A projektmenedzserként több projekttel kommunikálhat – a csapattagokat végző csapattagokkal – a szervezeti vezetők és a projektek ügyfelei számára. Mivel a kommunikáció annyira fontos a projekt sikere szempontjából, és mivel különböző típusú információkat kommunikál a különböző típusú érintettekkel, szüksége van egy folytonos projekt-kommunikációs csomagra. A Project Web App a Project Online-előfizetése segítségével számos szempontból megvalósíthatja a kommunikációs csomagját, és a megfelelő személyekkel megoszthatja a megfelelő típusú információkat.
Tartalom
Miért fontos a projekt kommunikációja?
Ha egyetlen projektben vesz részt benne sok ember, a nagy-vagy kisvállalati kommunikációban óriási szerep hárul a Project sikere vagy kudarca között. Ha hiányzik a kommunikáció, a projekt olyan lépéseket tapasztalhat, mint például a feltételezések, a párhuzamos munkavégzés vagy annak ellentéte, az erőfeszítések hiányosságai. Az érdekeltek emellett úgy érzik, hogy elszigetelt silókban, ismeretlen és nem támogatottak, ami rossz morált és termelékenységet idézhet elő.
Ha azonban a kommunikáció jó, a projekt hatékonyságot tapasztalhat a folyamatokban, az azonosításban és a problémák és kockázatok megelőzésében, az innovatív problémamegoldásban és a fontos tények alapján történő döntéshozatalban. A projekt jó kommunikációjának elősegítése növeli a projekt ütemterven és a költségvetésen belüli tartózkodás valószínűségét.
Mi a jó kommunikáció? A megfelelő személyekkel cserélheti a megfelelő információkat. Gondoskodhat arról, hogy az érdekeltek minden szinten hallgassanak. A csatornák a hivatalos és a kötetlen beszélgetéseket is magukban foglalják, amelyek célja előre a projekt áthelyezése.
Gyakorlati tanácsok a projektben való kommunikációhoz
A projekt tervezés fázisában a helyes idő a projekt kommunikációjának meggondolása. Valójában a projekt első néhány tevékenysége között a kommunikáció folyamatának fejlesztésével jelezhetik, hogy a csapat minden tagja és a projekt sikerének kulcsa.
Az alábbi szakaszokban négy kérdés jelenik meg, amelyből megtudhatja, hogy a kommunikáció miként fog megjelenni a projekt életében, és hogy hogyan lehet a válaszokat egy mindenki számára megfelelő kommunikációs csomagba fordítani.
Kivel kell kommunikálnia?
Minden olyan személyt meg kell kommunikálnia, akinek érdeklődése van, vagy részesedéssel rendelkezik a projekt sikere, azaz a projekt résztvevői számára. Gondolja át, hogy kik az érintettek. Valószínű, hogy a szervezet különböző szintjein tartózkodik, és egyesek a szervezeten kívülre is. Íme néhány lehetséges Project-résztvevő:
-
A projektcsapat tagjai Ezek a személyek a projekt tényleges munkáját végzik.
-
A projekt portfolió-kezelője Ha a tiéd egy nagyobb szervezet, amely egyszerre sok projektet futtat, lehet, hogy kommunikálni kell egy portfolió-kezelővel.
-
Resource Manager alkalmazást. A portfolió-kezelőhöz hasonlóan, ha a szervezete nagyrészt Project-alapú, akkor lehet, hogy szorosan kell dolgoznia egy erőforrás-kezelővel, aki biztosítja, hogy a különböző projektek megfelelő képzettségi készletekkel rendelkező személyek is elérhetők legyenek.
-
Vezetői menedzsment. A felső vezetés általában tudni szeretné, hogy a projekt hogyan fog megjelenni, különös tekintettel az ütemezésre és a költségre.
-
Szponzor vagy ügyfél. Lehet, hogy egy szponzor vagy egy ügyfél, aki különbözik a vezetőségtől, és ki fizet a projektért.
