A rekord egy olyan dokumentum vagy más elektronikus vagy fizikai jogi személy a szervezetben, amely a szervezet által végrehajtott tevékenység vagy tranzakció bizonyítékaként szolgál, és amely bizonyos ideig megőrzést igényel. A rekordkezelés az a folyamat, amelynek során a szervezet:
-
Meghatározza, hogy milyen típusú adatokat kell rekordnak tekinteni.
-
Meghatározza, hogy a használata során hogyan kezeli az aktív dokumentumok rekordjaivá válnak, és meghatározza, hogy a rekordként deklarált aktív dokumentumokat hogyan kell gyűjteni.
-
Meghatározza, hogy milyen módon és mennyi ideig kell megőrizni az egyes rekordtípusokat, hogy megfeleljen a jogi, üzleti vagy szabályozási követelményeknek.
-
Technológiai megoldásokat és üzleti folyamatokat végez kutatással és implementálással annak érdekében, hogy a szervezet megfeleljen a rekordkezelési kötelezettségeinek költséghatékony és nem tolakodó módon.
-
Rekordokkal kapcsolatos műveleteket hajt végre, például a lejárt rekordok bejegyzését, vagy megkeresi és védi a külső eseményekhez (például környezethez) kapcsolódó rekordokat.
Annak megállapítása, hogy a szervezetében mely dokumentumok és egyéb fizikai vagy elektronikus elemek tartoznak rekordoknak, a vállalati megfelelőségi vezetők, rekordkezelők és azok felelőssége. A szervezet minden vállalati tartalmának gondosan kategorizálása segíthet abban, hogy a dokumentumokat a megfelelő ideig megőrizze. Egy jól megtervezett rekordkezelő rendszer segít megvédeni a szervezetet a jogi előírásokkal, segít a szervezetnek bemutatja a szabályozási kötelezettségeknek való megfelelést, és növeli a szervezeti hatékonyságot a nem rekordnak nem megfelelő elemek elavult elemeinek áthelyezésével.
A rekordkezelő rendszer az alábbi elemeket tartalmazza:
-
Olyan tartalomelemzés, amely leírja és kategorizálja a vállalaton belül a rekordokká válható, a forráshelyeket biztosító tartalmakat, valamint azt, hogy a tartalom hogyan fog a rekordkezelő alkalmazásba lépni.
-
Egy fájlterv, amely jelzi a vállalat minden egyes rekordtípusa számára, hogy hol kell azokat rekordként megőrizni, milyen házirendek vonatkoznak rájuk, meddig kell megőrizni őket, hogyan kell ezeket eltávolítanuk, és ki a felelős ezek kezeléséért.
-
Megfelelőségi előírások dokumentuma, amely meghatározza azokat a szabályokat, amelyekre a szervezet it-rendszereinek követniük kell a megfelelőség, valamint a vállalati csapattagok részvételének biztosításához használt módszerek.
-
A már nem az összes rekordforrásból (például együttműködési kiszolgálókról, fájlkiszolgálókról és levelezőrendszerekből) származó rekordok összegyűjtésének módszere.
-
A rekordok aktív idő alatt való naplózásának módszere.
-
Módszer a rekordok metaadatainak és naplózási történetének rögzítésére és fenntartására.
-
Rekordtartás folyamata (a diszpozíció felfüggesztése) események, például peres eljárások esetén.
-
A rekordok kezelését nyomon követésre és jelentéskészítésre szolgáló rendszer, amely biztosítja, hogy az alkalmazottak a megadott házirendek és folyamatok szerint iktatják, hozzáférnek és kezelik őket.
SharePoint olyan szolgáltatásokat tartalmaz, amelyek segítségével a szervezetek integrált rekordkezelő rendszereket és folyamatokat valósítanak meg.
A rekordkezelés tervezésének áttekintése
Ez a témakör azokat a tervezési lépéseket ismerteti, amelyek segítségével gondoskodhat arról, hogy az SharePoint-alapú rekordkezelő rendszer elérje a szervezet rekordkezelési céljait. Az alábbiakban a rekordkezelési tervezési folyamat előzetes verziója látható:
-
Rekordkezelési szerepkörök azonosítása A sikeres rekordkezelés speciális szerepköröket igényel, például az alábbiakat:
-
Rekordkezelők és megfelelőségi szabálysértők a szervezet rekordjainak kategorizálásához és a rekordkezelési folyamat futtatásához.
