A cikk Microsoft Word 2002-es verziójával kapcsolatban lásd:294683. A cikk Microsoft Word 97-es verziójáért lásd:141922.

TARTALOMJEGYZÉK

Összefoglalás

Ez a lépésenkénti cikk ismerteti a körlevélkészítést, valamint azt, hogy miként készíthet űrlaplevelet a Microsoft Word. A körlevélkészítés egyéb típusainak elvégzéséről, más típusú adatokkal való egyesítésről és a problémamegoldásról a cikk Kapcsolódó cikkek című szakaszában talál további információt. A cikkben használt kifejezések leírását a jelen cikk Szószedet című szakaszában találja.

Mi az a körlevélkészítés?

A körlevélkészítés a Word egyik funkciója. A körlevélkészítéssel egyesítheti a sablonadatokat (például egy űrlaplevelet) változó adatokkal (például az ügyfelek nevének és címének adatbázisával). Így szinte teljesen azonos dokumentumokkal rendelkezhet: a dokumentumok tartalma minden ügyfél esetében megegyezik, de minden dokumentum az adatbázis egy adott személyéhez van testre szabva. A körlevélkészítésnek három fő összetevője van:

  • A sabloninformációkat tartalmazó törzsdokumentum: szöveg és grafika. A törzsdokumentum az eredményül kapott egyesített dokumentum formátumát is meghatározza; például űrlapbetű, boríték vagy címke.

  • A változó adatait tartalmazó adatforrás: például a nevek és címek listája.

  • Az egyesített dokumentum, amely a sablonszöveg és a változóadatok kombinációját tartalmazza.

A törzsdokumentum tartalmazza az egyesített dokumentum minden verziójában használni kívánt sablonszöveget és grafikus elemeket. A törzsdokumentumban speciális utasításokat, úgynevezett egyesítési mezőket szúr be, amelyek jelzik, hogy hol szeretné megjeleníteni a változó adatait. Amikor az adatforrás adatait a törzsdokumentummal egyesíti, a változó adatai az egyesítési mezőket a személyre szabott adatokra cserélik. Az eredmény az egyesített dokumentum, amely a sablonszöveg és a változóadatok kombinációját tartalmazza. Az adatforrás tartalmazza azokat az információkat (például neveket, címeket és telefonszámokat), amelyek a dokumentum minden verziójától függően változnak. Az adatok többnyire Word dokumentumban tárolhatók, azonban Word más formátumokat is felismer. Az adatforrás lehet például egy Microsoft Excel-munkalap, egy Microsoft Access-adatbázis vagy egy vesszővel tagolt változófájl (CSV). Az adatforrás egy fejlécsorral (más néven fejlécrekorddal) és adatrekordokkal van beállítva. A fejlécsor az adatforrás első eleme. A változó adatait azonosító mezőneveket tartalmazza. Az adatrekordok tartalmazzák a személyre szabott információkat. Minden adatrekord egy vagy több mezőből áll attól függően, hogy mennyi változóadat áll rendelkezésre az egyes felhasználók számára. Ez az információkészlet egyetlen adatrekordból áll. A körlevélkészítési folyamat négy fő lépésből áll:

  1. Nyissa meg vagy hozza létre a törzsdokumentumot.

  2. Nyissa meg vagy hozza létre az adatforrást.

  3. Szerkessze a törzsdokumentumot.

  4. Hajtsa végre az egyesítést.

Az alábbi eljárás bemutatja, hogyan hozhat létre űrlapbetűjelet, csatolhatja egy adatforráshoz, formázhatja és egyesítheti a dokumentumokat. Az egyesített borítékok vagy címkék létrehozásának eljárása hasonló. További információért tekintse meg a cikkKapcsolódó cikkek szakaszában felsorolt megfelelő cikket.

