételének megszüntetése
-
2. lépés: A frissítések kikapcsolása a projekt-összefoglaló tevékenységben
-
3. lépés: Biztonsági csoport beállítása nem rendszergazdák számára
-
4. lépés: Archív biztonsági kategória beállítása
-
5. lépés: A projektcsapat webhelyének archiválása
Ezeket a lépéseket a projektmenedzser és a rendszergazda hajtja végre az alábbi szakaszokban leírtak szerint.
1. lépés: Az összes projekttevékenység közzétételének megszüntetése
Ha a projektet korábban közzétették a csapattagok számára, és most el szeretné távolítani a projektet és annak tevékenységeit a nézetükből, akkor a projektmenedzsernek törölnie kell az archiválni kívánt projekt összes tevékenységének közzétételét. A projektmenedzser megkezdheti ezt a folyamatot Microsoft Project Web App, de a tényleges közzétételi folyamat Microsoft Project Professional 2010 történik.
Megjegyzés: A tevékenységek közzétételének visszavonása nem távolítja el az elfogadott és alkalmazott munkát a projektből. A tevékenységhez társított frissítés-jóváhagyási előzmények azonban törlődnek.
Az összes projekttevékenység közzétételének megszüntetése:
-
A Fontos rovatok sáv Projektek területén kattintson a Projektközpont gombra.
-
Kattintson az archiválni kívánt projekt nevére a Projekt neve oszlopban.
-
A Tevékenység lap Projekt csoportjában kattintson a Szerkesztés gombra, majd a Project Professional elemre.
-
A Project Professional 2010 görgessen a Gantt-diagram nézet táblázat részének jobb szélén lévő oszlophoz, kattintson az Új oszlop hozzáadása fejlécre, majd a Közzététel parancsra. Ha a Gantt-diagram nézetben már megjelenik a Közzététel oszlop, hagyja ki ezt a lépést.
-
A projekt minden tevékenységének Közzététel oszlopában kattintson a Nem gombra.
Tipp: A nagyobb projektek folyamatának felgyorsításához állítsa az első tevékenységet Nem értékre. Ezután kattintson a cella jobb alsó sarkában lévő fogópontra, és húzással másolja a cella tartalmát a Közzététel oszlopba.
-
A Fájl lapon kattintson a Közzététel gombra.
-
A projekt közzététele után zárja be és adja be a projektet.
2. lépés: A frissítések kikapcsolása a projekt-összefoglaló tevékenységben
Ezután előfordulhat, hogy a projektmenedzsernek ki kell kapcsolnia a frissítéseket a projekt-összefoglaló tevékenységben, hogy ne legyen lehetőség munkaidő-nyilvántartás jelentésére.
A projekt-összefoglaló tevékenység frissítéseinek kikapcsolása:
-
A Fontos rovatok sáv Projektek területén kattintson a Projektközpont gombra.
-
Kattintson az archiválni kívánt projekt nevére a Projekt neve oszlopban.
-
A Beállítások lap Megjelenítés/Elrejtés csoportjában jelölje be a Projekt-összefoglaló tevékenység jelölőnégyzetet.
-
A Beállítások lap Tevékenységek csoportjában kattintson a Bezárás Frissítések gombra.
-
A Tevékenységek kiválasztása szakaszban jelölje be a projekt-összefoglaló tevékenység jelölőnégyzetét (az azonosító 0), majd kattintson a Közzététel gombra.
3. lépés: Biztonsági csoport beállítása nem rendszergazdák számára
Miután a projektmenedzser előkészítette a projektet archiválásra, a rendszergazda létrehoz egy biztonsági csoportot, amely a rendszergazdák kivételével az összes felhasználót tartalmazza.
Biztonsági csoport létrehozása nem rendszergazdák számára:
-
A Fontos rovatok sáv Beállítások területén kattintson a Kiszolgáló beállításai elemre.
-
A Kiszolgáló beállításai lap Biztonság területén kattintson a Csoportok kezelése elemre.
-
Kattintson az Új csoport gombra.
-
A Csoport adatai szakaszban írja be az Összes nem Rendszergazda felhasználó kifejezést a Csoportnév mezőbe.
-
A Felhasználók szakasz Elérhető felhasználók mezőjében jelölje ki az összes olyan felhasználó nevét, aki nem rendszergazda, majd a Hozzáadás gombra kattintva helyezze át őket a Kijelölt felhasználók mezőbe.
-
Kattintson a Mentés gombra.
4. lépés: Archív biztonsági kategória beállítása
Miután a rendszergazda létrehozta a Minden nem Rendszergazda felhasználó csoportot, a következő lépés egy archív biztonsági kategória létrehozása. A folyamat során a rendszergazda kiválasztja, hogy mely projekteket szeretné archiválni, ha ebbe a kategóriába sorolja őket.
Archív biztonsági kategória létrehozása:
-
A Fontos rovatok sáv Beállítások területén kattintson a Kiszolgáló beállításai elemre.
-
A Kiszolgáló beállításai lap Biztonság területén kattintson a Kategóriák kezelése elemre.
-
A Kategóriák kezelése lapon kattintson az Új kategória elemre.
-
A Név és leírás szakaszban írja be az Archiválás kifejezést a Kategória neve mezőbe.
-
A Felhasználók és csoportok szakasz Elérhető felhasználók és csoportok csoportjában kattintson az Összes nem Rendszergazda felhasználó elemre, majd a Hozzáadás gombra kattintva helyezze át a csoportot a Felhasználók és csoportok engedélyekkel mezőre.
