Rekordtárwebhely létrehozása

Rekordkezelési séma meghatározása

A legfelső szinten két fő lépésből áll a rekordkezelési módszerek megvalósítását lehetővé tévő Rekordtár webhely létrehozása.

1. A szervezetnek ki kell dolgoznia egy rekordkezelési stratégiát és egy hivatalos rekordkezelési sémát. Ez közös munka, amelyben rekordfelelősök, belső ellenőrök, informatikusok, valamint infómunkások vesznek részt.

2. Ezt követően a szervezetnek be kell állítania legalább egy Rekordtár webhelyet a rekordkezelési séma bevezetéséhez.

E lépések főbb elemeit az alábbi szakaszok ismertetik.

A rekordkezelés megtervezése

Mielőtt a szervezet beállíthatná a rekordkezelési megoldást képező Rekordtár webhelyet, ajánlott kialakítani a rekordkezelési stratégia formális sémáját. A séma egyes elemei legtöbbször szervezetenként vagy vállalatonként eltérőek. Az alábbi dokumentumokra és folyamatokra azonban szinte az összes rekordkezelési sémában szükség van:

Fájlkezelési séma:      A fájlkezelési séma tartalmazza azoknak a dokumentum- vagy elemtípusoknak a leírását, amelyeket a szervezet elismer hivatalos üzleti rekordként. Jelzi, hogy hol tárolja a szervezet a rekordokat, és biztosítja a rekordtípusokat megkülönböztető információt. A fájlkezelési séma a rekordok létrehozásával, tárolásával és kezelésével kapcsolatos házirendek, folyamatok és útmutatások teljes körű gyűjteménye. A sémának minden rekordra ki kell terjednie, függetlenül a hordozótól (papír, blogok, wikilapok, e-mailek és elektronikus fájlok). Az egyes rekordok osztályozásának, biztonságos őrzésének és végső megsemmisítésének módját is meg kell határozni a sémában. Ezenkívül a speciális rekordkategóriákkal (például Bizalmas, Fontos, Üzleti titok és Kiemelt rekordok) kapcsolatos szempontokat is tartalmaznia kell. Végül azt is meg kell határozni a fájlkezelési sémában, hogy ki felelős az egyes rekordtípusok kezeléséért.

Tárak rögzítése    A tárak lényegében olyan dokumentumtárak, amelyeket a fontos rekordok osztályozása és tárolása érdekében hoz létre. A megőrizni kívánt bejegyzéstípusok mindegyikéhez létre kell hoznia egy dokumentumtárat. A program automatikusan átirányítja a rekordokat a megfelelő tárba a tartalom-Szervezőben konfigurált beállítások alapján.

Tartalomtípusok:    Létrehozhat tartalomtípusokat, amelyekkel meghatározható a szervezetben tárolandó rekordok típusa, és azonosíthatók az egyes rekordtípusok egyedi tulajdonságai. Az adott típusú rekordokhoz definiált tartalomtípusokkal a szervezet biztos lehet afelől, hogy valamennyi tartalomcsoport kezelése egységes módon történik. A létrehozott tartalomtípusokkal osztályozhatók és tárolhatók az Office-dokumentumok, a PDF-fájlok, a TIFF formátumú (digitalizált) képek, az e-mailek, a csevegőprogramokban folytatott beszélgetések, a videofájlok és a tényleges rekordok. A SharePoint rekordkezelő rendszerében például következetesen és megegyező módon történhet a „Szerződés” nevű rekordok kezelése. A rekordok tartalomtípusokkal történő osztályozása és tárolása helyettesítő megoldás lehet a rekordtárak használata helyett.

Adatmegőrzési ütemterv:      Ez az ütemterv határozza meg a megőrzési időtartamot, vagyis hogy meddig kell megőrizni a fájlkezelési sémában szereplő egyes rekordtípusokat, és adja meg a törlési folyamatot, azaz hogy milyen törlési műveletre kerüljön sor az időtartam végén. Az adatmegőrzési ütemterv végrehajtási módját általában a jogi követelmények, a szervezet által vállalt kockázat és az üzleti szükségletek alapján állapítják meg. Az ütemterv ezenfelül rendszerint ismerteti az egyes rekordtípusok megőrzési időtartamát szabályozó kockázatkezelési válságterveket is.

Megfelelőségi előírások dokumentuma:      A megfelelőségi előírások dokumentuma definiálja azokat a szabályokat, amelyeket be kell tartaniuk a rekordkezelést végző informatikai rendszereknek, valamint azokat a képességeket és szükséges rendszeres felügyeleti tevékenységeket is meghatározza, amelyeket támogatnia kell a rendszernek ahhoz, hogy megfelelőnek számítson.

• A rekordok törlését felfüggesztő formális folyamat:      Ez a (gyakran visszatartásnak is nevezett) folyamat részletesen meghatározza, hogy miként függeszti fel a szervezet a rekordok törlését peres eljárás, könyvvizsgálat vagy hatósági eljárás esetén.

• A rekordkezelést figyelő és arról jelentést készítő rendszer:      Ha biztos szeretne lenni abban, hogy az alkalmazottak a megadott alapelvek és műveletek szerint iktatják, nyitják meg és kezelik a rekordokat, akkor a rekordkezelő programnak tartalmaznia kell egy, a rekordkezelést figyelő és arról jelentést készítő rendszert vagy műveletet.

Vissza a lap tetejére

Rekordtár webhely létrehozása

Miután a szervezet elvégezte a rekordkezelés részletes megtervezését, és kialakított egy formális rekordkezelési sémát, létre lehet hozni és be lehet állítani a program megvalósításához szükséges Rekordtár webhelyet.

A Rekordtár webhely beállításának lépései az alábbiak:

1. Hozza létre a kezelésre szánt rekordtárakat vagy listákat, és mentse a fájlkezelési sémában megadott összes rekordtípust.

   • Ajánlott a rekordkezelési sémában szereplő valamennyi tartalomtípushoz egy-egy rekordtárat létrehozni.

   • A rekordok Rekordtárba küldésekor a rendszer a megfelelő listára vagy tárba továbbítja a rekordokat.

2. Hozza létre a megfelelő dokumentumtárak, listák vagy tartalomtípusok oszlopait, amelyek a fájlkezelési sémában meghatározott rekordtípusok metaadatait tartalmazzák és jelenítik meg.

3. Adja meg a Rekordtár webhelyen szereplő valamennyi rekordtípus adatkezelési házirendjét. Ezeknek a házirendeknek meg kell felelniük a szervezet fájlkezelési sémájában és adatmegőrzési ütemtervében beállított elévülési időszakoknak és naplózási követelményeknek.

4. A tartalomszervező modul beállításával továbbítsa a megfelelő helyre az egyes rekordtípusokat. A rekordok Rekordtár webhelyre küldésekor (akár kézzel, akár programozás útján) az alkalmazás ezzel a szolgáltatással határozza meg, hogy miként osztályozandó a rekord a Rekordtár webhelyen, illetve hová kell küldeni a rekordot.

Vissza a lap tetejére