1. lépés: A törzsdokumentum megnyitása vagy létrehozása

  1. Ha van egy dokumentuma, amely a használni kívánt sablonszöveget tartalmazza, nyissa meg. Ha új űrlapbetűjelet szeretne létrehozni, és jelenleg nem jelenik meg üres dokumentum, kattintson az Új gombra a Szokásos eszköztáron.

  2. Az Eszközök menüben kattintson a Körlevél gombra.

  3. A Körlevél segéd párbeszédpanel Törzsdokumentum területén kattintson a Létrehozás gombra.

  4. Kattintson az Űrlaplevelek elemre. A rendszer arra kéri, hogy használja a törzsdokumentum aktív ablakát, vagy hozzon létre egy új törzsdokumentumot. Kattintson az Aktív ablak elemre. Az aktív dokumentum lesz a körlevél törzsdokumentuma.Word visszatér a Körlevél segédhöz.

  5. Lépjen a 2. lépés: Az adatforrás megnyitása vagy létrehozása lépésre.

2. lépés: Az adatforrás megnyitása vagy létrehozása

Amikor a Körlevél segéd segítségével nyit meg vagy hoz létre adatforrást, arra utasítja Word, hogy az egyesítéshez használjon egy adott változóadat-készletet. Az alábbi módszerek egyikével csatolhatja a törzsdokumentumot az adatforráshoz.

1. módszer: Ha első alkalommal írja be a neveket és címeket

Új adatbázis létrehozásához kövesse az alábbi lépéseket:

  1. A Körlevél-segéd párbeszédpanel Adatforrás területén kattintson az Adatok lekérése gombra.

  2. Kattintson az Adatforrás létrehozása elemre. Megjelenik az Adatforrás létrehozása párbeszédpanel. Ezen a párbeszédpanelen megadhatja az adatforrásba felvenni kívánt mezőneveket. A Fejlécsor mezőlistájában azok a mezőnevek szerepelnek, amelyeket gyakran használnak űrlaplevelekben, levélcímkékben és borítékokban. A nem kívánt mezőket egyenként kijelölve, majd a Mezőnév eltávolítása gombra kattintva távolíthatja el a kívánt mezőket. Ha új mezőneveket szeretne létrehozni, írja be az új mezőnevet a Mezőnév mezőbe, majd kattintson a Mezőnév hozzáadása gombra. Ha befejezte az új mezők létrehozását és a nem kívánt mezők eltávolítását, kattintson az OK gombra.

  3. Megjelenik a Mentés másként párbeszédpanel. A Fájlnév mezőbe írja be az adatforrás nevét, majd kattintson a Mentés gombra.

  4. Amikor a rendszer arra kéri, hogy szerkessze az adatforrást, vagy állítsa be a törzsdokumentumot, kattintson az Adatforrás szerkesztése elemre.

  5. Amikor megjelenik az Adatűrlap párbeszédpanel, írja be az adatokat az űrlapba. Ha egy adott mezőhöz nem tartozik információ, hagyja üresen a mezőt. Alapértelmezés szerint Word kihagyja az üres mezőket, így az adatűrlap üres bejegyzései nem lesznek hatással az egyesítésre. Az egyes űrlapok információi egyetlen adatrekordot alkotnak.

  6. Miután beírta egy rekord adatait, az Új hozzáadása gombra kattintva lépjen a következő rekordra.

  7. Miután hozzáadta az összes adatot, kattintson az OK gombra a törzsdokumentumba való visszatéréshez. Figyelje meg a Körlevél eszköztárat.

  8. Mentse a törzsdokumentumot. Amikor ezen a ponton menti a törzsdokumentumot, az adatforrást is menti, és a törzsdokumentumhoz csatolja.