-
Végfelhasználói munkatárs. Ez a személy azokat a személyeket képviseli, akik a projekt elvégzése során valószínűleg hasznot vagy más módon érinthetik.
Milyen típusú információkra van szükségük?
Mivel a kommunikáció első szabálya az, hogy megismerje a közönségét, a kommunikációt akkor kapja meg a legtöbben, ha a kommunikációt az összes érdekeltnek meg kell ismernie.
A csapattagoknak például ismerniük kell a hozzárendelt feladatokat, és a tevékenységük helyétől függően ki kell dolgozniuk a munkájukat. Előfordulhat, hogy időnként a teljes Project-ütemtervet is látniuk kell ahhoz, hogy a hatókör és a célzott irány jó legyen.
A csapattagoknak, akiknek alapvető információra van szükségük, a vezetők vagy a projekt szponzorai nagyon magas szintű összefoglalót igényelnek a projekt működéséről. Ezek a legfontosabbak a projekt ütemterve és költségvetése ellen, és szeretné tudni, hogy a projekt a célok megvalósítását követi-e.
Tekintse meg az érintettek listáját, és gondoljon a projektre a nézetei alapján. Így meghatározhatja, hogy milyen információkat kell kiosztania velük, és milyen formában kell elvégeznie a kommunikációt. Beszéljen az érdekeltekkel, és Ismerje meg, hogy mit és hogyan részesítik előnyben a kommunikációt.
Milyen gyakran kell történnie a különböző típusú kommunikációnak?
Próbálkozzon a megfelelő egyenleggel: túl kevés a kommunikáció, és a projekt több balesetet kockáztat; túl sok kommunikáció és bosszús érdekelt az erőfeszítések az erőfeszítések busywork, amely zavarja a projekt végrehajtásának vagy felügyeletének időpontját.
A heti állapotjelentések és a munkaidő-nyilvántartások a projektmenedzserek által az ütemtervhez tartozó összes frissítéshez szükségesek, noha a napi "stand-up" értekezletek közül gyakran csak 20 perces "stand-up". Hasonlóképpen a szponzorok és az ügyfelek is dönthetnek a projektek ütemtervének és a költségek teljesítményének heti összegzéséről. Ha egy portfolió-kezelővel vagy egy végfelhasználói munkatárssal jelentkezik be, lehet, hogy a kommunikáció havi vagy akár negyedéves lehet.
Minden projekt és annak kommunikációs igényei eltérőek. Körültekintően mérlegelje a projekt különböző szereplőivel folytatott kommunikáció gyakoriságát. Ismét beszéljen az érdekeltekkel, hogy mire van szükségük, és hajlandók legyenek módosítani a projekt és a személyek igazítását.
Milyen technológia használható az adatok cseréjére?
Ismerje meg, hogy az Ön és az érintettek szervezete milyen technológiai erőforrásokat tud biztosítani. Az értekezlet-összehívások és az információk e-mailben történő cseréje gyakran a norma. Ha azonban egy olyan eszközzel találkozik, mint a Skype Vállalati verzió, alapvető lehet a földrajzilag szétszórt érdekeltek számára, és tartalmazhat hang-, video-, képernyő-megosztást és virtuális rajztáblát. A csevegések (csevegés) egyszerűbben és az e-mailen keresztül is egyszerűbben használhatók, és a szükséges információkat gyorsabban segítik az érdekelteknek. Ha olyan eszközzel rendelkezik, mint a Yammer, a csapat privát közösségi hálózatban kapcsolatba léphet egymással. Információkat oszthat meg, csevegést végezhet a folyamatról, megoldhatja a problémákat, és döntéseket hozhat.
Bármit is dönt, próbálja meg használni a mindenki számára kényelmes technológiai eszközöket. De ne legyen vonakodni egy új technológia kipróbálásakor, ha a projekt és a csapat igényeinek megfelelő, vagy ha a legalkalmasabb a "régi vágású" kommunikációs módra való visszatéréshez. A lényeg az együttműködés megkönnyítése a projektcsapat tagjai számára.
