Az Access projektkezelési adatbázisával kezelheti a projekteket, valamint a hozzájuk tartozó tevékenységeket és alkalmazottakat. Emellett kereshet és szűrhet projektadatokat, beírhat gyakori feladatokat, és e-mail üzenetekben küldhet vagy fogadhat adatokat.
Megjegyzés: A Projektkezelési adatbázis sablonja az elmúlt néhány évben frissült. Ezek az utasítások a letölthető sablon legújabb verziójára vonatkoznak. Ha az alábbi lépések nem felelnek meg a látottaknak, valószínűleg a sablon egy régebbi verzióját használja.
Az adatbázis használata
Ebben a cikkben az asztali Projektek adatbázissablon használatának alapvető lépéseit tárgyaljuk.
Az adatbázis előkészítése használatra
Az alábbi eljárással győződjön meg arról, hogy az összes adatbázis-tartalom engedélyezve van:
-
Ha meg szeretne győződni arról, hogy az összes adatbázis-tartalom engedélyezve van, az üzenetsávon kattintson a Tartalom engedélyezése elemre.
Az adatbázis-tartalom engedélyezésével kapcsolatos további információkért lásd: Annak eldöntése, hogy megbízható-e az adatbázis.
Alkalmazottak hozzáadása
A Projektek adatbázissablon használatának első lépése az alkalmazottak hozzáadása, hogy legyen valaki, akihez projekteket és tevékenységeket rendelhet hozzá. Ezzel az eljárással manuálisan vehet fel alkalmazottakat, vagy a következő szakaszban megtekintheti az alkalmazottak Outlook-névjegyekből való felvételét ismertető szakaszt.
-
A Projektlista űrlapon kattintson az Alkalmazotti lista elemre.
-
Az Alkalmazotti lista űrlapon adja meg az egyes alkalmazottak adatait.
-
Ha részletesebb információkat szeretne megadni egy alkalmazottról, kattintson duplán az alkalmazott nevére az Alkalmazotti lista űrlapon, és adja meg az adatokat az Alkalmazott adatai űrlapon.
-
Kattintson a Bezárás gombra a Projektlista űrlapra való visszatéréshez.
Partnerek felvétele a Microsoft Outlookból
A Microsoft Outlook használata esetén anélkül adhat hozzá alkalmazottakat a programból, hogy újra be kellene gépelnie az adatokat.
-
A Projektlista űrlapon kattintson az Alkalmazotti lista elemre.
-
Az Alkalmazotti lista űrlapon kattintson a Hozzáadás az Outlookból elemre.
-
A Hozzáadandó nevek kiválasztása párbeszédpanelen jelölje ki azokat a neveket, amelyeket hozzá szeretne adni az adatbázishoz.
-
Kattintson a Hozzáadás, majd az OK gombra.
Új projekt hozzáadása
-
A Projektlista űrlapon kattintson az Új projekt elemre.
-
A Projekt részletei űrlapon töltse ki a projekt részleteit, majd kattintson a Bezárás gombra.
Meglévő projekt szerkesztése
-
A Projektlista űrlapon kattintson duplán a szerkeszteni kívánt projektre.
-
A Projekt részletei űrlapon adja hozzá vagy szerkessze a projekt részleteit.
Feladat felvétele
-
A Projekt részletei űrlapon kattintson a Tevékenység hozzáadása elemre.
-
A Tevékenység részletei űrlapon töltse ki a tevékenység részleteit, majd kattintson a Bezárás gombra.
Az Access megjeleníti az új projektet a Projekt részletei űrlap Projekttevékenységek listájában.
Feladat szerkesztése
-
A Projekt részletei űrlapon kattintson a Projekttevékenységek fülre.
-
Kattintson duplán a szerkeszteni kívánt feladatra.
-
A Feladat részletei űrlapon szerkessze a feladat részleteit, majd kattintson a Bezárás gombra.
Gyakori feladat hozzáadása
A gyakori feladatok olyan tevékenységek, amelyeket gyakran használnak számos különböző projektben, például költségvetés-készítésben vagy betanításban. Miután beírt egy közös tevékenységet, a projektadatbázis bármely projektjében felvehető anélkül, hogy újra meg kellene adnia a tevékenység részleteit.
-
A Projekt részletei űrlapon kattintson a Gyakori tevékenységek elemre.
-
Jelölje be a projekthez hozzáadni kívánt összes közös tevékenység melletti jelölőnégyzetet. Adjon hozzá új gyakori feladatokat a lista végéhez.
-
Kattintson a Bezárás gombra a Projekt részletei űrlaphoz való visszatéréshez.
-
A projektlista szűrése
A Projektlista űrlapon szűrheti a projektek listáját, és mentheti a kedvenc szűrőit későbbi használatra.
-
Szűrők alkalmazásához kattintson a jobb gombbal az űrlapra, és válassza ki a kívánt szűrőket.
-
Kattintson a Szűrő mentése gombra.
-
A Szűrő részletei űrlapon adja meg a szűrő nevét és leírását, majd kattintson a Bezárás gombra.
-
A Kedvencek szűrése mezőben alkalmazhat egy mentett szűrőt, vagy a szűrő eltávolításához kattintson a (Szűrő törlése) gombra.
Projekt vagy alkalmazott adatainak megjelenítése
A Projekt részletei űrlap és az Alkalmazott adatai űrlapokkal további információkat tekinthet meg és adhat meg egy projektről vagy alkalmazottról. A Projekt részletei űrlap vagy az Alkalmazott adatai űrlap megjelenítése:
-
A Projektlista űrlapon vagy az Alkalmazotti lista űrlapon kattintson duplán a megtekinteni kívánt elemre.
Mellékletek hozzáadása
A Projekt részletei űrlapon, a Tevékenység részletei űrlapon és az Alkalmazott adatai űrlapon képeket és egyéb mellékleteket vehet fel.
-
Bármely Részletek űrlapon kattintson duplán a Mellékletek mezőre (az Alkalmazott adatai űrlapon kattintson duplán a kép ikonra).
-
A Mellékletek párbeszédpanelen kattintson a Hozzáadás gombra.
-
A Fájl kiválasztása párbeszédpanelen tallózással keresse meg a fájlt tartalmazó mappát.
-
Jelölje ki a hozzáadni kívánt fájlt, majd kattintson a Megnyitás gombra.
-
A Mellékletek párbeszédpanelen kattintson az OK gombra.
Megjegyzés: Minden elemhez több fájlt is csatolhat, beleértve a különböző fájltípusokat, például a dokumentumokat vagy a számolótáblákat.
Jelentések megjelenítése
A Projektek adatbázis számos jelentést tartalmaz, többek között a nyitott projekteket, a tevékenység részleteit, az alkalmazottak címjegyzékét és egyebeket. Jelentés megjelenítése:
-
A Projektlista űrlapon válassza ki a jelentések listájából megjeleníteni kívánt jelentést.
Jelentés nyomtatása:
-
Kattintson a Fájl > Nyomtatás parancsra.
Létrehozhat saját egyéni jelentéseket. További információt az Egyszerű jelentés létrehozása című cikkben talál.