Az Office-alkalmazásokkal PDF-formátumba mentheti vagy konvertálhatja a fájljait, így megoszthatja, illetve ki is nyomtathatja őket. És nincs szüksége más szoftverre vagy bővítményre.
Használjon PDF-formátumot, ha szeretné, hogy a fájlok:
-
a legtöbb számítógépen ugyanúgy nézzenek ki,
-
kisebb méretűek legyenek,
-
megfeleljenek valamely iparági szabvány szerinti formátumnak.
Ilyenek például az önéletrajzok, a jogi dokumentumok, a hírlevelek, az elolvasni (nem szerkesztett) és kinyomtatni kívánt fájlok, valamint a professzionális nyomtatásra szánt fájlok.
Fontos:
-
Számos program, köztük a Microsoft Word is képes PDF-fájlokat megnyitni és szerkeszteni. Ha egyszerűen megoszt valamit PDF-ként, az nem elegendő annak biztosításához, hogy a címzett ne szerkessze a fájlt.
-
Amikor PDF-fájllá alakítja a számolótáblát, a számolótábla belső hivatkozásai elvesznek az átalakítás során, ezért ellenőrizni kell a hivatkozásokat. A más forrásokra mutató külső hivatkozások azonban rendben lesznek.
Részletes útmutatóért válasszon az Office-programok közül a legördülő listában.
-
Ha a fájlt korábban mentette, válassza a Fájl > Másolat mentése lehetőséget.Ha a fájl nincs mentve, válassza a Fájl > Mentés másként vagy a Másolat mentése lehetőséget.
-
A Tallózás gombra kattintva válassza ki a számítógépen azt a helyet, ahová menteni szeretné a fájlt.
-
A legördülő listában válassza a PDF lehetőséget.
-
Válassza a Save (Mentés) lehetőséget.
A PDF testreszabásához válassza a További beállítások > Beállítások lehetőséget .
-
Ha a dokumentumnak csak bizonyos oldalait szeretné PDF formátumúra alakítani, akkor az Oldaltartomány csoport beállításait használja.
-
Ha a PDF-be fel szeretné venni a korrektúrákat, a Közzéteendő csoportban jelölje be a Dokumentum korrektúrával választógombot. Ellenkező esetben gondoskodjon arról, hogy a Dokumentum választógomb legyen bejelölve.
-
Könyvjelző csoport létrehozásához a PDF-fájlban válassza a Könyvjelzők létrehozásahasználatával lehetőséget. Ezután válassza a Címsorok lehetőséget, vagy ha könyvjelzőket vett fel a dokumentumba,a Word könyvjelzőit.
-
Ha a PDF-be fel szeretné venni a dokumentum tulajdonságait, gondoskodjon arról, hogy be legyen jelölve az Adatlap jelölőnégyzet.
-
Ha azt szeretné, hogy a képernyőolvasó szoftverek könnyebben el tudják olvasni a dokumentumot, jelölje be a Kisegítő dokumentumszerkezeti címkék jelölőnégyzetet.
-
ISO 19005-1 kompatibilis (PDF/A): A beállítás használatakor az eredményül kapott PDF-dokumentum az 1.7-es PDF-verziót használja, amely egy archiválási szabvány. A PDF/A segítségével biztosítható, hogy egy dokumentum ugyanúgy nézzen ki, amikor később megnyitja egy másik számítógépen.
-
Bitképes szöveg használata, ha nem ágyazhatók be a betűtípusok: Ha a betűtípusok nem ágyazhatók be a dokumentumba, a PDF formátum a szöveg bitképeinek használatával éri el, hogy a PDF-dokumentum ugyanolyan legyen, mint az eredeti. Ha ez a beállítás nincs bejelölve, és a fájl olyan betűtípust használ, amely nem ágyazható be, akkor előfordulhat, hogy a PDF-olvasó egy másik betűtípust helyettesít.
-
A dokumentum jelszavas titkosítása: Ha azt szeretné, hogy csak a jelszóval rendelkező személyek tudják megnyitni a PDF-fájlt, jelölje be ezt a jelölőnégyzetet. Ha az OK gombot választja, Word megnyitja a PDF-dokumentum titkosítása mezőt, ahol beírhatja és újra beírhatja a jelszót.
PDF-tartalom megnyitása és másolása a Word alkalmazással
A PDF-ek tartalmának bármely részét kimásolhatja, ha megnyitja azt a Wordben.