  9. Lépjen a 3. lépés: A törzsdokumentum szerkesztése elemre.

2. módszer: Meglévő adatforrás használata esetén

Meglévő adatforrás használatához kövesse az alábbi lépéseket:

  1. A Körlevél segéd párbeszédpanelen kattintson az Adatok lekérése gombra.

  2. Kattintson az Adatforrás megnyitása elemre.

  3. Az Adatforrás megnyitása párbeszédpanelen jelölje ki a használni kívánt változóadatokat tartalmazó fájlt, majd kattintson a Megnyitás gombra. MEGJEGYZÉS: Ha az adatforrás nem szerepel a fájlok listájában, válassza ki a megfelelő meghajtót és mappát. Ha szükséges, válassza ki a megfelelő lehetőséget a Típusfájlok listázása mezőben. Jelölje ki a fájlt, majd kattintson a Megnyitás gombra.Word a következő üzenettel kéri:

    Word nem találhatók egyesítési mezők a törzsdokumentumban. A Törzsdokumentum szerkesztése gombra kattintva körlevélmezőket szúrhat be a törzsdokumentumba.

  4. A törzsdokumentumhoz való visszatéréshez kattintson a Törzsdokumentum szerkesztése gombra. Figyelje meg a Körlevél eszköztárat.

  5. Mentse a törzsdokumentumot. Amikor ezen a ponton menti a törzsdokumentumot, az adatforrást is menti, és a törzsdokumentumhoz csatolja.

  6. Lépjen a 3. lépés: A törzsdokumentum szerkesztése elemre.

3. lépés: A törzsdokumentum szerkesztése

Az 1. lépésben úgy döntött, hogy megnyit egy meglévő dokumentumot, vagy újat hoz létre. Használja az alábbi módszerek egyikét az 1. lépésben megadott kijelölés alapján.

1. módszer: Meglévő dokumentum használata esetén

  1. Kattintson arra a helyre, ahová be szeretné szúrni az adatforrásból származó információkat.

  2. A Körlevél eszköztáron kattintson az Adatmező beszúrása elemre, majd kattintson a használni kívánt körlevélmezőre. MEGJEGYZÉS: Ügyeljen arra, hogy minden olyan szóközt vagy írásjelet írjon be, amelyet két egyesítési mező között vagy egy körlevélmező után szeretne megadni. Az egyesítési mezőket formázhatja (félkövér vagy dőlt formázást is alkalmazhat) ugyanúgy, mint a normál szöveg esetében.

  3. Ismételje meg az 1. és a 2. lépést a dokumentumhoz hozzáadni kívánt egyes adatmezők esetében.

  4. Amikor befejezte a törzsdokumentum szerkesztését, kattintson a Fájl menü Mentés vagy Mentés másként parancsára. Nevezze el a fájlt, majd kattintson a Mentés gombra.

  5. Lépjen a 4. lépés: Az Egyesítés végrehajtása elemre.

2. módszer: Új törzsdokumentum használata esetén

  1. Írjon be vagy adjon hozzá bármilyen szöveget és ábrát, amelyet fel szeretne venni a levélbe.

  2. Minden alkalommal, amikor olyan helyre érkezik, ahol adatokat szeretne beszúrni az adatforrásból, kattintson a Körlevél eszköztár Adatmező beszúrása elemére, majd kattintson a használni kívánt körlevélmezőre.MEGJEGYZÉS: Ügyeljen arra, hogy minden olyan szóközt vagy írásjelet írjon be, amelyet két egyesítési mező között vagy egy körlevélmező után szeretne megadni. Az egyesítési mezőket formázhatja (félkövér vagy dőlt formázást is alkalmazhat) ugyanúgy, mint a normál szöveg esetében.

  3. Amikor befejezte a törzsdokumentum szerkesztését, kattintson a Fájl menü Mentés vagy Mentés másként parancsára. Nevezze el a fájlt, majd kattintson a Mentés gombra.

