A fájlkezelési terv az elsődleges rekordkezelési tervezési dokumentum a SharePoint. Bár a fájltervek a különböző szervezetekben eltérhetnek, általában:
-
Írja le, hogy a szervezet milyen típusú adatokat nyugtáz rekordnak.
-
Írja le, hogy milyen szélesebb kategóriába tartoznak az elemek.
-
Adja meg, hogy hol vannak tárolva a rekordok.
-
Írja le a rekordok megőrzési időszakait.
-
A különböző típusú rekordok kezeléséért felelős személy stb.
Ez a cikk egy fájlterv tartalmát ismerteti, és összegzi, hogy miként hozhat létre fájltervet a szervezetének. A cikk arra a munkalapra is irányítja, amelyen rögzítheti a fájltervet.
A rekordok különböző fajtáinak azonosítása
Annak megállapítása, hogy a szervezetben mely aktív dokumentumok lehetnek rekordként deklarolhatók, rekordkezelők, jól működő, megfelelőségi és tartalomkezelők együttműködésére van szükség. Vegye figyelembe, hogy még ha vállalata nem is szabályozott iparágban van, vannak olyan általános törvények, amelyek a vállalat rekordtartására is szükség lehetnek. Az általános üzleti törvényekkel együtt a vállalatra vonatkozó jogi követelményeket is ki kell értékelnie.
A jelen cikk hatóköre nem terjed ki általános információkra annak meghatározására, hogy mi az a rekord a szervezetben. A vállalata valószínűleg már valamilyen típusú rekordkezelést csinál, és a legtöbb szükséges rekordkezelési szerepkört kitöltötte, és előfordulhat, hogy már rendelkezik rekordokkal kapcsolatos rendszervel.
Általában a szervezet rekordjainak meghatározása:
-
A vállalata jogi kötelezettségeinek és üzleti szükségleteinek a tudatában van.
-
A szervezet részlegei közötti együttműködési erőfeszítésben elemezze az aktív dokumentumok használhatóságát.
-
Listába sorolja fel azokat a dokumentumokat, amelyekből rekordoknak kell lennie. Megállapíthatja például, hogy a következő rekordokat kell rekordként megőrizni:
-
Szerződések a vállalati tér kibérlésre.
-
Az alkalmazottak juttatásához kapcsolódó dokumentumok.
-
Termékkutatási és -fejlesztési dokumentumok.
-
-
A rekordok kategorizálása Az ugyanabban a kategóriában a rekordokra gyakran ugyanazok a megőrzési időszakok vonatkoznak, és más módokon hasonló kezelést igényelnek.
Rögzítse a gyűjtött adatokat. Rögzítse a rekordtípust, azt a kategóriát, amelyhez az ilyen típusú rekordok tartoznak, valamint egy rövid leírást a rekordtípusról.
Az alábbi példa egy minta munkalap:
|
Rekordtípus |
Rekordkategória |
Leírás |
|---|---|---|
|
Juttatási tervek, biztosítási tervek, csomagtervek |
Alkalmazotti juttatás leírása |
Az összes alkalmazotti juttatási csomag leírása. |
|
Bérszámfejtési munkaidő-nyilvántartások, kiegészítő bérszámfejtési adatok |
Payroll Records |
A ledolgozott órák, a túlóra és a kifizetett fizetés összegzése. |
|
Szállítói számlák |
Számlák |
A szállítóktól vásárolt termékek vagy szolgáltatások rekordjai. |
|
Termékfelmérések, kérdőívek, képzési kézikönyvek, oktatóvideók |
Oktatási anyagok |
Belső vagy külső oktatást biztosít. |
|
Szállítási űrlapok, szállítási jelentések |
Szállítási rekordok |
Dokumentumok az anyagszállítmányról. |
|
Nyomdai kiadások, újságcikkek |
A Releases megnyomása |
Termékekre és szolgáltatásokra vonatkozó nyilvános kapcsolatokra vonatkozó információk. |
|
Segélyhívási lapok, orvosi terv regisztrációs űrlapja, önéletrajzok, juttatások állapotjelentései |
Személyzeti rekordok |
Az egyéni alkalmazottak alkalmazásával kapcsolatos histories rekordok és kapcsolódó személyzeti műveletek. |
A fájlterv befejezése
Miután meghatározta, hogy mely dokumentumokat szeretné rekordként megőrizni, és miután létrehozott egy rekordkategóriákat, töltse ki a fájltervet további információkkal az egyes rekordtípusokkal kapcsolatban. Az alábbiakat kell jeleznie:
-
Mennyi ideig kell megőrizni az egyes rekordtípusokat?