-
Az Összes nem Rendszergazda felhasználó (csoport) engedélyek csoportjában jelölje be az Összes engedély megtagadása jelölőnégyzetet.
Tipp: Jelölje be az összes legfelső szintű engedélycsomópont (projekt és erőforrás) Megtagadás jelölőnégyzetét az egyes csomópontok alá behúzott összes engedély megtagadásához.
-
A Projektek szakaszban válassza a Csak a jelzett projektek lehetőséget, majd kattintson az archiválni kívánt projekt nevére az Elérhető projektek mezőben.
Megjegyzés: Ügyeljen arra, hogy NE jelölje be a fenti Projektbiztonsági engedélyek alkalmazása az összes olyan projektre jelölőnégyzetet, ahol szerepel. Ez engedélyekkel kapcsolatos problémákat okozhat más projektekben és erőforrásokban.
-
A Hozzáadás gombra kattintva áthelyezheti a projektet a Kijelölt projektek mezőbe.
-
Kattintson a Mentés gombra.
5. lépés: A projektcsapat webhelyének archiválása
Számos projekt használja a társított projektcsoportwebhelyet a projektütemezést kiegészítő információk gyűjtésére. Érdemes meggyőződni arról, hogy ezek az adatok is archiválva lesznek. Microsoft SharePoint Server 2010 engedélyezi a helyszintű biztonsági mentést. Ha többet szeretne megtudni arról, hogy a rendszergazda hogyan hajtja végre ezt a lépést, olvassa el a Webhely, lista vagy dokumentumtár exportálása (SharePoint Server 2010) című témakört.
A webhely biztonsági mentése után a rendszergazda törölheti a webhelyet.
Projektcsoportwebhely törlése:
-
A Fontos rovatok sáv Beállítások területén kattintson a Kiszolgáló beállításai elemre.
-
A Kiszolgáló beállításai lap Operatív házirendek területén kattintson a Projektwebhelyek elemre.
-
Kattintson a projektcsoportwebhelyet tartalmazó sorra, amelyről biztonsági másolatot készít, majd kattintson a Webhely törlése gombra.
-
Az OK gombra kattintva erősítse meg a törlést.
Projekt archiválása alternatív módszerrel
A szabványos archiválási módszer alapos, és lehetővé teszi a helyreállítást, ha szüksége van rá. A kiterjedt archiválás azonban nem mindig az, amire a szervezetnek szüksége van. Előfordulhat, hogy az archiválási követelmények teljesítéséhez elég a befejezett projekteket elrejteni a nézetből, vagy helyileg menteni egy projektet.
Ha úgy tűnik, hogy a szabványos archiválási módszer nem felel meg az igényeinek, íme néhány alternatíva:
-
A projekt elrejtése a Projektközpontban Ha csak a Projektközpontban szeretné elrejteni a befejezett projekteket, felvehet egy archív jelölőt a Projekt részletei lapra, majd szűrheti a Projektközpont nézetet, hogy csak azokat a projekteket jelenítse meg, amelyeknél az Archív jelző értéke Nem.
-
Projekt eltávolítása a Piszkozat adatbázisból Másik lehetőségként győződjön meg arról, hogy a projektről biztonsági másolat készül az archív adatbázisról, majd törli a projektet a Piszkozat, a Közzétett és a Jelentéskészítés adatbázisból. Ha később szüksége lesz az archivált projekt adataira, a Kiszolgáló beállításai lap Felügyeleti visszaállítás lehetőségével hozza vissza azokat a Piszkozat adatbázisba, majd tegye közzé újra a projektet.
-
Mentse a projektet . MPP-fájl Ha teljesen el szeretné távolítani a projektet a Project Serverből, másik lehetőségként nyissa meg a projektet a Project Serverről a Project Professional 2010 használatával, majd mentse a projektet MPP-fájlként. További információt a "Projekt mentése helyileg" című szakaszban talál a Projekt mentése területen. Javasoljuk, hogy mentse a projektet az összes egyéni mezőadattal, hogy az MPP-fájl el legyen különítve a Project Server egyéni mezőinek minden további módosításától. Miután MPP-fájlként mentette és biztonsági másolatot készít a projektről, előfordulhat, hogy a projekt törlődik a Project Server kiszolgálóról. Ha később helyre kell állítania a projektet, megnyithatja az MPP-fájlt Project Professional 2010, miközben csatlakozik a Project Serverhez, majd mentheti a projektet a kiszolgálóra.
Megjegyzés: Ha ezt a módszert használja, az megszakítja a projekt és a projekt csapatwebhelye közötti termék-, probléma- és kockázati kapcsolatokat a Project Serverben.
Ajánlott eljárások a hosszú távú archiváláshoz
Időről időre a projekt MPP-fájlformátuma, a Project Server tartalom-adatbázis sémái és a SharePoint-webhely sémái az új funkcióknak megfelelően változhatnak. Ez olyan mértékben befolyásolhatja a visszamenőleges kompatibilitást, hogy egy MPP-fájlként mentett projekt, a Project Server tartalom-adatbázisának régi biztonsági mentése vagy a projektcsapatwebhely biztonsági mentése nem használható azonnal.
Az ajánlott eljárás az, hogy mindig tervezze meg az archivált tartalmak frissítési tervbe való felvételét. Ez csökkenti egy olyan régi projekt helyreállításának idejét, amely egyébként több frissítési lépést is igényelhet.
