Minden, amit az aláírás-összegyűjtési munkafolyamatokról tudni érdemes

A SharePoint-termékek munkafolyamatai olyan funkciók, amelyek az üzleti folyamatok automatizálására használhatók, így egységesebb és hatékonyabbak. A SharePoint Aláírások összegyűjtése munkafolyamatával a Excel, a Word vagy a InfoPath alkalmazásban létrehozott dokumentumokat egy vagy több személyekhez irányíthatja át aláírásaikhoz.

Megjegyzés: A SharePoint 2010-munkafolyamatok 2020. augusztus 1- óta megszűntek az új bérlőkre és 2020. november 1-jén megszűntek a meglévő bérlői webhelyekről.  SharePoint 2010-munkafolyamatok használata esetén azt javasoljuk, hogy az áttelepítést a Power Automate szolgáltatásra vagy más támogatott megoldásokra ajánljuk. További információt a SharePoint 2010-munkafolyamatok nyugdíjba vonulása a SharePoint 2010-ben.

További információ: A SharePointhozmellékelt munkafolyamatok áttekintése.

Fontos: Alapértelmezés szerint az Aláírások összegyűjtése munkafolyamat nincs aktiválva, és nem szerepel a társítási űrlap Munkafolyamat-sablon kiválasztása listájában. A webhelycsoportot csak akkor teszi elérhetővé, ha a webhelycsoport szintjén a webhely rendszergazdája aktiválja őket. Ha webhelycsoportszintű engedélyei vannak, lásd: SharePoint-munkafolyamat-sablonok engedélyezése.

Ha mindössze egy Aláírások összegyűjtése munkafolyamat-feladatot kell végrehajtania,    Egyszerűen menjen a COMPLETE szakaszhoz, és bontsa ki. Előfordulhat, hogy jelenleg nincs szüksége egyik másik szegmensre sem.

A kézi végrehajtás és az automatizált munkafolyamat összehasonlítása

A SharePoint-munkafolyamatok:

  • Hatékony és konzisztens    Az Aláírások összegyűjtése munkafolyamat automatikusan a dokumentumhoz rendel aláírási feladatokat, és nyomon követi azok előrehaladását. A munkafolyamatban egy központi állapotlapon figyelheti és módosíthatja a tevékenységet, és a munkafolyamat futtatásában az események előzményei a befejezést követően 60 napig megmaradnak.

  • Kevesebb munka az Ön számára    Az Aláírások összegyűjtése munkafolyamat időt és problémát takarít meg Önnek és munkatársainak, és ezzel egyidejűleg egyszerűsíti és egységesebbé teszi az aláírási folyamatot.

Az alábbi ábra az Aláírások összegyűjtése munkafolyamat egy nagyon egyszerű verzióját ábrázolja.

Munkafolyamat folyamatábrája

Tippek a cikk használatához

A jelen cikkben található információk kibontható szegmensekként jelennek meg.

Ha mindössze egy Aláírások összegyűjtése munkafolyamat-feladatot kell végrehajtania,    Egyszerűen menjen a COMPLETE szakaszhoz, és bontsa ki. Előfordulhat, hogy jelenleg nincs szüksége egyik másik szegmensre sem.

Munkafolyamatok hozzáadása, indítása, figyelése és karbantartása    Ha még nem ismeri ezeket a feladatokat, hasznosnak találhatja, ha végigjátszja ezt a szakaszokat a munkafolyamat első tervezésekor és hozzáadásakor, a szegmensek szerint. Ha már ismeri az információkat és a cikk elrendezését, egyenesen arra a szegmensre mehet, amely a visszakeresések során szükséges.

Megjegyzés a grafikus elemeken    A munkafolyamat-cikkek e sorozatának képernyőképei és elvi diagramjai általában a Jóváhagyási munkafolyamat típusán alapulnak. A fogalmi vagy útmutatási feladatokhoz szükség esetén azonban a cikkben látható képek és diagramok testre szabva vannak az Aláírások összegyűjtése munkafolyamatokhoz.

Egy szó a cikk nyomtatásával kapcsolatban    Ez egy hosszú cikk. Ha csak a kijelölt szegmenseket szeretné kinyomtatni, győződjön meg arról, hogy nyomtatáskor csak ezek a szegmensek vannak kibontva. (Ha a teljes ábrát is bele szeretné foglalni a nyomtatott példányba, nyomtatáskor ne álló, hanem fekvő tájolást nyomtassa.)

És egy szó a keresésről    Mielőtt bármilyen szövegre vagy kifejezésre keres a cikkben, győződjön meg arról, hogy az összes olyan szegmens ki van bontva, amelyben keresni szeretne.

További információ az Aláírások összegyűjtése munkafolyamatról

Az Aláírások összegyűjtése munkafolyamat egy SharePoint-termék szolgáltatás, amely a Word, a Excel vagy a InfoPath alkalmazásban létrehozott dokumentumokat vagy űrlapokat egy vagy több személyekhez útvonalon keresztüli aláíráshoz. A munkafolyamat automatizálja, leegyszerűsíti és szabványosítja a teljes folyamatot.

A munkafolyamat irányításának ábrája

A SharePoint-termékek alapszintű Aláírások összegyűjtése munkafolyamata sablonként működik. Ezzel a sablonnal egy vagy több Aláírások összegyűjtése munkafolyamatot adhat hozzá a webhelyéhez. Minden egyes munkafolyamat, amit hozzáad, az egyszerű Aláírások összegyűjtése munkafolyamat egyedi verziója, és mindegyik saját speciális munkaműveletekkel rendelkezik a hozzáadáskor megadott beállítások alapján.

  • Amikor először ad hozzá egy Aláírások összegyűjtése munkafolyamatot a listához, a tárhoz vagy a webhelycsoporthoz, megadhatja, hogy hány résztvevőt vegyen fel, és jelezheti, hogy a feladatukhoz (sorozatban) vagy egyszerre egyet rendelnek-e hozzá. Azt is eldöntheti, hogy a résztvevők feladatait két vagy több különálló szakaszra osztja-e fel. Minden alkalommal, amikor manuálisan indítja el a munkafolyamatot egy dokumentumon, módosíthatja ezen beállítások bármelyikét.

  • A munkafolyamat minden egyes résztvevőnek hozzárendel egy feladatot. Az egyes résztvevők több lehetséges válasz közül választhatnak: aláírják (vagy nem aláírják) a dokumentumot, hozzárendelik az aláírási feladatot, vagy törlik a feladatot.

  • A munkafolyamat futtatásakor egyetlen, központi Munkafolyamat állapota lapról figyelheti az előrehaladást, és szükség esetén módosításokat is végezhet.

  • A munkafolyamat befejeződése után 60 napig a munkafolyamat futása (vagy példánya) során bekövetkezett összes munkafolyamat-esemény listája továbbra is elérhető marad a Munkafolyamat állapota lapon informális hivatkozásként.

Az Aláírások összegyűjtése munkafolyamat nem dokumentumok jóváhagyásának és elutasításának összegyűjtésére, illetve egy webhely weblapon való közzétételének szabályozására lett tervezve. Ha olyan munkafolyamatot szeretne hozzáadni, amelyben a résztvevők jóváhagyják vagy elutasítják az áttekintetet, olvassa el a Minden a jóváhagyási munkafolyamatokkal kapcsolatos cikket.

Ezenkívül az Aláírások összegyűjtése munkafolyamatok nem visszajelzések gyűjtésére vannak tervezve. Ha egy munkafolyamattal szeretne visszajelzéseket gyűjteni egy dokumentumról, tekintse át a Minden a visszajelzések összegyűjtésemunkafolyamatról cikket.

A SharePoint- Microsoft SharePoint Designer 2013 munkafolyamatok további testreszabására is használhatja az egyéni beállításokat.

Munkafolyamat hozzáadása   Munkafolyamat hozzáadásához alapértelmezés szerint Listák kezelése engedéllyel kell rendelkeznie. (A Tulajdonosok csoport alapértelmezés szerint Rendelkezik a Listák kezelése engedéllyel, a Tagok és a Látogatók csoport pedig nem.)

Munkafolyamat indítása   Ezenkívül alapértelmezés szerint az Elemek szerkesztése engedéllyel kell rendelkeznie a már hozzáadott munkafolyamatok elindítani. (A Tagok és a Tulajdonosok csoport alapértelmezés szerint rendelkezik az Elemek szerkesztése engedéllyel, a Látogatók csoport azonban nem.)

Másik lehetőségként a Tulajdonosok úgy is dönthet, hogy úgy konfigurálja a munkafolyamatokat, hogy csak a Tulajdonosok csoport tagjai kezd tudják elkezdeni őket. (Ehhez a társítási űrlap első lapján jelölje be a Listaengedélyek kezelése szükséges a munkafolyamat indításához jelölőnégyzetet.)

Egyre több üzleti tranzakciót végeznek elektronikusan. Ennek következtében a digitális aláírásokat egyre inkább arra használjuk, hogy jogilag kössük a függő felektől a tranzakciókat. A digitális aláírással igazolhatja a dokumentumot aláíró személy személyazonosságát, és megerősítheti, hogy a tartalom nem lett módosítva azt követően, hogy a digitális aláírást a dokumentumra alkalmazta. A digitális aláírások titkosítási technológiákon alapuló biztonságot biztosítanak, és segítenek az elektronikus üzleti tranzakciókhoz kapcsolódó kockázatok csökkentésében. A digitális aláírás fejlesztései miatt az Office világszerte megfelel a nagyvállalatoknak és állami szervezeteknek az információbiztonsági igényeknek.

Digitális aláírás létrehozásához olyan digitális tanúsítvánnyal kell rendelkezik, amely igazolja személyazonosságát a függőben részt vevő felek felé, és amelyet megbízható hitelesítésszolgáltatótól kell beszerezni. Ha nem rendelkezik digitális tanúsítvánnyal, a Microsoft partnerei digitális tanúsítványokat és más speciális aláírásokat is nyújtanak.

Ezek az alapvető szakaszok:

  • A munkafolyamat futtatása előtt (terv, hozzáadás, indítás)   
    Mielőtt hozzáad egy munkafolyamatot, megterve kell tervezni, hogy hol szeretné hozzáadni (egyetlen listához vagy tárhoz, illetve a teljes webhelycsoporthoz), valamint annak részletes adatait. Miután hozzáadta és konfigurálta a munkafolyamatot, a szükséges engedélyekkel rendelkező összes felhasználó elindíthatja a munkafolyamatot egy adott dokumentumon. A munkafolyamat beállítható úgy is, hogy automatikusan fusson. Az automatikus futtatás két eseményindító eseményen alapulhat: amikor egy dokumentumot hozzáadnak vagy létrehoznak egy listában vagy tárban, vagy ha egy listában vagy tárban bármelyik dokumentum megváltozik.

  • A munkafolyamat futása közben (complete, monitor, adjust)   
    A munkafolyamat futása közben az egyes résztvevők befejezik a hozzárendelt feladatokat. Eközben a munkafolyamat állapotát a munkafolyamat adott példányának egy központi Munkafolyamat állapota lapján figyelheti. A munkafolyamat futás közbeni módosításai ugyanazon a lapon is el lehet végezni; és szükség esetén a munkafolyamat innen megszakítható vagy megszüntethető.

  • A munkafolyamat futtatása után (áttekintés, jelentés, módosítás)   
    Ha befejeződött a munkafolyamat, a futtatás (vagy példány)teljes előzményeit a Munkafolyamat állapota lapon 60 napig áttekintheti. Ha van valami, amit módosítani szeretne a munkafolyamat-funkciókkal kapcsolatban, megnyithatja és szerkesztheti azt a társítási űrlapot, amely a munkafolyamat első hozzáadásakor fejeződött be.

Az alábbi folyamatábra ezeket a szakaszokat az új munkafolyamatot beszúró személy szemszögéből szemlélteti.

A munkafolyamat menete

Új Aláírások összegyűjtése munkafolyamat megterve

Ebben a szegmensben azonosítjuk az Ön által meghozott döntéseket és a szükséges információkat, mielőtt hozzáadja az Aláírások összegyűjtése munkafolyamat egy verzióját.

Ha már ismeri az ilyen típusú munkafolyamatok hozzáadását, és csak emlékeztetőre van szüksége a konkrét lépésekről, közvetlenül a jelen cikk megfelelő ADD szegmensére(Lista/tár vagy Webhelycsoport)használhatja.

A SharePoint-termékekben szereplő munkafolyamatok fősablonokként működnek, amelyeken a listákhoz, tárakhoz és webhelycsoporthoz adott, egyéni munkafolyamatok alapulnak.

Az Aláírások összegyűjtése munkafolyamat hozzáadásakor például az általános Aláírások összegyűjtése munkafolyamat-sablon egy verzióját adja hozzá. Minden verziónak saját nevet és saját beállításokat adhat meg, amelyeket az adott verzió hozzáadásakor a társítási űrlapon adhat meg. Ezzel a módszerrel több munkafolyamatot is hozzáadhat, amelyek mindegyikének verziója az Aláírások összegyűjtése munkafolyamat-fősablonon alapul, de mindegyik verzió a használat konkrét módja szerint van elnevezve és testre szabva.

Ebben az ábrán három, a Jóváhagyási munkafolyamat sablonon alapuló munkafolyamatot adott hozzá – egyet az adott tár összes tartalomtípusához, egyet egyetlen tartalomtípushoz egyetlen tárhoz, egyet pedig egy tartalomtípushoz a teljes webhelycsoportban.