-
Hogyan kell a rekordokat eltávolítanunk a megőrzési idő lejártakor.
-
Who típusú rekordok elsődleges rekordkezelője.
-
Milyen típusú médiafájlok tárolják az ilyen típusú rekordokat?
Az alábbiakban egy kész mintafájltervet is található:
|
Rekordok |
Leírás |
Média |
Rekordkategória |
Megőrzés |
Disposition |
Névjegy |
|---|---|---|---|---|---|---|
|
401k csomagok |
Az alkalmazotti juttatási csomag leírása. |
Weblapok |
Alkalmazotti juttatási csomagok |
X év |
Nincs |
Kathi-zsirad |
|
Biztosítási tervek |
Az alkalmazotti biztosítási terv leírása. |
Nyomtatás |
Alkalmazotti juttatási csomagok |
X év |
Nincs |
Reshma Patel |
|
Csomagok |
Az alkalmazottterv leírása. |
Nyomtatás |
Alkalmazotti juttatási csomagok |
X év |
Nincs |
Reshma Patel |
|
Bérszámfejtés munkaidő-nyilvántartások |
A kifizetett órák, túlóra és bérek összegzése. |
Elektronikus dokumentumok |
Payroll Records |
X év |
Meg semmisítem |
Reshma Patel |
|
Kiegészítő bérszámfejtési információk |
A betegszabadság, a szabadság ideje és egyéb nem fizetésekkel összeszámfejtést megadó tételek összegzése. |
Elektronikus dokumentumok |
Payroll Records |
X év |
Meg semmisítem |
Reshma Patel |
|
Szállítói számlák |
A szállítóktól vásárolt termékek vagy szolgáltatások rekordjai. |
Nyomtatás |
Számlák |
X év |
Meg semmisítem |
Eric Lang |
|
Termékfelmérések |
Ügyfél-megelégedettség felmérése. |
Weblapok |
Felmérési anyagok |
X év |
Archiválás |
Faragó Szilvia |
|
Kérdőívek |
Kérdőív az ügyfelek demográfiai adatainak meghatározásához. |
Nyomtatás |
Felmérési anyagok |
X év |
Archiválás |
Faragó Szilvia |
|
Oktatói kézikönyvek |
Oktatótartalmak másolása a merevlemezről. |
Nyomtatás |
Oktatási anyagok |
X év |
Meg semmisítem |
Faragó Szilvia |
|
Képzési videók |
Oktató videós oktatótartalmak. |
Videó |
Oktatási anyagok |
X év |
Meg semmisítem |
Faragó Szilvia |
|
Szállítási űrlapok |
Anyagszállítmányok konfigurálása |
Nyomtatás |
Szállítási anyagok |
X év |
Meg semmisítem |
Eric Lang |
|
Szállítási jelentések |
Az anyagszállítmány dokumentációja. |
Elektronikus számolótáblák |
Szállítási anyagok |
X év |
Meg semmisítem |
Eric Lang |
|
Press releases |
Termékekkel és szolgáltatásokkal kapcsolatos kiadások. |
Elektronikus dokumentumok |
Public Relations Information |
X év |
Archiválás |
Faragó Szilvia |
|
Újságcikkek |
Termékekről és szolgáltatásokról hírek. |
Nyomtatás |
Public Relations Information |
X év |
Archiválás |
Faragó Szilvia |
|
Segélyhívási névjegylapok |
Alkalmazotti adatok. |
Elektronikus dokumentumok |
Személyzeti rekordok |
X év |
Meg semmisítem |
Reshma Patel |
|
Orvosi terv regisztrációs űrlapja |
Az alkalmazottak jelentkezési űrlapja az egészségügyi tervekhez. |
Elektronikus dokumentumok |
Személyzeti rekordok |
X év |
Meg semmisítem |
Reshma Patel |
|
Önéletrajzok |
Beérkezett önéletrajzok. |
Vegyes |
Személyzeti rekordok |
X év |
Meg semmisítem |
Reshma Patel |
Megjegyzés: A szakasz korábbi példája egy példa. Konkrét fájlterv-beállításokat nem javasoljuk. Annak érdekében, hogy ez egy példa, és ne egy rekordkezelési házirend javaslata, ne biztosítsunk megőrzési időt.
