Az adatbázis-objektumok megismerése

Táblák

Az Access táblákba rendezi az információkat: olyan sorok és oszlopok listája, amelyek egy könyvelő padjára vagy egy számolótáblára emlékeztetnek. Minden tábla egy adott témáról tárol információkat, így a legtöbb adatbázis egynél több táblát tartalmaz.

A tábla minden egyes sorát rekordnak, az oszlopoknak pedig mezőnek nevezzük. A rekord egy adott entitás (például ügyfél vagy megrendelés) összes konkrét adatát tartalmazza. A mező egyetlen információelem az adott entitásról. A Termékek táblában például minden sor vagy rekord egy termékről hordoz információt. Minden hasáb vagy mező az adott termékről tárol információt, például a nevét vagy az árát. Ha még nem ismeri őket, ismerje meg az adatbázisok alapjait.

Lekérdezések

Egy jól megtervezett adatbázisban az űrlapokon vagy jelentésekben látható információk általában több táblából származnak. Lekérdezéssel lekérdezheti ezeket az adatokat a különböző táblákból, és összeállítja őket egy űrlapon vagy jelentésben való megjelenítéshez.

A lekérdezések adateredményeket kérhetnek az adatbázisból, vagy műveleteket hajthat végre az adatokon, vagy mindkettő lehet. Lekérdezésekkel egyszerű kérdésekre kaphat választ, számításokat végezhet adatok használatával, kombinálhatja a különböző táblákból származó adatokat, valamint adatokat adhat hozzá, módosíthat vagy törölhet egy adatbázisból.

A lekérdezésnek számos típusa létezik, de a két alaptípus a következő:

Űrlapok

Az űrlapok olyan esetekhez hasonlóak, mint a megjelenítési esetek az áruházakban – így könnyebben megtekinthetők és nem jelennek meg a kívánt adatbáziselemek. A papíralapú űrlapokhoz hasonlóan az Access-űrlapok olyan objektumok, amelyeken keresztül Ön vagy más felhasználók hozzáadhatják, szerkeszthetik vagy megjeleníthetnek az asztali Access-adatbázisban tárolt adatokat. Fontos, hogy a használat szem előtt tartva tervezd meg az űrlapot. Ha például több felhasználóhoz van szükség, egy jól megtervezett űrlap segít abban, hogy az adatbevitel pontos, gyors és hatékony legyen.

Jelentések

A jelentések lehetőséget nyújtanak az Access-adatbázisokban található információk megtekintésére, formázására és összesítésre. Létrehozhat például egy egyszerű jelentést az összes partner telefonszámairól, vagy egy összegző jelentést a különböző régiók és időszakok értékesítési összegző jelentéseit.

A jelentések akkor lehetnek hasznosak, ha az adatbázisban található információkat a következő adatokat szeretné bemutatni:

• Összesített adatok megjelenítése vagy terjesztése

• Az egy adott időpontban érvényes adatok archiválása

• Adatszolgáltatás az egyes rekordokról

• Címkék létrehozása

Makrók

A makrók olyan eszközök, amelyek lehetővé teszik feladatok automatizálását és az űrlapok, jelentések és vezérlőelemek funkcionalitásának hozzáadását. Ha például hozzáad egy parancsgombot egy űrlaphoz, és a gomb Kattintásra eseményét egy makróhoz társítja, akkor minden alkalommal végrehajt egy parancsot, amikor a gombra kattint.

Az Access egy olyan tervezőkörnyezetet biztosít, amely segít a makrók létrehozásában. Lényegében egy egyszerűsített programnyelvet kell használnia a műveletek listájának végrehajtásához. Egyes műveletekhez további adatokra van szükség, például arra, hogy melyik mezőt jelenítse meg a kitöltéshez. A tervezési környezet megkönnyíti a makrók létrehozását, mivel a műveletek listái közül választ, és információkat tölt ki.

A makrók műveletek sorozatának automatizálására, adatbázisbeli adatok módosításaira és egyéb műveletekre használhatók. A Tervező nézetben a makrók a VBA (VBA) által Visual Basic for Applications parancsok egy részkészletét biztosítják. A legtöbben egyszerűbbnek találják a makrók felépítését, hogy az űrlapokhoz, jelentésekhez és vezérlőkhöz funkciókat adjanak hozzá, mint VBA-kódot írhatnak, de a makrókat Tervező nézetből mindig VBA-kódká konvertálhatja.

Tegyük fel, hogy közvetlenül az adatbeviteli űrlapok egyikében szeretne megnyitni egy jelentést. Vegyen fel egy gombot az űrlapra, majd hozzon létre egy makrót, amely megnyitja a jelentést. A makró lehet egy önálló makró (egy külön objektum az adatbázisban), amely ekkor a gomb Kattintásra eseményéhez van kötve, illetve a makrót közvetlenül be lehet ágyazni magába a gomb Kattintásra eseményébe. Bármelyik lehetőséget használja is, amikor a gombra kattint, a makró fut, és megnyitja a jelentést.

Modulok

A modulok olyan VBA-kódok, amelyek az alkalmazás feladatainak automatizálására és a magasabb szintű funkciók végrehajtásához használhatók. A modulokat VBA-programozási nyelven kell írnia. A modul egy egységként tárolt deklarációk, utasítások és eljárások gyűjteménye.