Feladatlisták közzététele a szervezeten belüli munka létrehozásához és nyomon követéséhez

A feladatlista közzétételével az üzemeltetési vezetők és más szervezettervezők osztják el a feladatokat a munkát végző csapatok között. Minden csapat megkapja a lista egy példányát, hogy a helyi vezetők feladatokat rendelhessenek a dolgozókhoz. Azok a vezetők, akik a helyi vezető és a feladatlista-közzétevő közötti hierarchia csapatainak részei, nyomon követhetik a feladatok hozzárendelését és befejezését, de semmit nem változtathatnak. 

Tegyük fel például, hogy Anna a Contoso Markets 250 áruházi üzletláncának üzemeltetési vezetője, régiónként rendezve a Teamsben. Minden régióban van legalább egy áruház, és az egyes áruházak dolgozói a Teams alkalmazás feladatain keresztül kapnak útmutatást a feladatokhoz. Anna nyári vásárt tervez, és elkészített egy feladatlistát, amit közzé fog tenni az egész láncban. 

• Anna bemegy a Teams Feladatok alkalmazásába, és létrehoz egy listát az értékesítés beállításához szükséges feladatokról, és summer sale nevet ad neki. Csatol néhány vizuális termékelrendezést, hogy végigvezessék a Feladatlistát mind a 250 áruházban.

• Srina a nyugati régiót irányítja, amelynek üzleteiben egy további termékkategória található: sportáruk. Úgy dönt, hogy duplikálja a Summer Sale feladatlistát, hozzáadja a sportcikkekhez tartozó feladatokat, és közzéteszi a régiója üzleteiben a Summer Sale Western néven.

• Frank kezeli a Store 004-et, a nyugati régió legnagyobb üzletét. A Teamst a pc-jén nyitja meg az értékesítés előkészítésének megkezdése előtti napon. Látja a két új közzétett listát, és megnézi. Feladatokat rendel az élvonalbeli dolgozókhoz, és néhányat saját magához.  

• Will, a Store 004 tőzsdei ügyintézője megnyitja a Teamst a telefonján, hogy lássa, mi van nála. Áttekinti a vizuális termékek elrendezését, amelyeket Anna a feladatához csatolt, és megkezdi ennek megvalósítását az üzletében.

Lista közzétételekor a vezetők a tevékenységmezők bármelyikét szerkeszthetik, kivéve a feladat címét és jegyzeteit. A vezetők nem törölhetik a közzétett feladatokat. 

1. A Közzétett listák lap bal alsó részén válassza az Új lista lehetőséget.

2. Nevezze el a listát.

3. Válassza ki a címzett csapatok kiválasztásának módját. Kiválaszthatja a csapatokat egy hierarchiából, vagy feltöltheti a csapatok egyéni listáját. Ezekről a lehetőségekről itt talál további információt. Az alábbi lépések egy hierarchia kiválasztását mutatják be.

4. Ha egynél több csapathoz tartozik a Feladatok területen, válassza ki azt a csapatot, amelyből közzé szeretné tenni a feladatot. Azok a csapatok, amelyek megkapják a feladatlista közzétételét, láthatják, hogy melyik csapatból lett közzétéve a feladatlista.

5. Válassza a Létrehozás lehetőséget. Az új lista a piszkozatok alatt jelenik meg a bal oldalon.

6. A Feladat címe területen adjon címet az első feladatnak, és válassza az Enter billentyűt.

7. Válassza ki a feladat címét a feladat megnyitásához és az alábbiak bármelyikének hozzáadásához vagy szerkesztéséhez.   

   • A cím

   • Gyűjtő (a tevékenységek kategorizálására használható – például raktári vagy értékesítési gyűjtőkkel azonosíthatja a feladatot elvégző munkacsoportot)

   • Prioritás (sürgős, fontos, közepes vagy alacsony)

   • Kezdési vagy határidő

   • Megjegyzések

   • Legfeljebb 20 elemet tartalmazó ellenőrzőlista (Ön vezérli az elemeket és a rendelést, a feladat címzettjei pedig befejezettként jelölik meg őket) 

   • Melléklet 

8. Másik tevékenység hozzáadásához adjon meg egy tevékenységnevet az Új tevékenység mezőben. 

   Megjegyzés: Ha valami más után most tér vissza a feladatlistára, mielőtt nevet adne az Új feladat mezőben, előfordulhat, hogy először a Tevékenység hozzáadása lehetőséget kell választania.

