Az Office-alkalmazásokkal PDF-formátumba mentheti vagy konvertálhatja a fájljait, így megoszthatja, illetve ki is nyomtathatja őket. És ehhez semmilyen más szoftverre vagy bővítményre nincs szüksége.
Használjon PDF-formátumot, ha szeretné, hogy a fájlok:
-
a legtöbb számítógépen ugyanúgy nézzenek ki,
-
kisebb méretűek legyenek,
-
megfeleljenek valamely iparági szabvány szerinti formátumnak.
Ilyenek például az önéletrajzok, a jogi dokumentumok, a hírlevelek, az elolvasni (nem szerkesztett) és kinyomtatni kívánt fájlok, valamint a professzionális nyomtatásra szánt fájlok.
Fontos:
-
Számos program, köztük a Microsoft Word is képes PDF-fájlokat megnyitni és szerkeszteni. Ha egyszerűen megoszt valamit PDF-ként, az nem elegendő annak biztosításához, hogy a címzett ne szerkessze a fájlt.
-
Amikor PDF-fájllá alakítja a számolótáblát, a számolótábla belső hivatkozásai elvesznek az átalakítás során, ezért ellenőrizni kell a hivatkozásokat. A más forrásokra mutató külső hivatkozások azonban rendben lesznek.
Részletes útmutatóért válasszon az Office-programok közül a legördülő listában.
Ha PDF-fájlként szeretné menteni a fájlt Mac Office, kövesse az alábbi egyszerű lépéseket:
-
Válassza a Fájl lehetőséget.
-
Válassza a Mentés másként lehetőséget.
-
Válassza az ablak alján található Fájlformátum lehetőséget.
-
Válassza a PDF elemet az elérhető fájlformátumok listájából.
-
Nevezze el a fájlt, ha még nem rendelkezik ilyen névvel, majd válassza az Exportálás lehetőséget.
Megjegyzés: Ha a Best for printing (Legjobb nyomtatáshoz) lehetőséget használja, előfordulhat, hogy a hivatkozások konvertálása nem megfelelő. Ez egy ismert probléma a Mac Word.
Fontos:
-
Az Online Service használatakor csak az a betűtípus használható, amelyet a Microsoft jogosult használni. Ha a dokumentáció egyéni betűtípust tartalmaz, a program lecseréli, és problémákat okozhat. Ez elkerülhető, ha beágyazza a betűtípusokat a dokumentumba.
-
További információ a betűtípusok beágyazásáról:
A Word, a PowerPoint és a Webes OneNote segítségével PDF-fájllá alakíthatja a dokumentumot.
-
Válassza a Fájl > Nyomtatás > Nyomtatás lehetőséget (a PowerPointban három formátum közül választhat).
-
A Nyomtató legördülő menüben válassza a Mentés PDF-ként , majd a Mentés lehetőséget.
-
Ezután a megnyíló Explorer menüben elnevítheti a PDF-fájlt, és kiválaszthatja, hogy hová szeretné menteni, majd válassza a Mentés lehetőséget.
A paranccsal egy olyan egyszerű PDF-et hozhat létre, amely megőrzi az eredeti dokumentum elrendezését és formátumát.
Ha nagyobb mértékben szeretné szabályozni a PDF-fájl beállításait, például könyvjelzők hozzáadását, az asztali alkalmazással PDF-fájllá alakíthatja a dokumentumot. Válassza a Megnyitás asztali alkalmazásban lehetőséget a PowerPoint és a OneNote eszköztárán az asztali alkalmazás használatának megkezdéséhez, majd a Word válassza a Szerkesztés legördülő menüt, majd a Megnyitás asztali alkalmazásban lehetőséget.
Ha nem ön az asztali alkalmazás tulajdonosa, kipróbálhatja vagy megvásárolhatja a Microsoft 365-öt.
Ha iOS rendszeren szeretné exportálni Word dokumentumát vagy Excel-munkafüzetét PDF formátumba, koppintson a bal felső sarokban lévő Fájl gombra, válassza az Exportálás, majd a PDF lehetőséget.
A PDF (Portable Document Format)olyan fájlformátum, amely megőrzi a dokumentum formázását, és lehetővé teszi a fájl megosztását. A PDF formátumú fájlok az online megtekintéskor, illetve a nyomtatáskor megőrzik a kívánt formátumot. A PDF formátum szintén hasznos, ha a dokumentumot nyomdai úton kívánja előállítani. A PDF formátumot számos ügynökség és szervezet érvényes formátumként fogadja el, és az XPS-nél szélesebb körű platformválasztékon elérhetők a megjelenítői.
Az XPS (XML Paper Specification) olyan fájlformátum, amely megőrzi a dokumentum formázását, és lehetővé teszi a fájl megosztását. Az XPS formátum biztosítja, hogy a fájl online vagy nyomtatott formátumban való megjelenítésekor a program pontosan megőrzi a kívánt formátumot, és a fájlban lévő adatok nem változtathatók meg könnyen.
Fontos: A legtöbb modern webböngésző meg tudja nyitni és megjelenítheti a PDF-fájlokat. Ha azonban régebbi operációs rendszerrel rendelkezik, előfordulhat, hogy az eszközön telepítve kell lennie egy PDF-olvasónak, például az Adobe Systemsben elérhető Acrobat Readernek.