A Jóváhagyás munkafolyamat-sablonon alapuló három munkafolyamat

Minden alkalommal, amikor új munkafolyamat-verziót ad hozzá valamelyik mellékelt munkafolyamat-sablon alapján, ki kell töltenie egy társítási űrlapot annak megadásához, hogy hogyan működjön az új verzió.

A következő szakaszban megtalálja a kérdések listáját, amelyek felkészítik a társítási űrlap kitöltésére. Első lépésként azonban egy-két pillanat alatt át kell néznie az űrlapot és a mezőit.

A társítási űrlap első lapja

Társítási űrlap első lapja

A társítási űrlap második lapja

Társítási űrlap második lapja

A második lapon található mezők a kezdeményezési űrlapon is megjelennek,amely a munkafolyamat minden egyes manuális indításakor megjelenik, és csak az egyes futtatásokon módosíthatók.

Kilenc megválaszolni válaszra adott kérdés

Amint választ kap a szakaszban található összes kérdésre, készen áll a munkafolyamat hozzáadására.

Ez a cikk az Aláírások összegyűjtése – SharePoint 2010 lehetőséget használva a menüben megjelenő munkafolyamat-sablonra vonatkozik. Ha nem biztos abban, hogy ez a munkafolyamat-típus a legjobb választás Az Ön számára, olvassa el a cikk LEARN szakaszát. A többi elérhető munkafolyamat-sablonról további információt A SharePointbantalálható munkafolyamatok – cikk tartalmaz.

Fontos tudni, hogy az itt tárgyalt aláírási sorokat csak a Word, a Excel vagy a InfoPath dokumentumba lehet beszúrni.

Mi a tartalomtípus?

A SharePoint-listában vagy -tárban tárolt minden dokumentum vagy más elem egy vagy egy másik tartalomtípushoz tartozik. A tartalomtípus lehet egyszerű és általános, mint a Dokumentum vagy Excel-számolótábla, illetve olyan speciális, mint a jogi szerződés vagy atermékterv specifikációja. Egyes tartalomtípusok alapértelmezés szerint elérhetők a SharePoint-termékekben, de mindkettőt testre szabhatja, és felvehet másokat is, amelyet Saját maga hoz létre.

Az Aláírások összegyűjtése munkafolyamat új verzióját elérhetővé teheti csak egyetlen listában vagy tárban, vagy elérhetővé is teszi azt a teljes webhelycsoportban.

  • Ha egyetlen listához vagy tárhoz adja hozzá a munkafolyamatot, beállíthatja úgy, hogy az az összes tartalomtípuson vagy csak egyetlen tartalomtípuson fusson.

  • Ha azonban a munkafolyamatot a teljes webhelycsoporthoz adja hozzá, be kell állítania úgy, hogy csak egyetlen webhely-tartalomtípuson fusson.

  • Minden esetben minden olyan dokumentumnak, amelyen az Aláírások összegyűjtése munkafolyamat fut, egy Word, Excel vagy InfoPath.

Webhelycsoport térképe a háromféle hozzáadási mód magyarázatával

Adjon nevet a munkafolyamat verziójának, amely:

  • Egyértelműen jelzi, hogy mire használatos.

  • Világosan megkülönbözteti ezt a többi munkafolyamattól.

Egy példa

Képzelje el, hogy egy szerkesztői csoport tagja. Csoportja két különböző Visszajelzések összegyűjtése munkafolyamatot szeretne használni:

  • Futtatja az első munkafolyamatot minden olyan dokumentumon, amelyet a saját csoportjának egy tagja elküldött. Ez a munkafolyamat csak a csoport felettesének visszajelzéseit gyűjti össze.

  • A második munkafolyamatot minden olyan dokumentumon futtatja, amelyet a saját csoportján kívüli személyek írtak be. Ez a munkafolyamat visszajelzéseket gyűjt acsoport minden tagjtól.

Az első munkafolyamatot beküldési visszajelzésként, a másodikat pedig külső beküldési visszajelzésnek nevezi.

Tipp: A szokásos módon jó ötlet egységes elnevezési konvenciót kialakítani, és győződjön meg arról, hogy a munkafolyamatokban részt vevő minden résztvevő ismeri ezeket a konvenciókat.

A munkafolyamat használhatja a webhely alapértelmezett Feladatlistát és Előzmények listáját, használhat más meglévő listákat, vagy kérhet új listákat csak ehhez a munkafolyamathoz.

  • Ha webhelye számos munkafolyamattal, vagy ha egyes munkafolyamatok számos feladatot tartalmaznak, érdemes lehet új listákat kérni az egyes munkafolyamatokhoz. (A túl hosszú listák kezelése az egyik dolog, amely lelassíthatja a teljesítményt. A rendszer gyorsabban és egyszerűbben tart fenn több rövid listát, mint egy nagyon hosszú.)

  • Ha a munkafolyamat feladatai és előzményei bizalmas adatokat tartalmaznak, és azokat el szeretné különíteni az általános listáktól, feltétlenül jelölje ki, hogy új, különálló listákat szeretne a munkafolyamathoz. A munkafolyamat hozzáadása után győződjön meg arról, hogy az új listákhoz be vannak állítva a megfelelő engedélyek.

Az aláírási sorokat a következő két alkalommal szúrhatja be a dokumentumba:

  • Mielőtt elindítja a munkafolyamatot a dokumentumon.

  • A munkafolyamat indítása után, de még mielőtt az első résztvevő hozzáadja az aláírást egy aláírási sorhoz.

A digitális aláírás hozzáadása egy dokumentumhoz két lépésből áll:

  1. Először valaki beszúr egyaláírásisortadokumentum törzsébe.
    Beszúrt, de még alá nem írt aláírási sor

  2. Ezután valaki hozzáadja az aláírást a beszúrt sorhoz.
    Beszúrt és aláírással ellátott aláírási sor

Ezt tartsa szem előtt    Attól a pillanattól kezdve, hogy az első résztvevő hozzáadta az aláírását a dokumentumhoz, a dokumentum zárolva van a szerkesztés ellen. Haezután a ny további változásokat vezet be a dokumentumban – kivéve azokat, akik aláírást adnak hozzá – érvényteleníti vagy törli az összes hozzáadott aláírást. Mivel az aláírási sorok beszúrása változásnak számít a dokumentumban, minden aláírási sornak jelen kell lennie a dokumentumban ahhoz, hogy az első résztvevő hozzáadja a tényleges aláírást a sorok egyikhez.

A kérdésre tehát három egyszerű válasz lehetséges:

  • Bármilyen indítási    A dokumentum egy olyan sablonon vagy űrlapon alapul, amely már rendelkezik aláírási sorokkal, így senkinek nem kell hozzáadnia őket minden egyes futtatott munkafolyamathoz.

  • Kézi indítás esetén    A munkafolyamatot indításakor az a személy szúrja be az összes szükséges aláírási sort, mielőtt elindítja a munkafolyamatot.

  • Automatikus indítás esetén    A dokumentumot megnyíló első résztvevő beszúrja az összes szükséges aláírási sort, mielőtt hozzáadja a saját aláírását.

Az alábbi ábra gyors összefoglalása a fő pontról.

Első aláírás nélküli dokumentum, amely így még módosítható

Az első aláírással ellátott dokumentum, amely így már nem módosítható

A munkafolyamat beállítható úgy, hogy csak manuálisan, automatikusan, illetve bármelyik módon elindítható:

  • Amikor manuálisan indít el egy Aláírások összegyűjtése munkafolyamatot egy adott dokumentumon, jelennek meg egy másik űrlap, a kezdeményezésiűrlap. A kezdeményezési űrlap csak a társítási űrlap második lapján található beállításokat tartalmazza. Így ha a munkafolyamatot indításakor felelős személy módosítani szeretné ezen beállítások bármelyikét (csak az aktuális példányra), ezt még az Indítás gombra kattintás előtt megtenni.

  • Automatikus indítás esetén természetesen nincs lehetőség kezdeményezési űrlap indításakor, ezért a program módosítás nélkül használja a társítási űrlapon megadott alapértelmezett beállításokat.

Az alábbi ábrán látható a kézi és az automatikus kezdés közötti különbség.

A kézi és automatikus indítás űrlapjainak összehasonlítása

A kezdeményezési űrlapon végrehajtott módosításokat csak a munkafolyamat aktuális példánya alkalmazza. A munkafolyamat állandó, alapértelmezett beállításainak módosításához szerkessze az eredeti társítási űrlapot, az ebben a cikkben a CHANGE szakaszban leírtak szerint.

Kézi kezdés

Ha engedélyezi a manuális indítást, a megfelelő engedélyekkel rendelkező minden felhasználó bármikor elindíthatja a munkafolyamatot bármely jogosult dokumentumon.

A kézi indítás előnye, hogy Ön és munkatársai csak akkor futtatják a munkafolyamatot, amikor és ha ön is úgy dönt, és hogy minden futtatáskor lehetősége lesz módosítani bizonyos beállításokat a kezdeményezési űrlap használatával.

Természetesen a kézi indítással valakinek emlékeznie kell a munkafolyamat futtatására, amikor erre van szükség.

Automatikus kezdés

Beállíthatja, hogy a munkafolyamat az alábbi események valamelyikével vagy mindegyikével automatikusan elindul.

  • A rendszer létrehoz egy új dokumentumot, vagy feltölti azt a listába vagy tárba.

  • Módosul egy már a listában vagy tárban tárolt dokumentum.

Az automatikus indítás előnye, hogy senkinek nem kell emlékeznie a munkafolyamat elindítani. Az eseményindító minden alkalommal fut, amikor bekövetkezik.

Speciális megfontolások az aláírások összegyűjtése munkafolyamatokkal való automatikus kezdéshez

A többi munkafolyamattól eltérően nem lehet további feladatokat hozzáadni az Aláírások összegyűjtése munkafolyamat indítása után. Amikor a munkafolyamat automatikusan elindul, csak azokat az aláírási feladatokat rendeli hozzá, amelyek az alapértelmezett beállításokban már meg vannak adva. A munkafolyamat futtatása során valóban minden ilyen feladat hozzárendelhető, de nem lehet további feladatokat létrehozni és hozzárendelni. Más szóval az Aláírások összegyűjtése munkafolyamatnak csak akkor kell automatikusan futnia, ha előre ismert a résztvevők személyazonossága, vagy legalább a résztvevők száma.

Az automatikus kezdés után a már hozzárendelt feladatok törlése vagy törlése lehet a lehetséges – a feladat megszakítása azonban nem távolítja el a kapcsolódó aláírási sort a dokumentumból.

Az alábbiakban három olyan helyzet áll a tudomásunkra, amikor automatikus indítást használ. Figyelje meg, hogy minden helyzetben:

  • A munkafolyamat egy olyan táron fut, amelybe a felhasználók feltöltik az aláírni szükséges dokumentumokat.

  • Az aláírási feladatokat hozzárendelő személyek halmaza idővel stabil, és nem kell minden alkalommal átnézni vagy szerkeszteni, amikor elindul a munkafolyamat.

Természetesen minden ilyen esetben, ha a feltöltött elem olyan dokumentum vagy űrlap, amely már tartalmazza a megfelelő aláírási sorokat, a munkafolyamat-résztvevőknek nem kell aláírási sorokat beszúrnia a munkafolyamat futtatása során.

1. forgatókönyv: Egyetlen feladat, egyetlen aláíró

Az új költségelszámolásokat Anna aláírásával kell aláírni, így Anna létrehoz egy Új költségelszámolások nevű tárat. A szervezetben bárki létrehozhat vagy feltölthet igénylést.

Anna létrehoz egy munkafolyamatot, és ugyanazt a nevet adja neki: Új költségelszámolások. A munkafolyamat automatikusan fut minden egyes új dokumentumon, és csak egy aláírási feladatot rendel – természetesen Anna számára.

Munkafolyamat folyamatábrája

2. forgatókönyv: Több tevékenység és több aláíró

Ezúttal Anna, Péter és Ferenc – mindháromnak – alá kell írnia a szerződéseket.

Péter létrehoz egy Szerződések az aláíráshoz nevű tárat. Létrehoz egy Aláírások összegyűjtése munkafolyamatot, aláírások (annaANDseanANDfrank) nevűt. A munkafolyamat automatikusan fut minden egyes új dokumentumon, és a három felhasználó mindegyikében egy aláírási feladatot rendel hozzá.

A dokumentum első aláírója beszúrja a három aláíró aláírási sorait, mielőtt hozzáadja a saját aláírását.

Munkafolyamat folyamatábrája

3. forgatókönyv: Több feladat, egyetlen aláíró

Ebben a verzióban Anna, Péter vagy Ferenc által kell aláírni a szerződéseket – a három közül csak az egyiknek.

Péter létrehoz egy Szerződések az aláíráshoz és egy Aláírás nevű munkafolyamatot (annaORseanORfrank) nevű tárat. Ezenkívül létrehoz egy levelezőlistát vagy terjesztési csoportot is(annaORseanORfrank)is, amely mindhárom listára kiterjed.

A munkafolyamat ismét automatikusan fut a tár minden új dokumentumán, de ezúttal csak egy aláírási feladatot rendel hozzá az annaORseanORfrank csoporthoz.

