A SharePoint méretezhető, funkciógazdag felhasználói élményt nyújt a tartalmak kezeléséhez. Ha sok fájlt kell kezelnie, érdemes dokumentumközpont-webhelysablont használnia. Ezt a sablont nagy léptékű dokumentumkezelésre optimalizáltuk. Időt takaríthat meg, és hatékonyabbá tehetjük. A sablon tartalmazza a verziókat, a dokumentum-adatokat, a dokumentumkészleteket, a metaadat-navigációt és a tartalomtípusokat.
A Dokumentumközpont-webhely mindkét esethez használható:
-
Szerzői környezet A Dokumentumközpont szerkesztési környezetében a felhasználók több ezer, egy központi tárban tárolt dokumentum vagy médiaeszköz ezreit hozhatják létre és szerkeszthetik.
-
Tartalomarchívum A tartalomarchívumban, például egy tudásbázisban a felhasználók dokumentumokat tárolnak vagy néznek meg.
Ez a cikk a Dokumentumközpont-webhelysablonok funkcióit mutatja be.
A dokumentumközpontok létrehozásáról a Sablonok használata különböző típusú SharePoint-webhelyek létrehozásához
Mi található a Dokumentumközpont-webhelyen?
A Dokumentumközpont webhelysablon olyan szolgáltatásokat tartalmaz, amelyek megkönnyítik és hatékonyabbá teszik a nagy dokumentumkészletek létrehozását és kezelését. A legtöbb esetben a webhelytulajdonos ezeket a szolgáltatásokat külön-külön is hozzáadhatja. A Dokumentumközpont webhelysablon automatikusan engedélyezi az ajánlott dokumentumkezelési funkciókat. Az alábbi szakaszok röviden ismertetik ezeket a funkciókat.
Ezeket a webhelyeket szerzői környezetként vagy tartalomtárként használhatja. Egy szerzői környezetben a felhasználók gyakran adják be és veszik ki a fájlokat, és könyvtárszerkezeteket hoznak létre a fájlokhoz. A verziószámozás engedélyezve van, és az egyes dokumentumok korábbi verzióit is megtartja a rendszer. A munkafolyamatok emellett szabályozni is tudjak a dokumentum életciklusát.
Ezzel szemben a tartalomarchívumban nagyon kevés tartalomszerzőség történik. Ezekben a felhasználók csak megtekinteni és feltölteni tudják a dokumentumokat. A Dokumentumközpont webhelysablon lehetővé teszi a Tudásbázis-archívumok nevű tartalomarchívum létrehozását. A tudásbázisok jellemzően a dokumentumok egyetlen verzióját tartalmazzák, és egy webhely több milliónyi fájlhoz méretezhet. Jellemzően, például egy nagy szervezet technikai támogatási központjában ezrek férhetnek hozzá a tartalomhoz, elsősorban olvasásra. Csak néhány új tartalom tölt fel a webhelyre.
Az alábbi elemek a Dokumentumközpont-webhelyeken elérhető SharePoint-funkciók némelyikét ismertetik. E képességeken kívül egyes szervezetek testre szabják a dokumentumközpontok megjelenését és navigációját. Egyes kijelzők egyéni kijelzők hozzáadására is vannak.
A felügyelt metaadatok olyan rendszer, amely bizonyos kifejezéseket rendel a SharePoint-dokumentumokhoz. Ezután ezeket a kifejezéseket használva osztályozhatja a dokumentumokat. Metaadatok használatával is létrehozhat egy hatékony navigációs eszközt a felhasználóknak, amely segít nekik gyorsan megtalálni a szükséges adatokat.
Tegyük fel például, hogy a vállalat rendelkezik egy tudásbázissal, amely cikkeket tartalmaz, amelyek segítenek a termékekkel kapcsolatos problémák elhárításában. Létrehozhat metaadat-kifejezéseket, amelyek lehetővé teszik a felhasználóknak, hogy terméktípus, problématípus vagy más tulajdonságok alapján szűrje az információkat.
A Dokumentumközpont-webhelyen minden tartalomrész egyedi azonosítót kap, amely nem kapcsolódik a dokumentum helyéhez, például egy URL-hivatkozáshoz. Ez azt jelenti, hogy ha áthelyezi vagy átnevezi a dokumentumot, az azonosító változatlan marad. Az azonosítóval állandó hivatkozást hozhat létre a dokumentumhoz, és minimálisra csökkentheti a megszakadt csatolásokat.
A verziók automatikusan engedélyezve vannak a Dokumentumközpont-webhelyen. Ez azt jelenti, hogy automatikusan megvan a fájl összes különböző verziójának előzményei. Egy dokumentum-ellenőrzés során például ez azt jelenti, hogy a dokumentum minden olyan frissítését rögzíti, amely a véleményezési ciklusban be lett adva. Nyomon követheti a frissítéseket, kapcsolatba léphet a válaszadókkal stb. Ezenkívül ha egy cikk aktuális verziójával kapcsolatban probléma merül fel, gyorsan visszaállíthatja az utolsó ismert jó verzióra.
A tartalomtípus egy adott tartalomtípus, valamint a tartalomra vonatkozó beállítások egy csoportja. Amikor valaki létrehoz egy meghatározott tartalomtípussal létrehozott dokumentumot, automatikusan megkapja az adott tartalomtípushoz megfelelő összes beállítást. A Dokumentumközpont tartalomtípusok gyűjteményét is tartalmazhatja , például különböző típusú dokumentumokat, videókat, sablonokat stb.
A Tartalomszervező nem szerepel automatikusan a Dokumentumközpont-webhelyen, azonban sok felhasználó hozzáadja azt. A tartalomszervező egy SharePoint-szolgáltatás, amellyel kezelheti az elemek teljes szerkezetét és szerkezetét. Metaadatok vagy tartalomtípusok használatával a tartalomszervező automatikusan adott helyekre irányíthatja át a dokumentumokat és más elemeket. Tegyük fel például, hogy egy tudásbázisban a Tartalomszervező automatikusan egy speciális tárba irányít minden új beküldött tartalmat, amely cikkeket gyűjt egy adott termékhez.
