A dokumentum- és rekordkezelést a dokumentum-stb. A webhelyen a Dokumentumazonosító szolgáltatás engedélyezésével minden egyes fájlhoz dokumentumazonosítót adhat a webhelyhez.
Tartalom
Áttekintés
A dokumentumazonosítók egyszerű módot kínálnak az elemek helytől független nyomon követésére, ezzel segítik a dokumentumkezelést. Ha például áthelyez egy szerződést egy webhelyen található dokumentumtárból egy másik webhelyen található dokumentumtárba, a szerződés könnyen megkereshető a dokumentumazonosító alapján. A dokumentumazonosítók automatikusan hozzá vannak rendelve a feltöltött dokumentumokhoz, és ez az azonosító a teljes életciklusa alatt követi az elemet. A dokumentumazonosítók dokumentumkészletekhez is társíthatók.
Amikor a Dokumentumazonosító szolgáltatás először engedélyezve van, a webhelycsoportban található új dokumentumok automatikusan új azonosítókat fognak hozzárendelni. Az időzítőfeladat úgy van ütemezve, hogy a webhelycsoportban már található dokumentumokhoz rendeljen id-eket.
Ezenkívül, ha a szolgáltatás engedélyezve van, automatikusan egy új oszlopot ad hozzá a Dokumentum és a Dokumentumkészlet tartalomtípushoz. A Dokumentumazonosító oszlopban megjelenik az elemhez rendelt azonosító.
Mielőtt a dokumentumazonosító funkciót használ a tartalomkezelő rendszerben, először engedélyeznie kell azt minden olyan webhelycsoporthoz, amelyben a dokumentumai találhatók.
Fájlok mozgatása dokumentumazonosítóval
A SharePoint általában áthelyezi a dokumentumazonosítót a fájllal együtt. Ha azonban a célwebhelyen nincs engedélyezve a Dokumentumazonosító szolgáltatás, a dokumentumhoz a továbbiakban nem lesz dokumentumazonosító.
A SharePoint Server dokumentumazonosító megőrzésének egyetlen módja, ha a dokumentumok mozgatása közben a Webhely tartalma és szerkezet felügyeleti Gépház használja.
Fájlok másolása dokumentumazonosítóval
Amikor létrehoz egy másolatot egy fájlról, a másolathoz létrejön egy új dokumentumazonosító. Egy webhelyről letöltött és egy másik webhelyre feltöltött fájl például egy másolat. Ha azonban a célwebhelyen nincs engedélyezve a Dokumentumazonosító szolgáltatás, a másolat nem fog dokumentumazonosítót tartalmazni.
Dokumentumazonosítók aktiválása, engedélyezése és beállítása
Ha először dokumentum- vagy rekordokat követ, kétlépéses eljárást kell követnie:
Webhelycsoportok Dokumentumazonosító szolgáltatásának aktiválása
Megjegyzés: A Dokumentumazonosító funkció engedélyezéséhez webhelycsoport-rendszergazdának kell lennie.
-
Ugrás a legfelső szintű webhelycsoportra
-
Kattintson a Webhelyműveletek, majd a Webhelyműveletek Gépház.
-
A Webhelycsoport felügyelete csoportban kattintson a Webhelycsoport szolgáltatásai hivatkozásra.
-
Kattintson a Dokumentumazonosító szolgáltatáshoz tartozó Aktiválás gombra. Az elem mellett megjelenik az Aktív ikon, és a szolgáltatás aktiválódik az érintett webhelycsoporton.
Dokumentum- és dokumentum- és dokumentum-adatok használatának engedélyezése és beállítása egy webhelycsoportban
Ha egy adott webhelycsoporthoz engedélyezi a Dokumentumazonosító funkciót, a rendszer automatikusan dokumentumazonosítót rendel a webhelycsoport összes dokumentumához. Ne feledje, hogy a webhelycsoportban található dokumentumok számától függően ez a folyamat némi időt is kihathat.
Megjegyzés: A Dokumentumazonosító szolgáltatás engedélyezéséhez és konfigurál használatához webhelycsoport-rendszergazdának kell lennie.
-
Ugrás a legfelső szintű webhelycsoportra
-
Kattintson a Webhelyműveletek, majd a Webhelyműveletek Gépház.
-
A Webhelycsoport felügyelete csoportban kattintson a Dokumentumazonosító beállításai hivatkozásra.
-
A Dokumentumazonosító beállításai lap Dokumentumazonosítók hozzárendelése szakaszában ellenőrizze, hogy van-e pipa a Dokumentumazonosítók hozzárendelése jelölőnégyzetben.
Megjegyzés: Amikor egy webhelycsoporton belül először engedélyezi a dokumentumazonosítók hozzárendelését, a következő üzenet jelenik meg: A Dokumentumazonosító szolgáltatás konfigurálása egy automatikus folyamat befejezésére van ütemezve. Ez azt jelenti, hogy egy időzítőfeladat felelős azért, hogy a dokumentum-id-eket a webhelycsoport összes dokumentumához hozzárendelje. A folyamat időtartama a webhelycsoportban található dokumentumok számától függ.
-
Ha azt szeretné, hogy a program az összes dokumentumazonosító elejéhez automatikusan hozzáfűzzön egy egyéni számsort vagy karakterláncot, Az azonosítók a következő karakterekkel kezdődjenek mezőben adja meg a kívánt karaktersorozatot.
-
Ha a webhelycsoport összes meglévő dokumentumának azonosítójához is automatikusan hozzá szeretné adni ezt az előtagot, jelölje be az Állítsa vissza a webhelycsoport összes dokumentumazonosítóját jelölőnégyzetet.
-
A Dokumentumazonosító keresési tartománya csoportban jelölje ki az azonosítókeresés hatóköreként használni kívánt webhely(eket).
-
Kattintson az OK gombra.
Megjegyzés: Amint fentebb említettük, ha a Dokumentumazonosító szolgáltatás engedélyezve van egy adott webhelycsoportban, a webhelycsoport szintjeként hozzáad egy oszlopot a Dokumentum és a Dokumentumkészlet tartalomtípushoz. A Dokumentumazonosító oszlop egy elemhez rendelt azonosító megjelenítésére használható.
