Megjegyzés: Szeretnénk, ha minél gyorsabban hozzáférhetne a saját nyelvén íródott súgótartalmakhoz. Ez az oldal gépi fordítással lett lefordítva, ezért nyelvtani hibákat és pontatlanságokat tartalmazhat. A célunk az, hogy ezek a tartalmak felhasználóink hasznára váljanak. Kérjük, hogy a lap alján írja meg, hogy hasznos volt-e az Ön számára az itt található információ. Az eredeti angol nyelvű cikket itt találja .
A SharePoint-ban lehetőség van az archívumokban található rekordok kezelésére, illetve az aktív dokumentumokkal azonos dokumentumtárban is kezelhetők a rekordok.
Áttekintés
A rekordkezelési megoldás megtervezése előtt vonja be a rendszergazdákat a megoldás tervezésébe. A rekordkezelő megoldások tervezésével és megvalósításával kapcsolatban a Lásd még szakaszban található hivatkozásokra kattintva olvashat bővebben.
A Rekordtár webhely archívumként szolgál, és a dokumentumokat akkor másolja a rendszer az archívumba, amikor rekorddá válnak. Azt, hogy egy dokumentum rekord-e vagy sem, az dönti el, hogy a rekordok archívumában vagy máshol szerepel.
A rekordok helyben történő kezelése alternatívát kínál a hagyományos módszernek, amelyre a rekordok máshová való másolása vagy áthelyezése, majd biztonsági és adatmegőrzési szabályok alkalmazása jellemző. A rekordokat „helyileg” kezelheti, ami azt jelenti, hogy a dokumentumokat megtarthatja a webhelyen, aktuális helyükön, rekordként deklarálhatja őket, majd alkalmazhatja rájuk a megfelelő biztonsági, adatmegőrzési és törlési szabályokat.
Egy hibrid megközelítés is alkalmazható. Például két évig megtarthatja helyben a rekordokat az aktív dokumentumokkal egy helyben, aztán a projekt befejeződésekor áthelyezheti a rekordokat a rekordarchívumba.
Rekordtár
A vállalat minden részlegéből elküldhetők a tartalmak a rekordtárba, és onnan a megfelelő helyre irányíthatók, ahol a megfelelő jogosultságok és házirendek (például lejárat és naplózás) alkalmazásával kerülhetnek a megfelelő helyre.
A metaadatok – azaz magukra az adatokra vonatkozó információk – kulcsfontosságú szerepeket játszanak az információk könnyebb kezelésében és későbbi visszakereshetőségében. Az olyan jellemzők, mint például a tartalomtípusok, a tartalomszervező és a virtuális mappák megkönnyítik a metaadatok használatát.
A rekordtárak szolgáltatásai többek között a következők:
-
Dokumentumazonosító: Minden dokumentumhoz hozzárendelhető egy egyedi azonosító, amely akkor is a dokumentummal marad, amikor azt archiválják. Így a rekordokra egyszerűen lehet azonosító szerint hivatkozni attól függetlenül, hogy hová kerül a dokumentum.
-
Többszakaszos adatmegőrzés: Az adatmegőrzési házirendek több szakaszból is állhatnak, így a dokumentumok teljes életciklusa egyetlen házirendben megadható (például a szerződések évenkénti felülvizsgálata, majd 7 év után törlése).
-
Elemenkénti naplójelentések: Egy adott rekordról külön hozható létre testreszabott naplójelentés.
-
Hierarchikus fájlkezelési sémák: Mély, hierarchikus mappastruktúrák hozhatók létre, és az adatmegőrzés a hierarchián belül mappánként kezelhető (vagy örökölhető a szülőmappáktól).
-
Fájlkezelésiséma-jelentés Elemek számát megjelenítő egyes szakaszában a fájl tervet, és az adatmegőrzési házirendek a terv minden csomóponton egy összegző jelentések készítése Osztályozási rendszer neveinek és központosított tartalomtípusok: az archiválás egy vállalati szintű osztályozástól és egységesebb és a helyi átadás közötti együttműködést térközök és az archív mappák biztosítása tartalomtípusok fogyasztói lesz. Azt fogja kell beszélgetés sokkal több kapcsolatban a 2010-es osztályozási befektetés jövőbeli bejegyzések.
-
Osztályozás és központosított tartalomtípusok: Az archívum a teljes vállalatot felölelő osztályozások és tartalomtípusok fogyasztójává válik, így biztosítható az együttműködési területek és az archívum közötti konzisztencia és a kontextusok átvitele. A későbbi bejegyzésekben még sok szó esik az osztályozásra 2010-ben fordított erőfeszítéseinkről.
