Készítette: Jane Suchan, PMP
Szóval, mi az a projekt érdekeltje? Számos definíció létezik, és forrásonként és vállalatonként eltérőek. Mind arra utalnak, hogy az érdekelt felek olyan személyek vagy csoportok, akik érdeklődnek a projekt kimenetele iránt. Az érdekelt felek kezelése megegyezik a kapcsolatkezeléssel: a cél a projekt iránti elkötelezettség megszerzése és fenntartása.
Ebben az esetben az érdekelt felek olyan személyek vagy csoportok a szervezetben, akik érdeklődnek a projekt eredményei iránt, vagy akiket érint a projekt eredménye. Mielőtt azonban megkezdené az érdekelt felek listájának létrehozását és kezelését, győződjön meg arról, hogy az érintett definíciója összhangban van a szervezetével.
Miért fontos az érdekelt felek kezelése?
Bármennyire is szeretnénk azt hinni, hogy ez nem így van, szembe kell néznünk azzal a ténnyel, hogy nem mindenki lesz 100%-ban lelkes a projektért. Előfordulhat, hogy az érintetteknek új eszközöket vagy folyamatokat kell megtanulniuk, lemondanak az irányításról, vagy bizonyos szélsőséges esetekben elveszítik a munkájukat. A teher a projektmenedzserre és a szponzorokra hárul, hogy enyhítse az érintettek aggodalmait, és nem valószínű, hogy minden embert boldoggá tehet. Néhányat úgy kell kezelni, hogy ne szabotálják az ön erőfeszítéseit.
A motivációk megértése segít kezelni a problémákat, és elkerülni a negatív viselkedéseket és taktikákat, például:
-
A szükséges bemenetek vagy jóváhagyások késleltetése.
-
Egy versengő projekt indítása.
-
Erőforrások hozzárendelése más projektekhez.
-
Háttérrendszerbeli politizálással aláássa a projektet.
Az érdekelt felek hatékony kezelésének előnyei a következők:
-
A projektciklusok időcsökkentése a politikában való lesüllyedéstől.
-
A jóváhagyási folyamat egyszerűsítése.
-
Segít biztosítani, hogy a projekterőforrások elérhetők és koncentrálva maradjanak.
-
Az információk folyamatos áramlása.
Érdekelti lista fejlesztése
A projekt elején a projekt szponzorával együttműködve hozzon létre egy listát az összes lehetséges érdekeltről. A szerepkör definiálásának módjától és a projekt szervezetre gyakorolt hatásától függően ez a lista hosszú lehet.
Az érdekelt felek listája egy eszköz a projektmenedzser számára, és kulcsfontosságú bemenet a projektkommunikációs tervhez. A lista értékelése alapján erős kommunikációs stratégiát tervezhet. És nem kell megosztania a lista részleteit a projekt szponzorán kívül.
A legtöbb projekt politika, ezért számíthat rá, hogy belebotlik néhány zavaros vizekre, amikor felméri az érdekelt felek.
Az érdekelt felek listájának értékelése
Határozza meg az egyes résztvevők befolyását, és kategorizálja őket a befolyás szintje szerint. Egyeseknek megvan a hatalma, hogy egy projekt továbbhaladjon. Ide tartozhat a projekt szponzora vagy a felsővezetők is. A helyzetük és a döntéshozatali szerepkörük miatt érdemes szorosan figyelemmel kísérni ezeket az érdekelt feleket. Mások lehetnek olyan emberek, akik bár nem tudják kihúzni a dugót egy projekten, a színfalak mögött is dolgozhatnak, hogy aláássák és esetleg befejezhessék azt.
Az érintettek egy másik szintje az, aki élni fog a termékkel – néha napi rendszerességgel. Ez a csoport olyan üzleti követelmények formájában nyújt bemenetet, amelyeket teljesíteni kell. Ha a projekt sikeres, a legtöbbet érhetik el, mert az közvetlenül érinti őket. Bár gyakran nem tudnak közvetlenül vagy közvetve befejezni egy projektet, mégis létfontosságúak a sikerükhöz. Ha az igényeik vagy aggályaik nem teljesülnek, gyorsan a legnagyobb támogatóktól a legnagyobb problémáig jutnak.
Az érdekelt felek rendszerezésének egy másik módja, ha a részvétel és a felelősség szintje szerint csoportosítja őket. Előfordulhat, hogy az egyik csoport aktívan részt vesz a projektben és végzi a munkát, egy másik egy bizonyos ponton bevonható, egy másik pedig olyan érdekelt felek lehetnek, akik nem aktívak, de kommunikációt kell kapniuk a projektről.
Az érdekelt felek kategorizálása a RACI használatával
A felelős, elszámoltatható, konzultált és tájékozott (RACI) a szervezeti tervezésben használt eszköz, amellyel a résztvevőket a projektbe való bevonás és a felelősség szintje szerint rendelheti hozzá és jelölheti ki. Ez egy hasznos módja annak, hogy kategorizálja az érdekelt feleket, hogy megtervezhesse az egyes személyek vagy csoportok leghatékonyabb kommunikációs stratégiáját. Ezek az érdekelt felek a következők:
-
Felelős Ez a személy felelős egy feladat elvégzéséért.
-
Elszámoltatható Ez a személy akkor lesz meghívva, ha a feladat még nem fejeződött be, és kezelheti a feladat elvégzéséért felelős személyt. A projektmenedzserek gyakran rendelkeznek ezzel a szerepkörrel.
-
Konzultált Bár nem elszámoltatható vagy nem felelős a befejezésért, a feladatot érintő kérdésekről konzultálnak.
-
Tájékozott Ennek a passzív szerepkörnek a tulajdonosa folyamatosan értesül, de nem felelős a feladatokért.
Egy uncia megelőzés ...
A projektvezetés az elvárások kezeléséről szól. Szánjon időt a projektek korai szakaszára, hogy a szponzorral együttműködve azonosítsa és értékelje az érdekelt feleket. Mindenképpen frissítse a listát a projekt teljes élettartama alatt. A hatékony kezelésükhöz ismernie kell, hogy kik az érintettek, és milyen érdekeik vannak. Ez hosszú távon megmenti Önt a nehézségektől, és biztosítja a projekt sikerességét.
|
A szerzőről Jane Suchan egy programmenedzser, aki jártas a vállalati üzleti kezdeményezések kezelésében és a projektirányítási módszerek kidolgozásában. Jane Seattle-ben él, Washingtonban. |