Válassza a Fájl > Megnyitás lehetőséget, és tallózással keresse meg a PDF-fájlt. A Word megnyitja a PDF-tartalmat egy új fájlban. A fájl tartalmának bármely részét kimásolhatja, beleértve a képeket és a diagramokat is.
Ha PDF-fájlként szeretné menteni a fájlt Mac Microsoft 365, kövesse az alábbi egyszerű lépéseket:
-
Válassza a Fájl lehetőséget.
-
Válassza a Mentés másként vagy a Másolat mentése lehetőséget.
-
Válassza az ablak alján található Fájlformátum lehetőséget.
-
Válassza a PDF elemet az elérhető fájlformátumok listájából.
-
Nevezze el a fájlt, ha még nem rendelkezik ilyen névvel, majd válassza a Mentés lehetőséget.
Megjegyzés: Ha a Best for printing (Legjobb nyomtatáshoz) lehetőséget használja, előfordulhat, hogy a hivatkozások konvertálása nem megfelelő. Ez egy ismert probléma a Mac Word.
Fontos:
-
Online szolgáltatás használata esetén csak azok a betűtípusok használhatók, amelyekhez a Microsoft rendelkezik a jogokkal. Ha a dokumentáció egyéni betűtípust tartalmaz, az egy jogi betűtípussal helyettesíthető, és problémákat okozhat. Ez elkerülhető, ha beágyazza a betűtípusokat a dokumentumba.
-
További információ a betűtípusok beágyazásáról:
A Word, a PowerPoint és a Webes OneNote segítségével PDF-fájllá alakíthatja a dokumentumot.
-
Válassza a Fájl , majd a Nyomtatás lehetőséget (a PowerPoint a három formátum egyikének kiválasztását kéri).
-
A Nyomtató legördülő menüben válassza a Mentés PDF-ként , majd a Mentés lehetőséget.
-
Ezután a megnyíló Mentés másként menüben megadhatja a PDF-fájl mentési helyét, majd válassza a Mentés lehetőséget.
A paranccsal egy olyan egyszerű PDF-et hozhat létre, amely megőrzi az eredeti dokumentum elrendezését és formátumát.
Ha nagyobb mértékben szeretné szabályozni a PDF-fájl beállításait, például könyvjelzők hozzáadását, az asztali alkalmazással PDF-fájllá alakíthatja a dokumentumot. Válassza a Megnyitás asztali alkalmazásban lehetőséget a PowerPoint és a OneNote eszköztárán az asztali alkalmazás használatának megkezdéséhez, majd Word először válassza a Szerkesztés legördülő menüt, majd a Megnyitás asztali alkalmazásban lehetőséget.
Nem rendelkezik az asztali Word alkalmazással? Próbálja ki vagy vásárolja meg a Microsoft 365-öt.
Ha iOS rendszeren PDF-fájlba szeretne exportálni egy Word-dokumentumot vagy egy Excel-munkafüzetet, kattintson a bal oldalt felül látható Fájl gombra, és válassza az Exportálás, majd a PDF elemet.
A PDF (Portable Document Format)olyan fájlformátum, amely megőrzi a dokumentum formázását, és lehetővé teszi a fájl megosztását. A PDF formátumú fájlok az online megtekintéskor, illetve a nyomtatáskor megőrzik a kívánt formátumot. A PDF formátum szintén hasznos, ha a dokumentumot nyomdai úton kívánja előállítani. A PDF formátumot számos ügynökség és szervezet érvényes formátumként fogadja el, és az XPS-nél szélesebb körű platformválasztékon elérhetők a megjelenítői.
Az XPS (XML Paper Specification) olyan fájlformátum, amely megőrzi a dokumentum formázását, és lehetővé teszi a fájl megosztását. Az XPS formátum biztosítja, hogy a fájl online vagy nyomtatott formátumban való megjelenítésekor a program pontosan megőrzi a kívánt formátumot, és a fájlban lévő adatok nem változtathatók meg könnyen.
Fontos: A legtöbb modern webböngésző meg tudja nyitni és megjelenítheti a PDF-fájlokat. Ha azonban régebbi operációs rendszerrel rendelkezik, előfordulhat, hogy az eszközön telepítve kell lennie egy PDF-olvasónak, például az Adobe Systemsben elérhető Acrobat Readernek.