Az ilyen típusú feladatokat csoportfeladatnak nevezzük, és így működik: A munkafolyamat e-mailben értesítést küld a feladatról acsoport minden tagja számára, de csak egyetlen feladatot hoz létre, amelyet a csoport bármely tagja igényelhet és befejezhet a csoport nevében.

Munkafolyamat folyamatábrája

A csoportfeladatok igénylésével és elvégzésével vonatkozó utasításokat a cikk COMPLETE (KÉSZ) szakasza alapján tudja végrehajtani.

Amikor egy munkafolyamatot a teljes webhelycsoport tartalomtípusához ad hozzá, lehetősége van arra is, hogy a munkafolyamatot a webhelycsoport minden olyan tartalomtípusához hozzáadja, amely attól a tartalomtípustól örökli, amelybe hozzáadja a munkafolyamatot. (Ne feledje, hogy ha csak egyetlen listához vagy tárhoz ad hozzá munkafolyamatot, ez a lehetőség nem jelenik meg.)

Megjegyzések: 

  • Az összes további hozzáadást elvégező művelet hosszú időt vehet igénybe.

  • Ha megszakadt az öröklés minden olyan webhely vagy alwebhely esetében, ahol a munkafolyamatot hozzá szeretné adni a tartalomtípusok örökléséhez, a művelet futtatása előtt győződjön meg arról, hogy tagja a Tulajdonosok csoportnak az egyes webhelyeken vagy alwebhelyeken.

Meg kell adnunk a nevet vagy az e-mail-címet minden személynek, akihez aláírási feladatot rendelnek hozzá.

Csoportosítja a feladatokat vagy az egyes feladatokat?    Ha egy tevékenységet csoporthoz vagy terjesztési listához rendel hozzá, egy csoportfeladat lesz hozzárendelve: A csoport minden tagja kap egy feladatértesítést, de csak egy tagnak kell igényelni és befejeznie a feladatot. A csoportfeladatok igénylésével és elvégzésével vonatkozó utasításokat a cikk COMPLETE (KÉSZ) szakasza alapján tudja végrehajtani.

Egy vagy több fázis?   Választhat, hogy csak egy fázisa van az aláírási feladatoknak, vagy több szakaszt is. Ha több fázisa van, a szakaszok egymást követően lesznek hajtva.

Párhuzamos véleményeket vagy sorozatszámokat?   Az egyik fázis résztvevőinek kiválaszthatja, hogy az aláírási feladatokat egyszerre rendeli hozzá (párhuzamosan), vagy az Ön által adott sorrendben egymást követően rendeli hozzá a feladatokat. A sorozatszám-beállítás akkor lehet hasznos, ha például az aláíró a dokumentum valódi döntéshozója, és egyik aláírónak sincs értelme elvégezni az aláírási feladatokat, ha a döntéshozó úgy dönt, hogy nem írja alá.

Egy példa

Ez az egyszerű eset a több szakaszból és a feladat-hozzárendelések sorozatos hozzárendelésének néhány előnyét szemlélteti:

Képzelje el, hogy Ferenc egy új Aláírások összegyűjtése munkafolyamatot ad egy szerződéstárhoz. Mivel Ferenc az igazi döntéshozó, minden szerződést ő szeretne elsőként aláírni. Ha úgy dönt, hogy nem írja alá, sem Anna, sem Péter nem kap aláírási feladatot. Ferenc kétféleképpen állíthatja be ezt:

  • Sorozatszám-ellenőrzés használatával   Ferenc egyetlen sorozatot állít be, amelyben ő az első résztvevő, Anna és Péter pedig a második és a harmadik.
    Így állítja be Ferenc az egyszakaszos sorozatot.
    Űrlapon látható bejegyzések

  • Két szakasz használatával   Ha Ferenc azt szeretné, hogy Anna és Péter egyszerre legyen hozzárendelve a tevékenységekhez, így Péternek nem kell megvárni, amíg Anna hozzáadja az aláírását, mielőtt sajátját hozzáadja, két szakaszt állíthat be a munkafolyamatban. Az első szakasz csak a saját aláírási feladatát tartalmazza, a második pedig egy párhuzamos fázis, amely Anna és Péter feladatait tartalmazza. Ha az első szakasz nem fejeződött be, a második fázis nem indul el.
    Így állítja be Ferenc a kétszakaszos párhuzamos áttekintést.
    Űrlapon megjelenített beállítások

Az alábbi két megoldás diagramja. Ha Ferenc mindkét verzióban nem teszi meg az aláírási feladatát, a tevékenységeket soha nem rendeli Anna vagy Péterhez.

A két verzió folyamatábrája

A Másolatot kap mezőben a társítási űrlap második lapján megadhatja azoknak a nevét vagy címét, akiknek a munkafolyamat minden egyes indításakor vagy végén értesítést kell adnia.

  • Ha itt nevet ad meg, az nem eredményezi azt, hogy egy munkafolyamat-feladatot hozzárendel az adott személyhez.

  • Ha a munkafolyamatot manuálisan indítja el, az a személy, aki elindítja, értesítést kap az indításról és a leállításról anélkül, hogy ebben a mezőben meg kellene adni.

  • Amikor a munkafolyamat automatikusan elindul, az a személy, aki eredetileg hozzáadta, értesítést kap az indítási és leállítási értesítésekhez anélkül, hogy ebben a mezőben meg kellene adni.

Aláírások összegyűjtése munkafolyamat hozzáadása (csak egy listához vagy tárhoz)

Ha még nem ismeri a munkafolyamatok hozzáadását, hasznosnak találhatja, ha áttekinti a cikk korábbi LEARN és PLAN szegmenseit, mielőtt továbblép az ebben a szegmensben leírt lépésekre.

Munkafolyamat hozzáadása előtt két dolognak kell rendben lennie:

Levelezés    Ahhoz, hogy a munkafolyamat e-mail értesítéseket küldjön, engedélyezni kell az e-maileket a SharePoint-webhelyen. Ha nem biztos benne, hogy ezt már megtette, forduljon a SharePoint-rendszergazdához.

Engedélyek    A SharePoint-termékek alapértelmezett beállításaihoz Listák kezelése engedéllyel kell rendelkeznie ahhoz, hogy munkafolyamatokat vegyen fel listákhoz, tárakhoz vagy webhelycsoportokhoz. (A Tulajdonosok csoport alapértelmezés szerint Rendelkezik a Listák kezelése engedéllyel, a Tagok és a Látogatók csoport pedig nem. Az engedélyekről a jelen cikk LEARN szakaszában olvashat bővebben.)

Kövesse az alábbi lépéseket:

  1. Nyissa meg azt a listát vagy tárat, amelyhez hozzá szeretné adni a munkafolyamatot.

  2. A menüszalagon kattintson a Lista vagy a Tár fülre.

    A lap neve a lista vagy tár típusától függően változhat. Naptárlistában például a fül neve Naptár.

  3. A Beállítások csoportban kattintson a Munkafolyamat-beállítások gombra.

  4. A Munkafolyamat-beállítások lapon adjon meg egy tartalomtípust a munkafolyamat futtatásához vagy a Mind típushoz (az összes tartalomtípushoz), majd kattintson a Munkafolyamat hozzáadása elemre.

    Megjegyzés: Az Aláírások összegyűjtése munkafolyamatok csak a következőben létrehozott dokumentumokon futtathatók: Word, Excel, InfoPath.

    Munkafolyamat hozzáadása parancs a Dokumentum tartalomtípus kiválasztásával

    1. Töltse ki a társítási űrlap első lapját.
      (Kövesse az ábrát.)

A társítási űrlap első lapja egyetlen lista vagy tár esetén

Első beállítás

Tartalomtípus

Tartsa az alapértelmezett kijelölést Mind értéken,vagy jelöljön ki egy adott tartalomtípust.

Második beállítás

Munkafolyamat

Válassza az Aláírások összegyűjtése – SharePoint 2010 sablont.

Megjegyzés: Ha az Aláírások összegyűjtése – SharePoint 2010 sablon nem szerepel a listában, érdeklődjön a SharePoint-rendszergazdánál, hogy aktiválta-e a webhelycsoportban vagy a munkaterületen. Ha webhelycsoport-engedélyekkel rendelkezik, lásd: SharePoint-munkafolyamat-sablonok engedélyezése.

Harmadik beállítás

Name (Név)

Írja be a munkafolyamat nevét. A név azonosítja a munkafolyamatot a lista vagy tár felhasználói számára.

A munkafolyamat elnevezésével kapcsolatos javaslatokért tekintse meg a cikk PLAN szakaszát.

Negyedik beállítás

Feladatlista

Jelölje ki a munkafolyamattal használni kívánt feladatlistát. Kiválaszthat egy meglévő feladatlistát, vagy a Feladatok (új) gombra kattintva új listát is létrehozathat.

Az új feladatlista létrehozásának okairól (és nem a meglévők kiválasztásáról) a jelen cikk PLAN szakasza nyújt tájékoztatást.

Ötödik beállítás

History List

Válasszon egy előzményeket a munkafolyamattal használni kívánt listából. Kiválaszthat egy meglévő előzményeket, vagy az Új előzmények lista elemre kattintva új listát is létrehozhat.

Az új előzménylista létrehozásának okairól (és nem a meglévők kiválasztásáról) a jelen cikk PLAN szakaszában olvashat.

Hatodik beállítás

Indítási beállítások

Megadhatja a munkafolyamat elindítható módját vagy módjait.

A különféle lehetőségekről a jelen cikk PLAN szegmensében olvashat.

  1. Ha az űrlap összes beállítása megfelelő, kattintson a Tovább gombra.

  2. Töltse ki a társítási űrlap második lapját.
    (Kövesse az ábrát.)

    A SharePoint-termékek a társítási űrlap második lapján található összes lehetőséget megmutatja minden alkalommal, amikor manuálisan indítja el a munkafolyamatot, hogy ezeket a beállításokat csak az egyetlen példányon tudja elvégezni.

Társítási űrlap második lapja a beállításokkal

Első beállítás

Hozzárendelés

Adja meg azoknak a személyeknek a nevét vagy címét, akikhez a munkafolyamat feladatokat szeretne hozzárendelni.

  • Ha a tevékenységek hozzárendelése egyes alkalommal történik (sorszám szerint)   
    Adja meg a neveket vagy címeket abban a sorrendben, amelyben a tevékenységeket hozzá szeretné rendelni.

  • Ha az összes tevékenység egyszerre lesz hozzárendelve (párhuzamosan)   
    A nevek és címek sorrendje nem számít.

  • Ha csoport- vagy terjesztési listát ad meg   
    A rendszer csoportfeladatot rendel hozzá: a csoport minden tagja kap egy feladatértesítést, de csak egy tagnak kell igénylést és feladatot végrehajtania. A csoportfeladatok igénylésével és elvégzésével vonatkozó utasításokat a cikk COMPLETE (KÉSZ) szakasza alapján tudja végrehajtani.

Második beállítás

Sorrend:

Adja meg, hogy a tevékenységeket egyszerre egyet vagy egyszerre az összeset (párhuzamosan) kell-e hozzárendelni.

A sorozatszámok és párhuzamos szakaszok használatával kapcsolatos további információkért lásd a jelen cikk PLAN szakaszát.

Harmadik beállítás

Új fázis hozzáadása

Vegyen fel minden olyan szakaszt, amely az előbb konfigurált fázison túlra van állítva.

  • Ha egy teljes szakaszt törölni szeretne, kattintson az adott szakasz Hozzárendelés mezőjére, majd nyomja le a CTRL+DELETE billentyűkombinációt.

A több szakasz használatával kapcsolatos további információkért lásd a jelen cikk PLAN szakaszát.

Negyedik beállítás

MÁSOLATOT KAP

Írja be azoknak a nevét vagy e-mail-címét, akiknek értesítést kell küldeniük a munkafolyamat minden indításakor vagy végén.

  • Ha itt nevet ad meg,az nemeredményezi munkafolyamat-feladat hozzárendelését.

  • Ha a munkafolyamatot manuálisan indítja el, az a személy, aki elindítja, értesítést kap az indításról és a leállításról anélkül, hogy ebben a mezőben meg kellene adni.

  • Amikor a munkafolyamat automatikusan elindul, az a személy, aki eredetileg hozzáadta, értesítést kap az indítási és leállítási értesítésekhez anélkül, hogy ebben a mezőben meg kellene adni.

  1. Ha ezen a lapon minden beállítás a kívánt módon van meg, a Mentés gombra kattintva hozza létre a munkafolyamatot.

A SharePoint-termékek létrehozza az új munkafolyamat-verziót.

Mik a következő lépés?

Ha készen áll az új munkafolyamat kezdésére és tesztelésére, akkor a cikk START szakaszában olvashat.

A cikk INSERT szakaszában utasításokat talál arról, hogy hogyan szúrjon be aláírási sorokat a dokumentumokba.

Aláírások összegyűjtése munkafolyamat hozzáadása (a teljes webhelycsoporthoz)

Ha még nem ismeri a munkafolyamatok hozzáadását, hasznosnak találhatja, ha áttekinti a cikk LEARN és PLAN szegmenseit, mielőtt továbblép az ebben a szegmensben található lépésekre.

Munkafolyamat hozzáadása előtt két dolognak kell rendben lennie:

Levelezés   Ahhoz, hogy a munkafolyamat e-mail-értesítéseket küldjön, engedélyeznie kell az e-maileket a webhelyen. Ha nem biztos benne, hogy ezt már megtette, forduljon a SharePoint-rendszergazdához.