  4. Lépjen a 4. lépés: Az Egyesítés végrehajtása elemre.

4. lépés: Az egyesítés végrehajtása

  1. Az Eszközök menüben kattintson a Körlevél gombra.

  2. Az Adatok egyesítése a dokumentummal csoportban kattintson az Egyesítés gombra.

  3. Az Egyesítés párbeszédpanelen kattintson az Egyesítés ide elemre, és válassza az Új dokumentum lehetőséget az egyesített dokumentum képernyőn való megjelenítéséhez. Az egyesített dokumentum nyomtatásához kattintson a Fájl menü Nyomtatás parancsára. MEGJEGYZÉS: Az Egyesítés ide mezőben válassza a Nyomtató lehetőséget, ha az egyesített dokumentumot a képernyőn való első megtekintés nélkül szeretné elküldeni a nyomtatónak.

  4. Kattintson az Egyesítés gombra.

Glosszárium

Sablonszöveget. Általános információk, amelyek minden levélben, levélcímkében, borítékban vagy katalógusban ismétlődnek. Adatmező. Egy adatforrás információkategóriája. Az adatmezők az adatforrás egy adatoszlopának felelnek meg. Az egyes adatmezők neve megjelenik az adatforrás első sorában (fejlécsorában). Az "Irányítószám" és a "Vezetéknév" az adatmezők nevének példája. Adatrekord. Egy adatforrás kapcsolódó információinak teljes készlete. Az adatrekordok az adatforrás egy információsorának felelnek meg. Az ügyfél levelezőlistájában szereplő összes ügyfélre vonatkozó információ egy adatrekordra mutat példát. Adatforrás. Az adatforrás olyan fájl, amely az egyesített dokumentumok minden példányában változó adatokat tartalmazza. Egy adatforrás például egy űrlaplevél címzettjeinek nevét és címét is tartalmazhatja. Tagolt. Olyan szövegfájl, amelyben az adatmezőket tabulátorjelek vagy vesszők választják el egymástól (vagy határolódnak el), és az adatrekordokat bekezdésjelek választják el egymástól. Fejlécsor. A körlevél-adatforrás első sora (vagy rekordja). A fejlécsor az adatforrásban található információkategóriák mezőneveit tartalmazza; például a "Név" és a "Város". A fejlécsor egy külön dokumentumban, az úgynevezett fejlécforrásban is tárolható. Törzsdokumentum. A körlevélkészítési művelet során az egyesített dokumentum minden verziójában ugyanaz marad a szöveget és a grafikus elemeket tartalmazó dokumentum; például egy űrlaplevél feladói címe és törzse. Mező egyesítése. A törzsdokumentumba beszúrt helyőrző. Az adatmezők egyesítése közvetlenül a Microsoft Word, hogy hová szúrjon be konkrét információkat az adatforrásból. Szúrja be például a "Város" körlevélmezőt, hogy Word a Város adatmezőben tárolt városnevet (például "Párizs") szúrja be. Egyesített dokumentum. Az adatforrásból származó adatok törzsdokumentumba való egyesítésével létrehozott dokumentum.

Hivatkozások

További források

Word körlevéltámogatási források A körlevélkészítéssel kapcsolatos további információkért kattintson a Súgó menü Microsoft Word Súgó parancsára, írja be a körlevél szót az Office Segédbe vagy a Válasz varázslóba, majd kattintson a Keresés gombra a visszaadott témakörök megtekintéséhez.

Kapcsolódó cikkek

A körlevéllel kapcsolatos további információkért kattintson a következő cikkszámokra a Microsoft Tudásbázis cikkeinek megtekintéséhez:

212322 ÚTMUTATÓ: Körlevéladatok tervezése és beállítása a Microsoft Word 2000-ben

212017 ÚTMUTATÓ: Borítékok létrehozása a Körlevél funkcióval Word 2000 alkalmazásban

212034 ÚTMUTATÓ: Levélcímkék létrehozása körlevélkészítéssel a Word 2000 alkalmazásban

212029 ÚTMUTATÓ: Egyéni címke létrehozása vagy meglévő címke módosítása a Word 2000-ben