   Tipp: Miután létrehozta a tevékenységeket, tömegesen szerkesztheti az összes kijelölt tevékenység prioritását, határidejét vagy gyűjtőját. Útmutatásért lásd: Több tevékenység módosítása egyszerre. 

Piszkozatlistát vagy közzétett listát másolhat. Ezután szerkesztheti a másolatot, hogy külön előkészítse a közzétételre. 

1. A Közzétett listák lapon válassza ki a duplikálni kívánt feladatlistát, válassza a További beállítások , majd a Duplikálás lehetőséget. A feladatlista másolata a Piszkozatok területen jelenik meg.
   
    

   Megjegyzés: Ha megjelenik egy közzétett feladatlista, és közzéteheti a feladatlistákat, az új lista megjelenik a Közzétett listák lapon, a bal oldali ablaktáblában, a Beérkezett üzenetek csoportban.  
   
   

2. A lista duplikálása után ugyanúgy használhatja a listát, mint a többi piszkozatlistát.  

Közzététel előtt érdemes lehet átnevezni a piszkozatlistát. A piszkozat állapotú feladatlistákat átnevezheti.

1. A Közzétett listák lap Piszkozatok területén mutasson az átnevezni kívánt listára.

2. Válassza a További beállítások , majd a Lista átnevezése lehetőséget.
   
   

3. Írja be az új nevet a Cím mezőbe. A Teams ellenőrzi a nevet, és ellenőrzi, hogy nincsenek-e ütközések. Ha a Cím mező szélén megjelenik egy pipa, a név működni fog. A névmódosítás alkalmazásához válassza a Mentés lehetőséget.

1. A Piszkozatok lapon válassza ki a szerkeszteni kívánt feladatlistát. 

2. Egy tevékenység módosításához válassza ki a beosztását a feladat megnyitásához, majd tegye a következők egyikét:

   • A tevékenységek mezőinek módosításához jelölje ki a mezőt, és szükség szerint szerkessze. Jegyzeteket és mellékleteket is hozzáadhat.  

   • A feladat törléséhez válassza a feladat neve mellett jobbra található További beállítások , majd a Törlés lehetőséget.

A Piszkozatok és a Közzététel visszavonása területen bármilyen feladatlistát törölhet.

1. A Közzétett listák lap Piszkozatok vagy Közzé nem tett csoportjában vigye az egérmutatót a törölni kívánt feladatlista fölé.

2. Válassza a További beállítások lehetőséget, majd válassza a Törlés lehetőséget.

Ha a feladatlista készen áll az indulásra, tegye közzé azoknak a csapatoknak, amelyek tagjai elvégzik a munkát. 

1. A Feladatok alkalmazásban válassza a Közzétett listák lehetőséget.
    

2. A Piszkozatok listában válasszon ki egy feladatlistát, majd a jobb felső sarokban válassza a Közzététel lehetőséget.

3. Válassza ki azokat a csapatokat, akik megkapják a feladatlistát. A fő Teams-lista és/vagy az elérhető szűrők segítségével keresse meg a felvenni kívánt csapatokat.
   
   

   • Ha egy kategória összes csoportját ki szeretné jelölni, jelölje be a kategóriafejléchez tartozó jelölőnégyzetet. A következő esetben a "Region 1" (1. régió) lehetőséget választva kiválasztja az adott régióban található összes áruházat. 

   • Ha csak az 1. régióban lévő, ruházati részleget tartalmazó áruházakban szeretne közzétenni, válassza a "Ruházat" szűrőt a régió fejlécén kívül.
      

4. A kiadványterv áttekintéséhez válassza a Tovább gombot. A módosításokhoz válassza a Vissza gombot.  

5. Válassza a Ready (Kész) lehetőséget, itt minden jól néz ki, majd válassza a Publish (Közzététel) lehetőséget. 

   Megjegyzések: 

   • Amint a közzétételi folyamat elkezdődött, a feladatlista a Piszkozatok helyről a Közzétéve állapotba kerül, jelezve, hogy a tevékenységek küldése folyamatban van, és láthatóvá válik a címzettek számára. 

   • A közzétételi folyamat különböző pontjain a Teams ellenőrzi a közzétételi utasításokat, és tájékoztatja Önt az esetleges problémákról.