Engedélyek    A SharePoint-termékek alapértelmezett beállításaihoz Listák kezelése engedéllyel kell rendelkeznie ahhoz, hogy munkafolyamatokat vegyen fel listákhoz, tárakhoz vagy webhelycsoportokhoz. (A Tulajdonosok csoport alapértelmezés szerint Rendelkezik a Listák kezelése engedéllyel, a Tagok és a Látogatók csoport pedig nem. Az engedélyekről a jelen cikk LEARN szakaszában olvashat bővebben.)

Kövesse az alábbi lépéseket:

  1. A webhelycsoport kezdőlapját (ne a gyűjteményen belüli webhely vagy alwebhely kezdőlapját) válassza.

  2. Kattintson a Beállítások Beállítások ikon majd a Webhely beállításai parancsra.

    A SharePoint a Microsoft 365-ben kattintson a Beállítások SharePoint 2016, a Beállítások gomb a címsorban , majd a Webhely tartalma elemre. A Webhely tartalma lapon kattintson a Webhely beállításai elemre.

  3. A Webhely beállításai lap Webhelytervezőiminták lapján kattintson a Webhely tartalomtípusai elemre.
    A Webhely tartalomtípusai hivatkozás a Gyűjtemények területen

  4. A Webhely tartalomtípusai lapon kattintson annak a webhely-tartalomtípusnak a nevére, amelyhez munkafolyamatot szeretne hozzáadni.

    Megjegyzés: Az Aláírások összegyűjtése munkafolyamatok csak a következőben létrehozott dokumentumokon futtathatók: Word, Excel, InfoPath.

    Dokumentum-tartalomtípusok a típus kiemelésével

    1. A kijelölt tartalomtípus lapján a Beállítások csoportban kattintsona Munkafolyamat-beállítások elemre.
      Munkafolyamat-beállítások hivatkozása a Beállítások területen

    2. A Munkafolyamat-beállítások lapon kattintson a Munkafolyamat hozzáadása hivatkozásra.
      Munkafolyamat hozzáadása hivatkozás

    3. Töltse ki a társítási űrlap első lapját.
      (Kövesse az ábrát.)

A társítási űrlap első lapja a beállításokkal

Első beállítás

Munkafolyamat

Válassza az Aláírások összegyűjtése – SharePoint 2010 sablont.

Megjegyzés: Ha az Aláírások összegyűjtése – SharePoint 2010 sablon nem szerepel a listában, érdeklődjön a SharePoint-rendszergazdánál, hogy aktiválta-e a webhelycsoportban vagy a munkaterületen. Ha webhelycsoport-engedélyekkel rendelkezik, lásd: SharePoint-munkafolyamat-sablonok engedélyezése.

Második beállítás

Name (Név)

Írja be a munkafolyamat nevét. A név azonosítja a munkafolyamatot a webhelycsoport felhasználói számára.

A munkafolyamat elnevezésével kapcsolatos javaslatokért tekintse meg a cikk PLAN szakaszát.

Harmadik beállítás

Feladatlista

Jelölje ki a munkafolyamattal használni kívánt feladatlistát. Kiválaszthat egy meglévő feladatlistát, vagy a Feladatok (új) gombra kattintva új listát is létrehozathat.

Az új feladatlista létrehozásának okairól (és nem a meglévők kiválasztásáról) a jelen cikk PLAN szakasza nyújt tájékoztatást.

Negyedik beállítás

History List

Válasszon egy előzményeket a munkafolyamattal használni kívánt listából. Kiválaszthat egy meglévő előzményeket, vagy az Új előzmények lista elemre kattintva új listát is létrehozhat.

Az új előzménylista létrehozásának okairól (és nem a meglévők kiválasztásáról) a jelen cikk PLAN szakaszában olvashat.

Ötödik beállítás

Indítási beállítások

Megadhatja a munkafolyamat elindítható módját vagy módjait.

A különféle lehetőségekről a jelen cikk PLAN szegmensében olvashat.

Hatodik beállítás

Frissíti a lista- és webhelytartalom-típusokat?

Adja meg, hogy a munkafolyamat az ettől a tartalomtípustól örökölt összes többi webhely- és listatartalom-típushoz hozzá legyen-e adva (azzal társítva).

  • Az összes további hozzáadást elvégező művelet hosszú időt vehet igénybe.

  • Ha megszakadt az öröklés minden olyan webhely vagy alwebhely esetében, ahol a munkafolyamatot hozzá szeretné adni a tartalomtípusok örökléséhez, a művelet futtatása előtt győződjön meg arról, hogy tagja a Tulajdonosok csoportnak az egyes webhelyeken vagy alwebhelyeken.

  1. Ha ezen a lapon az összes beállítás megfelelő, kattintson a Tovább gombra.

  2. Töltse ki a társítási űrlap második lapját.
    (Kövesse az ábrát.)

    A SharePoint-termékekben a társítási űrlap második lapján található összes lehetőség látható minden alkalommal, amikor manuálisan indítja el a munkafolyamatot, hogy ezeket a beállításokat csak az említett példányon tudja elvégezni.

Társítási űrlap második lapja a beállításokkal

Első beállítás

Hozzárendelés

Adja meg azoknak a személyeknek a nevét vagy címét, akikhez a munkafolyamat feladatokat szeretne hozzárendelni.

  • Ha a tevékenységek hozzárendelése egyes alkalommal történik (sorszám szerint)   
    Adja meg a neveket vagy címeket abban a sorrendben, amelyben a tevékenységeket hozzá szeretné rendelni.

  • Ha az összes tevékenység egyszerre lesz hozzárendelve (párhuzamosan)   
    A nevek és címek sorrendje nem számít.

  • Ha csoport- vagy terjesztési listát ad meg   
    A rendszer csoportfeladatot rendel hozzá: a csoport minden tagja kap egy feladatértesítést, de csak egy tagnak kell igénylést és feladatot végrehajtania. A csoportfeladatok igénylésével és elvégzésével vonatkozó utasításokat a cikk COMPLETE (KÉSZ) szakasza alapján tudja végrehajtani.

Második beállítás

Sorrend:

Adja meg, hogy a fázisban a tevékenységeket egyesével vagy egyszerre kell-e hozzárendelni (párhuzamosan).

A sorozatszámok és párhuzamos szakaszok használatával kapcsolatos további információkért lásd a jelen cikk PLAN szakaszát.

Harmadik beállítás

Új fázis hozzáadása

Vegyen fel minden olyan szakaszt, amely az előbb konfigurált fázison túlra van állítva.

  • Ha egy teljes szakaszt törölni szeretne, kattintson az adott szakasz Hozzárendelés mezőjére, majd nyomja le a CTRL+DELETE billentyűkombinációt.

A több szakasz használatával kapcsolatos további információkért lásd a jelen cikk PLAN szakaszát.

Negyedik beállítás

MÁSOLATOT KAP

Írja be azoknak a nevét vagy e-mail-címét, akiknek értesítést kell küldeniük a munkafolyamat minden indításakor vagy végén.

  • Ha itt nevet ad meg,az nemeredményezi munkafolyamat-feladat hozzárendelését.

  • Ha a munkafolyamatot manuálisan indítja el, az a személy, aki elindítja, értesítést kap az indításról és a leállításról anélkül, hogy ebben a mezőben meg kellene adni.

  • Amikor a munkafolyamat automatikusan elindul, az a személy, aki eredetileg hozzáadta, értesítést kap az indítási és leállítási értesítésekhez anélkül, hogy ebben a mezőben meg kellene adni.

  1. Ha ezen a lapon minden beállítás a kívánt módon van meg, a Mentés gombra kattintva hozza létre a munkafolyamatot.

A SharePoint-termékek létrehozza az új munkafolyamat-verziót.

Mik a következő lépés?

Ha készen áll az új munkafolyamat kezdésére és tesztelésére, akkor a cikk START szakaszában olvashat.

A cikk INSERT szakaszában utasításokat talál arról, hogy hogyan szúrjon be aláírási sorokat a dokumentumokba.

Aláírási sorok beszúrása

Mielőtt a munkafolyamat-résztvevők hozzáadhatják az aláírásukat, be kell szúrni egy aláírási sort a dokumentumba. A sor beszúrása és maga az aláírás hozzáadása két külön művelet.

Fontos megjegyezni, hogy:

  • Miután hozzáadta az aláírást egy aláírási sorhoz, a dokumentum minden további módosításból zárolva lesz, kivéve ha további aláírásokat ad hozzá a már jelenleg hozzáadott aláírási sorokhoz.

  • Ha az első aláírás hozzáadása után bármilyen módosítás történik, a program az összes már hozzáadott aláírást érvényteleníti vagy eltávolítja a dokumentumból.

  • Az aláírássorok beszúrásait és törlését a dokumentum módosításaiként kezeli a rendszer.

  • Ezért mielőtt az első résztvevő hozzáadta volna az aláírást,az aláírási sorok minden kiegészítését és törlését be kell fejeződnie.

Az alábbi ábra gyors összefoglalása mindezeket.

Első aláírás nélküli dokumentum, amely így még módosítható

Az első aláírással ellátott dokumentum, amely így már nem módosítható

Aláírási sor beszúrása Word vagy Excel:

  1. A dokumentumban vagy munkalapon kattintással keresse meg azt a kurzort, ahová be szeretné szúrni az aláírási sort.

  2. A Beszúrás lap Szöveg csoportjában kattintson az Aláírási sor gombra.

  3. Az Aláírás beállítása párbeszédpanelen töltse ki a négy mező bármelyikét, mindegyikét vagy egyikét sem:

    • Javasolt aláíró   
      Az aláíró teljes neve.
      (A kész aláírásban jelenik meg.)

    • Javasolt aláíró beosztása   
      (A kész aláírásban jelenik meg.)

    • Javasolt aláíró e-mail-címe   
      (Nem jelenik meg a kész aláírásban.)

    • Utasítások az aláírónak   
      Az aláíró számára hasznos vagy szükséges információk.
      (Nem jelenik meg a kész aláírásban.)
      Aláírási beállítása párbeszédpanel

  4. Továbbra is ugyanazon a párbeszédpanelen maradva jelölje be a következő jelölőnégyzeteket, vagy törölje a jelölését:

    • Megjegyzések hozzáadásának engedélyezése    az aláírónak az Aláírás párbeszédpanelen
      Lehetővé teheti az aláírónak, hogy be gépelje az aláírás célját.
      (Az aláírótípusok nem jelennek meg a kész aláírásban.)

    • Aláírás dátumának megjelenítése az aláírási sorban   
      Az aláírás hozzáadási dátuma.
      (A kész aláírásban jelenik meg.)

  5. Kattintson az OK gombra.

Ismételje meg ezt az eljárást további aláírási sorok hozzáadásához.

Aláírási sor törlése a Word-ban Excel:

  1. Kattintással jelölje ki az aláírási sort.

  2. Nyomja le a DELETE billentyűt.

Fontos: Az aláírási sorokat csak InfoPath Filler űrlapokon lehet beszúrni.

Aláírási sor beszúrása a InfoPath:

  1. Az űrlapon kattintással keresse meg azt a kurzort, ahová be szeretné szúrni az aláírási sort.

  2. A menüszalag Kezdőlap lapjának Vezérlők csoportjában kattintson az Aláírási sor gombra.

  3. Kattintással jelölje ki az aláírási sort, kattintson rá a jobb gombbal, és válassza a helyi menü Aláírási sor tulajdonságai parancsát.

  4. Az Aláírási sor tulajdonságai párbeszédpanel Általános lapján töltse ki a négy mező bármelyikét, mindegyikét vagy egyikét sem:

    • Message that signers will see before signing   
      Az aláíró számára hasznos vagy szükséges információk.
      (Nem jelenik meg a kész aláírásban.)

    • Aláíró neve   
      (A kész aláírásban jelenik meg.)

    • Aláíró beosztása   
      (A kész aláírásban jelenik meg.)

    • Aláíró e-mail-címe   
      (Nem jelenik meg a kész aláírásban.)
      Aláírás tulajdonságai párbeszédpanel

  5. A kívánt módosításokat a Méret és a Speciális lapon tudja végezni.

  6. Kattintson az OK gombra.

Aláírási sor törlése a InfoPath:

  • Kattintással jelölje ki a vezérlőt, és nyomja le a DELETE billentyűt.

Mik a következő lépés?

Ha készen áll az új munkafolyamat tesztelésére, menjen a cikk START szakaszához.

Ha munkafolyamat-feladatot kell végrehajtania, menjen (vagy térjen vissza) a cikk COMPLETE szakaszához.

Aláírások összegyűjtése munkafolyamat indítása

Emlékeztető az aláírási folyamatról: Mielőtt az első résztvevő hozzáadja az aláírást egy aláírási sorhoz, a dokumentum minden változtatását – beleértve az aláírási sorok beszúrásait és törlését – el kell tetszően. (További részleteket a cikk PLAN szegmensében talál.)

Ezenkívül győződjön meg arról, hogy azok a személyek, akikhez a munkafolyamat feladatokat fog hozzárendelni, tisztában vannak vele, hogy miként adhatják hozzá az aláírásokat, és hogyan fejezheti be feladat űrlapjukat. Hasznosnak találhatják a CIKK COMPLETE szegmensét.

Két módszer a munkafolyamatok elkezdődére    A munkafolyamat beállítható úgy, hogy csak manuálisan, automatikusan, illetve bármelyik módon elindítható:

  • Bármikor manuálisan, a szükséges engedélyekkel rendelkező felhasználók számára.

