Dokumentumok verziószámozásának, tartalom-jóváhagyásának és kivételének megtervezése a SharePointban

A verziószámozás, a tartalom-jóváhagyás és a kivételek

aSharePoint Server 2016 a következő funkciókat tartalmazza, amelyek segítségével szabályozhatja a dokumentumtárban lévő dokumentumokat:

• A verziószámozás az a módszer, amellyel a dokumentum egymást követő ismétléseit számozza és menti.

• Tartalom-jóváhagyás : az a módszer, amellyel a jóváhagyó engedélyekkel rendelkező webhely-tagok szabályozhatják a tartalom közzétételét.

• A kivétel és a beadás azokat a módszereket adja meg, amelyekkel a felhasználók hatékonyabban szabályozhatják a dokumentumok új verziójának létrehozását, valamint a dokumentum ellenőrzésekor végzett módosításokat is.

A dokumentumtárak ebben a cikkben tárgyalt tartalomkezelési funkcióinak beállításait adja meg. Ha a megoldásban könyvtárak között szeretné megosztani ezeket a beállításokat, létrehozhat olyan dokumentumtár-sablonokat, amelyek tartalmazzák a tartalmi irányítási beállításokat. Így gondoskodhat arról, hogy az új tárak tükrözzék a tartalmi irányítási döntéseket.

A verziószámozásról a verziószámozás engedélyezése és beállítása listákhoz és tárakhozcímű témakörben olvashat bővebben.

Verziószámozás tervezése

Egy dokumentumtár alapértelmezett verziószámozási vezérlője a webhelycsoport sablontól függ. Egy dokumentumtár verziószámozási vezérlőjét azonban az adott követelményektől függően lehet konfigurálni. Minden dokumentumtár rendelkezhet más verziószámozási vezérlővel, amely a legjobban megfelel a tárban található dokumentumok típusának. SharePoint Server 2016 három verziószámozási lehetőség közül választhat:

• Nincs verziószámozás      Azt adja meg, hogy a program nem menti a dokumentumok korábbi verzióit. Ha nincs használatban a verziószámozás, a dokumentumok korábbi verziói nem kereshetők meg, és a dokumentumok előzményeit nem őrzi meg a program, mert a dokumentum minden egyes közelítését kísérő megjegyzéseket nem menti a program. Ezt a lehetőséget olyan dokumentumtárakban használhatja, amelyek nem változnak meg a fontos tartalmakat vagy tartalmakat.

• Fő verziók létrehozása      Itt adhatja meg, hogy a dokumentumok számozott verziói megmaradnak-e egy egyszerű verziószámozási séma (például 1, 2, 3) használatával. A tárterületre gyakorolt hatások ellenőrzéséhez megadhatja, hogy hány korábbi verzió maradjon meg, visszaszámlálás az aktuális verzióból.

  A főbb verziószámozásban minden alkalommal, amikor a dokumentum új verzióját mentette, minden olyan felhasználó megtekintheti a tartalmat, akinek van engedélye a dokumentumtárban. Akkor használja ezt a lehetőséget, ha nem szeretne különbséget tenni a dokumentumok piszkozatai és a közzétett verziók között. Egy szervezeten belüli munkacsoport által használt dokumentumtárban például a fő verziószámozás jó választás, ha a csoport összes tagjának meg kell jelenítenie az egyes dokumentumok minden ismétlését.

• Fő-és alverziók (vázlatok) létrehozása      Megadja, hogy a dokumentumok számozott verziói megmaradnak a fő-és alverziók (például 1,0, 1,1, 1,2, 2,0, 2,1) használatával. A .0 végződésű verziók a fő verziók, a nullától eltérő bővítményekkel végződő verziók pedig kisebb verziójúak. A dokumentumok előző fő és alverzióit a jelenlegi verziókkal együtt menti a program. A tárterületre gyakorolt hatások ellenőrzéséhez megadhatja, hogy hány korábbi fő verzió maradjon meg, visszaszámlálás az aktuális verzióból. Azt is megadhatja, hogy hány fő verziót kell megtartania a megfelelő alverziókkal együtt. Ha például azt adja meg, hogy az alverziók két fő verzióra legyenek érvényesek, és az aktuális fő verzió az 4,0, akkor a 3,1-től kezdődő összes alverziót megtartja a program.

  A fő-és alverziókban minden olvasási jogosultsággal rendelkező felhasználó megtekintheti a dokumentumok főbb verzióit. Megadhatja, hogy mely felhasználók tekinthetik meg az alverziókat. Általában azt javasoljuk, hogy engedélyeket adjon meg az alverziók megtekintésére és kezelésére azokhoz a felhasználókhoz, akik szerkeszthetik az elemeket, valamint az olvasási jogosultsággal rendelkező felhasználók csak a főverziók megtekintéséhez használhatók.

  A fő-és alverziókat akkor érdemes használni, ha meg szeretné különböztetni a célközönség által megtekinteni kívánt tartalmat, és piszkozatokat szeretne készíteni, amelyek még nem készülnek a kiadványra. Ha például egy olyan emberierőforrás-webhelyről van szó, amely ismerteti a szervezeti előnyöket, a fő-és alverziók verziószámozásával korlátozhatja az alkalmazottak hozzáférését az ellátások leírásához, miközben a leírásokat felülvizsgálják.

