Ahhoz, hogy a Word megtalálja az adatfájlban az összes címnek vagy megszólítási elemnek megfelelő oszlopot, előfordulhat, hogy a Word körlevélmezőinek egyeznie kell az adatfájlban lévő oszlopokkal.
Amikor a Levelezés lap Írás & Mezők beszúrása csoportjában a Mezők egyeztetése gombra kattint, megnyílik a Mezők egyeztetése párbeszédpanel.
Az egyes címek és a megszólítások elemei a bal oldalon vannak felsorolva. Az adatfájl oszlopfejlécei a jobb oldalon vannak felsorolva.
A Word megkeresi azt az oszlopot, amely az adott elemhez tartozik. Az ábrán a Word automatikusan megfelelt az adatfájl Cím oszlopának az Udvariassági cím oszlopnak. De a Word nem tudta elvégezni a többi elem megfeleltetését. Ebből az adatfájlból például a Word nem tud megegyezni a középső névvel.
A jobb oldalon található listában kiválaszthatja az adatfájlnak azt az oszlopát, amely megfelel a bal oldali elemnek. Rendben van, hogy az udvariassági cím és az egyedi azonosító nem egyezik. A körlevél-dokumentumban nincs szükség minden mező használatára. Ha felvesz egy mezőt, amely nem tartalmaz adatokat az adatfájlból, akkor az egyesített címkében üres helyőrzőként jelenik meg – általában üres sorként vagy rejtett mezőként.
A Mac Word jelenleg nem biztosít módot a nem egyező mezők javítására. Áthidaló megoldásként nyissa meg az adatforrást az Excelben, a Wordben vagy egy másik alkalmazásban a mezők címének áttekintéséhez, és végezze el a javításokat a Wordben vagy az adatforrásban.