  • Automatikusan, ha egy megadott eseményindító esemény következik be – azaz amikor egy dokumentumot hozzáadnak a listához vagy tárhoz, és/vagy amikor a listában már található dokumentum megváltozik.
    (Az eseményindító eseményt vagy eseményeket a társítási űrlap első lapján kell megadni a munkafolyamat eredeti hozzáadása és konfigurálása során. További információt a jelen cikk PLAN (TERV) szakasza tartalmaz.)

A munkafolyamat nem kezdődhet el egyetlen kivett dokumentummal sem. (Egy dokumentumot kivehet, miután elindított rajta egy munkafolyamatot, de a kijelentkezés után nem lehet további munkafolyamatokat kezdeni a dokumentumon, amíg be nem ismét be van jelölve.)

Ha a munkafolyamat úgy van konfigurálva, hogy automatikusan elindul, akkor minden alkalommal, amikor eseményindító esemény következik be, a munkafolyamat az azt indító dokumentumon fut.

Amikor elindul, a munkafolyamat hozzárendeli az első feladatot vagy feladatokat, és minden egyes hozzárendelőnek küld egy feladatértesítést. Eközben (a feladatértesítésektől eltérő) indítási értesítéseket is küld annak a személynek, aki eredetileg hozzáadta a munkafolyamatot, valamint a társítási űrlap második lapján a Másolatot kap mezőben szereplő összes személynek.

Ha a munkafolyamat indítása előtt a dokumentumban még nincsenek meg a szükséges aláírási sorok, akkor azokat be kell szúrni, mielőtt az első aláírást hozzáadja a dokumentumhoz.

Megjegyzés az engedélyekről    A munkafolyamatok indításához általában elemek szerkesztése engedéllyel kell rendelkeznie. (Alapértelmezés szerint a Tagok és a Tulajdonosok csoport is rendelkezik ezzel az engedéllyel, a Látogatók csoport azonban nem. A tulajdonos azonban dönthet úgy is, hogy munkafolyamat-alapon megköveteli a Listák kezelése engedélyt a munkafolyamatot elindítani képes felhasználók számára. Ezzel a beállítással a Tulajdonosok lényegében megadhatják, hogy csak ők és más Tulajdonosok indít tudjanak el egy adott munkafolyamatot. További részletekért olvassa el a cikk Learn (További információ) szakaszát.)

Két kezdőhely

A munkafolyamatot kétféle helyről elindíthatja manuálisan:

  • A dokumentumot tároló listából vagy tárból.

  • Magában a dokumentumban, megnyitva abban a Microsoft Office-programban, amelyben létrehozta. (Ne feledje, hogy ennek a teljes, telepített programnak kell lennie, és nem webalkalmazás-verziónak.)

A szegmens további két szakasza mindkét módszerhez biztosít útmutatást.

  1. Vegye fel az összes szükséges aláírási sort a dokumentumba, vagy rendezze a munkafolyamat résztvevőivel úgy, hogy minden aláírási sor mindenképpen jelen legyen a dokumentumban, mielőtt bármelyik résztvevő hozzáadja az aláírást az egyik sorhoz.

  2. Kattintson arra a listára vagy tárra, ahol a munkafolyamatot futtatni kívánt dokumentum található.

  3. Kattintson az elem neve előtt lévő ikonra az elem kijelöléséhez, majd a menüszalag Fájlok lapjának Munkafolyamatok csoportjában kattintson a Munkafolyamatok gombra.
     

  4. A Munkafolyamatok: Dokumentum nevelap Új munkafolyamat indítása lapján kattintson afuttatni kívánt munkafolyamatra.
    Munkafolyamat indítására szolgáló hivatkozás

  5. A kezdeményezési űrlapon olyan módosításokat kell alkalmaznia, amelyek a munkafolyamat adott példányára vonatkoznak.

    Megjegyzés: Az itt, a kezdeményezési űrlapon végrehajtott módosítások csak a munkafolyamat aktuális példányában használhatók. Ha olyan módosításokat szeretne alkalmazni, amelyek a munkafolyamat minden futtatásakor érvényesek lesznek, vagy ha olyan munkafolyamat-beállításokat szeretne módosítani, amelyek nem jelennek meg ebben az űrlapban, tekintse meg a jelen cikk CHANGE (MÓDOSÍTÁS) szakaszát.

Társítási űrlap második lapja a beállításokkal

Első beállítás

Hozzárendelés

Ha szeretné, hogy a munkafolyamat feladatokat rendeljen a feladatokhoz, módosítja a listát.

  • Ha a tevékenységek hozzárendelése egyeskor történik   
    Adja meg a neveket vagy címeket abban a sorrendben, amelyben a tevékenységeket hozzá kell rendelni.

  • Ha az összes tevékenység egyszerre lesz hozzárendelve   
    A nevek és címek sorrendje nem számít.

  • Ha csoport- vagy terjesztési listát ad meg   
    A rendszer csoportfeladatot rendel hozzá: a csoport minden tagja kap egy feladatértesítést, de csak egy tagnak kell igénylést és feladatot végrehajtania. A csoportfeladatok igénylésével és elvégzésével vonatkozó utasításokat a cikk COMPLETE (KÉSZ) szakasza alapján tudja végrehajtani.

Második beállítás

Sorrend:

Győződjön meg arról, hogy az egyes szegmensek feladatainak egyesével (sorozatszámban) vagy egyszerre való hozzárendelésével (párhuzamosan) a kívánt specifikációk vannak meg.

A sorozatszámok és párhuzamos szakaszok használatával kapcsolatos további információkért lásd a jelen cikk PLAN szakaszát.

Harmadik beállítás

Új fázis hozzáadása

Vegyen fel minden olyan szakaszt, amely az aktuálisan konfigurált fázison túlra van állítva.

  • Ha egy teljes szakaszt törölni szeretne, kattintson az adott szakasz Hozzárendelés mezőjére, majd nyomja le a CTRL+DELETE billentyűkombinációt.

A több szakasz használatával kapcsolatos további információkért lásd a jelen cikk PLAN szakaszát.

Negyedik beállítás

MÁSOLATOT KAP

A szükséges újításokat és eltávolításokat a kívánt módon tudja majd behozni. Ne feledje:

  • Ha itt nevet ad meg,az nemeredményezi munkafolyamat-feladat hozzárendelését.

  • Ha a munkafolyamatot manuálisan indítja el, az a személy, aki elindítja, értesítést kap az indításról és a leállításról anélkül, hogy ebben a mezőben meg kellene adni.

  • Amikor a munkafolyamat automatikusan elindul, az a személy, aki eredetileg hozzáadta, értesítést kap az indítási és leállítási értesítésekhez anélkül, hogy ebben a mezőben meg kellene adni.

  1. Ha a kezdeményezési űrlap minden beállítását a kívánt módon használja, kattintson az Indítás gombra a munkafolyamat megkezdéséhez.

A munkafolyamat hozzárendeli az első feladatot vagy feladatokat, eközben pedig értesítést küld Önnek és a kezdeményezési űrlap Másolatot kap mezőjében szereplő összes felhasználónak.

  1. Vegye fel az összes szükséges aláírási sort a dokumentumba, vagy rendezze a munkafolyamat résztvevőivel úgy, hogy minden aláírási sor mindenképpen jelen legyen a dokumentumban, mielőtt bármelyik résztvevő hozzáadja az aláírást az egyik sorhoz.

  2. Nyissa meg a dokumentumot a számítógépen a telepített Office-programban.

    Megjegyzés: Ez a módszer nem használható, ha a dokumentum a Microsoft Office alkalmazás webalkalmazás-verziójában van megnyitva. A programnak a számítógépen telepített teljes verziójában kell megnyitva lennie.

  3. A megnyitott dokumentumban kattintson a Fájl fülre, majd a Mentés és & elemre, majd kattintson a dokumentumon futtatni kívánt munkafolyamatra.

  4. Ha megjelenik a következő üzenet, amely arról szól, hogy a munkafolyamatnak be kell tudnia küldeni a fájlt, kattintson a Bejelentkezés gombra.
    (Ha nem látja ezt az üzenetet, lépjen az 5. lépésre.)

  5. Kattintson a nagy Start munkafolyamat gombra.

  6. A Munkafolyamat módosítása lap kezdeményezési űrlapján módosítsa a munkafolyamat adott példányára alkalmazni kívánt módosításokat.

    Megjegyzés: Az itt, a kezdeményezési űrlapon végrehajtott módosítások csak a munkafolyamat aktuális példányában használhatók. Ha olyan módosításokat szeretne alkalmazni, amelyek a munkafolyamat minden futtatásakor érvényesek lesznek, vagy ha olyan munkafolyamat-beállításokat szeretne módosítani, amelyek nem jelennek meg ebben az űrlapban, tekintse meg a jelen cikk CHANGE (MÓDOSÍTÁS) szakaszát.

Társítási űrlap második lapja a beállításokkal

Első beállítás

Hozzárendelés

Ha szeretné, hogy a munkafolyamat feladatokat rendeljen a feladatokhoz, módosítja a listát.

  • Ha a tevékenységek hozzárendelése egyeskor történik   
    Adja meg a neveket vagy címeket abban a sorrendben, amelyben a tevékenységeket hozzá kell rendelni.

  • Ha az összes tevékenység egyszerre lesz hozzárendelve   
    A nevek és címek sorrendje nem számít.

  • Ha csoport- vagy terjesztési listát ad meg   
    A rendszer csoportfeladatot rendel hozzá: a csoport minden tagja kap egy feladatértesítést, de csak egy tagnak kell igénylést és feladatot végrehajtania. A csoportfeladatok igénylésével és elvégzésével vonatkozó utasításokat a cikk COMPLETE (KÉSZ) szakasza alapján tudja végrehajtani.

Második beállítás

Sorrend:

Győződjön meg arról, hogy az egyes szegmensek feladatainak egyesével (sorozatszámban) vagy egyszerre való hozzárendelésével (párhuzamosan) a kívánt specifikációk vannak meg.

A sorozatszámok és párhuzamos szakaszok használatával kapcsolatos további információkért lásd a jelen cikk PLAN szakaszát.

Harmadik beállítás

Új fázis hozzáadása

Vegyen fel minden olyan szakaszt, amely az aktuálisan konfigurált fázison túlra van állítva.

  • Ha egy teljes szakaszt törölni szeretne, kattintson az adott szakasz Hozzárendelés mezőjére, majd nyomja le a CTRL+DELETE billentyűkombinációt.

A több szakasz használatával kapcsolatos további információkért lásd a jelen cikk PLAN szakaszát.

Negyedik beállítás

MÁSOLATOT KAP

A szükséges újításokat és eltávolításokat a kívánt módon tudja majd behozni. Ne feledje:

  • Ha itt nevet ad meg,az nemeredményezi munkafolyamat-feladat hozzárendelését.

  • Ha a munkafolyamatot manuálisan indítja el, az a személy, aki elindítja, értesítést kap az indításról és a leállításról anélkül, hogy ebben a mezőben meg kellene adni.

  • Amikor a munkafolyamat automatikusan elindul, az a személy, aki eredetileg hozzáadta, értesítést kap az indítási és leállítási értesítésekhez anélkül, hogy ebben a mezőben meg kellene adni.

  1. Ha a kezdeményezési űrlap beállításai a kívánt módon meg vannak számukra stb., a Munkafolyamat megkezdéséhez kattintson az Indítás gombra.

A munkafolyamat hozzárendeli az első feladatot vagy feladatokat, eközben pedig értesítést küld Önnek és a kezdeményezési űrlap Másolatot kap mezőjében szereplő összes felhasználónak.

Mik a következő lépés?

  • Ha első alkalommal futtatják a munkafolyamatot, a többi résztvevőnek szüksége lesz információra és segítségre a hozzárendelt feladatok elvégzéséhez? (Hasznosnak találhatják a cikk COMPLETE szakaszát.)

  • Azt is jó ötlet ellenőrizni, hogy a résztvevők kapják-e meg az e-mail-értesítéseiket, és különösen azt, hogy a levélszemétszűrőjeik nem helytelenék az értesítéseket.

  • És természetesen előfordulhat, hogy egy vagy több munkafolyamat-feladattal kell elvégeznie saját magát. A részleteket a cikk COMPLETE szakaszában olvashatja.

  • Addig is a jelen cikk MONITOR szegmensében kiderítheti, hogy miként követheti nyomon a munkafolyamat aktuális példányának előrehaladását.

Aláírások összegyűjtése munkafolyamat-feladat befejezése

Ha első alkalommal kap feladatot egy Aláírások összegyűjtése munkafolyamatban, hasznosnak találhatja, ha a feladat befejezése előtt teljes egészében áttekinti a cikk ezen szakaszát. Ily módon minden nyitott lehetőségről tudni fog.

Megjegyzés: Ha tudja, hogy hozzárendelt egy munkafolyamat-feladatot, de az értesítési üzenet nem jelenik meg a Beérkezett üzenetek mappában, győződjön meg arról, hogy a levélszemétszűrő nem átirányította az értesítést. Ha igen, módosítsa a szűrő beállításait ennek megfelelően.

Első lépésként győződjön meg arról, hogy a megfelelő cikket

A különböző típusú munkafolyamatok különböző feladatműveleteket igényelnek.