212012 WD2000: A szöveg ugyanazon sorból való indításának kényszerítése egyesített betűvel

211363 WD: Több feltétel megadása beágyazott HA-val

212314 ÚTMUTATÓ: Excel-adatforrás használata körlevélkészítéshez a Word 2000 alkalmazásban

214183 ÚTMUTATÓ: A Körlevél használata access paraméteres lekérdezéssel a Word 2000-ben

211190 ÚTMUTATÓ: Access 2000-adatok használata Word 2000-ben

211206 ÚTMUTATÓ: Az Outlook Express-címjegyzék használata körlevélben a Microsoft Word

212379 WD2000: WordPerfect 6.x adatfájlok és címjegyzékek konvertálása

212334 WD2000: Egy oszlop adatainak táblázattá alakítása

211702 WD2000: WordPerfect egyesítési adatok konvertálása

214827 WD: Beágyazott HA mezők használata körlevél-dokumentumban

264722 WD2000: Üres sorok mellőzése körlevélkészítés közben

211303 Lista létrehozása kategória szerint rendezve a Körlevél funkcióval a Word 2000 alkalmazásban

211293 ÚTMUTATÓ: Kézbesítési vagy visszaküldési cím formázásának módosítása a Word 2000 alkalmazásban

212078 ÚTMUTATÓ: Grafikus elem vagy embléma hozzáadása minden címkéhez Word 2000-ben

212358 WD2000: Az adatforrás egyesítése sikertelen csatolás vagy egyesítés

212263 WD2000: Hibaüzenet: Word nem nyitható meg <fájl Name.doc> adat- vagy fejlécforrásként, mert ez az aktív körlevél törzsdokumentuma

212125 WD2000: Hibaüzenet: "Hiba! A referenciaforrás nem található" üres kérdés vagy fillin mezővel

211729 WD2000: ErrMsg: "Word nem tudta egyesíteni a törzsdokumentumot az adatforrással, mert az adatrekordok üresek voltak, vagy nem feleltek meg a lekérdezési beállításoknak."

242339 WD2000: Hibásan írt Word nincs megjelölve a levélben egyesített dokumentum helyesírásának ellenőrzésekor

211437 WD2000: Körlevél fő- és adatdokumentuma, amely nincs mentve a háttérben

240854 WD2000: A WordPerfect 5.x dokumentumok konvertálásának korlátozásai

211727 WD2000: Körlevél törzsdokumentuma normál Word dokumentumra visszaállítva

189196 WD2000: Hibaüzenet: "<törzsdokumentum fájlneve> körlevél törzsdokumentuma" az Outlook 97 vagy a Schedule+ használatával

212354 WD2000: Az adatforrás karakterformázása nem marad meg az egyesítés után

212068 WD2000: A kis- és nagybetűk módosítása nem alkalmaz formázást az egyesítendő mezőkre

220250 WD2000: Hibaüzenet: A mezők túl mélyen vannak beágyazva a körlevélbe

211322 WD2000: Nem módosíthatók az alapértelmezett mezőnevek a körlevél segédjében

214157 WD2000: Az érvénytelen MERGEFIELD mező összes előfordulását nem lehet lecserélni

211651 WD2000: Üres terület jelenik meg, ha a mező üres a körlevélben

264892 WD2000: Az üres sor nincs letiltva feltételes körlevélben

270623 OLEXP: Az Outlook Express-címjegyzék használata körlevélkészítési eljárásban

192258 Körlevél készítése a partnerlistával az Outlook 2000-ben

Facebook LinkedIn E-mail

További segítségre van szüksége?

További lehetőségeket szeretne?

Fedezze fel az előfizetés előnyeit, böngésszen az oktatóanyagok között, ismerje meg, hogyan teheti biztonságossá eszközét, és így tovább.

A Microsoft 365-előfizetés előnyei

Microsoft 365-képzés

Microsoft Biztonság

Akadálymentességi központ