A Microsoft 365 különböző típusú csoportokat kínál, amelyek segítségével a csapatok hatékonyabban működhetnek együtt. Minden csoporttípusnak egyedi célja van, például e-mail beszélgetések kezelése, fájlok megosztása vagy események rendszerezése. Ebben a cikkben megismerheti a Microsoft 365 különböző csoportjait, és hogy mire használhatók, így kiválaszthatja a csoport együttműködési igényeinek megfelelőt.
Csoporttípusok a Microsoft 365-ben
-
Microsoft 365-csoportok a vállalaton belüli együttműködésre tervezték. Egy csoport e-mail-címét és Egy SharePoint-webhelyet tartalmaznak, ahol dokumentumokat, jegyzeteket és értekezleti napirendeket oszthat meg. A Microsoft 365-csoportok projektvezetéshez, csapatkommunikációhoz és dokumentummegosztáshoz használhatja.
-
A terjesztési csoportok a szervezeten belüli és kívüli személyek tájékoztatására és frissítésére szolgálnak. Ezek felhasználhatók a feladatfrissítések, a szervezeti módosítások vagy az események adott ügyfelekkel vagy alkalmazottakkal való megosztására.
-
A biztonsági csoportok úgy vannak kialakítva, hogy hozzáférést biztosítsanak a Microsoft 365-erőforrásokhoz, és egyszerűbbé tegyék a felügyeletet. Segítségével hozzáférést biztosíthat a fontos vállalati erőforrásokhoz, például eszközökhöz, portálokhoz, jelentésekhez és eszközökhöz, például nyomtatókhoz.
-
A levelezési biztonsági csoportok olyanok, mint a biztonsági csoportok, de az összes tagnak további e-mail-küldési képességekkel rendelkeznek. Segítségével híreket, promóciókat és céges frissítéseket küldhet az értékesítési csapatnak.
Csoportok hozhatók létre a Microsoft 365 Felügyeleti központ vagy a Microsoft 365-alkalmazásokban, például az Outlookban, a Teamsben és más alkalmazásokban. A szervezet beállításaitól függően online vagy helyszíni csoportokat is létrehozhat. A létrehozást követően tagokat vehet fel, engedélyeket állíthat be, és megkezdheti a használatát az együttműködéshez, a kommunikációhoz és az erőforrások megosztásához.
Tulajdonosok, tagok és vendégek szerepkörei a csoportokban
-
Tulajdonos – A csoport tulajdonosa az a személy, aki létrehozza a csoportot, és teljes hozzáféréssel rendelkezik felette. A tulajdonosok felvehetnek vagy eltávolíthatnak tagokat, módosíthatják a csoport beállításait, és kezelhetik a csoport erőforrásait, például a fájlokat és a naptárakat.
-
Tag – A tagok azok a személyek, akiket a tulajdonos hozzáad a csoporthoz. A tagok hozzáférhetnek a csoport erőforrásaihoz, és részt vehetnek a csoportos beszélgetésekben.
-
Vendég – A vendégek olyan személyek, akik nem tagjai a szervezetnek, de a tulajdonos hozzáférést kap a csoport erőforrásaihoz. A vendégeket meghívhatják, hogy csatlakozzanak egy csoporthoz, hogy együttműködjenek bizonyos projekteken, vagy visszajelzést adjanak. További információ a vendégfelhasználók Microsoft 365-csoportokhoz való hozzáadásáról.
Csoportok kezelése a Microsoft 365-ben
Létrehozhat, kezelhet és végül kivonhat egy csoportot a Microsoft 365-ben. Csoport létrehozásakor a tulajdonos kiválaszthatja a csoport típusát, hozzáadhat tagokat, és engedélyeket állíthat be. A csoport létrehozása után a tulajdonos kezelheti a csoportot tagok hozzáadásával vagy eltávolításával, a csoportbeállítások módosításával, valamint az erőforrások, például fájlok és naptárak kezelésével. Előfordulhat, hogy egy csoportra már nincs szükség, és a tulajdonos kivonhatja a csoportot, amely eltávolítja azt a rendszerből, és megakadályozza, hogy bárki hozzáférjen az erőforrásaihoz.
Fontos megjegyezni, hogy a csoportoknak tulajdonosra van szükségük a megfelelő működéshez. Ha egy csoportnak nincs tulajdonosa, vagy törli a tulajdonost, az automatizált rendszer új tulajdonost rendel a csoporthoz. Ez a folyamat segít a csoportok működésének fenntartásában, és biztosítja, hogy mindig legyen egy tulajdonos, aki felelős a csoport kezeléséért. További információ a tulajdonos nélküli Microsoft 365-csoportok kezeléséről.