Ezért mielőtt nekikezd, győződjön meg arról, hogy a hozzárendelt feladat valóban az Aláírások összegyűjtése munkafolyamat-feladat, nem pedig valamilyen más típusú munkafolyamathoz.

Keresse meg az Ehhez a dokumentumhoz aláírást igénylő szöveget az alábbi helyek bármelyikén:

  • A feladatértesítés Tárgy
    sorában Azonosító szöveg a feladatértesítőben

  • A véleményezésre és véleményezésre a dokumentum
    üzenetsávjában Azonosító szöveg az aláírandó elemen

  • A Munkafolyamat állapota lap feladatcímében
    Azonosító szöveg a Munkafolyamat állapota lap feladatcímében

Ha nem látja az Ez a dokumentum aláírásszöveget igényel ezeken a helyeken, ellenőrizze, hogy melyik személy indította el vagy eredetileg hozzáadta a munkafolyamatot, és derítse ki, hogy melyik munkafolyamat-sablonon alapul– vagy egyéni munkafolyamatról van-e szó.

De ha az Ön feladata az Aláírások összegyűjtése feladat, akkor is csak tovább kell olvasnia!

Amikor feladatot rendel hozzá egy munkafolyamathoz, általában háromféleképpen deríthető ki a feladat:

  • Kap egy e-mailes feladatértesítést.

  • Megnyit egy Microsoft Office-dokumentumot, és megjelenik egy üzenetsáv, amely értesíti Önt, hogy hozzárendelt egy kapcsolódó feladatot.

  • Ellenőrizze a SharePoint-webhelyet, és ellenőrizze, hogy van-e jelenleg egy vagy több feladat hozzárendelve.

Ha kiderül, hogy hozzárendelték egy Aláírások összegyűjtése munkafolyamat-feladathoz, általában két dolgot kell megtennie:

  • A dokumentum áttekintése    Megnyitja és áttekinti a dokumentumot, majd aláírja (vagy nem írja alá).

  • A feladat befejezése    Ön befejezi és beküldi a feladatűrlapját.

Ezért a feladat befejezésében gyakran az alábbi három elem vesz részt:

  • Az értesítő üzenet (amelyet e-mailként kap)

  • Az aláíráshoz beküldött dokumentum (amelyet megnyit, majd aláír vagy nem)

  • A feladatűrlap (amelyet megnyit, kiegészít és elküld)

Ez a három elem így néz ki.

Megjegyzés: A feladatértesítési üzenet menüszalagjának Feladat megnyitása gombja csak akkor jelenik meg, ha az üzenetet az Outlook teljes, telepített verziójában nyitja meg, az Outlook Web Access webalkalmazásban nem.

Feladatértesítő, véleményezendő elem és feladatűrlap

Megjegyzés: A feladatértesítési üzenet menüszalagjának Feladat megnyitása gombja csak akkor jelenik meg, ha az üzenetet az Outlook teljes, telepített verziójában nyitja meg, az Outlook Web Access webalkalmazásban nem.

(Ne feledje, hogy ha a feladat nem személyes személyhez van rendelve, hanem egy egész csoporthoz vagy terjesztési listához, amelynek Ön a tagja, akkor a feladat elvégzése előtt igényelni kell a feladatot. További információt a szakasz Csoportfeladat igénylése a befejezése előtt című szakaszában található.)

Kövesse az alábbi lépéseket:

  1. A feladatértesítési üzenetBen a Feladatra vonatkozó utasítások befejezéséhez kattintson a dokumentumra mutató hivatkozásra.

  2. A megnyitott dokumentumban kattintson a Feladat megnyitása gombra az üzenetsávon.

Az elem és a feladatűrlap elérése az értesítő e-mailből

Megjegyzés: A feladatértesítési üzenet menüszalagjának Feladat megnyitása gombja (a fekete nyíl tetején látható ábrán látható) csak akkor jelenik meg, ha az üzenetet az Outlook teljes, telepített verziójában nyitja meg, az Outlook Web Access webalkalmazásban nem.

(Ne feledje, hogy ha a feladat nem személyes személyhez van rendelve, hanem egy egész csoporthoz vagy terjesztési listához, amelynek Ön a tagja, akkor a feladat elvégzése előtt igényelni kell a feladatot. További információt a szakasz Csoportfeladat igénylése a befejezése előtt című szakaszában található.)

Kövesse az alábbi lépéseket:

  1. Kattintson a dokumentumhoz és munkafolyamathoz társított Folyamatban hivatkozásra abban a listában vagy tárban, amelyben a véleménye véleményelni kell a dokumentumot.

  2. A Munkafolyamat állapota lapon kattintson a feladat címére.

  3. A feladatűrlap Ez a munkafolyamat-feladat az üzenetsávra vonatkozik elemében kattintson a dokumentumra mutató hivatkozásra.

Elem és feladat elérése listából vagy tárból

Vegye figyelembe, hogy ha a feladat nem személyesen Önnek van kiosztva, hanem egy egész csoporthoz vagy terjesztési listához, amelynek Ön a tagja, akkor a feladat elvégzése előtt igényelni kell a feladatot. További információt a szakasz Csoportfeladat igénylése a befejezése előtt című szakaszában láthat.

Azt is vegye figyelembe, hogy ha az aláírási sor be van állítva egy adott felhasználóhoz, és egy másik felhasználóként bejelentkezve írja alá, az eltérés látható lehet az aláírási sorban. Ebben a példában Ferenc Martinez számára volt beállítva az aláírási sor, de az aláírást egy, Anna Annamáriaként bejelentkezett felhasználó adja hozzá.

Eltérő aláírót megjelenítő aláírási sor

Az alábbi példában a dokumentum a következő Word.

Ellenőrizendő elem három üzenetsávval

Figyelje meg a dokumentum tetején lévő három sárga üzenetsávot:

Véglegesként megjelölve   Ez az üzenetsáv azt jelzi, hogy legalább egy személy már hozzáadta az aláírási sorhoz az aláírását.

Fontos: Ettől a ponttól a dokumentumban a már meglévő aláírássorhoz hozzáadott aláírások minden módosítása a már hozzáadott aláírások eltávolítását vagy érvénytelenítését jelenti. (Ez azt jelenti, hogy az aláírássorok beszúrása vagy törlése jelenleg nem engedélyezett, csak az aláírások hozzáadása.)

Aláírások    Az Aláírások megtekintése gombra kattintva megnyithatja az Aláírások ablaktáblát. A Kért aláírások alattkattintson a neve melletti nyílra, majd a legördülő menüben kattintson az Aláírás elemre.

Megjegyzések: 

  • Ha a neve több alkalommal is megjelenik a Kért aláírások listában, akkor több aláírási sort is hozzáadhat. Az aláírások hozzáadásához ugyanezeket az eljárásokat kell használnia.

  • Ha nem látja a nevét a Kért aláírások listában, ellenőrizze, hogy ki indította el a munkafolyamatot – vagy ha automatikusan indult el, kérje annak a személynek a nevét, aki eredetileg hozzáadta.

  • Az InfoPath-űrlapoknak nincs Aláírások ablaktáblája vagy Kért aláírások listája. A dokumentum mentése és a feladat befejezése előtt győződjön meg arról, hogy minden aláírási sort aláírt.

Elem a megnyitott Aláírások ablaktáblával

Ha megjelenik egy üzenet a külső digitális aláírás-szolgáltatókról, kattintson az OK gombra a folytatáshoz. (Ha nem is látni az üzenetet a jövőben, jelölje be a jelölőnégyzetet.)

Megnyílik az Aláírás párbeszédpanel.

Aláírás párbeszédpanel

A dokumentum aláírásához egyszerűen írja be a nevét a nagy Xmelletti mezőbe, kattintson az Aláírás gombra, majd kattintson az OK gombra az Aláírás jóváhagyása párbeszédpanelen.

Ne feledje: Ha a neve több alkalommal is megjelenik a Kért aláírások listában, akkor több aláírási sort is hozzáadhat. Az aláírások hozzáadásához ugyanezeket az eljárásokat kell használnia.

Munkafolyamat-feladat   Ha készen áll a feladatűrlap kitöltésére és elküldére, kattintson a Feladat megnyitása gombra a Munkafolyamat-feladat üzenetsávon.

Az Aláírások összegyűjtése munkafolyamat feladatűrlapja ehhez hasonló.

Feladatűrlap a beállításokkal

Vegye figyelembe, hogy az első két vezérlő(Elem törlése és Ez a munkafolyamat-feladat a dokumentumcímre vonatkozik) nem jelenik meg a feladatűrlapon, amikor a dokumentumon belülről nyitja meg az aláírni kívánt dokumentumot. Ezek csak akkor jelennek meg, ha a feladatűrlap közvetlenül a feladatértesítési üzenetből vagy a Munkafolyamat állapota lap Feladatlistából nyílik meg.

Első beállítás

Elem törlése

Ha törölni szeretné ezt a feladatot a munkafolyamat aktuális példányából, kattintson ide a hivatkozásra.

  • A feladat törlésével nem törli az aláírni kívánt dokumentumot.

  • A törölt feladatok többé nem jelennek meg a Munkafolyamat állapota lap Feladatok területén. (A törlést azonban a rendszer továbbra is rögzíti a lap Előzmények területén.)

Megjegyzés: Ha nem ezt a munkafolyamat-példányt indította el, a feladat törlése előtt érdemes lehet annak a személynek a tudomása lenni, aki elindította a munkafolyamatot – vagy ha automatikusan indult el, akkor az a személy, aki eredetileg hozzáadta azt.

Második beállítás

Ez a munkafolyamat-feladat a Dokumentum címe beállításra vonatkozik

Az aláírásra mutató dokumentum megnyitásához kattintson az ide mutató hivatkozásra.

Harmadik beállítás

Status, Requested By, Consolidated Comments, Due Date

E négy mező bejegyzései nem szerkeszthetők és nem módosíthatók, de hasznosnak találhatja őket.

Figyelje meg, hogy az Összesített megjegyzések mező az űrlapon olyan résztvevők által beküldött összes megjegyzést tartalmazza, akik már befejezték a feladataikat a munkafolyamat ugyanazon példányában.

Ugyanígy, miután beküldte saját űrlapját, a Megjegyzések mezőben (4) szereplő összes szöveg a többi résztvevő számára az Összesített megjegyzések mezőben is megjelenik.

Negyedik beállítás

Megjegyzések

Az itt beírható szöveget a munkafolyamat előzményei között rögzíti a program, és a többi résztvevő számára az Összesített megjegyzések mezőben (3) is meg fogja jelenni.

Ötödik beállítás

Aláírás

Miután aláírta a dokumentumot, és beírta a Megjegyzések mezőbe a visszajelzését, erre a gombra kattintva elküldheti az űrlapot, és befejezheti a feladatot.

Hatodik beállítás

Mégse

Ha módosítások vagy válaszok mentése nélkül, a feladatűrlap bezárásakor kattintson erre a gombra. A feladat befejezetlen marad, és Önnek lesz kiosztva.

Hetedik beállítás

Feladat ismételt hozzárendelése

A feladat máshoz való hozzárendeléshez kattintson erre a gombra.

Az áthelyezés részleteit tartalmazó lap illusztrációját, további útmutatásért lépjen a szakasz 7. szakaszára, és adja hozzá a feladatot valaki máshoz.

Megjegyzés: Előfordulhat, hogy ez a beállítás ki van kapcsolva egyes munkafolyamat-feladatok esetén.

Ha egy teljes csoporthoz csak egyetlen feladat van hozzárendelve, akkor a csoport bármely tagja igényelheti és befejezheti ezt a feladatot a teljes csoport nevében.

A feladat igénylése a dokumentum megnyitása és aláírása előtt. Amint igénylést kap a feladathoz, az hozzá lesz rendelve Önhez, és a csoport egyetlen tagja sem tudja végrehajtani azt. (Így csak egyetlen személy tudja a szükséges munkát.)

  1. A Munkafolyamat állapota lapon mutasson a csoporthoz rendelt feladat nevére, amíg meg nem jelenik egy nyíl.

  2. Kattintson a nyílra, majd az Elem szerkesztése parancsra, majd a feladatűrlapon a Feladat igénylése gombra.
    Csoportfeladat igénylése

Ha a Munkafolyamat állapota lap frissül, láthatja, hogy a feladat már nincs a csoporthoz rendelve, hanem kifejezetten Önnek.

Ha később ismét fel szeretné engedni a feladatot a csoportnak anélkül, hogy befejezi azt, kövesse az ugyanezeket a lépéseket a feladatűrlapra való visszatéréshez, de most kattintson a Feladat kiadása gombra.

A feladatűrlap Feladat visszaadása gombja

Ha azt szeretné, hogy valaki más befejez egy Önnek kiosztott munkafolyamat-feladatot, kattintson a Feladat ismételt hozzárendelése gombra a munkafolyamat-feladatűrlapon.

Ez az űrlap jelenik meg.

Feladat-átadási űrlap

Első beállítás

Feladat ismételt hozzárendelése

Írja be annak a személynek a nevét vagy címét, akihez hozzá szeretné rendelni ezt a feladatot.

Ha ezt a feladatot hozzá szeretne rendelni a munkafolyamatot started (vagy ha a munkafolyamat automatikusan elkezdődött) ahhoz a személyhez, aki eredetileg hozzáadta a munkafolyamatot, hagyja üresen ezt a mezőt.

Második beállítás

Új kérelem

Adjon meg minden olyan információt, amely alapján a tevékenységet kiosztó személynek el kell látnia a feladatot. (Az itt megadott szöveget a rendszer az Összesített megjegyzések területen adja hozzá.)