-
IT-személyzet a rekordkezelést hatékonyan támogató rendszerek implementálja.
-
A tartalomkezelők megkeresik a szervezeti adatok helyét, és győződnek meg arról, hogy a munkacsoportjuk követi a rekordkezelési eljárásokat.
-
-
Szervezeti tartalom elemzése A fájltervek létrehozása előtt a rekordkezelők és tartalomkezelők felmérik a dokumentumhasználatot a szervezetben annak meghatározásához, hogy mely dokumentumok és egyéb elemek válhatnak rekordokká.
-
Fájlterv kidolgozása Miután elemezte a szervezet tartalmát és meghatározott adatmegőrzési ütemtervet, töltse ki a többi fájltervet. A fájltervek szervezettől függően eltérnek, de általánosan leírjak, hogy a vállalat milyen típusú elemeket ismer fel rekordnak, jelzi a tárolásuk helyét, ismerteti a megőrzési időszakokat, és egyéb információkat is ad meg, például hogy ki a felelős a kezeléséért, és hogy melyik szélesebb kategóriába tartoznak.
-
Adatmegőrzési ütemtervek kidolgozása Minden egyes rekordtípusnál meg kell határozni, hogy az mikor már nem aktív (használva), hogy meddig kell azt megőrizni, és hogyan kell véglegesen eltüntetni.
-
Dokumentumkezelési eljárások kiértékelése és fejlesztése Győződjön meg arról, hogy a dokumentumtárban kötelező házirendek vannak alkalmazva. Ellenőrizze például, hogy megfelelően van-e naplózva a tartalom, hogy a megfelelő naplózások a rekordokkal együtt megmaradnak.
-
A rekordkezelési megoldás tervezése Döntse el, hogy létre kell-e hoznia egy rekordtárat, a rekordok helyének kezelését vagy a két módszer kombinációját kell használnia. A fájlterv alapján tervezze meg a rekordtárat, vagy határozza meg, hogy miként használhatók rekordok a meglévő webhelyek használatával. Definiálja a tartalomtípusokat, tárakat, házirendeket és szükség esetén azokat a metaadatokat, amelyek meghatározzák a dokumentumok célhelyét.
-
Annak megterve, hogy miként lesz a tartalom rekordokból Ha aktív dokumentumkezeléshez SharePoint rekordkezeléshez is használ dokumentumot, egyéni munkafolyamatokat hozhat létre a dokumentumok rekordok archívumba való áthelyezéséhez. Ha az SharePoint-t vagy egy külső dokumentumkezelő rendszert használ, tervezhet és fejleszthet olyan felületeket, amelyek a tartalmakat áthelyezik az ilyen rendszerekből a rekordtárba, vagy de deklarálnak egy dokumentumot rekordként, de nem áthelyezik azt. Egy oktatótervet is létrehozhat, amely bemutatja a felhasználóknak, hogy miként hozhatnak létre és dolgozhatnak rekordokkal.
-
E-mail-integráció megterve Állapítsa meg, hogy a levelezési rekordokat a SharePoint, vagy pedig magában a levelezőalkalmazásban fogja kezelni az e-mail rekordokat.
-
A közösségi tartalmak megfelelőségét tervezze meg Ha szervezete közösségi médiát, például blogokat vagy wikiwebhelyeket használ, határozza meg, hogyan fog ez a tartalom rekordokká válni.
-
A megfelelőség jelentésének és dokumentációjának megtervelése Ha meg kell erősítenie, hogy szervezete végrehajtja a szükséges rekordkezelési eljárásokat, és közölni is tudja ezeket az eljárásokat, dokumentálja a rekordkezelési terveit és eljárásait. Ha vállalata rekordokkal kapcsolatos peres eljárásba fog bekapcsolni, előfordulhat, hogy el kell készítenie ezeket a rekordkezelési irányelveket, megvalósítási terveket és a hatékonyságra vonatkozó mérőszámokat.