Tartalom jóváhagyásának megtervezése

Tartalom-jóváhagyással formálissá, és szabályozhatja, hogy a tartalom elérhető legyen a célközönség számára. Egy olyan gazdálkodó például, amely a termékei vagy szolgáltatásai egyikének a tartalmát közzéteszi, a tartalom közzététele előtt jogi véleményezésre és jóváhagyásra lehet szükség.

A tartalom-jóváhagyásra váró dokumentumok vázlata függőben állapotú. Ha egy jóváhagyó áttekinti a dokumentumot, és jóváhagyja a tartalmat, az olvasási engedéllyel rendelkező felhasználók számára elérhetővé válik. A dokumentumtárak tulajdonosai engedélyezhetik a tartalom-jóváhagyást egy dokumentumtárban, és tetszés szerint a munkafolyamatot társíthatja a tárhoz a jóváhagyási folyamat futtatásához.

A dokumentumok jóváhagyásának módja a dokumentumtár verziószámozási beállításaitól függ:

• Nincs verziószámozás      Ha a verziószámozást nem használja, és a program a dokumentumon végzett módosításokat menti, a dokumentum állapota függővé válik. aSharePoint Server 2016 megőrzi a dokumentum korábbi verzióját, hogy az olvasási jogosultsággal rendelkező felhasználók továbbra is megtekintsék. A függőben lévő módosítások jóváhagyása után a dokumentum új verziója elérhetővé válik az olvasási engedélyekkel rendelkező felhasználók és a korábbi verzió megőrzéséhez.

  Ha a rendszer nem használja a verziószámozást, és egy új dokumentum van feltöltve a dokumentumtárba, a program a függőben állapotba helyezi a tárat, és nem jeleníti meg azokat a felhasználókat, akik olvasási engedéllyel rendelkeznek a jóváhagyásig.

• Fő verziók létrehozása      Ha a fő verziószámozást használja, és a program menti a dokumentum módosításait, a dokumentum állapota függővé válik, és a dokumentum előző fő verziója elérhetővé válik az olvasási engedéllyel rendelkező felhasználók számára. A dokumentum jóváhagyása után a dokumentum új fő verziója jön létre, és elérhetővé válik azoknak a felhasználóknak, akik olvasási engedéllyel rendelkeznek, és az előző fő verziót a dokumentum előzmények listájára menti.

  Ha a fő verziószámozást használja, és egy új dokumentum van feltöltve a dokumentumtárba, a program a függőben állapotba helyezi a tárat, és nem jeleníti meg azokat a felhasználókat, akik olvasási engedéllyel rendelkeznek, amíg jóvá nem hagyja az 1-es verziót.

• Fő-és alverziók (vázlatok) létrehozása      Ha a fő-és alverziókat is használja, és a program menti a dokumentumokat, a szerző a dokumentum új alverzióját piszkozatként, illetve új fő verzió létrehozásakor menti, amely a dokumentum állapotát Függőre módosítja. A dokumentum jóváhagyása után a dokumentum új fő verziója jön létre, és az olvasási engedéllyel rendelkező felhasználók számára elérhetővé válik. A fő-és alverziókban a dokumentumok fő-és alverziói egyaránt megmaradnak a dokumentum előzmények listájában.

  Ha a főverziót és az alverziót használja, és egy új dokumentum van feltöltve a dokumentumtárba, akkor a vázlat nézetben a 0,1-as verzióban vagy a szerző azonnal kérheti a jóváhagyást. Ebben az esetben a dokumentum állapota függővé válik.

A kijelentkezés és a beadás megtervezése

A dokumentumok szerkesztésekor a felhasználóknak szükségük van a dokumentumtárban található dokumentumok kikeresésére. A kivétel megkövetelése és a beadás előnyei a következők:

• Pontosabban szabályozhatja, hogy mikor jönnek létre a dokumentumok verziószámai. Ha egy dokumentum ki van véve, a szerző az ellenőrzés nélkül mentheti a dokumentumot. A dokumentumtár többi felhasználója nem fogja látni ezeket a módosításokat, és nem jön létre új verzió. Egy új verzió (más felhasználók számára is látható) csak akkor jön létre, ha egy szerző ellenőriz egy dokumentumot. Ez nagyobb rugalmasságot és irányítást nyújt a szerzőnek.

• A metaadatok jobb rögzítése Ha be van jelölve egy dokumentum, a szerző olyan megjegyzéseket írhat, amelyek leírják a dokumentumon végzett módosításokat. Ez egy folyamatos történelmi rekordot hoz létre a dokumentumon elvégzett változásokról.

Ha megoldása a felhasználóknak a beadást és a dokumentumok szerkesztését is lehetővé teszi, akkor Office 2016 ügyfélalkalmazások funkcióit használhatja, amelyek támogatják ezeket a műveleteket. A felhasználók a dokumentumok kivételét, a kivételek visszavonását és a dokumentumok beadását Office 2016 ügyfélalkalmazások számára is ellenőrizhetik.

Ha egy dokumentum ki van véve, azt a felhasználó kizárólagos szerkesztésre zárolja. Amikor a felhasználó menti a módosításokat a fájlba, a program feltölti és menti a módosításokat a kiszolgálóra. A módosítások magánjellegűek a felhasználó számára, és nem láthatók mások számára. Ha a felhasználó készen áll a dokumentum beadására, a legújabb módosítások másoknak láthatók és közzétehetők.

A Office 2016 ügyfélalkalmazások a szerkesztési beállítások módosításával azt is megteheti, hogy a kivett dokumentumokat a kiszolgálón hagyja ki a kiszolgálón.