Harmadik beállítás

Új időtartam

Tegye az alábbi három dolog valamelyikét:

  • A meglévő határidő megtartása   Hagyja üresen ezt a mezőt.

  • A határidő teljes eltávolítása   Írja be a 0 számot.

  • Új határidő megadása   Írjon be ide egy számot, majd adja meg az időtartamot mennyiségként az alábbi mezőben. A két bejegyzés együttesen azt az időszakot határozza meg, amely alatt a módosítási tevékenység esedékes.

Felhívjuk a figyelmét arra, hogy az Aláírások összegyűjtése tevékenységhez alapértelmezés szerint nincs hozzárendelve határidő vagy tevékenység időtartama.

Negyedik beállítás

Új időtartamegységek

Ha új tevékenység-időtartamot ad meg, használja ezt a mezőt az Új időtartam mezővel együtt a tevékenység esedékesség előtti időszak azonosításához. (Például: 3 nap vagy1 hónap vagy 2 hét.)

Ha elkészült az űrlapmal, kattintson a Küldés gombra. A feladat készkéntvan megjelölve, egy új feladatot rendel hozzá a feladatért felelős személyhez, és egy feladatértesítést küld.

Az Ön által megadott új információk az új feladatértesítés Delegált szövegében szerepelnek (az alábbi ábrán az 1-es szám).

Feladatértesítő az átruházott feladatról

Eközben a rendszer az összes ilyen módosítást nyomon követi és láthatóvá teszi a Munkafolyamat állapota lap Feladatok és előzmények szakaszában, ahogy az az alábbi képen is látható.

Átadott feladat Munkafolyamat állapota lapjának Feladatok és Előzmények területe

Az Aláírások összegyűjtése munkafolyamat figyelése, beállítása és leállítása

Az a központi hely, ahol figyelheti, módosíthatja vagy leállíthatja a futó munkafolyamatokat, a munkafolyamat aktuális példányának Munkafolyamat állapota lapja.

Először megmutatjuk, hogyan találhatja meg ezt a lapot, majd megmutatjuk, hogyan használhatja az ott található lehetőségeket és információkat. Végül két további lapot is mutatunk, ahol további figyelési információkat kaphat.

Kattintson a kívánt elem és munkafolyamat Folyamatban hivatkozására abban a listában vagy tárban, amelyben az elem található.

Ebben a példában az elem a Keynote Piszkozat nevű dokumentum, a munkafolyamat pedig a Jóváhagyás 3.

Kattintás a munkafolyamat állapothivatkozására

Megnyílik a Munkafolyamat állapota lap.

  • Ha a lista vagy tár sok elemet tartalmaz, rendezés és/vagy szűrés használatával gyorsabban megkeresheti a keresett elemet. Ha azt találja, hogy a rendezés és/vagy szűrés ismétlődően ugyanúgy történik, hasznos lehet, ha létrehoz egy olyan egyéni nézetet, amely automatizálja az adott elrendezést.

  • A Munkafolyamat állapota lapra úgy is kattinthat, hogy a Munkafolyamat állapotának megtekintése hivatkozásra kattint egy "elindított" e-mail-értesítésben, vagy a Munkafolyamat előzményeinek megtekintése hivatkozásra egy "befejeződött" e-mailben a megfelelő példányban.

Itt a Munkafolyamat állapota lap egyes szakaszait ábrázoló ábra alatt találja meg a figyelési kérdéseket, amelyekre a szakasz választ ad.

Munkafolyamat adatai szakasz

Munkafolyamat állapota lap Munkafolyamat adatai szakasza

Megválaszolt kérdések:

  • Ki indította el a munkafolyamat ezen példányát?

  • Mikor kezdődött el ez a példány?

  • Mikor történt meg az utolsó művelet a példányban?

  • Melyik elemen fut ez a példány?

  • Mi a jelen példány aktuális állapota?

Tasks section

Munkafolyamat állapota lap Feladatok területe

Megválaszolt kérdések:

  • Mely tevékenységek már létrejöttek és vannak hozzárendelve, és mi az aktuális állapotuk?

  • Mely tevékenységek vannak már befejezve, és milyen eredményt adtak az egyes tevékenységekhez?

  • Milyen határidő van minden létrehozott és hozzárendelt tevékenységhez? (Felhívjuk a figyelmét arra, hogy az Aláírások összegyűjtése tevékenységhez alapértelmezés szerint nincs hozzárendelve határidő vagy tevékenység időtartama.)

A törölt és a még hozzárendelt feladatok nem jelennek meg ebben a szakaszban.

Munkafolyamat előzményei szakasz

Munkafolyamat állapota lap Munkafolyamat előzményei szakasza

Megválaszolt kérdések:

  • Milyen események történtek már a munkafolyamat e példányában?

  • Felhívjuk a figyelmét arra, hogy ezen a területen nem jelennek meg a lejárt tevékenységek és a lejárt feladatokról szóló értesítések.

A futó munkafolyamat-példányokat kétféleképpen állíthatja le a normál befejezés előtt:

  • A munkafolyamat megszakítása    Minden feladat törlődik, de megőrzve marad a Munkafolyamat állapota lap Feladatok területén.

  • A munkafolyamat vége    Az összes feladat törlődik, és törlődik a Munkafolyamat állapota lap Feladatok területről. (Ezek azonban továbbra is megjelennek a Munkafolyamat előzményei területen.)

Mindkét módszerhez kövesse az utasításokat.

Mégse (az összes törölt, de a Tevékenységlistában és az Előzményekben megőrzött feladat)

Ha a munkafolyamat aktuális példányára már nincs szükség, a munkafolyamat megszakítható.

Ezt az eljárást alapértelmezés szerint az a személy használhatja, aki elindította a munkafolyamat ezen példányát, illetve bárki, aki rendelkezik a Listák kezelése engedéllyel. (Megint csak a Tulajdonosok csoport rendelkezik alapértelmezés szerint a Listák kezelése engedéllyel, a Tagok és a Látogatók csoport azonban nem.)

  • A Munkafolyamat állapota lap munkafolyamat-vizualizáció alatti területén kattintson Az összes aláírás-összegyűjtés visszavonása hivatkozásra.

Az összes aktuális feladat törlődik, és a munkafolyamat a Mégse állapotúra végződik. A lemondott feladatok továbbra is a Feladatok és a Munkafolyamat előzményei területen is szerepelnek.

End (a Tevékenységlistából törölt, de az Előzményekben megőrzött összes feladat)

Ha hiba történik, vagy ha a munkafolyamat leáll, és nem válaszol, a munkafolyamat leállhat.

Ezt az eljárást alapértelmezés szerint csak a Listák kezelése engedéllyel rendelkezők hajthatja végre. (Megint csak a Tulajdonosok csoport rendelkezik alapértelmezés szerint a Listák kezelése engedéllyel, a Tagok és a Látogatók csoport azonban nem.)

  • A Munkafolyamat állapota lap Munkafolyamat-vizualizáció alatti területén kattintson A munkafolyamat vége hivatkozásra.

A munkafolyamat által létrehozott összes feladat törlődik, és törlődik a Munkafolyamat állapota lap Feladatok területéről, de továbbra is megjelennek a Munkafolyamat előzményei területen. A munkafolyamat a Visszavonva állapottal ér véget.

Egy elem Munkafolyamatok lapján megtalálja az adott elemen futó munkafolyamatok listáját.

  1. Ugrás arra a listára vagy tárra, amelyben az elem található.

  2. Mutasson az elem nevére, kattintson a megjelenő nyílra, majd kattintson a legördülő menü Munkafolyamatok elemére.

  3. A Munkafolyamatok: Elem neve lap Futó munkafolyamatok listájában megtalálja az elemen futó munkafolyamat-példányok listáját.

Megjegyzés: Felhívjuk a figyelmét arra, hogy egyetlen munkafolyamat-verzió több példánya nem futtatható egyszerre ugyanazon az elemen. Például: Két munkafolyamat lett hozzáadva, mindkettő az Aláírások összegyűjtése sablonon alapul. Az egyik a Terv visszajelzése, a másik a Költségvetés visszajelzése. Egy-egy elemen egyszerre csak egy példány futhat a Visszajelzés megterve és a Költségvetés visszajelzése közül, de egyik munkafolyamatnak két példánya sem.

A webhelycsoportgazdák egy pillantással megtekinthetik:

  • Az egyes munkafolyamat-sablonon alapuló munkafolyamatok hány munkafolyamata van jelenleg a webhelycsoportban.

  • Hogy maga a munkafolyamat-sablon aktív vagy inaktív-e a webhelycsoportban.

  • Az egyes munkafolyamat-sablonokon alapuló munkafolyamat-verziók példányainak száma a webhelycsoportban.

Ennek menete:

  1. A webhelycsoport kezdőlapját nyissa meg( ne a webhely vagy alwebhely kezdőlapját a gyűjteményen belül).

  2. Kattintson a Beállítások ikonra A SharePoint Online Nyilvános webhely beállításainak kezelése gombja majd a Webhely beállításai elemre.
    A Webhely beállításai lap Webhely felügyelete területén kattintsona Munkafolyamatok elemre.
    Munkafolyamatok hivatkozás a Hely felügyelete csoportban

Megnyílik a Munkafolyamatok lap, amely megjeleníti az információkat.

Mik a következő lépés?

Ha ez a munkafolyamat-verzió első futtatásakor, érdemes a cikk REVIEW (ÁTTEKINTÉS) szakaszának utasításait használnia a példány eseményeinek megtekintéséhez és a munkafolyamat kívánt funkcióinak felderítésére.

Az Aláírások összegyűjtése munkafolyamat eredményeinek áttekintése és jelentések létrehozása

A munkafolyamat-példány befejeződése után áttekintheti az előzményekben rögzített eseményeket. (A rekord a példány befejeződését követően 60 napig bármikor elérhető.)

Fontos: Ne feledje, hogy a munkafolyamat előzményei csak informális referenciaként szolgálnak. Nem használható hivatalos ellenőrzésekhez vagy jogi célokra.

Jelentéseket is futtathat a munkafolyamat példányok közötti általános teljesítményéről.

Mindaddig, amíg egy elem ugyanabban a listában vagy tárban marad, és amíg ugyanazon a munkafolyamaton ismét nem fut ugyanazon az elemen, a legutóbbi példány előzményei elérhetők a listából vagy tárból.

Ha meg kell tekintenie egy munkafolyamat legfrissebb példányának Munkafolyamat állapota lapját, amely bármelyik elemen fut:

  • Kattintson a kívánt elem és munkafolyamat állapothivatkozására abban a listában vagy tárban, amelyben az elem található.

Ebben a példában az elem a Keynote piszkozat című dokumentum, a munkafolyamat pedig az Új dokumentum-jóváhagyás.

Kattintson a munkafolyamat állapothivatkozására

A Munkafolyamat állapota lap alján található a Munkafolyamat előzményei szakasz.

Munkafolyamat állapota lap Munkafolyamat előzményei szakasza

Mi történik, ha egy példány előzményeit szeretné átnézni, miután ismét futtatta ugyanazt a munkafolyamatot ugyanazon az elemen?

Sőt, akár 60 napig is meg lehet tenni, akár két belépési pontból is: a listából vagy tárból, illetve a munkafolyamat befejezéséről szóló értesítésből. (A SharePoint-termékek hatvan napig őrzik meg a munkafolyamatok tevékenységelőzményét.)

A listából vagy tárból

  1. Ugrás arra a listára vagy tárra, amelyben az elem található.

  2. Kattintson az elem neve előtt lévő ikonra az elem kijelöléséhez, majd a menüszalag Fájlok lapjának Munkafolyamatok csoportjában kattintson a Munkafolyamatok gombra.

  3. A Munkafolyamatok: Elem neve lap Befejezett munkafolyamatok lapján kattintson az áttekintni kívánt munkafolyamat-példány nevére vagy állapotára.

    Befejezett munkafolyamatok listája az elem Munkafolyamatok lapján Megnyílik az aktuális példány Munkafolyamat állapota lapja.

A munkafolyamat befejezéséről szóló értesítésből

  • Nyissa meg a munkafolyamat-befejezési értesítést a megtekinteni kívánt példányhoz, majd kattintson A munkafolyamat előzményeinek megtekintése hivatkozásra.


Munkafolyamat befejezési értesítője az előzményekre mutató hivatkozás kiemelésével Megnyílik az aktuális példány Munkafolyamat állapota lapja.

Ha meg szeretné őrizni az összes értesítőt, érdemes outlookos szabályt létrehoznia. Állítsa be a szabályt úgy, hogy a Tárgy sorban a szöveget tartalmazó összes bejövő üzenetet a saját külön mappájába másolja. (Győződjön meg arról, hogy az Outlook-szabály átmásolja a bejövő üzeneteket, és nem fogja egyszerűen áthelyezni őket, vagy nem jelennek meg a Beérkezett üzenetek mappában sem.)

Ha meg szeretne tudni arról, hogy a munkafolyamat egyik verziója általában – időről időre vagy több példányban – hogyan teljesít, létrehozhat két előre definiált jelentést:

  • Tevékenység időtartama jelentés    Ezzel a jelentéssel azt láthatja, hogy egy munkafolyamaton belül az egyes tevékenységek hány ideig tartnak, illetve hogy az egyes munkafolyamatok futtatása vagy példánya mennyi ideig tart.