   • A feladat-közzététel eltarthat egy kis ideig, ha nagy számú feladat szerepel a feladatlistában, vagy ha nagy számú címzettcsoportot választ ki. Nyugodtan kiléphet a közzétételi képernyőről, és később visszatérhet – a feladatok a háttérben folytatják a közzétételt. 

6. A közzététel befejezése után a Közzétett listák lap tetején egy üzenet jelzi, hogy a feladatok sikeresen le lettek hajtva.

   Fontos: Ha riasztásikonok jelennek meg, válassza a Részletek megtekintése lehetőséget a probléma(ok) megoldásához.

A közzétett listában lévő feladatokat szerkesztheti a lista szerkesztési módba helyezésével. Miután a lista szerkesztési módban van, frissítheti a listában szereplő feladatokat, törölheti a feladatokat a listából, vagy új feladatokat vehet fel a listára. A módosítások nem lesznek közzétéve a címzett csapatok számára, amíg ki nem választja a Módosítások közzététele lehetőséget, és meg nem erősíti az összefoglalást. 

Ha közzétett listában tesz közzé módosításokat egy tevékenységen, a frissített tevékenység tevékenységmezőinek értékei felülírják az egyes címzettek csapatában lévő tevékenységmezők értékeit, azzal a kivétellel, hogy a tevékenység állapota nem áll alaphelyzetbe. Azt javasoljuk, hogy szerkessze a közzétett listában lévő feladatokat, ha tisztázni szeretné, hogy mit kell tennie.  Ha van olyan javítás, amely a tevékenység ismételt befejezését igényli, még akkor is, ha az előző tevékenység adatai szerint befejeződött, javasoljuk, hogy törölje az eredeti tevékenységet, és hozzon létre egy újat.

1. A Közzétett szakaszban válassza ki a szerkeszteni kívánt listát.

2. Válassza a Lista szerkesztése lehetőséget a képen látható módon.

3. Ha a lista szerkesztési módban van, rákattinthat egy szerkeszteni kívánt feladatra. Új feladatot is hozzáadhat, vagy a meglévő tevékenység melletti ... menüre kattintva törölheti azt.

4. Ha úgy dönt, hogy nem hajt végre módosításokat, a Szerkesztés megszakítása gombot ugyanazon a helyen választhatja ki, ahol a Lista szerkesztése gombot megtalálta, és a módosítások nem lesznek közzétéve a címzett csapatok egyikében sem.

5. Ha készen áll a módosítások közzétételére, a jobb felső sarokban található Módosítások közzététele lehetőséget választva közzéteheti a módosításokat az összes eredeti címzett csapatban.  
   
   

   Megjegyzés: Azt is megteheti, hogy megszakítja a módosításokat, és a lista visszaáll a korábban közzétett állapotára.

Ha meg kell szüntetnie a közzétételt, a lehető leghamarabb célszerű csökkenteni a törölt feladatok hozzárendelését és befejezését. A közzé nem tette listák a Közzé nem tette szakaszra kerülnek, és duplikálhatók, de nem ismételhetők meg.  

1. A közzéteendő lista mellett válassza a További beállítások , majd a Közzététel visszavonása lehetőséget.

2. Miután a lista a Közzé nem tette szakaszba kerül, másolhatja, szerkesztheti és közzéteheti a szerkesztett példányt.

Miután közzétett egy feladatlistát, valószínűleg nyomon szeretné követni a csapatok előrehaladását az elküldött feladatok hozzárendelése és befejezése során. A közzétett tevékenységek részleteit többféleképpen is megtekintheti. 

A Feladatok nézet tevékenység szerinti bontásban jeleníti meg az előrehaladást. A feladat kiválasztásával további részleteket tekinthet meg a feladat feladatáról és befejezéséről az azt megkapó csapatok között. 

• A feladat részleteinek áttekintéséhez válassza a tevékenység jobb oldalán található lehetőséget.

A Teams nézetben megtekintheti a listában szereplő összes tevékenység csapatonkénti előrehaladását. A kibontáshoz kijelölhet régiókat vagy körzeteket, és kiválaszthat egy olyan csapatot, amely megkapta a feladatlistát, hogy megtekintse az adott csapat részleteit. 

Ha pedig látni szeretné, hogy egy csapat hogyan halad az egyes feladatokon, válassza ki a csapat nevét. 

Ha a részletek megtekintése után vissza szeretne térni egy magas szintű nézethez, kattintson a feladatlista nevére a csapatnév bal oldalán.