Mindannyian ott voltunk, ugye? Egy izgalmas nyaralás után visszatérhet a munkához, megnyithatja az Outlookot, és megkereshet kétezer olvasatlan üzenetet, amely vár Rád. Ez elég ahhoz, hogy vissza akarsz menni nyaralni. Vagy soha többé ne nyaraljon.
Az Outlook azonban hatékony program, és segít gyorsan megszelídíteni a beérkezett üzeneteket – valószínűleg sokkal gyorsabban, mint gondolná.
Felkészülés a nyaralásra
Kövessünk Rachellel együtt, ahogy arra készül, hogy 10 napos vakációra induljon.
Rachel öt különböző projekt kommunikációját és koordinációját kezeli, húsz különböző levelezőlista tagja, és naponta néhány személyes e-mailt is kap.
Míg Rachel házon kívül van, Chester lesz a fő kapcsolattartó három projektjéhez, és Cheryl fogja kezelni a másik kettőt.
Amikor Rachel legutóbb nyaralt, beállította az automatikus válaszokat, hogy mindenki tudja, tíz nap múlva visszatér, de semmi mást nem csinál. Amikor visszatért, a Beérkezett üzenetek mappája 50-ről 500-ra nőtt.
Ezúttal Rachel néhány percet tölt a távozása előtti napon az Outlook számos fő funkciójával, hogy segítsen neki visszatérni a szabadságból stresszmentesen.
Rachel tudja, hogy az automatikus válasz beállítása sok kérdést és zavart okozhat a munkatársai számára. Mivel már rendelkezik Microsoft 365, a Fájl > automatikus válaszok lehetőséget választja, és begépeli az alábbi szöveget.
Üdv!
Köszönjük az üzenetét. 2019. május 1. és 2019. május 10. között házon kívül vagyok. Nem fogom ellenőrizni az e-maileket, amíg távol vagyok.
Ha segítségre van szüksége a Contoso, a Fourth Coffee és a Tailspin Toys projekttel kapcsolatban, forduljon Chester Beane-hez.
A Northwind projekttel kapcsolatos segítségért forduljon Cheryl Jenkinshez.
– Rachel
Beállíthatja az automatikus válaszokat, hogy bekapcsolja a távozás napját, és kikapcsolja a visszatérési napot. Ez egy nagyszerű 1. lépés. Rachel azonban tudja, hogy az Outlook más funkciókkal is rendelkezik, amelyekkel kézben tarthatja a beérkezett üzeneteket.
Ha saját automatikus válaszokat szeretne beállítani, olvassa el az Automatikus házon kívül válaszok küldése az Outlookból című témakört.
Rachel továbbléphet a 2. lépésre: Szabályok létrehozása.
A szabályok kiválóan alkalmasak az üzenetek kezelésére mind az irodában, mind az irodán kívül. Az Automatikus válaszok funkció saját beépített szabályokkal rendelkezik, amelyek csak akkor kapcsolnak be, ha házon kívül van.
Az Automatikus válaszok ablak alján található szabályok párbeszédpanelen Rachel a Szabály hozzáadása lehetőséget választja.
Ezután hozzáadja advertisements@contoso.com a Feladó mezőhöz . Napi üzenetet kap erről a címről, amely olyan időérzékeny információkat tartalmaz, amelyekre nincs szüksége, amikor visszatér a szabadságából.
A Műveletek végrehajtása szakaszban Rachel bejelöli az Összes üzenet törlése az adott e-mail-címről jelölőnégyzetet. Több szabályt is létrehozhat, amelyek a tárgyban vagy az üzenettörzsben lévő szavak, illetve az üzenet címzettje vagy címzettje alapján áthelyezik, törölhetik vagy továbbíthatják az üzeneteket a szervezet más tagjainak.
Amikor végzett a szabályok létrehozásával, mentheti automatikus válaszát, és szabadságra távozhat, tudva, hogy számos e-mailt automatikusan továbbít a megfelelő személynek, és egy másik csoport teljesen törlődik.
További információ a szabályok hozzáadásáról: E-mailek kezelése szabályok használatával.
Szabadság után
Mi van, ha nem olyan szervezett vagy, mint Rachel, mielőtt elmentél nyaralni?
Kövessük Nelsont, ahogy megpróbál megbirkózni egy túlterhelt postaládával egy tíznapos nyaralás után. Nelson beállított egy automatikus választ, de nem adott utasításokat a munkatársainak, amíg elment.
Amikor Nelson visszatér a nyaralásából, 1243 üzenete van a postaládájában. Szerencsére Nelson Microsoft 365 előfizetése részeként rendelkezik az Outlookkal, így gyorsan és egyszerűen rendezheti, szűrheti és kezelheti ezeket az üzeneteket az Outlook néhány fontos funkciójával.
Nelson először prioritás szerint rendezi az üzeneteit. Ez az összes magas prioritású üzenetet – azokat, amelyeket gyorsan kell kezelnie – a beérkezett üzenetek tetején helyezi el.
Ehhez kiválasztja a Dátum szerint legördülő listát az üzenetlista tetején, és kiválasztja a Fontosságot. Ez rendezi neki a postaládáját.
Nelson mostantól tizenöt percet tölthet az öt fontos üzenet megválaszolásával, mappákba való beküldésével, majd a rendezési sorrend megváltoztatásához kattintson ismét a legördülő listára, és válassza az Alacsony lehetőséget, hogy az Alacsony fontosságú üzenetek az üzenetlista tetejére kerüljön. Ezek az üzenetek csak egy gyors vizsgálatot kapnak, majd törli az összeset, kivéve az egyiket. Az ebédmeghívók, a tűzfúrási értesítések és a három nappal ezelőtti áramkimaradásra vonatkozó figyelmeztetések nem olyan üzenetek, amelyekre válaszolnia kell.
Most, hogy gondoskodott a legfontosabb e-mailekről, Nelson használhatja az Outlook egy másik beépített szűrőjét, az @mentions. Az üzenetlista jobb felső sarkában található Dátum szerint legördülő menüben a Megemlített levelek lehetőséget választja.
Nelson tudja, hogy ha megemlítették egy adott e-mailben, akkor valószínűleg a feladónak szüksége van valamire, kifejezetten tőle, nem pedig az egyik dolgozójától.
Körülbelül ötven ilyen üzenet van, és Nelson gyorsan átnézheti a listát, törölheti azokat, amelyeket az egyik munkatársa már kezelt, majd válaszolhat a többieknek.
Ha sok projektje van, előfordulhat, hogy egyes projektek időérzékenyebbek, mint mások. Ha először a legérzékenyebb projektekhez kapcsolódó üzeneteket keresi, az segíthet abban, hogy a kevésbé időérzékeny projekteket egy másik napra mentse.
Egy adott kifejezést tartalmazó üzenetek kereséséhez használja az Outlook-üzenetlista tetején található Keresés mezőt. A többszavas kifejezések körül idézőjelek használatával csak az adott kifejezést keresheti meg, a benne lévő egyes szavakat nem.
Az üzenetek feladónkénti csoportosításával gyorsan megtalálhatja azokat az üzeneteket, amelyeket gyorsan törölhet, például hírleveleket vagy automatikus üzeneteket a nem figyelt fiókokból, vagy azokat az üzeneteket, amelyekre időben válaszolnia kell, például a közvetlen felettesétől érkező üzeneteket.
Ha feladó szerint szeretné csoportosítani az üzeneteket, kattintson az üzenetlista jobb felső sarkában található Dátum szerint legördülő listára, és válassza a Feladó lehetőséget.