  • Lemondás és hibajelentés    Ezzel a jelentéssel azt láthatja, hogy egy munkafolyamatot gyakran szakítnak-e meg, vagy hibákat tapasztaltak a befejezés előtt.

A munkafolyamathoz elérhető jelentések létrehozása

  1. A lista vagy tár Állapot oszlopában kattintson az adott munkafolyamat állapotinformációkra mutató hivatkozására.
    Kattintás a munkafolyamat-állapotra

  2. A Munkafolyamat állapota lap Munkafolyamat előzményei lapján kattintsona Munkafolyamat-jelentések megtekintése elemre.
    Kattintás a Munkafolyamat-jelentések megtekintése hivatkozásra a Munkafolyamat előzményei szakaszban

  3. Keresse meg azt a munkafolyamatot, amelynek a jelentését meg szeretné tekinteni, majd kattintson a megtekinteni kívánt jelentés nevére.
    Kattintás a Jelentés a tevékenységek időtartamáról hivatkozásra

  4. A Testreszabás lapon tartsa meg vagy módosítsa a jelentésfájl helyét, majd kattintson az OK gombra.

    Kattintás az OK gombra a fájl mentési helyénél A program létrehoz egy jelentést, és menti a megadott helyre.

  5. Ha elkészült a jelentéssel, az alábbi ábrán látható hivatkozásra kattintva megtekintheti azt. Ellenkező esetben kattintson az OK gombra a párbeszédpanel befejezéséhez és bezárásához. (Később, amikor készen áll a jelentés megtekintésére, azt az előző lépésben megadott helyen találja.)
    Hivatkozásra kattintás a jelentés megtekintéséhez

Mik a következő lépés?

Ha munkafolyamata a kívánt módon működik, akkor nincs másra beállítva, hogy használni tudja.

Ha valamit módosítani szeretne a működése miatt, tekintse meg a cikk CHANGE (VÁLTOZÁS) szakaszát.

Munkafolyamat teljesítményjelentések létrehozása

Ha meg szeretne tudni arról, hogy a munkafolyamat egyik verziója általában – időről időre vagy több példányban – hogyan teljesít, létrehozhat két előre definiált jelentést:

  • Tevékenység időtartama jelentés    Ezzel a jelentéssel azt láthatja, hogy egy munkafolyamaton belül az egyes tevékenységek hány ideig tartnak, illetve hogy az egyes munkafolyamatok futtatása vagy példánya mennyi ideig tart.

  • Lemondás és hibajelentés    Ezzel a jelentéssel azt láthatja, hogy egy munkafolyamatot gyakran szakítnak-e meg, vagy hibákat tapasztaltak a befejezés előtt.

A munkafolyamathoz elérhető jelentések létrehozása

  1. A lista vagy tár Állapot oszlopában kattintson az adott munkafolyamat állapotinformációkra mutató hivatkozására.
    Kattintás a munkafolyamat-állapotra

  2. A Munkafolyamat állapota lap Munkafolyamat előzményei lapján kattintsona Munkafolyamat-jelentések megtekintése elemre.
    Kattintás a Munkafolyamat-jelentések megtekintése hivatkozásra a Munkafolyamat előzményei szakaszban

  3. Keresse meg azt a munkafolyamatot, amelynek a jelentését meg szeretné tekinteni, majd kattintson a megtekinteni kívánt jelentés nevére.
    Kattintás a Jelentés a tevékenységek időtartamáról hivatkozásra

  4. A Testreszabás lapon tartsa meg vagy módosítsa a jelentésfájl helyét, majd kattintson az OK gombra.

    Kattintás az OK gombra a fájl mentési helyénél A program létrehoz egy jelentést, és menti a megadott helyre.

  5. Ha elkészült a jelentéssel, az alábbi ábrán látható hivatkozásra kattintva megtekintheti azt. Ellenkező esetben kattintson az OK gombra a párbeszédpanel befejezéséhez és bezárásához. (Később, amikor készen áll a jelentés megtekintésére, azt az előző lépésben megadott helyen találja.)
    Hivatkozásra kattintás a jelentés megtekintéséhez

Mik a következő lépés?

Ha munkafolyamata a kívánt módon működik, akkor nincs másra beállítva, hogy használni tudja.

Ha valamit módosítani szeretne a működése miatt, tekintse meg a cikk CHANGE (VÁLTOZÁS) szakaszát.

Aláírások összegyűjtése munkafolyamat módosítása, letiltása vagy eltávolítása

Miután futtatta az új Aláírások összegyűjtése munkafolyamat első példányát, és áttekinti az eredményeket, érdemes lehet egy vagy több módosítást futtatnia a munkafolyamat konfigurálásán.

Emellett előfordulhat, hogy a jövőben a jövőben további módosításokat szeretne a konfigurációban.

Végül előfordulhat, hogy le szeretné tiltani a munkafolyamatot egy rövidebb vagy hosszabb időre, de nem távolítja el – vagy valóban úgy is dönthet, hogy teljesen eltávolítja azt.

Ha egy meglévő munkafolyamat beállításait szeretné véglegesen módosítani, nyissa meg és szerkessze azt a társítási űrlapot, amelyet eredetileg a hozzáadáshoz használt.

Ha a munkafolyamat csak egy listában vagy tárban fut

  1. Nyissa meg azt a listát vagy tárat, amelyben a munkafolyamat fut.

  2. A menüszalagon kattintson a Lista vagy a Tár fülre.

    Megjegyzés: A lap neve a lista vagy tár típusától függően változhat. Naptárlistában például a fül neve Naptár.

  3. A Beállítások csoportban kattintson a Munkafolyamat-beállítások gombra.

  4. A Munkafolyamat-beállítások lap Munkafolyamat neve (a beállítások módosításához kattintson ide)csoportban kattintson annak a munkafolyamatnak a nevére, amely beállításait módosítani szeretné.

    Megjegyzés: Ha a kívánt Aláírások összegyűjtése munkafolyamat nem szerepel a listában, lehetséges, hogy csak egy tartalomtípussal van társítva. A listában megjelenő munkafolyamatokat az közvetlenül a lista fölött található Munkafolyamat-társítások megjelenítése az adott típusú vezérlőben vezérli. (Lásd az ábrát.) A legördülő menü tartalomtípus-beállításai között végigkattintva derítheti ki, hogy melyik jeleníti meg a kívánt munkafolyamatot. Amikor a kívánt munkafolyamat megjelenik a listában, kattintson a munkafolyamat nevére.

  5. Ugyanabban a kétlapos társítási űrlapon, amelyet eredetileg a munkafolyamat hozzáadásához használt, mentse és mentse a kívánt módosításokat.

    A társítási űrlap mezőivel és vezérlőivel kapcsolatos további információkért lásd a jelen cikk PLAN szegmensét és megfelelő ADD szegmensét(Lista/tár vagy Webhelycsoport).

Ha a munkafolyamat a webhelycsoport összes listában és tárban fut

  1. A webhelycsoport kezdőlapját nyissa meg( ne a webhely vagy alwebhely kezdőlapját a gyűjteményen belül).

  2. Kattintson a Beállítások ikonra A SharePoint Online Nyilvános webhely beállításainak kezelése gombja majd a Webhely beállításai elemre.

A Webhely beállításai lap Minták lapján kattintsona Webhely tartalomtípusai elemre.
A Webhely tartalomtípusai hivatkozás a Gyűjtemények területen

  1. A Webhely tartalomtípusai lapon kattintson annak a webhely-tartalomtípusnak a nevére, amelyen a munkafolyamat fut.
    Dokumentum-tartalomtípusok a típus kiemelésével

  2. A kijelölt tartalomtípus lapján a Beállítások csoportban kattintsona Munkafolyamat-beállítások elemre.
    Munkafolyamat-beállítások hivatkozása a Beállítások területen

  3. A Munkafolyamat-beállítások lap Munkafolyamat neve (a beállítások módosításához kattintson ide)csoportban kattintson annak a munkafolyamatnak a nevére, amely beállításait módosítani szeretné.

  4. Ugyanabban a kétlapos társítási űrlapon, amelyet eredetileg a munkafolyamat hozzáadásához használt, mentse és mentse a kívánt módosításokat.

    A társítási űrlap mezőivel és vezérlőivel kapcsolatos további információkért lásd a jelen cikk PLAN szegmensét és megfelelő ADD szegmensét(Lista/tár vagy Webhelycsoport).

Ha a munkafolyamat csak egy listában vagy tárban fut

  1. Nyissa meg azt a listát vagy tárat, amelyben a munkafolyamat fut.

  2. A menüszalagon kattintson a Lista vagy a Tár fülre.

    A lap neve a lista vagy tár típusától függően változhat. Naptárlistában például a fül neve Naptár.

  3. A Beállítások csoportban kattintson a Munkafolyamat-beállítások gombra.

  4. A Munkafolyamat-beállítások lapon kattintson a Munkafolyamat eltávolítása hivatkozásra.

  5. A Munkafolyamatok eltávolítása lapon található űrlapon letilthatja, újra engedélyezheti vagy eltávolíthatja a munkafolyamatokat.
    Űrlap a Munkafolyamatok eltávolítása lapon

Az űrlapon öt oszlop van:

  • Munkafolyamat    A munkafolyamat neve.

  • Példányok    Az elemeken futó munkafolyamat példányainak száma.

  • Allow    Az a beállítás, amely lehetővé teszi, hogy a munkafolyamat a szokásos módon működn.

  • Nincsenek új példányok    Ez a beállítás lehetővé teszi a munkafolyamat aktuálisan futó példányainak befejezését, de letiltja a munkafolyamatot azáltal, hogy elérhetetlenné teszi az új példányok futtatását. (Ez a művelet megfordítható. Ha később újra engedélyezni szeretné a munkafolyamatot, térjen vissza erre a lapra, és válassza az Engedélyezés lehetőséget.)

  • Eltávolítás    Lehetőség, amely teljes egészében eltávolítja a munkafolyamatot a listából vagy tárból. A futó példányok azonnal leállnak, és a munkafolyamat oszlopa a továbbiakban nem jelenik meg a lista vagy tár lapján. (Ez a műveletnem megfordítható.)

  1. A webhelycsoport kezdőlapját nyissa meg( ne a webhely vagy alwebhely kezdőlapját a gyűjteményen belül).

  2. Kattintson a Beállítások A SharePoint Online Nyilvános webhely beállításainak kezelése gombja majd a Webhely beállításai parancsra.

    A SharePoint a Microsoft 365-ben kattintson a Beállítások A SharePoint Online Nyilvános webhely beállításainak kezelése gombja, majd a Webhely tartalma, majd a Webhely beállításai elemre.

  3. A Webhely beállításai lap Webtervezőiminták lapján kattintson a Webhely tartalomtípusai elemre.
    A Webhely tartalomtípusai hivatkozás a Gyűjtemények területen

  4. A Webhely tartalomtípusai lapon kattintson annak a webhely-tartalomtípusnak a nevére, amelyen a munkafolyamat fut.
    Dokumentum-tartalomtípusok a típus kiemelésével

  5. A kijelölt tartalomtípus lapján a Beállítások csoportban kattintsona Munkafolyamat-beállítások elemre.

  6. A Munkafolyamat-beállítások lapon kattintson a Munkafolyamat eltávolítása hivatkozásra.

  7. A Munkafolyamatok eltávolítása lapon található űrlapon letilthatja, újra engedélyezheti vagy eltávolíthatja a munkafolyamatokat.
    Űrlap a Munkafolyamatok eltávolítása lapon

Mik a következő lépés?

Ha bármilyen módosítást végrehajtott, a munkafolyamat egy tesztpéldányát futtatva ellenőrizze a módosítások hatását.

  • Munkafolyamat    A munkafolyamat neve.

  • Példányok    Az elemeken futó munkafolyamat példányainak száma.

  • Allow    Az a beállítás, amely lehetővé teszi, hogy a munkafolyamat a szokásos módon működn.

  • Nincsenek új példányok    Ez a beállítás lehetővé teszi a munkafolyamat aktuálisan futó példányainak befejezését, de letiltja a munkafolyamatot azáltal, hogy elérhetetlenné teszi az új példányok futtatását. (Ez a művelet megfordítható. Ha később újra engedélyezni szeretné a munkafolyamatot, térjen vissza erre a lapra, és válassza az Engedélyezés lehetőséget.)

  • Eltávolítás    Lehetőség, amely teljes egészében eltávolítja a munkafolyamatot a webhelycsoportból. A futó példányok azonnal leállnak, és a munkafolyamat oszlopa a továbbiakban nem jelenik meg a lista vagy tár lapján. (Ez aműveletnemmegfordítható.)

A SharePoint-termékekben található munkafolyamatok további testreszabásának számos módja van.

Akár az nulláról is létrehozhat egyéni munkafolyamatokat.

Az alábbi programok bármelyikét használhatja:

  • SharePoint Designer 2013    Munkafolyamat-űrlapok, műveletek és viselkedések testreszabása

  • Microsoft Visual Studio    Saját egyéni munkafolyamat-műveleteket hozhat létre.

További információt a Microsoft Software Developer Network (MSDN) súgórendszerében található.

További segítségre van szüksége?

Ismeretek bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Csatlakozás a Microsoft Insiderek

Hasznos volt az információ?

Mennyire elégedett a fordítás minőségével?
Mi befolyásolta a felhasználói élményét?

Köszönjük visszajelzését!

×