Projekt-kommunikációs terv létrehozása
Miután azonosította a résztvevőket, és meghatározta, hogy milyen típusú adatcserékre van szükség, és milyen gyakran, készen áll arra, hogy létrehozza a projekt kommunikációs tervét. Nem kell kidolgozni. Lehet, hogy csak egy oldalas összefoglaló vagy egy egyszerű táblázat, amely megtudhatja, hogy mit tanult, és az egész projekt életciklusának megfelelő kommunikációt állítja be.
A projekttel kapcsolatos kommunikációs terv közzététele, hogy minden résztvevő bármikor hozzáférhessen a projekthez. Rendszeresen nyissa meg újra. A projekt feltételeinek módosítása indokolttá teheti a hagyományos kommunikációs stratégiák módosítását. A projektek szakaszai közötti váltás, például a tervezéstől a végrehajtásig vagy a végrehajtástól a bezárásig, a különböző kommunikációs igényeket is felhívhatja.
A kommunikációs terv közzététele a Project online-ban
A Project OnlineProject Web App használatakor számos lehetőség közül választhat a jó kommunikáció megkönnyítéséhez. A kezdéshez hozzáadhatja a projekthez tartozó dokumentumhoz a kommunikációs tervet, valamint a projekthez társított többi dokumentumot is.
-
A fontos rovatok sávon kattintson a projektekelemre.
-
A Projektközpontlapon válassza ki annak a projektnek a nevét, amelyhez a kommunikációs tervet hozzá szeretné adni.
-
A fontos rovatok sávon válassza a dokumentumoklehetőséget. Megnyílik a projekt dokumentumok lapja.
-
A menüsávon válassza a feltöltéslehetőséget.
-
Navigáljon a fájlrendszerben a kommunikációs terv megkereséséhez és kiválasztásához, majd válassza a Megnyitás gombot. A fájl megjelenik a projekt dokumentumtárában.
Csapattagok megjelenítése a projekt ütemtervének eléréséhez
A csapattagok általában az Project Online segítségével küldhetik el a munkaidő-nyilvántartást, vagy előrehaladást adhatnak meg a tevékenységek felé. A teljes ütemtervet azonban el is érhetik – nélkülözhetetlen a projekt nagy képének megjelenítéséhez, valamint arról, hogy kik fogják ellátni a feladataikat.
-
A fontos rovatok sávon kattintson a projektekelemre.
-
A Projektközpont lapon válassza ki a projekt nevét. A projekt megnyílik, és megjeleníti a tevékenységekhez hozzárendelt összes tevékenységet, amelyek a Kezdés és a Befejezés időpontja szerint jelennek meg, és így többen függenek egymástól.
A megfelelő jelentések meghatározása és beállítása
A projekt kommunikációjának fő eleme a jelentéskészítés. A csapattagok, a portfolió-kezelő, az erőforrás-kezelő, a felsőbb vezetés, az ügyfelek és más érintettek által igényelt jelentések meghatározása, beállítása és rendszeres futtatása.
A Project Web App alkalmazásban minta jelentésekkel kezdheti el a jelentéskészítési alapismereteket. Ezek a minta-jelentések a következők:
-
A projektek áttekintése irányítópult
-
A projektek áttekintése
-
Erőforrás-áttekintés
-
A minta jelentéseinek megtekintéséhez a fontos rovatok sávon válassza a jelentésekelemet.
-
A megjelenő Project Web App-jelentések lapon válassza ki a kívánt nyelvet. A három minta jelentés szerepel a listában.
-
Ha meg szeretné nyitni a jelentést Webes Excel ben, kattintson egy jelentés nevére.
Lásd még
Munkaidő-nyilvántartás beállítása
Milyen műveleteket végezhetnek a csapattagok a Project Online-ban?
Példák a Project online-hoz készült jelentésekre
Milyen jelentéskészítési eszközök használhatók a projektadatokkal?