-
Tartalomszervező: A rekordtovábbító metaadatok használatával irányíthatja a hierarchikus fájlkezelési sémában a megfelelő helyre a beérkező dokumentumokat. Így lehetséges például a továbbított tartalmakon szabályok automatikus végrehajtása, például: „ha egy beszerzési szerződés az Alfa projekt címkéjével van ellátva, menjen az Alfa-szerződések mappájába, és legyen az elemre érvényes az adott mappa adatmegőrzési házirendje”.
-
Virtuális mappák : A fájl csomagja tár kezelése, de gyakran idő remekül meg szeretné változtatni nyissa meg, és keresse meg a keresett tartalmat. A SharePoint 2010-es Rekordtár egy új funkció lehetővé teszi, hogy virtuális mappák elérhetővé teheti kulcs metaadatok metaadat-alapú navigáció nevű alkalmazza:
A helyben történő rekordkezelés
Bármelyik webhelyen engedélyezheti a helyben történő rekordkezelést, és bármelyik webhelyet beállíthatja rekordkezelő rendszerként. Az ilyen rendszerben – a Rekordtártól eltérő módon – a rekordokat az aktív dokumentumok mellett, együttműködési területen tárolhatja.
A helyben történő kezelés lehetővé teszi az együttműködési területeken található tartalmak szabályozását. Így bizonyos SharePoint-dokumentumok (vagy blogok, wikilapok, weblapok és listaelemek) rekordokká nyilváníthatók. A rendszer meg tudja akadályozni az ilyen rekordok törlését vagy szerkesztését, szükség esetén a szervezeti rekorddefiníciónak megfelelően.
A naplózás, az adatmegőrzés, a lejárat, a jelentéskészítés, a rekordok munkafolyamatai, az elektronikus adatok feltárása és a jogi mentesség mind olyan funkció, amely az együttműködési területen használható, így megteremthető az egyensúly a SharePointnak a végfelhasználók számára megjelenő értéke, illetve az információszabályozás között.
A rekordok deklarálhatók manuálisan – egy munkafolyamatban lévő nagyobb folyamat részeként –, vagy egy dokumentum adatmegőrzésének előre deklarált részeként, például két év után. A lényeg az, hogy amikor a tartalmat rekorddá nyilvánítják, a tartalom nem kerül bele egy archívumba – ott marad, ahol volt, így a felhasználók továbbra is meg tudják találni, illetve használni tudják a tartalmat.
A helyben történő rekordkezelést alkalmazó rendszerek néhány további előnye:
-
A rekordok több webhelyen létezhetnek és több webhelyen kezelhetők.
-
A verziószámozás engedélyezésével a rekordverziók automatikusan karbantarthatók.
-
A keresés rekordokon és aktív dokumentumokon egyszerre futtatható.
-
Pontosabban szabályozhatja, hogy szervezetében mi tekinthető rekordnak, és ki hozhat létre rekordot.
A megoldás tervezésekor figyelembe veendő szempontok
Amikor átgondolja, hogy a rekordokat külön rekordtárban vagy a dokumentumok létrehozásánál használt együttműködési webhelyen kezelje, érdemes szem előtt tartani a következő kérdéseket:
-
Az együttműködési webhely irányítási modellje megfelel rekordkezelési célokra?
-
Az ágazatra vonatkoznak-e olyan szabályozói előírások, amelyek értelmében a rekordokat külön kell választani az aktív dokumentumoktól?
-
Rá lehet bízni az együttműködési webhely rendszergazdájára egy olyan hely kezelését, amely rekordokat tárol?
-
A rekordokat célszerű lehet olyan helyen tárolni, amelynek hozzáférése korlátozottabb az együttműködési webhelyénél, illetve amelyről eltérő ütemezés szerint készülnek a biztonsági másolatok.
-
Mennyi ideig lesz használatban az együttműködési webhely? Ha a rekordokat a projektet követően is meg kell őrizni, a helyben történő rekordkezelési stratégia azt eredményezi, hogy az együttműködési webhelyet azt követően is karban kell tartani, hogy már nincs is használatban.
-
A projekt tagjainak gyakran hozzá kell majd férniük a dokumentumokhoz azt követően, hogy rekorddá váltak? A helyben történő kezelés megközelítésének választása esetén a projekt tagjai attól függetlenül ugyanúgy hozzáférnek a dokumentumokhoz, hogy azok még aktívak, vagy már rekordok.
-
A szervezetnél a rekordkezelők csak rekordokért felelősek, vagy minden információ rájuk tartozik attól függetlenül, hogy aktív dokumentumról vagy rekordról van szó? Ha a rekordkezelők csak a hivatalos rekordokért felelősek, a külön rekordtár alkalmazása megkönnyítheti a dolgukat.
